Мудрый Экономист

Особенности заполнения и представления справки 2-НДФЛ за 2014 год

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 4

Ежегодно работодатели представляют в налоговые органы сведения о выплатах, произведенных за истекший год в пользу работников, а также удержанных с них сумм НДФЛ, по форме 2-НДФЛ. Такие сведения за 2014 г. необходимо представить не позднее 1 апреля 2015 г. Порядок представления формы 2-НДФЛ претерпел некоторые изменения. О них, а также о других особенностях заполнения и представления указанной формы расскажем в данной статье.

Стоит отметить, что форма 2-НДФЛ также заполняется и представляется в налоговый орган в качестве сообщения о невозможности удержать НДФЛ и его сумме. Например, в случае, когда учреждение выплачивает физическому лицу доходы только в натуральной форме. Сообщение по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать у налогоплательщика сумму НДФЛ представляется в налоговый орган налоговым агентом (работодателем) не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

При составлении сведений о суммах начисленных в пользу физического лица доходов и удержанного с них и перечисленного в бюджет налога форма 2-НДФЛ составляется с указанием признака 1, при невозможности удержания суммы налога - с признаком 2.

Порядок заполнения формы

Форма 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и Рекомендаций по ее заполнению, Формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, Справочников" (далее - Приказ N ММВ-7-3/611@) (Приложение 1). Им же утверждены Рекомендации по заполнению данной формы (Приложение к Приказу N ММВ-7-3/611@) (далее - Рекомендации).

Согласно Рекомендациям форму 2-НДФЛ (далее - форма, справка) следует заполнять на основании данных учета:

При составлении справки используются следующие Справочники, приведенные в Приложениях к Приказу N ММВ-7-3/611@:

Справки представляются учреждением по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного учреждения. В случае если за налоговый период в отношении физического лица учреждением были выплачены доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, по данному лицу составляется и представляется в налоговый орган одна справка.

Все суммарные показатели в форме 2-НДФЛ отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях (сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля).

Сведения о доходах физического лица, которому учреждением был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой справки. При составлении новой справки взамен ранее представленной в полях "N _____" и "от ____" следует указать номер ранее представленной справки и новую дату ее составления.

Заполненная справка подписывается в поле "Налоговый агент". Также в этом поле проставляется должность и Ф.И.О. лица, подписавшего справку. Подпись не должна закрываться печатью, которая проставляется в отведенном месте ("М.П." в нижнем левом углу справки).

В случае если сведения, отражаемые в справке, не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц, на каждой из которых вверху указываются номер страницы справки, номер и дата составления справки, а внизу заполняется поле "Налоговый агент".

Форма 2-НДФЛ включает в себя пять разделов. В первых двух отражаются данные о налоговом агенте (работодателе), в частности его наименование, коды ИНН, КПП, ОКТМО и телефон, а также данные о физическом лице (Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства в РФ, адрес в стране проживания (для иностранных граждан)). Указанные разделы заполняются в соответствии с документами о постановке на налоговый учет работодателя и физического лица, а также документами физического лица, удостоверяющего личность. На особенностях заполнения таких разделов мы останавливаться не будем. Более подробно рассмотрим порядок заполнения разд. 3 - 5 справки.

В случае если учреждение выплачивало физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, разд. 3 - 5 справки заполняются последовательно для каждой из ставок налога.

В разд. 3 отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода. В заголовке данного раздела указывается та ставка налога, в отношении которой он заполняется (13, 30, 9, 15, 35% или ставка исходя из соответствующего соглашения об избежании двойного налогообложения).

Доходы отображаются в разд. 3 помесячно нарастающим итогом с начала года с указанием кода дохода, суммы дохода и соответствующей суммы налогового вычета (при наличии), которая не должна превышать сумму дохода.

При заполнении справки с признаком 2 в разд. 3 указывается сумма дохода, с которой не удержан налог работодателем.

Раздел 4 справки заполняется в том случае, если налогоплательщику предоставлялись стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты. При этом сведения об имущественном налоговом вычете указываются в п. п. 4.2, 4.3, 4.4.

Раздел 5 справки формируется отдельно по каждой ставке налога, отраженной в справке, с указанием:

Стоит отметить, что при заполнении справки с признаком 2 п. п. 5.4, 5.5, 5.6 не заполняются.

Далее рассмотрим отдельные вопросы, связанные с порядком заполнения формы 2-НДФЛ.

По поручению работника в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 219 НК РФ работодатель удерживает с доходов работника сумму дополнительных страховых взносов на его накопительную часть трудовой пенсии и осуществляет перечисление такой суммы. Как в справке необходимо отражать указанные суммы? Подпунктом 5 п. 1 ст. 219 НК РФ предусмотрен социальный налоговый вычет в сумме уплаченных налогоплательщиком в налоговом периоде дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии. Согласно п. 2 ст. 219 НК РФ указанный социальный налоговый вычет может быть предоставлен работнику (налогоплательщику) до окончания налогового периода при его обращении к работодателю при условии, что дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии удерживались из выплат в пользу налогоплательщика и перечислялись в соответствующие фонды и (или) страховые организации работодателем.

При заполнении справки 2-НДФЛ такой социальный налоговый вычет следует отражать в разд. 4 справки по коду вычета 620 "Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 "Налог на доходы физических лиц" Налогового кодекса Российской Федерации" (Письмо ФНС России от 11.02.2014 N БС-4-11/2189@).

За декабрь 2014 г. работнику выплачена заработная плата 12 января 2015 г. В этот же день перечислен НДФЛ, удержанный с заработной платы за декабрь месяц. Необходимо ли начисленную сумму заработной платы и удержанный и перечисленный налог отражать в форме 2-НДФЛ за 2014 г.? Специалисты ФНС в Письме от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@ разъясняют, что если заработная плата за декабрь отчетного года начислена работнику и выплачена в январе следующего года, то при заполнении разд. 3 справки должны быть отражены все доходы, начисленные и выплаченные работнику за выполнение трудовых обязанностей, в том числе доходы за декабрь месяц, выплаченные в январе. При этом в строке 5.5 "Сумма налога перечисленная" указывается сумма налога, перечисленного за налоговый период, включая сумму налога, перечисленного за декабрь месяц в январе месяце.

Указанная позиция ФНС согласована с Минфином и относится к разъяснениям, обязательным для применения налоговыми органами.

В феврале 2015 г. в результате перерасчета суммы НДФЛ за 2014 г. была выявлена излишне удержанная сумма налога. В каком порядке следует сформировать разд. 5 уточненной справки? Как было указано, согласно Рекомендациям при перерасчете НДФЛ в связи с уточнением налоговых обязательств физического лица налоговый агент оформляет новую справку.

Разъяснения по поводу заполнения уточненной справки, составленной по итогам перерасчета НДФЛ, приведены в Письме ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988. В нем сообщается, что в случае, если в результате перерасчета был установлен факт излишнего удержания налоговым агентом в прошлом периоде НДФЛ из доходов работника и возврат суммы излишне удержанного налога произведен налоговым агентом, следует оформить в отношении данного налогоплательщика уточненную справку за указанный период, исправив п. п. 5.3 - 5.5 уточненной справки в соответствии с показателями, образовавшимися после перерасчета. Пункт 5.6 уточненной справки при этом не заполняется.

В 2014 г. учреждение вручило некоторым физическим лицам, не являющимся работниками, подарки стоимостью 7000 руб. каждый. Выплаты в денежной форме таким лицам не проводились. С указанием какого признака заполняется в данном случае справка - 1 или 2? Стоимость подарков, превышающая 4000 руб., подлежит обложению НДФЛ. Поскольку в данном случае других доходов в денежной форме у указанных лиц не было, удержать НДФЛ учреждение не могло.

Как упоминалось выше, в качестве сообщения о невозможности удержать налог из доходов физического лица налоговый агент заполняет форму 2-НДФЛ с указанием признака 2.

Вместе с тем в справках о доходах физических лиц, представляемых ежегодно в целом по учреждению с признаком 1, указываются общие суммы доходов и исчисленного НДФЛ, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке с признаком 2, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке с признаком 2.

Таким образом, представление справки с признаком 2 не освобождает налогового агента от обязанности представить справку с признаком 1. Такой вывод сделали налоговики в Письме УФНС по г. Москве от 07.03.2014 N 20-15/021334.

Работнику учреждения был предоставлен отпуск и начислены отпускные. Однако в связи с производственной необходимостью работник был отозван из отпуска по приказу руководителя учреждения. Каков порядок заполнения формы 2-НДФЛ в такой ситуации? Для ответа на данный вопрос обратимся к Письму ФНС России от 24.10.2013 N БС-4-11/190790, в котором сообщается следующее.

При отзыве работника из отпуска учреждение (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и удержанной ранее суммы НДФЛ. Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется налог. Поскольку работник, отозванный из отпуска по приказу руководителя, фактически не получил начисленные ему ранее суммы отпускных, такие суммы в разд. 3 формы 2-НДФЛ не отражаются.

Порядок представления справки

Порядок представления формы 2-НДФЛ утвержден Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (далее - Порядок N ММВ-7-3/576@). Стоит отметить, что с 8 февраля 2015 г. действует его новая редакция. Соответствующие изменения были внесены Приказом ФНС России от 08.12.2014 N ММВ-7-11/617@, которые необходимо учитывать при составлении формы за 2014 г.

В соответствии с п. 3 Порядка N ММВ-7-3/576@ справки могут быть представлены налоговым агентом в налоговый орган следующими способами:

В случае представления уточненных справок в налоговый орган представляются только те из них, которые скорректированы. При этом согласно новому абзацу, добавленному в п. 5 Порядка N ММВ-7-3/576@, уточненные сведения представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ сведения о доходах, произведенных в пользу физических лиц за год, а также исчисленных с них сумм налога представляются работодателями в электронной форме по ТКС или на электронных носителях. Если численность физических лиц, получивших доходы за год, составляет до 10 человек, работодатели могут представлять такие сведения на бумажных носителях.

Что касается представления справок в качестве сообщения о невозможности удержать НДФЛ с доходов физических лиц, каких-либо ограничений к форме их представления законодательством не установлено. Следовательно, такие сведения могут быть представлены как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Далее подробнее рассмотрим способы передачи справок в налоговые органы, начиная с наиболее распространенных.

Представление справок по ТКС. Данный способ представления является на сегодняшний день наиболее распространенным, поскольку позволяет отправить данные, не отходя от своего рабочего места, что говорит о его удобстве, быстроте и экономичности.

При представлении справок по ТКС они не дублируются на бумажном или электронном носителе.

Отношения между участниками информационного обмена при представлении справок по ТКС, помимо Порядка N ММВ-7-3/576@, регулируются также следующими нормативными актами:

Сведения в электронной форме по ТКС представляются налоговыми агентами в налоговый орган по месту своего учета через оператора электронного документооборота, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговым агентом. Представление справок по ТКС допускается при обязательном применении сертифицированных Федеральной службой безопасности РФ средств криптографической защиты информации, совместимых со средствами криптографической защиты информации, используемыми в налоговом органе (п. п. 21, 23 Порядка N ММВ-7-3/576@).

Квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи участникам информационного обмена выдаются удостоверяющими центрами, аккредитованными в Минкомсвязи.

Согласно п. 24 Порядка N ММВ-7-3/576@ представление справок в электронной форме по ТКС возможно в случае, если налоговый агент имеет возможность осуществлять:

При формировании файлов со справками для передачи по ТКС необходимо учитывать следующее:

  1. в одном файле количество сведений не должно превышать 3000. При превышении данного предела налоговый агент обязан сформировать несколько файлов;
  2. по каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл;
  3. в одном сформированном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКТМО, отчетный налоговый период, признак представленных сведений;
  4. справки, содержащиеся в файле, должны быть сформированы в соответствии с Форматом, приведенным в Приложении 2 к Приказу N ММВ-7-3/611@;
  5. сформированный файл должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлен в зашифрованном виде в адрес налогового органа.

В течение следующего рабочего дня с даты отправки справок налоговый агент получает подтверждение даты отправки от оператора электронного документооборота или налогового органа и извещение о получении от налогового органа. В течение 10 рабочих дней с даты отправки справок налоговый орган направляет налоговому агенту реестр сведений о доходах физических лиц за 20__ год (далее - реестр сведений о доходах) в электронной форме, протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронной форме (далее - протокол) (п. п. 28, 29 Порядка N ММВ-7-3/576@).

К сведению. Форма реестра сведений о доходах приведена в Приложении 1, а форма протокола - в Приложении 2 к Порядку N ММВ-7-3/576@.

Представленными считаются справки, прошедшие форматный контроль (то есть проверку на соответствие формату) (п. 30 Порядка N ММВ-7-3/576@).

Представление справок на электронных носителях. Согласно новой редакции п. 6 Порядка N ММВ-7-3/576@ сведения на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, в виде файла (файлов) утвержденного формата на дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными реестрами сведений о доходах на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Как видно из данного пункта, теперь нельзя представлять электронные справки на дискетах. Скорее всего, это связано с тем, что данный вид электронного носителя постепенно устаревает и все реже применяется на практике.

Количество справок, представляемых налоговым агентом в одном файле, так же, как и при представлении сведений по ТКС, не должно превышать 3000 документов. При превышении указанного количества документов налоговый агент обязан сформировать несколько файлов. При этом в одном сформированном файле должны содержаться справки с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКТМО, отчетный налоговый период, признак представленных справок (п. п. 8, 9 Порядка N ММВ-7-3/576@).

При приеме справок, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов.

Согласно п. п. 11, 12 Порядка N ММВ-7-3/576@ представленными считаются справки, прошедшие форматный контроль, результаты которого отражаются в протоколе. Протокол оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается налоговому агенту (представителю налогового агента) или направляется в его адрес почтой.

В случае когда информация сформирована на электронном носителе не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту (его представителю) вместе с протоколом, содержащим описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных (п. 14 Порядка N ММВ-7-3/576@).

Представление сведений на бумажном носителе. Такой способ представления справок могут использовать работодатели, если численность работников, в пользу которых они осуществляют выплаты, составляет до 10 человек. Также справки могут быть составлены на бумажном носителе, если они представляются в качестве сообщения о невозможности удержать НДФЛ с доходов физических лиц.

Справки, сформированные на бумажных носителях, представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, с сопроводительным реестром сведений о доходах в двух экземплярах.

Прием справок и сопроводительных реестров сведений о доходах осуществляется налоговым органом в день их поступления от налоговых агентов. На момент приема должностное лицо налогового органа в присутствии налогового агента (его представителя) проводит контроль заполнения представленных документов. Под таким контролем понимается проверка представленных сведений на соответствие форме, на предмет наличия в справках заполненных реквизитов, а также на предмет отсутствия исправлений (далее - контроль заполнения). По результатам такого контроля оформляется в двух экземплярах протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях (Приложение 3 к Порядку N ММВ-7-3/576@), один из которых выдается налоговому агенту на руки или высылается по почте, а второй остается в налоговом органе (п. п. 16 - 19 Порядка N ММВ-7-3/576@).

Документы, прошедшие контроль заполнения, считаются представленными. Сведения, не прошедшие данный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются налоговому агенту (его представителю), из реестра сведений о доходах вычеркиваются.

Заключение

По форме 2-НДФЛ ежегодно в налоговый орган представляются сведения о доходах, выплаченных в пользу физических лиц налоговым агентом за год, о суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ с указанных доходов. Кроме того, по такой форме в налоговый орган налоговые агенты сообщают о невозможности удержать и перечислить сумму налога. Рекомендации по заполнению данной формы утверждены Приказом N ММВ-7-3/611@. Представление формы 2-НДФЛ за 2014 г. осуществляется в соответствии с Порядком N ММВ-7-3/576@ с учетом внесенных в него изменений.

Л.Ларцева

Редактор журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"