Мудрый Экономист

Организация контроля за расходованием ГСМ

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2015, N 7

На балансе практически любого государственного (муниципального) учреждения числятся автотранспортные средства, которые невозможно эксплуатировать без горюче-смазочных материалов. В силу норм ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Поскольку результаты внешних проверок финансово-хозяйственной деятельности показывают, что зачастую в ходе контрольных мероприятий проверяющие находят нарушения в учете и списании этого вида материальных запасов, предлагаем в рамках мероприятий внутреннего контроля организовать контроль за приобретением и списанием ГСМ.

Ответственность за расходование горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей, за выполнение требований безопасности при обращении с ними возлагается на должностное лицо учреждением, в обязанность которого обычно входят:

При осуществлении мероприятий внутреннего контроля проводится проверка работы должностного лица, ответственного за расходование ГСМ, и деятельности финансово-экономического отдела на предмет правильности принятия к бухгалтерскому учету и списания ГСМ. Поскольку читателями нашего журнала являются бухгалтеры государственных (муниципальных) учреждений, в статье мы будем говорить об организации контроля за ГСМ в финансовом отделе учреждения.

Проверка ГСМ проводится в соответствии с утвержденным на финансовый год (квартал) <1> планом проверки. В нем определяются сроки, объем и порядок проведения проверок законности и эффективности использования автомобильной техники, ГСМ. В ходе проверки изучаются документы, в которых ведется учет хранения, движения и списания ГСМ, проверяются правильность их заполнения, соответствие содержащейся в этих документах информации, обращается внимание на списание ГСМ по установленным Минтрансом нормам, приведенным в Распоряжении от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Распоряжение N АМ-23-р).

<1> Периодичность составления плана проверки утверждается учреждением самостоятельно в соответствии с Положением о внутреннем контроле.

При проверке учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

Для проверки правильности составления, оформления, обработки и хранения первичных учетных документов за истекший квартал (год) руководителем учреждения может быть назначена внутренняя проверочная комиссия с участием в ней начальников финансовой службы (бухгалтерии), автомобильной службы (службы эксплуатации) и других должностных лиц учреждения.

По результатам проверки комиссия составляет акт, в котором:

По итогам проверки до должностных лиц, в отношении которых она проводилась, доводятся ее результаты, устанавливаются сроки, в течение которых эти лица должны по возможности исправить выявленные в ходе проверки нарушения. По истечении некоторого периода может быть проведена повторная проверка, в ходе которой устанавливается, были ли должностными лицами устранены все замечания по предыдущей проверке, налажены ли учет и списание ГСМ в соответствии с нормами законодательства РФ, либо ошибки, выявленные в ходе предыдущей проверки, повторяются вновь и вновь. Следует отметить, что по итогам проверки на лиц, допустивших нарушения в учете и списании ГСМ, по решению руководителя учреждения может быть наложено дисциплинарное взыскание. В силу норм ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить такие дисциплинарные взыскания:

Нарушения в оформлении путевого листа

Путевой лист - это первичный учетный документ, на основании которого производится списание израсходованного в ходе эксплуатации транспортных средств бензина. В настоящее время учреждения используют следующие формы путевых листов:

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152). Данный документ содержит перечень обязательных реквизитов путевого листа и разъясняет порядок их заполнения.

В актах проверяющих органов неоднократно указывается на небрежное и неполное заполнение обязательных реквизитов путевых листов, таких как:

Незаполнение хотя бы одного обязательного реквизита путевого листа или заполнение его с нарушением положений Приказа N 152 расценивается проверяющими как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.

Чаще всего при заполнении путевых листов встречаются следующие нарушения.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа N 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа N 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Ошибка 2. На основании норм п. 6 Приказа N 152 дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.

Ошибка 3. Не проставлены данные о выданном (заправленном) бензине. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прикладываются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющими обращается внимание на следующее:

Ошибка 4. В графе "Расход: по норме" не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Напомним, что нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением N АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:

Следует отметить, что графа "Расход: по норме" не является обязательным реквизитом согласно нормам Приказа N 152, тем не менее рекомендуем все же ее заполнять. Это упростит работу бухгалтера, который на основании путевого листа будет производить расчет норм списания ГСМ, и позволит избежать ненужных придирок проверяющих при проведении ими внешних проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Ошибка 5. Незаполнение строки в графах "Место отправления и назначения". Эта графа не является обязательной для заполнения в силу норм Приказа N 152, однако рекомендуем ее заполнять, поскольку пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Следует избегать общих слов в документе ("по городу", "по району", "по области"): они не позволяют идентифицировать поездку. "Внешние" проверяющие обращают внимание на заполнение этой графы и делают отметку в акте проверки, если графа не заполнена или заполнена ненадлежащим образом.

Ошибка 6. Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, которые проставляются медицинским работником. В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" и Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать в соответствии с требованиями проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (Письмо Росздравнадзора от 12.03.2014 N 01И-271/14 "О медицинском обеспечении безопасности дорожного движения").

Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4 ст. 24 Федерального закона N 323-ФЗ: работодатели вправе вводить в штат должности медицинских работников и создавать подразделения (кабинет врача, здравпункт, медицинский кабинет, медицинскую часть и др.), оказывающие медицинскую помощь работникам организации. Порядок организации деятельности данных подразделений и медицинских работников устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Из п. 6 ст. 23 Федерального закона N 196-ФЗ следует, что целью обязательного медицинского освидетельствования является определение наличия (отсутствия) у водителей транспортных средств (кандидатов в водители транспортных средств) медицинских противопоказаний, медицинских показаний или медицинских ограничений к управлению транспортными средствами. Таким образом, проходить медицинское освидетельствование нужно в самом начале рабочей смены (дня). Отсутствие информации о прохождении водителем медицинского освидетельствования является нарушением норм п. 16 Приказа N 152, ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ, требований Федерального закона N 323-ФЗ.

Примечание. Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров утвержден Приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н.

Ошибка 7. Отсутствие путевых листов. Согласно нормам ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие путевых листов при наличии на счетах бухгалтерского учета записей, отражающих списание бензина, недопустимо.

Следует заметить, что в силу норм п. 3 Инструкции N 157н <2> к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление. Если в ходе проверки будет установлен факт расходования бензина без отсутствия путевых листов, то в рамках мероприятий внутреннего контроля нужно оформить утерянный путевой лист.

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Нарушения в списании горюче-смазочных веществ

При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.

Ошибка 1. Списание ГСМ свыше установленных норм. При расчете норм используют значения, указанные в Распоряжении N АМ-23-р. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива могут увеличиваться:

Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.

Тосол, масла, тормозные жидкости и т.п. списываются также по установленной норме. В Приложении 1 к Распоряжению N АМ-23-р приведены нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах. Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п. В таблице Приложения 1 к Распоряжению N АМ-23-р приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.

При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого устанавливается списание бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля помогает информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива; обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования или нет, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.

Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

где: - Qн - нормативный расход топлива, л;

Ошибка 2. В нарушение ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 111, 119 Инструкции N 157н акты на списание материальных запасов (ф. 0504230) <3> при расходовании тосола, масел оформляются не во всех случаях. А в тех случаях, когда такие акты имеют место, в них зачастую отсутствуют подписи членов комиссии, составивших данный акт.

<3> С 19.06.2015 государственные (муниципальные) учреждения применяют первичные учетные документы и регистры учета по формам, утвержденным Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Ответственность за списание ГСМ с нарушением норм законодательства

Из опубликованного нами выше перечня ошибок, которые наиболее часто выявляются проверяющими при проведении проверки правильности списания ГСМ в учреждении, можно сделать вывод о том, что чаще всего к ответственности за нарушения норм законодательства на этом участке учета привлекаются должностные лица. К ним применяется дисциплинарное взыскание. Однако в ряде случаев за нарушение правил списания ГСМ учреждение может быть привлечено к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ, если проверяющие докажут факт грубого нарушения правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влекут наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 2000 до 4000 руб.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимаются:

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные ст. 15.11 КоАП РФ, в случае исправления ошибки (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством РФ порядке.

Заключение

В завершение хотелось бы отметить, что организация в учреждении эффективной работы отдела внутреннего контроля позволит избежать многих нарушений норм законодательства РФ и наладить четкую работу финансовой службы; несмотря на то что в ней работают высококвалифицированные кадры, взгляд на работу "извне" часто бывает весьма полезен. Некоторые учреждения формально подходят к выполнению требования ст. 19 Закона о бухгалтерском учете, и результат внутреннего контроля при таком подходе весьма плачевный.

Подводя к концу разговор о том, на что нужно обратить внимание при учете и списании ГСМ в государственных (муниципальных) учреждениях, хотелось бы обратить ваше внимание на Постановление АС УО от 25.03.2015 N Ф09-1396/15. В нем рассматривался вопрос о правомерности передачи ГСМ из муниципального бюджета в федеральный бюджет. Муниципальному бюджетному учреждению из бюджета были выделены денежные средства на приобретение ГСМ, часть которых планировалось передать в федеральную собственность. По результатам рассмотрения пакета документов по вопросу передачи из муниципальной собственности городского округа с последующим закреплением на праве оперативного управления за учреждением в федеральную собственность неэтилированного бензина территориальное управление Росимущества не согласовало такую передачу. По мнению Росимущества, перечень документов, необходимых для принятия решения о передаче муниципального имущества в федеральную собственность, установлен Постановлением Правительства РФ от 13.06.2006 N 374, пп. "м" п. 2 которого закреплено требование о необходимости представления документов, подтверждающих фактическое использование предлагаемого к передаче имущества федеральными органами государственной власти в целях, необходимых для осуществления их полномочий и обеспечения их деятельности согласно соответствующим федеральным законам. Однако указанное спорное имущество при однократном акте использования уничтожается или существенно изменяется, фактическое его использование не может быть подтверждено. Ввиду отсутствия возможности представления документов, предусмотренных пп. "м" п. 2 названного Постановления, соблюдение требований, установленных данным Постановлением, не представляется возможным. Возможность реализации мероприятий в рамках ст. 154 Федерального закона от 22.08.2004 N 122-ФЗ "О внесении изменений в законодательные акты РФ и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федеральных законов "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" и "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в данном случае отсутствует. То есть суд, изучив материалы дела, пришел к выводу о том, что возможность реализации мероприятий по передаче ГСМ из муниципальной собственности в федеральную собственность, согласно ст. 154 Федерального закона N 122-ФЗ, отсутствует.

Т.Обухова

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"