Мудрый Экономист

Библиотечный фонд в вооруженных силах

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 4

В штабах, управлениях, воинских частях, военно-учебных заведениях, учреждениях Минобороны создаются библиотеки. По функциональному предназначению, составу фондов и контингенту пользователей они делятся на военно-научные, массовые военные и учебные военные библиотеки, которые составляют соответствующие библиотечные подсистемы. О пополнении библиотечного фонда, учете экземпляров, входящих в его состав, и списании объектов библиотечного фонда в результате их физического и морального износа мы поговорим в этой статье.

Военные библиотеки в своей деятельности руководствуются следующими документами:

Бухгалтерский учет операций по приобретению, внутреннему перемещению и списанию объектов библиотечного фонда ведется в соответствии с положениями Инструкций N N 157н <1>, 162н <2>.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Общие правила пользования библиотечными фондами

Пунктом 9 Руководства по библиотечному делу установлено, что право на библиотечное обслуживание в военных библиотеках имеют военнослужащие, члены их семей, гражданский персонал Вооруженных Сил, а также офицеры запаса, участвующие в военно-научной работе.

Порядок библиотечного обслуживания определяется правилами пользования военной библиотекой, которые разрабатываются на основе Типовых правил пользования военными библиотеками (далее - Типовые правила). Они приведены в Приложении 2 к Руководству по библиотечному делу.

Типовыми правилами установлено, что для записи в военную библиотеку военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, представляют военный билет, другие категории военнослужащих - удостоверение личности, гражданский персонал Вооруженных Сил - паспорт и документ, удостоверяющий их служебное положение. Члены семей военнослужащих записываются в военную библиотеку по предъявлении паспорта и справки воинской части о принадлежности к соответствующим семьям, а офицеры запаса - по предъявлении паспорта и военного билета. Дети до 16 лет записываются в военную библиотеку по письменной просьбе родителей.

Пользователи военных библиотек обязаны соблюдать правила пользования военными библиотеками, бережно относиться к документам, полученным из их фондов, возвращать их в установленные сроки, не делать в них пометок, подчеркиваний, не вырывать и не загибать страницы.

Примечание. Казенное учреждение может осуществлять приносящую доходы деятельность согласно своим учредительным документам. Доходы, полученные от указанной деятельности, поступают в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ (п. 4 ст. 298 ГК РФ).

Военные библиотеки выдают во временное пользование читателям экземпляры литературы на безвозмездной основе (п. 3 Типовых правил). В то же время некоторые услуги библиотека вправе оказывать на платной основе, например услуги ксерокопирования. Денежные средства, полученные военной библиотекой за оказание дополнительных платных библиотечных услуг, перечисляются в доход бюджета РФ.

Если пользователи военными библиотеками, работая с экземплярами библиотечного фонда, испортили их или потеряли, то они обязаны заменить их такими же документами или признанными данной библиотекой равноценными, а при невозможности замены - компенсировать причиненный ущерб в размере, установленном этой библиотекой. В случае если лица не компенсировали нанесенными ими действиями ущерб библиотечному фонду, к ним применяется административная или иная ответственность, предусмотренная действующим законодательством.

Денежные средства за утерянные или испорченные документы из библиотечного фонда сдаются виновным лицом в установленном порядке в финансовый орган воинской части и перечисляются в бюджет.

Для справки. Пользователи военных библиотек, убывающие к новому месту службы или жительства, обязаны возвратить все библиотечные документы и получить соответствующую справку о расчете с военной библиотекой (п. 9 Типовых правил).

Комплектование фондов таких библиотек осуществляется:

Передвижная библиотека

В воинских частях, не имеющих штатных военных библиотек, организуются передвижные военные библиотеки от библиотек Домов офицеров и офицерских клубов. Передвижные военные библиотеки могут организовываться и от библиотек воинских частей в подразделениях, несущих боевое дежурство (боевую службу) или выполняющих задачи в отрыве от воинских частей и мест базирования кораблей.

Комплектование фондов военных передвижных библиотек производится на основании типового договора на организацию передвижной военной библиотеки (форма такого типового договора приведена в Приложении 4 к Руководству по библиотечному делу), заключенного между военной библиотекой и получателем передвижной библиотеки. Обновление фондов данных библиотек производится частично или полностью по мере использования документов, но не реже одного раза в два месяца.

Состав библиотечных фондов

Фонды военных библиотек составляют книги и иные печатные издания, рукописи, аудиовизуальные материалы и другие материальные носители информации, именуемые документами (п. 12 Руководства по библиотечному делу). Фонды военных библиотек образуют единый библиотечный фонд Вооруженных Сил.

Состав фонда должен соответствовать профилю военной библиотеки, задачам обучения и воспитания личного состава. Военно-научные библиотеки формируют фонды в основном по профилю обслуживаемой воинской части и смежным отраслям, связанным с решением служебных задач. Массовые военные библиотеки комплектуют фонды по всем отраслям знаний. Учебные военные библиотеки обычно располагают фондами по всем или многим отраслям знаний, большим количеством экземпляров учебной литературы.

Военные библиотеки должны быть оборудованы специальным библиотечным инвентарем и мебелью (стеллажами, шкафами, витринами для книжных выставок, ящиками для каталогов и др.). Они обеспечиваются библиотечной техникой в соответствии с минимумом библиотечной техники, установленным для государственных библиотек РФ.

Бухгалтерский учет библиотечных фондов

Пунктом 38 Инструкции N 157н установлено, что материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования. Учет предметов, входящих в состав библиотечного фонда как объекты основных средств, ведется на счете 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения" (п. 4 Инструкции N 162н). Учет периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, ведется на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" (п. 377 Инструкции N 157н). Нормами этого пункта установлено, что периодические издания учитываются в условной оценке "один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль". Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Поскольку предметы библиотечного фонда могут поступать из разных источников, документальное оформление приобретения таких объектов имеет свои особенности. Ниже предлагаем рассмотреть на примерах порядок отражения в учете операций по поступлению, внутреннему перемещению и списанию объектов библиотечного фонда. Корреспонденция счетов в примерах будет дана в соответствии с нормами Инструкции N 162н.

Обычно библиотечные фонды библиотек пополняются Минобороны в рамках централизованной поставки. Минобороны заключает контракт с поставщиком литературы и ведет расчеты по этому контракту. Поставка литературы производится поставщиком в военные части, указанные в контракте. Отгрузка литературы поставщиком Минобороны оформляется извещением (ф. 0504805). В нем отражаются расчеты между участниками централизованного снабжения (учреждением-заказчиком и учреждением-грузополучателем). Извещение (ф. 0504805) оформляется Минобороны в двух экземплярах на основании первичных учетных документов, представленных поставщиком. Оба экземпляра извещения отправляются учреждению-грузополучателю.

Учреждение-заказчик при получении от учреждения-грузополучателя извещения (ф. 0504805) заполняет его в своей части и направляет в подтверждение сформированных взаимосвязанных показателей один экземпляр извещения (ф. 0504805) учреждению-грузополучателю (п. 155 Инструкции N 162н).

Пример 1. В воинскую часть, имеющую в своем составе военную библиотеку в рамках централизованного снабжения, поступила литература для формирования библиотечного фонда:

Наименование

Количество

Цена

Сумма, руб.

Книга "А"

3

550

1650

Книга "Б"

5

700

3500

Итого:

5150

Журнал

2

800

1600

Итого:

1600

Документально поступление литературы было оформлено извещением (ф. 0504805), счетом-фактурой и накладной поставщика. Сначала в учреждение поступило извещение, а позже пришли материальные ценности с документами, подтверждающими их поставку (счет-фактура и накладная).

В бухгалтерском учете поступление литературы отражается следующими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции, совершенные Минобороны

Произведена отправка товара по контракту поставщиком

1 304 04 310

1 302 31 730

5150

1 304 04 340

1 302 34 730

1600

Произведена оплата контракта в части его исполнения

1 302 31 830

1 304 05 310

5150

1 302 34 830

1 304 05 340

1600

Операции, совершенные воинской частью, в составе которой имеется библиотека

Поступили документы, подтверждающие поставку литературы

1 107 31 310

1 304 04 310

5150

1 107 34 340

1 304 04 340

1600

Принята к учету литература:

в отношении объектов основных средств

1 106 31 310

1 107 31 310

5150

1 101 37 310

1 106 31 310

5150

в отношении объектов периодических изданий

1 106 34 340

1 107 34 340

1600

1 105 36 340

1 106 34 340

1600

Передача подписных изданий (журналов) в библиотеку

1 401 20 226

23



1 105 36 440

1600

Пример 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера. В учреждение сначала поступила литература, а затем - извещение (ф. 0504805) от Минобороны и документы от поставщика.

В этом случае корреспонденция счетов у учреждения-грузополучателя будет следующей:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступили материальные ценности

22

5150



22

1600

Принята к учету литература после получения извещения (ф. 0504805) и документов поставщика, подтверждающих поставку материальных ценностей:

в отношении объектов основных средств

1 106 31 310

1 304 04 310

5150



1 101 37 310

1 106 31 310

5150

22

5150

в отношении объектов периодических изданий



1 106 34 340

1 107 34 340

1600

1 105 36 340

1 106 34 340

1600

22



1600

Передача подписных изданий (журналов) в библиотеку

1 401 20 226

23

1 105 36 440

1600

На объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно начисляется амортизация в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию, а свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации (п. 92 Инструкции N 157н).

Напомним, что по ОКОФ <3> библиотечные фонды следует относить к коду 19 0001000 "Фонды библиотек, органов научно-технической информации, архивов, музеев и подобных учреждений" и к седьмой амортизационной группе со сроком полезного использования от 15 до 20 лет включительно <4>.

<3> ОК 013-94 "Общероссийский классификатор основных фондов", утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359.
<4> Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".

Поскольку в большинстве своем стоимость книг, находящихся в военных библиотеках, не превышает 40 000 руб., амортизация по ним начисляется при выдаче в эксплуатацию.

Пример 3. Продолжим условия примера 1 и рассмотрим, как в бухгалтерском учете военной части отразится начисление амортизации при передаче книг в пользование.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Переданы книги, поступившие в библиотеку

1 101 37 310

1 101 37 310

1650

1 101 37 310

1 101 37 310

3500

1 401 20 271

1 104 37 410

1650

1 401 20 271

1 104 37 410

3500

Операция по передаче литературы, являющейся объектом основных средств в библиотеку, оформляется ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Безвозмездная передача литературы. На практике возникают случаи передачи литературы из одной воинской части в другую. Операции по приему-передаче литературы между учреждениями отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

В учете передающего учреждения

Переданы объекты, входящие в состав библиотечного фонда:

в части объектов основных средств

1 304 04 310

1 101 37 410

в части периодических изданий

23

В учете принимающего учреждения

Приняты объекты, входящие в состав библиотечного фонда:

в части объектов основных средств

1 101 37 310

1 304 04 310

в части периодических изданий

23

Операции по передаче объектов библиотечного фонда оформляются актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031) (п. 6 Инструкции N 162н, п. 337 Инструкции N 157н).

Списание литературы. Литература, входящая в состав библиотечного фонда, в ходе использования теряет свои эксплуатационные качества (приходит в негодность). Иногда она теряется читателями. В случае невозможности использования литературы по причине ее морального, физического износа, потери она подлежит списанию со счетов бюджетного учета.

Операция по выбытию объектов библиотечного фонда производится на основании утвержденного руководителем акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144), в котором указывается причина списания (Приказ N 173н <5>). В случаях, когда решение о списании требует согласия на совершение этой операции с учредителем (согласование с учредителем требуется в отношении распоряжения объектов особо ценного движимого имущества), сначала нужно получить такое согласие, а затем оформить операцию по списанию.

<5> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Пример 4. Военнослужащим была утеряна взятая из библиотеки книга. Ее учетная стоимость была равна 125 руб. Взамен утерянной книги военнослужащий принес другую, которую комиссия признала равноценной.

Бухгалтерские записи по списанию утерянной книги будут следующими:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана утерянная книга

1 104 37 310

1 101 37 410

125

Отражена сумма недостачи виновного в утере книги лица (в размере оценочной стоимости книги)

1 209 71 560

1 401 10 172

500

Виновное лицо возместило нанесенный учреждению ущерб, принеся равноценную по содержанию книгу

1 101 37 310

1 401 10 172

500

Отражено возмещение недостачи в натуральной форме виновным лицом

1 401 10 172

1 209 71 660

500

Заключение

Напомним, что учет периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, ведется на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" (п. 377 Инструкции N 157н). Учет книг, входящих в состав библиотечного фонда, ведется на счете 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения" (п. 4 Инструкции N 162н).

Т.Сильвестрова

Главный редактор журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"