Мудрый Экономист

О единых правилах применения и заполнения форм первичных учетных документов, а также формирования регистров бухгалтерского учета

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 5

Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н) вводятся единые правила применения и заполнения форм первичных учетных документов, а также формирования регистров бухгалтерского учета в госсекторе. О том, каковы эти правила, расскажем в представленной статье.

Приказом N 52н утверждены:

В Перечне представлены:

Какими документами регулируется порядок заполнения унифицированных форм? Порядок заполнения данных форм приведен в Методических указаниях, которые состоят из двух разделов:

На какие учреждения распространяется действие Методических указаний? Методические указания устанавливают в целях организации ведения бухгалтерского учета единые правила применения и заполнения форм первичных (сводных) учетных документов, а также формирования регистров бухгалтерского учета класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД <1> субъектами бухгалтерского учета.

<1> Приведены в Перечне.

В целях применения Методических указаний под субъектами учета понимаются:

Какова структура унифицированных форм? Унифицированные формы документов разработаны с применением наименований реквизитов и соответствующих им кодов в соответствии с общероссийскими классификаторами (классификациями) технико-экономической информации при автоматизированной обработке информации и обмене ею.

Унифицированные формы документов состоят из трех частей:

Заголовочная часть формы документа содержит следующие реквизиты, общие для всех форм:

Обратите внимание! В зависимости от содержания операции заголовочная часть форм документов кроме общих реквизитов дополняется реквизитами, характерными для конкретного документа (например, грифом утверждения, грифом согласования с внешними субъектами учета, наименованием иного участника операции (главного распорядителя средств бюджета, учредителя и др.), идентификатором сведений о физическом лице - учетными номерами и кодами с отражением в кодовой зоне идентификационных кодов (ОКПО, главы по БК, ИНН, КПП, табельного номера, СНИЛС), наименованием объекта учета по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) и др.).

Содержательная часть формы документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, содержащих наименования показателей, а при наличии - коды показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и (или) денежном выражении.

Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой), номер контактного телефона.

Каковы особенности оформления документов в электронном виде? Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе - в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики.

При условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или лиц, ими уполномоченных, книга скрепляется печатью субъекта учета.

К сведению. При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета.

Можно ли изменять и дополнять формы первичных документов и регистров? В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные).

Кроме того, для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике, учреждения могут ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели. При этом удаления отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных Приказом N 52н, не допускается.

Обратите внимание! Форматы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены.

На практике при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета являются допустимыми:

Каковы особенности заполнения отдельных форм документов? С учетом специфики нашего журнала нам интересны отдельные формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора" ОКУД. Приведем их в виде таблицы.

N п/п

Код формы документа

Наименование формы документа

...

...

...

17

0504401

Расчетно-платежная ведомость

18

0504402

Расчетная ведомость

19

0504403

Платежная ведомость

20

0504417

Карточка-справка

21

0504421

Табель учета использования рабочего времени

22

0504425

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях

23

0504501

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам

24

0504505

Авансовый отчет

...

...

...

Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) применяется для отражения:

Основаниями для начисления заработной платы, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых физическим лицам, служат:

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению (его структурным (обособленным) подразделениям, филиалам), подписывается исполнителем, ответственным за формирование (расчет) ведомости, и лицом, проверившим ее, а затем подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В случае если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе "Сумма к выдаче" напротив фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графу "Выплаты в межрасчетный период".

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем централизованной бухгалтерии и исполнителем. Разрешение на выплату сумм по расчетно-платежной ведомости подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и руководителем централизованной бухгалтерии (уполномоченным им лицом).

Расчетная ведомость (ф. 0504402) используется для отражения:

Выдача наличных денег в этом случае производится по платежной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).

Платежная ведомость (ф. 0504403) применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляются в межрасчетный период и не совпадают с составлением общего расчета.

Карточка-справка (ф. 0504417) используется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения. В ней помимо общих сведений о работнике ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), суммы к выдаче.

Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) и расчетной ведомости (ф. 0504402).

Учреждение вправе использовать карточку-справку для обобщения сведений о суммах вознаграждений, начисленных (выплаченных) физическому лицу - исполнителю работ (услуг) по гражданско-правовым договорам, заключенным с учреждением.

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.

Обратите внимание! Выбор способа заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования его учетной политики.

Перечислим основные моменты, связанные с его оформлением. Итак, табель учета использования рабочего времени:

Изменения в списочном составе работников вносятся в табель на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).

Как уже было отмечено, в табеле регистрируются или случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени.

При выборе первого способа оформления табеля в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.

При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

В сроки, установленные порядком документооборота в учреждении, работник, ответственный за ведение табеля, отражает количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, на которое возложена обязанность по его ведению.

К сведению. Заполненный табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0504402).

Методическими указаниями предусмотрены следующие условные обозначения, применяемые при заполнении табеля.

Наименование показателя

Код

Выходные и нерабочие праздничные дни

В

Работа в ночное время

Н

Выполнение государственных обязанностей

Г

Очередные и дополнительные отпуска



О

Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам

Б

Отпуск по уходу за ребенком

ОР

Часы сверхурочной работы

С



Прогулы

П

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

Неявки с разрешения администрации

А

Выходные по учебе



ВУ

Учебный дополнительный отпуск

ОУ

Замещение в 1 - 3-м классах

ЗН

Замещение в группах продленного дня



ЗП

Замещение в 4 - 11-м классах

ЗС

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

РП

Фактически отработанные часы

Ф



Служебные командировки

К

Обратите внимание! Учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление табеля, факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска и т.д., в том числе в связи с поздней подачей документов), а также выявленных ошибок оно обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель, составленный с учетом изменений, в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.

Данные корректирующего табеля (ф. 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

Обратите внимание! Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы. Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию табеля (ф. 0504421) определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики в части графика документооборота.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425) применяется при расчете среднего заработка:

Сведения о виде отпуска, датах начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении работнику отпуска.

Таблица "Заработная плата по месяцам" заполняется на основании карточки-справки (ф. 0504417). Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев. Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы "Всего за год" переносится на стр. 2 в соответствующие графы строки 04 "Итого за расчетные месяцы".

В таблице для расчета начисленной заработной платы строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет три месяца. Количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде отражаются на основании карточки-справки (ф. 0504417) с учетом положений, установленных законодательством о труде.

Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и кредиту соответствующих счетов.

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501) применяется при оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу). Ведомости составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Авансовый отчет (ф. 0504505) используется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет на оборотной стороне графы 1 - 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В заключение еще раз отметим, что единые правила применения и заполнения форм первичных учетных документов, а также формирования регистров бухгалтерского учета являются обязательными для применения в госсекторе. При этом положения Приказа N 52н применяются при формировании учетной политики учреждения начиная с 2015 г.

Г.И.Демидов

Эксперт журнала

"Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"