Мудрый Экономист

Отдельные вопросы по учету канцелярских товаров

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 5

Все учреждения без исключения при осуществлении своей деятельности используют канцелярские принадлежности. В статье рассмотрим их учет, а также порядок приобретения и списания.

Калькулятор: ОС или МЗ?

Канцелярские товары - это изделия и принадлежности, используемые для переписки и оформления документации. Они составляют отдельную статью в расходах любого учреждения. Нередко, покупая офисную бумагу, ручки, скрепки, ластики и линейки, учреждение приобретает и калькуляторы. Современные производители предлагают различные модели - от бюджетных до самых дорогих. Можно ли калькуляторы учитывать в составе материальных запасов?

Пунктом 38 Инструкции N 157н <1> установлено, что материальные объекты имущества принимаются к учету в качестве основных средств, если:

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

К основным средствам не относятся предметы, служащие менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, материальные объекты имущества, в соответствии с п. 99 Инструкции N 157н относящиеся к материальным запасам. Срок полезного использования объектов основных средств определяется в силу п. 44 Инструкции N 157н.

Отметим, что объекты основных средств принимаются к учету согласно требованиям классификации основных средств, которая установлена ОК 013-94 "Общероссийский классификатор основных фондов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359 (п. п. 45, 53 Инструкции N 157н). На основании данного Классификатора калькуляторы относятся к оргтехнике. В свою очередь, оргтехника и вычислительная техника являются информационным оборудованием. Таким образом, независимо от стоимости, калькуляторы учитываются в составе основных средств.

В силу Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации <2> расходы на приобретение материальных запасов отражаются по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов", а расходы на приобретение основных средств - по статье 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ. Поэтому расходы на приобретение калькулятора необходимо отнести на статью 310 КОСГУ.

<2> Утверждены Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.

Пример 1. Работнику бюджетного учреждения спорта был выдан аванс в сумме 5000 руб. на приобретение канцелярских принадлежностей (бумаги для принтера, степлера, ручек, карандашей, ластиков).

Им был представлен авансовый отчет на общую сумму 4640 руб. В соответствии с приложенными документами были приобретены:

Все расходы произведены за счет средств, полученных от платных услуг.

Исходя из условий примера денежные средства из кассы учреждения были выданы по статье 340 КОСГУ на приобретение канцтоваров. Работник вместо материальных запасов приобрел основное средство (калькулятор), таким образом, по статье 310 КОСГУ имеется перерасход на сумму покупки, а по статье 340 - остаток неизрасходованных средств. Следовательно, работник должен вернуть в кассу учреждения 3635 руб. (5000 - 1365 (150 + 165 + 1050)). Одновременно на основании принятого руководителем решения учреждению следует возместить сотруднику расходы, понесенные им при покупке калькулятора, в сумме 3275 руб.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 174н <3> будут сделаны следующие записи.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы денежные средства из кассы учреждения под отчет

2 208 34 560

2 201 34 610

5000

Оприходованы канцелярские товары согласно представленному авансовому отчету

2 105 36 340

2 208 34 660

1365

Оприходован калькулятор на основании представленного авансового отчета

2 106 31 310

2 101 34 310

2 208 31 660

2 106 31 310

3275

Отражено внесение остатка денежных средств в кассу учреждения по статье 340 КОСГУ

2 201 34 510

2 208 34 660

3635

Отражена выдача из кассы денежных средств на возмещение расходов на покупку калькулятора

2 208 31 560

2 201 34 610

3275

Как определить срок полезного использования у дырокола?

Исходя из определения, приведенного в п. 38 Инструкции N 157н, в состав основных средств включается не только калькулятор, но и дырокол, а также канцелярские ножницы, поскольку они используются в деятельности учреждения более года.

Как правило, гарантийный срок использования (срок эксплуатации) канцелярского товара (в данном случае - дырокола), рекомендуемый изготовителем, указывается на его упаковке либо в соответствующих сертификатах на товар, поэтому при приобретении товара следует внимательно изучить инструкцию по его использованию, а также иные данные о товаре, прописанные изготовителем.

Если сведения о сроке полезного использования отсутствуют и в документах производителя, его можно установить комиссионно с учетом ожидаемого срока использования этого товара.

Кроме того, в учетной политике можно закрепить положение о том, что все дешевые канцелярские товары (к примеру, стоимостью до 1000 руб.) следует признавать материальными запасами. Также можно привести перечень канцелярских товаров, в отношении которых учреждение установило срок полезного использования более 12 месяцев (то есть товаров, относящихся к объектам основных средств).

Напомним, что на объекты основных средств стоимостью до 3000 руб. амортизация не начисляется и при вводе в эксплуатацию они списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации" (п. п. 50, 92 Инструкции N 157н). Инвентарный номер таким основным средствам не присваивается.

Как списывать офисную бумагу и ручки с учета?

Как уже было отмечено выше, канцелярские товары - это изделия и принадлежности, используемые для переписки и оформления документации, поэтому такие товары, как бумага, ручки, карандаши, переходят в разряд материальных запасов. Они списываются по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Один из указанных способов применяется в течение финансового года непрерывно (п. 108 Инструкции N 157н). Основанием для списания с учета являются:

На практике чаще всего интерес вызывает не сам процесс списания, а нормативы списания данных материальных запасов. Отметим, что законодательно нормы расхода канцелярских принадлежностей не установлены. Потребность в том или ином виде материалов (бумаге, ручках, карандашах и т.д.) определяют, как правило, на основании сложившейся за предыдущие годы практики, но учреждение вправе рассчитать свой норматив. Он основывается на данных, полученных путем замера. Например, в учетной политике учреждения спорта может быть установлено следующее: канцелярские товары приобретаются централизованно и передаются на нужды учреждения через склад. Принятие к учету осуществляется на основании документов от поставщика (товарных накладных, товарных чеков (при оплате через подотчетное лицо)). Передача материальных запасов, не превышающих 3000 руб. за единицу учета, со склада в структурные подразделения производится на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) по мере необходимости в соответствии с установленными в учреждении нормами расходования материальных запасов на нужды учреждения. В случае если стоимость одной единицы учета превышает 3000 руб., их списание оформляется актом о списании материальных запасов (ф. 0504230) в установленном порядке (на основании решения комиссии) по фактической стоимости каждой единицы.

В учетной политике может быть установлено, что канцелярские товары приобретаются непосредственно материально ответственными лицами в соответствующих подразделениях. Поступление и выбытие таких товаров отражаются в учете на основании указанных выше документов.

Аналитический учет канцелярских товаров должен вестись по их группам (видам), наименованиям, количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения, с учетом положений, предусмотренных отраслевыми особенностями, на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции N 157н). Напомним, что заполнение карточки начинается с переноса остатков на начало года. Записи ведутся на основании первичных учетных документов, приложенных к журналам операций (ф. 0504071), в количественном и стоимостном выражении и составляются отдельно по каждому материально ответственному лицу.

Пример 2. Автономным учреждением спорта через подотчетное лицо была приобретена офисная бумага. Оплата осуществлялась за счет средств субсидии на выполнение государственного задания с использованием корпоративной банковской карты посредством электронного терминала. Приобретено 100 пачек бумаги "Снежинка" по цене 220 руб. за пачку. Учетной политикой установлено, что выдача бумаги осуществляется по норме 2 пачки на месяц. В текущем месяце бумага была выдана 4 отделам (то есть в количестве 8 пачек).

Списание выданных работникам канцелярских товаров для использования в рамках выполнения государственного задания производится на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 183н <4> будут сделаны следующие записи.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены с лицевого счета учреждения денежные средства на банковскую карту

4 210 03 000

4 201 11 000

22 000

Списаны с банковской карты денежные средства в оплату канцелярских товаров

4 208 34 000

4 210 03 000

22 000

Приняты к учету канцелярские товары на склад

4 105 36 000

4 208 34 000

22 000

Выданы со склада канцелярские товары

4 109 60 272

4 105 36 000

1760

<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Заключение

Кратко сформулируем основные выводы.

  1. В соответствии с Инструкцией N 157н канцелярские товары могут быть отнесены как к основным средствам, так и к материальным запасам. Основным критерием отнесения канцелярского товара к тем или иным объектам нефинансовых активов является срок его полезного использования.
  2. В учетной политике учреждения требуется закрепить положение о том, что все недорогостоящие канцелярские товары (к примеру, стоимостью до 1000 руб.) следует признавать материальными запасами. Также можно привести перечень канцелярских товаров, в отношении которых учреждение установило срок полезного использования более 12 месяцев (то есть товаров, относящихся к объектам основных средств).
  3. Аналитический учет канцелярских товаров ведется по их группам (видам), наименованиям, количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
  4. Основанием для списания с учета канцелярских товаров являются ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) и акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).
  5. Законодательно нормы расхода канцелярских принадлежностей не установлены. На основании практики, сложившейся за предыдущие годы, учреждение вправе рассчитать свой норматив, утвердив его положениями учетной политики.

М.Зарипова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"