Мудрый Экономист

Автотранспортное обеспечение в учреждениях и органах уис: организация учета автомобильных шин и путевых листов

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 4

Распоряжением ФСИН России от 05.12.2014 N 234-р утвержден Порядок организации деятельности по автотранспортному обеспечению в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - Порядок N 234-р). В статье рассмотрим особенности хозяйственного учета шин транспортных средств и путевых листов в соответствии с требованиями данного документа, а также нюансы их бюджетного учета.

Прежде всего следует сказать, что деятельность по автотранспортному обеспечению осуществляется в соответствии с законодательством РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, решениями местных органов государственной власти, правовыми актами Минюста и ФСИН, а также других министерств и ведомств, обязательными для исполнения в уголовно-исполнительной системе (п. 5 Порядка N 234-р).

Пунктом 7 Порядка N 234-р разъяснено, что под транспортными средствами в учреждениях и органах УИС понимаются бронетехника, автомобили (в том числе бронированные, специальные), автобусы, мотоциклы (квадроциклы), прицепы, снегоходы, колесные и гусеничные транспортеры, тракторы, экскаваторы.

Учет шин транспортных средств

На каждую шину заводится карточка учета работы шины и ведется до выхода шины из строя (форма приведена в Приложении 13 к Порядку N 234-р). Причем эта карточка оформляется как на шины, установленные на автомобиль в момент его поступления, так и на шины, вновь устанавливаемые на транспортное средство (п. п. 83, 84 названного Порядка).

Заполненные карточки учета шин хранят по инвентарным номерам транспортных средств и закрывают при списании шины в утиль с обязательным указанием результатов осмотра и заключением комиссии о непригодности шины к дальнейшей эксплуатации. Карточки хранятся вместе с актом на списание, а также - при сдаче в восстановительный ремонт - с обязательным указанием группы ремонта и ссылкой на документ о приемке в ремонт (п. 90 Порядка N 234-р).

Шины, находящиеся в эксплуатации и ремонте, учитываются службой (должностными лицами), ответственной за содержание и эксплуатацию транспортных средств. Решением руководства может быть назначено иное ответственное лицо за ведение карточек учета автомобильных шин.

Каждая находящаяся в эксплуатации шина должна закрепляться за транспортным средством (прицепом, полуприцепом) и работающими на нем водителями. Закрепление фиксируется в эксплуатационно-учетной книге транспортного средства, в разд. 3 "Учет шин", и карточке учета автомобильной шины.

3. Учет шин

Дата

Модель, N новой шины/пробег

Модель, N сданной шины/пробег

Причина снятия шины (дата и номер акта, приказа)

Замена шины, выбывшей вследствие непригодности для дальнейшей эксплуатации, производится только при условии сдачи ее на склад. Замена изношенной шины, а также ее ремонт в процессе эксплуатации осуществляются за счет резерва, выдаваемого на время ремонта шины.

Учет ежемесячного пробега ведется регулярно по каждой шине в отдельности (в том числе запасной). Новые шины должны учитываться по серийным номерам, а восстановленные - по номерам, нанесенным шиноремонтными предприятиями. При отсутствии номеров учет шин ведется по маркам и моделям шин.

Если шины, установленные на ходовые колеса транспортного средства, прицепа, полуприцепа, в течение одного месяца не подменялись запасной шиной, то пробег каждой ходовой шины должен соответствовать фактическому пробегу автомобиля за месяц, а если производилась замена шин ходовых колес запасной шиной, то водитель обязан сообщить, когда (дата) и какие шины (номера, марки, модели) подвергались замене запасной. Эти данные фиксируются в карточках учета работы шины и подтверждаются подписью водителя.

Обратите внимание! Определение пробега каждой шины путем умножения пробега транспортного средства за месяц на число всех ходовых колес транспортного средства (с учетом запасного) не допускается, поскольку приводит к неправильному результату (п. 89 Порядка N 234-р).

Также необходимо учитывать важный момент: перепробег шины по установленным эксплуатационным нормам не может служить основанием для ее замены на транспортном средстве или списания, если шина по своему техническому состоянию пригодна для дальнейшей эксплуатации (п. 91 Порядка N 234-р).

Шины, снятые с транспортного средства для списания в утиль, приходуют на склад. К ним в обязательном порядке прилагается карточка учета работы шины.

Шина, снятая с транспортного средства для ремонта, сдается на шиноремонтный участок, а взамен ее по распоряжению ответственного лица от автотранспортной службы учреждения или органа УИС выдается шина из оборотного фонда, о чем делается отметка в карточке учета работы шины.

Для полного пробега шин допускается перестановка шин с одного транспортного средства на другие (форма рапорта на перестановку приведена в Приложении 14 к Порядку N 234-р) либо шины сдаются на склад по установленной форме, а после в установленном порядке выписываются на необходимые транспортные средства (п. 94 обозначенного Порядка).

На шины, подлежащие списанию по производственным дефектам или по вине водителя, служба (должностные лица), ответственная за содержание и эксплуатацию транспортных средств, составляет акт.

Что касается бюджетного учета шин, исходя из норм п. 118 Инструкции N 157н <1> шины, предназначенные для замены изношенных, учитываются в составе материальных запасов и отражаются на счете 1 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения".

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Кроме того, в бюджетном учете для учета материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных, в целях контроля за их использованием применяется забалансовый счет 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" (п. 349 Инструкции N 157н).

Перечень материальных ценностей, учитываемых на этом счете, устанавливается учетной политикой учреждения. Материальные ценности отражаются на забалансовом учете в момент их выбытия с балансового счета в целях ремонта транспортных средств и учитываются в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства. Выбытие материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену. При выбытии транспортного средства запасные части, установленные на нем и учитываемые на забалансовом счете, списываются с забалансового учета.

Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041) в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества (табельного номера), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров при их наличии) и их количеству.

Согласно Инструкции N 162н <2> бухгалтерские записи по учету шин будут следующими:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Балансовый учет

При приобретении шин осуществляются дополнительные расходы:

  • сформирована фактическая стоимость;

1 106 34 340

1 302 34 730

1 208 34 660

  • оприходованы шины по сформированной фактической стоимости

1 105 36 340

1 106 34 340

При приобретении шин не производились дополнительные расходы

1 105 36 340

1 302 34 730

1 208 34 660

Списаны шины, установленные на автомобиль

1 401 20 272

1 105 36 440

Забалансовый учет

Приняты на забалансовый учет шины, выданные на транспортные средства

09

Списаны с забалансового учета изношенные шины

09

<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Изготовление, учет и ведение путевых листов

Путевой лист является основным документом учета эксплуатации транспортных средств, а также работы водителей (п. 39.1 Порядка N 234-р).

В учреждениях и органах ФСИН применяются формы путевых листов, унифицированные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

К сведению. Распоряжением начальника территориального органа ФСИН, учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН, для легковых автомобилей может быть установлен к применению многодневный путевой лист (Приложение 4 к Порядку 234-р) (п. 39.2.1 названного Порядка).

Бланки путевых листов изготавливаются с учетными номерами и хранятся как документы строгой отчетности. Изготовление (приобретение) бланков путевых листов организуют службы (должностные лица), ответственные за содержание и эксплуатацию транспортных средств в учреждениях и органах УИС, в установленном порядке (п. п. 39.2.2, 42 Порядка N 234-р).

Регистрируются путевые листы в журнале выдачи и возврата путевых листов (Приложение 5 к указанному Порядку), который ведется в службах (должностными лицами), ответственных за содержание и эксплуатацию транспортных средств учреждений и органов УИС и осуществляющих выдачу путевых листов.

Путевые листы выдаются водителю после возврата предыдущего путевого листа. Может быть выдан только один путевой лист на транспортное средство независимо от количества водителей, за которыми оно закреплено.

Выданный путевой лист должен иметь оттиски штампа и печати учреждения, АТХ, на балансе которого числится транспортное средство (п. 41 Порядка N 234-р).

К сведению. В целях обеспечения контроля за возвратом автомобиля с линии на постоянное место стоянки должностные лица, использующие автомобиль, прописывают в путевом листе показания спидометра, время отпуска автомобиля, контролируют правильность заполнения пройденного маршрута (п. 14 Порядка N 234-р).

Обработанные путевые листы хранятся по месту их обработки не менее пяти лет, после чего ежеквартально уничтожаются с составлением акта, в котором указываются количество, серии и номера уничтоженных путевых листов. Акт утверждает руководитель, назначивший комиссию. Срок хранения акта - три года.

При обработке путевых листов проверяются:

Что касается бюджетного учета путевых листов, напомним: для учета находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности". Перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 337 Инструкции N 157н).

Бланки строгой отчетности учитываются на этом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке один бланк - один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики, - по стоимости приобретения бланков.

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения о их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании (ф. 0504816) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету.

Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Приобретение БСО осуществляется по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Бухгалтерские записи по учету БСО будут следующими:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Поступление БСО

03

Внутреннее перемещение БСО в учреждении:

  • списание БСО с одного м. о. л.;

03

  • принятие БСО другим м. о. л. под отчет

03

Выбытие БСО

03

Заключение

Главной целью деятельности по автотранспортному обеспечению является удовлетворение потребностей учреждений и органов УИС в соответствии с возложенными на них задачами при рациональном использовании имеющихся финансовых, материальных и других ресурсов, а также обеспечение безопасности дорожного движения и предупреждения дорожно-транспортных происшествий (п. 4 Порядка N 234-р).

В статье рассмотрены особенности учета путевых листов и автомобильных шин, поскольку они играют важную роль в эксплуатации (использовании) транспортных средств.

А.Павлова

Эксперт журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"