Мудрый Экономист

Индивидуальный (персонифицированный) учет

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 5

Согласно ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ <1> учреждения обязаны представлять в соответствующий орган ПФР необходимые сведения о всех лицах, работающих у них по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, за которых они уплачивают страховые взносы, в целях персонифицированного учета застрахованных лиц. В этой статье рассмотрим, как организуется персонифицированный учет и как учреждения должны предоставлять в органы ПФР соответствующие сведения.

<1> Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

Индивидуальный (персонифицированный) учет - организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством РФ.

В целях реализации прав физических лиц на получение трудовой пенсии ПФР осуществляет прием и учет сведений о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также внесение указанных сведений в их индивидуальные лицевые счета.

Для этого учреждения - плательщики пенсионных взносов должны представлять в ПФР:

Рассмотрим порядок организации персонифицированного учета и передачи сведений в органы ПФР.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (далее - страховое свидетельство) - это документ, который содержит страховой номер физического лица, дату его регистрации в ПФР и некоторые анкетные данные (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 27-ФЗ). Такое свидетельство подтверждает факт регистрации его в качестве застрахованного лица.

Данные страхового свидетельства необходимы учреждению при подаче в ПФР сведений о застрахованных лицах. Поэтому физические лица при поступлении на работу или заключении гражданско-правовых договоров обязаны предъявить работодателю свое страховое свидетельство (п. 3 ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ).

В случае его отсутствия физическое лицо обязано обратиться к работодателю с соответствующим заявлением о выдаче ему страхового свидетельства впервые или о выдаче дубликата (взамен утраченного).

На застрахованное лицо, не зарегистрированное в системе обязательного пенсионного страхования, учреждение представляет анкету застрахованного лица в территориальный орган фонда в течение двух недель с даты заключения договора (п. 9 Инструкции N 987н <2>). В свою очередь, территориальное отделение ПФР в трехнедельный срок с момента их получения обязано открыть физическому лицу индивидуальный лицевой счет, оформить страховое свидетельство и направить его в учреждение вместе с сопроводительной ведомостью (п. п. 9 - 13 Инструкции N 987н).

<2> Инструкция о Порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н.

Страховое свидетельство учреждение должно выдать работнику в течение недели после его получения. Причем работник должен расписаться в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции N 987н). А ведомость нужно переслать обратно в свое отделение ПФР в месячный срок (п. 17 Инструкции N 987н).

Заявление о получении дубликата страхового свидетельства (ф. АДВ-3) учреждение отправляет в ПФР вместе с описью документов (ф. АДВ-6-1). В течение одного месяца территориальное отделение ПФР принимает решение о выдаче дубликата свидетельства и направляет такой дубликат в учреждение. Выдать свидетельство работнику на руки нужно не позднее недели со дня его получения. Кроме того, работник должен расписаться в получении свидетельства в сопроводительной ведомости (п. п. 14, 28 Инструкции N 987н).

Представление индивидуальных сведений

Учреждение должно ежеквартально представлять в территориальный орган ПФР относящиеся к отчетному периоду индивидуальные сведения в отношении каждого работающего у него застрахованного лица (п. 30 Инструкции N 987н).

Индивидуальные сведения представляются учреждениями в письменной или электронной форме в соответствии с Инструкцией N 987н и Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (п. 57 Инструкции N 987н).

Сведения персонифицированного учета представляются не отдельно, а в составе расчета по форме РСВ-1 ПФР (п. 2 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ), утвержденной Постановлением Правления ПФР N 2п <3>, в следующие сроки:

<3> Постановление Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п "Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, и Порядка ее заполнения".

Данным Постановлением утвержден также Порядок заполнения названной формы (далее - Порядок N 2п).

Сведения персонифицированного учета указываются в разд. 6 формы РСВ-1 ПФР. Этот раздел заполняется и представляется на всех застрахованных лиц, в пользу которых в отчетном периоде начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Согласно п. 33 Порядка N 2п при заполнении обозначенного раздела необходимо учитывать следующее:

Раздел 6 состоит из нескольких подразделов (6.1 - 6.8). Рассмотрим порядок их заполнения, то есть порядок предоставления индивидуальных сведений о застрахованных лицах.

Подраздел 6.1 "Сведения о застрахованном лице". В этом подразделе указываются сведения о застрахованном лице: фамилия, имя, отчество и номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Указанные сведения отражаются в именительном падеже (п. п. 34 - 35.4 Порядка N 2п).

Подраздел 6.2 "Отчетный период". В данном подразделе нужно указать:

Согласно п. п. 36 - 36.2 Порядка N 2п каждому отчетному периоду соответствует свой код:

Подраздел 6.3 "Тип корректировки сведений". В данном подразделе нужно заполнить тип корректировки сведений (п. п. 37 - 37.4 Порядка N 2п). При этом символом "Х" нужно отметить необходимый тип: исходная, корректирующая, отменяющая. Сведения с разными типами корректировок следует формировать в отдельные пачки документов (п. 33 Порядка N 2п).

Указывать тип "исходная" нужно в том случае, если отчетность подается:

Поля "Отчетный период (код)" и "Календарный год" не заполняются (п. 37.4 Порядка N 2п).

Если учреждению нужно исправить ранее поданные сведения о застрахованном лице, то следует указать тип "корректирующая". При этом нужно отразить, за какой период внесены изменения. Кроме того, обязательными для заполнения являются реквизиты:

В корректирующий разд. 6 вносятся все сведения, в том числе не требующие исправления (п. 37.2 Порядка N 2п).

Раздел 6 с типом корректировки "корректирующая" следует представлять вместе с разд. 6 с типом "исходная", в котором была обнаружена ошибка.

Тип корректировки "отменяющая" нужно указывать, если представляются сведения, которые полностью отменяют поданные ранее. Также отражается отчетный период, за который отменяются исходные данные. При этом обязательным для заполнения являются реквизиты:

Раздел 6 с типом корректировки "отменяющая" представляется вместе с разд. 6 с типом "исходная", в котором была обнаружена ошибка.

Подраздел 6.4 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица". Согласно п. 38 Порядка N 2п в этом подразделе отражается сумма выплат и вознаграждений, начисленных учреждением в пользу работника с указанием кода категории застрахованного лица. При указании нескольких кодов количество строк в подразделе, соответственно, увеличивается.

В графах названного подраздела по строке 400 (410 и т.д.) указываются значения соответствующих показателей нарастающим итогом с начала расчетного периода, в рублях и копейках.

По строкам 401 (411 и т.д.), 402 (412 и т.д.), 403 (413 и т.д.) проставляются значения показателей соответственно за первый, второй и третий месяц последнего отчетного периода, в рублях и копейках.

При отсутствии выплат строки не заполняются.

В графе 3 указывается код категории застрахованного лица в соответствии с Классификатором параметров, используемых при заполнении персонифицированных сведений, согласно Приложению 2 к Порядку N 2п.

В графе 4 прописывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных учреждением страховых взносов в пользу физического лица в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ <4>.

<4> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

В графе 5 указывается база для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование с сумм выплат и иных вознаграждений, не превышающих предельной величины базы для начисления страховых взносов (в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам).

В графе 6 отражается база для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование с сумм выплат и иных вознаграждений, не превышающих предельной величины базы для начисления страховых взносов, по гражданско-правовым договорам.

Подраздел 6.5 "Сведения о начисленных страховых взносах". Согласно п. 40 Порядка N 2п в этом подразделе отражается сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, которая начислена по всем тарифам за последние три месяца отчетного периода с выплат и вознаграждений, не превышающих (с начала года) предельной величины базы для начисления страховых взносов. Подраздел 6.5 не заполняется:

Если в течение отчетного периода изменен код категории застрахованного лица, в подразделе 6.5 отражается итоговая сумма начисленных страховых взносов по всем категориям застрахованных лиц.

Подраздел 6.6 "Информация о корректирующих сведениях". Этот подраздел заполняется в формах с типом сведений "исходная" в случае, если в последние три месяца отчетного периода плательщиком страховых взносов корректируются данные, представленные в предыдущие отчетные периоды (п. 41 Порядка N 2п).

При наличии данных в подразделе 6.6 дополнительно в обязательном порядке представляются корректирующие (отменяющие) разд. 6 и (или) формы СЗВ-6-1, и (или) СЗВ-6-2, и (или) СЗВ-6-4.

Корректирующие (отменяющие) сведения представляются по формам представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета, действовавшим в том периоде, за который выявлены ошибки (искажения).

При корректировке сведений за отчетные периоды начиная с I квартала 2014 г. сведения о сумме доначисленных страховых взносах указываются в графе 3.

При корректировке сведений за отчетные периоды 2010 - 2013 гг. сведения о сумме доначисленных страховых взносов отражаются в графах 4 и 5.

Подраздел 6.7 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица, занятого на соответствующих видах работ, с которых начислены страховые взносы по дополнительному тарифу для отдельных категорий плательщиков страховых взносов, указанных в частях 1, 2 и 2.1 статьи 58.3 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ". В этом подразделе прописывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисляемых учреждениями в пользу физического лица, занятого на работах, дающих право на досрочное назначение пенсии, за последние три месяца отчетного периода с помесячной разбивкой, в рублях и копейках.

При указании нескольких кодов специальной оценки условий труда количество строк в подразделе 6.7 должно быть соответственно увеличено.

Подробное описание заполнения граф обозначенного подраздела приведено в Порядке N 2п.

Подраздел 6.8 "Период работы за последние три месяца отчетного периода". В названном подразделе отражаются данные о периоде работы за последние месяцы отчетного периода.

При заполнении этого подраздела необходимо учитывать следующие моменты:

Более подробно о заполнении названного подраздела можно узнать из Порядка N 2п.

Индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган ПФР учреждением, заверяются подписью руководителя и печатью учреждения.

Лицевой счет застрахованного лица

Согласно п. 50 Инструкции N 987н на каждое застрахованное лицо, зарегистрированное в системе обязательного пенсионного страхования, ПФР открывает лицевой счет с постоянным номером.

Лицевой счет ведется ПФР в течение жизни застрахованного лица.

Поступившие от учреждения соответствующие сведения о застрахованных лицах учитываются на их лицевых счетах.

Территориальные органы ПФР осуществляют прием индивидуальных сведений застрахованных лиц, проверяют правильность заполнения форм документов персонифицированного учета, содержащих индивидуальные сведения, представленных учреждениями, производящими выплаты физическим лицам, и затем вносят указанные сведения в лицевые счета.

Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей индивидуального (персонифицированного) учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", хранятся в территориальных органах фонда не менее шести лет с даты назначения трудовой пенсии застрахованному лицу (п. 59 Инструкции N 987н).

Ответственность за непредставление индивидуальных сведений

В силу ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ за непредставление в определенные сроки необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования сведений либо представление страхователем неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах к такому страхователю применяются финансовые санкции в виде взыскания 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате в ПФР за последние три месяца отчетного периода, за который не представлены в установленные сроки либо представлены неполные и (или) недостоверные сведения о застрахованных лицах. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.

В то же время п. 1 ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ предусмотрено, что за непредставление плательщиком страховых взносов в предусмотренный срок расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту учета влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% названной суммы и не менее 1000 руб.

Таким образом, за одно правонарушение учреждение может быть оштрафовано дважды.

Минтруд России в своих Письмах от 08.04.2014 N 17-3/В-142, от 04.04.2014 N 17-3/В-138 выразил мнение, что при привлечении учреждений к ответственности за непредставление единой формы отчетности в ПФР следует руководствоваться принципом однократности привлечения лица к ответственности за совершение конкретного правонарушения: недопустимо дважды привлекать его к ответственности за совершение одного и того же правонарушения, а именно за непредставление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в установленный Федеральным законом N 212-ФЗ срок.

В связи с этим за несвоевременное представление объединенной отчетности в ПФР к плательщикам страховых взносов применяются только санкции, предусмотренные ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ. Применять к учреждению штрафные санкции в соответствии со ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ, по мнению специалистов Минтруда, нужно за представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета с нарушением установленных сроков за прошлые отчетные периоды, то есть за периоды до 2014 г., когда такие сведения являлись отдельной отчетностью, направляемой в ПФР.

И.Зернова

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"