Мудрый Экономист

Расчеты через подотчетных лиц. Коротко о разном

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 4

В практической работе бухгалтера возникает много вопросов, связанных с расчетами через подотчетных лиц. В частности, читателей интересуют ответы на следующие вопросы:

Приведем ответы на эти и другие вопросы с учетом разъяснений Минфина и Банка России.

Законодательством РФ предусмотрены два способа расчетов с подотчетными лицами:

Расчеты с подотчетными лицами наличными денежными средствами

Первый способ расчетов с подотчетным лицом, "традиционный", предполагает выдачу наличных денежных средств из кассы организации. При совершении наличных денежных расчетов автономному учреждению следует учитывать положения порядка ведения кассовых операций юридическими лицами, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Порядок N 3210-У). Данный документ вступил в силу с 01.06.2014 (за исключением отдельных положений), и его действие распространяется на организации государственного сектора, к которым, в частности, относятся автономные учреждения.

В соответствии с п. 6.3 Порядка N 3210-У наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности организации. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.

Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 07.10.2013 N 3073-У. На основании названного документа поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:

Таким образом, наличные денежные средства, выданные под отчет, можно направить на возмещение командировочных расходов и на оплату товаров, работ, услуг, причем следует соблюдать размер расчетов наличными деньгами.

Напомним, что п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У установлен предельный размер наличных расчетов в валюте РФ и иностранной валюте между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами. Он составляет 100 000 руб. Как отмечается в Письме ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338, при осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров нарушители будут привлечены к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Получается, что автономное учреждение вправе выдать под отчет даже 100 000 руб. на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды; как правило, подобные расчеты производятся в безналичном порядке.

Расчеты с подотчетными лицами в безналичном порядке

Как уже было отмечено выше, расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться наличными денежными средствами и безналичным путем с применением банковских карт.

Операции с использованием корпоративных банковских карт по оплате хозяйственных расходов, связанных с деятельностью организаций (в том числе осуществляемые сотрудниками организаций за счет сумм, выдаваемых под отчет), производятся с учетом положений Приказа Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (далее - Приказ N 10н) и п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П.

Напомним, что Приказом N 10н утверждены Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) (далее - Правила N 10н), которые применяются с 01.01.2015.

В соответствии с п. 3 Правил N 10н обеспечение клиентов денежными средствами осуществляется с банковского счета территориального органа Федерального казначейства, открытого в кредитной организации на балансовом счете 40116 "Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям".

При этом Минфин России в Письме от 28.01.2014 N 02-03-09/3057 обращает внимание на следующее. В нормативном акте, определяющем учетную политику организации, может быть установлен порядок расчетов с подотчетными лицами путем перечисления денежных средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организации для осуществления ими с использованием банковских карт, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов, а также для компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

В другом, более позднем Письме от 04.06.2014 N 02-04-11/26793 чиновники Минфина России добавляют: решение о перечислении денежных средств подотчетным лицам на банковские счета, открытые работникам для операций с использованием расчетных (дебетовых) карт, отражается в коллективном договоре, положении о командировках или ином локальном нормативном документе учреждения.

Иными словами, решение о перечислении денежных средств работнику, направляемому в командировку, а также о специфике осуществления расходов, связанных с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов, принимается автономным учреждением самостоятельно на основании личного заявления работника.

Условия для выдачи денежных средств под отчет

Далее хотим обратить внимание читателей, что вне зависимости от способа расчетов с подотчетным лицом (наличными денежными средствами или в безналичном порядке) должны соблюдаться правила, установленные законодательством РФ:

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Как уже было отмечено выше, учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень таких лиц, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.

Пример 1. Автономное учреждение перечислило на корпоративную банковскую карту организации за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания, командировочные расходы в сумме 5500 руб., в том числе:

Банковская карта выдана работнику перед поездкой в командировку. По возвращении из командировки в бухгалтерию учреждения представлен утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому приложена квитанция на оплату услуг гостиницы - 5000 руб.

Также в авансовом отчете отражены суточные расходы - 500 руб.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражено списание средств со счета учреждения на основании заявки

4 210 03 000

4 201 11 000

5500

Отражена выдача денежных средств под отчет (поступление средств на карту):

  • на оплату услуг гостиницы;

4 208 26 000

4 210 03 000

5000

  • суточных

4 208 12 000

500

Приняты к учету командировочные расходы:

  • на оплату услуг гостиницы;

4 109 60 226

4 208 26 000

5000

  • суточные

4 109 60 212

4 208 12 000

500

Возмещение расходов, произведенных работником за счет личных средств

Один из вопросов, который возникает практически в каждом учреждении, связан с возмещением денежных средств сотрудникам по произведенным расходам, возникшим вследствие производственной необходимости. Иначе говоря, работник совершил расход личных денежных средств, представил необходимые документы в бухгалтерию учреждения, а работодатель обязан возместить произведенный расход. Инструкция N 157н не предусматривает отражения данных операций на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами". Правомерно ли будет предусмотреть в учетной политике учреждения отражение данных операций с использованием счета 302 00 "Расчеты по обязательствам"? Приведем ответ с учетом норм действующего законодательства.

В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Таким образом, когда сотрудник учреждения с ведома или согласия работодателя использовал свои личные денежные средства на оплату различных расходов учреждения (например, оплатил услуги такси в командировке), при этом не получив предварительно на указанные расходы денег под отчет, работодатель производит возмещение осуществленных сотрудником расходов.

По Инструкции N 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения могут применяться:

Поскольку в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н автономное учреждение формирует учетную политику исходя из специфики своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, оно вправе самостоятельно определить счет, на котором будут отражаться обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

Как сказано в Письме Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406, отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" обязательств учреждения перед своими сотрудниками в рассматриваемом случае не является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета.

Вместе с тем финансовое ведомство отмечает, что согласно Инструкции N 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками учреждения

Организация выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения, находится в его компетенции и регулируется в рамках его учетной политики.

Согласно положениям Письма Минфина России от 02.07.2012 N 02-06-10/2476 учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами), а также порядок отражения расчетов с указанными лицами на счетах бухгалтерского учета.

Как отметило финансовое ведомство, действующие указания Банка России, Инструкция N 157н не ставят выдачу наличных денежных средств под отчет в зависимость от основания их получения (по трудовому договору либо иному основанию (договору гражданско-правового характера с физическими лицами, участвующими в деятельности учреждения и не состоящими в штате)). Таким образом, автономное учреждение вправе выдать денежные средства под отчет лицу, не являющемуся работником организации, однако при этом должно соблюдаться правило, установленное п. 216 Инструкции N 157н. Физическое лицо, получившее денежные средства под отчет, обязано не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы данные средства, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах - авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Удержание с работника подотчетных сумм, за которые он не отчитался

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, работодателю следует принять меры по ее взысканию. Статья 137 ТК РФ позволяет удержать невозвращенный аванс по подотчетным суммам из заработной платы работника, однако при этом следует учитывать, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ размер удержания не может быть более 20% при каждой выплате заработной платы. Обратите внимание, что установленные размеры удержаний (50 и 70%) применяются при исполнительном производстве при наличии исполнительного листа (ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве").

Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Для справки. Если деньги, полученные под отчет, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму надо начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник вернет денежные средства или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные учреждением цели (Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).

Если же работодатель пропустил месячный срок или работник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность можно в судебном порядке, воспользовавшись правом, предоставленным ст. ст. 248, 392 ТК РФ.

Пример 2. Работнику автономного учреждения были выданы из кассы денежные средства на покупку медицинских аптечек в сумме 5000 руб. Приобретение осуществлялось за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Согласно представленному в бухгалтерию авансовому отчету остаток подотчетной суммы - 1000 руб. - не был возвращен работником вовремя.

На основании приказа руководителя удержание данных денежных средств было осуществлено из заработной платы подотчетного лица с его согласия.

В бухгалтерском учете автономного учреждения эти операции отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы работнику из кассы денежные средства под отчет

2 208 34 000

2 201 34 000

5000

Приняты к учету расходы, произведенные работником, на основании оправдательных документов

2 105 31 000

2 208 34 000

4000

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению работником <*>

2 209 30 000

2 208 34 000

1000

Произведено удержание подотчетной суммы из заработной платы работника

2 302 11 000

2 304 03 000

1000

Отражено возмещение ущерба по подотчетной сумме, числящейся за работником

2 304 03 000

2 209 30 000

1000

<*> Данная корреспонденция счетов приведена в Письме Минфина России от 19.12.2014 N 02-07-07/66918.

Списание с учета кредиторской задолженности подотчетных лиц

Минфин России в Письме от 27.11.2014 N 02-07-10/60400 привел следующие разъяснения по вопросу списания с учета кредиторской задолженности подотчетных лиц.

Задолженность в сумме не предъявленных кредитором требований в течение срока исковой давности, в том числе задолженность, не подтвержденная по результатам инвентаризации кредитором, переходит в разряд не востребованной кредитором. Напомним, что в соответствии со ст. 196 ГК РФ срок исковой давности составляет три года.

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для автономных учреждений, актом учреждения в рамках формирования учетной политики. На основании акта инвентаризации руководитель учреждения издает приказ о списании задолженности по подотчетным суммам перед бывшим работником.

В бухгалтерском учете данная операция оформляется с помощью справки (ф. 0504833). Сумма задолженности относится на кредит счета 0 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).



Пример 3. В ходе проверки автономного учреждения выяснилось, что в учете по состоянию на 31 марта 2015 г. числилась невостребованная кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, на счете 2 208 25 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества" (3800 руб.).

После проведения инвентаризации и издания приказа руководителя задолженность была списана. При этом были составлены следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

2 208 25 000

2 401 10 173

3800

Учтена кредиторская задолженность за балансом



20

3800

Заключение

Кратко сформулируем основные выводы:

  1. Выдача денежных средств под отчет может осуществляться посредством их выдачи из кассы организации либо путем перечисления на банковскую карту. При этом могут использоваться личные карты работников, выданные им в рамках зарплатного проекта. При необходимости денежные средства могут быть выданы под отчет физическим лицам, не являющимся сотрудниками организации.
  2. При выдаче денежных средств под отчет должны соблюдаться правила, установленные Инструкцией N 157н и Указанием N 3210-У:
  1. Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, работодателю следует принять меры по ее взысканию.

В заключение отметим, что работодателю нужно своевременно инвентаризировать расчеты с подотчетными лицами и выявлять просроченную задолженность за работниками, поскольку при определенных условиях ее необходимо включать в облагаемые страховыми взносами суммы.

С.Валова

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:



бухгалтерский учет и налогообложение"