Мудрый Экономист

Все о штатном расписании

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2015, N 4

Штатное расписание - документ, необходимый каждой организации. Коммерческие компании довольно часто "забывают" про него, а вот организациям, финансируемым из различных уровней бюджета, без данного документа никак. Хотя обязательность наличия утвержденного штатного расписания до сих пор остается под вопросом: в нормативных актах вы не найдете подобного требования. Сегодня расскажем, как составить штатное расписание, в какой форме, на какие нюансы учреждениям обратить внимание в зависимости от сферы деятельности. Ну и, конечно же, разъясним, как его заполнить.

Штатное расписание - локальный нормативный акт?

Довольно часто инспекторы ГИТ, проводя проверку соблюдения трудового законодательства учреждением, запрашивают штатное расписание. Отсутствие данного документа контролеры расценивают как нарушение законодательства и могут присовокупить к другим обнаруженным нарушениям. Но все ли так однозначно?

Чтобы ответить на вопрос, необходимо понять, что это за документ. Заглянем в Постановление N 1 <1>, согласно которому штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Из данной нормы не совсем ясно, является локальным нормативным актом штатное расписание или нет. Между тем ясность внесли чиновники Роструда в Письмах от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1: штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.

Однако судебная практика ставит под сомнение разъяснения Роструда. Например, имеются судебные решения, в которых штатное расписание не признается локальным нормативным актом, а в силу Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, оно является организационно-распорядительным документом (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу N 33-3491/13).

Изучив мнение Роструда и судебную практику, мы считаем: штатное расписание не является локальным нормативным актом, но в некоторых случаях все-таки становится таковым. Например, когда в организации не разработано положение об оплате труда и штатное расписание - единственный документ, определяющий размеры окладов и надбавок. Ведь согласно ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, устанавливаются в том числе локальным нормативным актом. Значит, при отсутствии такового роль нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в компании, выполняет штатное расписание.

Зачем мы разбирались в этом вопросе? Дело вот в чем. Мы с вами знаем, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами, непосредственно связанными с деятельностью работника. И у работодателей возникает вопрос: нужно ли знакомить работников со штатным расписанием? Нет, не нужно. На это обращал внимание и Роструд в Письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, даже несмотря на то, что данное ведомство признает указанный документ локальным актом.

Обязательность и форма штатного расписания

К сожалению, ни в Трудовом кодексе, ни в иных нормативных актах вы не найдете фразы или статьи, из которых четко следовало бы, что штатное расписание - обязательный документ. Хотя в отношении иных локальных нормативных актов вывод об обязательности можно сделать: например, обязательность локального нормативного акта, регламентирующего порядок хранения, передачи и обработки персональных данных, вытекает из ст. 87 ТК РФ.

Штатное расписание упоминается в ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция - работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Кроме этого, штатное расписание может потребоваться:

Поскольку штатное расписание предназначено для определения потребности организации в кадрах с учетом фонда оплаты труда и необходимо как контролирующим органам, так и самой организации для приема или обоснования отказа в приеме сотрудников, полагаем, что не оформлять данный документ просто нельзя.

Относительно формы штатного расписания скажем следующее.

Большинство учреждений пользуется унифицированной формой Т-3, утвержденной Постановлением N 1. Оно и понятно - форма удобная и кадровики к ней привыкли. Однако для некоторых учреждений обязательны иные формы:

<2> "О Порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России".

А вот для образовательных организаций единая форма штатного расписания не утверждена. Они в силу ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" самостоятельны в формировании своей структуры, если иное не установлено федеральными законами. Аналогичная норма содержалась в ранее действующем Законе об образовании, поэтому учреждения системы образования используют формы штатных расписаний, утвержденные нормативными актами субъектов РФ. Так, Постановлением Управления образования Новолялинского городского округа от 05.12.2013 N 37 утверждены примерные штатные расписания муниципальных образовательных организаций, подведомственных управлению образованием Новолялинского городского округа, а Приказом Минобразования Московской области от 15.05.2009 N 1114 - Типовые штатные расписания государственных и муниципальных образовательных учреждений Московской области в части реализации ими основных общеобразовательных программ.

К сведению. Штатные расписания специальных (коррекционных) образовательных учреждений для обучающихся, воспитанников с отклонениями в развитии приведены в Приложении к Письму Минобразования России от 30.03.2000 N 27/909-6.

Какой же вывод можно сделать? Необходимость и обязательность штатного расписания очевидны. Те учреждения, для которых ведомственными нормативными актами утверждены типовые формы штатных расписаний, должны использовать именно их. Те учреждения, для которых такие акты не приняты, должны использовать форму Т-3.

Отдельно скажем про обязательность штатного расписания в филиалах учреждений. Филиалы и представительства - это, по сути, такие же структурные подразделения организации, как отдел, сектор или бюро. И чаще всего головная организация составляет одно штатное расписание, а надлежащим образом заверенную копию направляет в филиал или представительство. Однако иногда руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе "Наименование организации" необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе "Структурное подразделение", чем он и является.

Правила составления

Поскольку форма Т-3 самая объемная (по количеству граф) из тех, которыми пользуются, рассмотрим именно ее заполнение, не забывая о специфике различных сфер деятельности учреждений.

Итак, первым делом отметим, что организации вправе добавлять строки и графы в данную форму, а вот удалять - нет (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").

Вначале в форму Т-3 вносятся следующие сведения:

Затем нужно заполнить графы с 1 по 10.

Графы

Содержание

1 "Наименование структурного подразделения"

Здесь перечисляются как обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), так и внутренние подразделения (отделы, секторы и т.д.)

2 "Код"

Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации

3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации"

Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или положениям профессиональных стандартов.

Наименования должностей медицинских и фармацевтических работников берутся из Номенклатуры, утвержденной Приказом Минздрава России от 20.12.2012 N 1183н. А наименования должностей для органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования - из реестра должностей муниципальной службы в субъекте РФ

4 "Количество штатных единиц"

В данной графе указывается количество штатных единиц (в том числе неполных - 0,5, 0,25 и т.д.), определяемое вышестоящими организациями исходя из нормативов. Например, Нормативы штатной численности персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922, работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек - Приказом Минкультуры России от 01.09.2011 N 906, а в Приложении 2 к Порядку оказания медицинской помощи взрослому населению по профилю "анестезиология и реаниматология", утвержденному Приказом Минздрава России от 15.11.2012 N 919н, приведены Штатные нормативы группы анестезиологии-реанимации

5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб."

Указывается месячная заработная плата в рублевом исчислении или по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия, коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации

6 - 8 "Надбавки, руб."

Показываются доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ ("северные" надбавки, надбавки за особые условия труда и др.), а также установленные работодателем (за сложность, связанные с режимом работы и т.д.)

9 "Всего в месяц, руб."

Указывается сумма должностного оклада и надбавок - либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и пр.). Если оклад установлен в рублях, а надбавки - в процентах или коэффициентах, в этой графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, их устанавливающие

10 "Примечание"

В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т.д.

К сведению. В штатном расписании нельзя указывать "вилку" окладов для одной должности, так как работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Роструд в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1 рекомендует делать так: при установлении в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковыми, а так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.

Строка "Итого" формы Т-3 заполняется по графам 4 и 9. Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Результат по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.) сторону.

Вопрос: Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании?

Условие о ее размере указывается в графе 5, в которой отражается почасовая ставка (_____ руб/ч). При этом в столбце с примечанием указывается "Повременная система оплаты труда", а в графе 9 - число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки _____ руб/ч на среднемесячное число рабочих часов.

Утверждаем штатное расписание и вносим в него изменения

По общему правилу оно утверждается приказом или распоряжением руководителя учреждения. Реквизиты этого документа (дата и номер) заносятся в шапку формы Т-3. Об этом говорится не только в Постановлении N 1, но и в Единых рекомендациях по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2015 год <3> (п. 19) и в иных ведомственных актах (см., например, п. 4.1.5 Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной Приказом МЧС России от 03.12.2014 N 670).

<3> Утверждены Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24.12.2014, протокол N 11.

Однако нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Например, согласно п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний, утвержденного Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563, разработанные штатные расписания представляются на утверждение:

К сведению. После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок). В некоторых случаях подлежат регистрации и изменения, вносимые в штатное расписание.

Иногда во время работы возникает необходимость переименовать должность или структурное подразделение, ввести новый (или исключить) отдел или штатную единицу, изменить размеры окладов или надбавок и пр. В таком случае необходимо внести изменения в штатное расписание. Такое действие можно оформить двумя способами:

Полагаем, что при любом изменении удобнее утверждать новое расписание, чтобы не заглядывать лишний раз в другие документы, а сразу видеть новую структуру, должности и др. Приказ о внесении изменений издается в любом случае. Затем издается приказ об утверждении нового штатного расписания, причем следует указать дату, с которой новое расписание вступает в действие.

Обратим внимание на нюанс, связанный с исключением из штатного расписания структурных подразделений или штатных единиц. В таком случае происходит сокращение численности или штата работников. Если сокращаются вакантные должности, то расписание просто корректируется приказом. А если сокращаются должности, занятые работниками, необходимо соблюдать процедуру сокращения, определенную ст. 180 ТК РФ: уведомить работников персонально и под роспись о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. Причем изменения или новое штатное расписание не могут вступить в силу ранее двух месяцев с момента уведомления.

Если изменяются размеры окладов, наименования должностей или структурных подразделений, надо уведомить работников об этом. Если работники согласны на изменения, соблюдается порядок, установленный ст. 72 ТК РФ, то есть заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если же работники не согласны, изменения вносятся в порядке ст. 74 ТК РФ. При отказе сотрудника работать в новых условиях ему должна быть предложена другая имеющаяся работа. В случае отсутствия такой работы или отказе от предложенного трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Сроки хранения

Как и любой другой документ, образующийся в деятельности организации, штатное расписание хранится в течение определенного срока. Какого? Для ответа на вопрос обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно пп. "а" п. 71 данного Перечня штатное расписание должно храниться в организации постоянно. То есть если учреждение утвердило новое штатное расписание, это не значит, что нужно избавляться от старого, уже недействующего.

Проекты штатных расписаний должны храниться пять лет (п. 72 Перечня), переписка по разработке и изменению - три года после утверждения (п. 73 Перечня). А вот штатные расстановки - 75 лет (п. 74 Перечня).

К сведению. Штатная расстановка - документ, аналогичный штатному расписанию, но с указанием фамилий, имен и отчеств работников, занимающих определенные должности. Применение штатной расстановки помогает отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя в случае, если одна должность делится между несколькими работниками.

Подведем итог

В заключение рекомендуем вам не игнорировать штатное расписание, а отнестись к его составлению со всей ответственностью, ведь этот документ поможет обосновать отказ в приеме на работу, сокращение численности или штата работников, правильность установления окладов и тарифных ставок. Да и контролеры практически всегда требуют штатное расписание для проверки.

Т.В.Шадрина

Эксперт журнала

"Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"