Мудрый Экономист

Типичные вопросы, связанные с временным отсутствием бухгалтера

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 5

Перечень ситуаций, связанных с временным отсутствием бухгалтера, достаточно широк: соответствующая должность может временно оставаться вакантной или же бухгалтер может отсутствовать по причине нахождения в ежегодном отпуске, в связи с временной нетрудоспособностью, нахождением в отпуске по беременности и родам и т.п. В настоящей публикации даны ответы на вопросы практикующих специалистов, касающиеся трудовых отношений с работниками бухгалтерии.

Что делать, если главный бухгалтер уходит в декрет?

В силу ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

На период отсутствия сотрудника в связи с нахождением в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком за ним сохраняется место работы и должность. Поэтому принять другого человека можно только на условиях срочного трудового договора.

При обозначении срока окончания трудового договора в кадровых документах лучше не указывать календарную дату окончания отпуска по уходу за ребенком (даже если сотрудница уверяет, что не вернется на работу ранее исполнения ребенку трех лет). Дело в том, что декретнице предоставлено право досрочно прервать отпуск по уходу за ребенком. В таком случае она сможет выйти на работу, а работодатель рискует столкнуться с весьма неприятной ситуацией в случае нежелания сотрудника, ее заменяющего, прекратить работу в учреждении. Ведь недопустимо, чтобы в учреждении числилось два главных бухгалтера.

Поэтому в срочном трудовом договоре лучше указать, что он заключен до окончания отпуска по уходу за ребенком прежнего главного бухгалтера. Нормам трудового законодательства данный порядок не противоречит. В таком случае указанных проблем не возникнет.

При этом может возникнуть вопрос: можно ли заключить срочный трудовой договор ранее начала отпуска по беременности и родам главного бухгалтера?

Учитывая положения ст. ст. 122, 260 ТК РФ, можно сделать вывод, что женщинам по их заявлению о предоставлении оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам очередной отпуск должен быть предоставлен независимо от времени непрерывной работы. Кроме того, до наступления декретного отпуска женщина может находиться на больничном.

То есть на практике возможна ситуация, когда период отсутствия декретницы начинается ранее начала отпуска по беременности и родам. А с учетом того факта, что без главного бухгалтера учреждение функционировать не может, возникает необходимость приема нового сотрудника (несмотря на то что прежний главный бухгалтер еще не числится в декрете).

На наш взгляд, нет никаких препятствий для оформления срочного трудового договора в рассматриваемой ситуации. Статьей 59 ТК РФ предусмотрено заключение срочного трудового договора только на период отсутствия сотрудника без детализации причин такого отсутствия. Против заключения срочного трудового договора на период ежегодного отпуска не возражают и судьи. Так, например, в Решении Минусинского городского суда Красноярского края от 02.11.2010 N 2-2877/2010 рассмотрена следующая ситуация. Декретница решила использовать ежегодный отпуск непосредственно перед отпуском по беременности и родам. Работодатель вначале заключил с кандидатом на должность срочный трудовой договор на период ежегодного отпуска декретницы. Затем срок трудового договора был продлен до окончания отпуска по уходу за ребенком отсутствующей сотрудницы. Суд против такого подхода не возражал.

Как быть, если в учреждении имеется только один бухгалтер?

Рассмотрим две ситуации: когда наличие только одного бухгалтера может быть предусмотрено штатной численностью и когда только один бухгалтер в учреждении может работать в связи с тем, что остальные должности в бухгалтерии временно остаются вакантными.

Если в учреждении имеется только одна штатная должность бухгалтера, возникает вопрос: правильно именовать этого сотрудника главным бухгалтером, учитывая, что иных бухгалтеров в учреждении нет, или же правильно именовать его бухгалтером, принимая во внимание такой обязательный реквизит многих учетных документов, как подпись главного бухгалтера?

Однозначного ответа на данный вопрос нормы действующего законодательства РФ не содержат. Вместе с тем предпочтительнее именовать сотрудника главным бухгалтером. Дело в том, что существуют такие финансовые и бухгалтерские документы, которые подписывать должен только главный бухгалтер независимо от того, есть у него в подчинении кто-то или нет.

Рассмотрим и иную ситуацию. Предположим, в учреждении по штатному расписанию имеется как главный бухгалтер, так и бухгалтер, причем одна из должностей по каким-либо причинам остается вакантной. Если принятый бухгалтер всю работу делает один, возникает вопрос: можно ли в данном случае оформить доплату за совмещение должностей?

Совмещение должностей бухгалтера и главного бухгалтера законодательству не противоречит. При этом применяется общий кадровый порядок оформления, предусмотренный действующим трудовым законодательством РФ.

В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату. Перечень документов, которые необходимо оформить в случае совмещения, будет следующим.

Во-первых, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору со штатным сотрудником. В данном документе нужно указать:

Во-вторых, на основе заключенного дополнительного соглашения работодателю необходимо издать приказ о совмещении. Унифицированного бланка данного документа нет, поэтому указанный приказ можно оформить в произвольной форме.

Достаточно часто у практикующих специалистов возникает вопрос: не будет ли являться нарушением трудового законодательства установление доплаты в символическом размере (например, 100 руб. в месяц)?

В ТК РФ не содержится требование о минимальном и максимальном размере доплаты за совмещение. Поэтому можно говорить о том, что указанный порядок законодательству не противоречит.

Хотелось бы подчеркнуть, что в трудовой книжке сотрудника пометку о совмещении профессий (должностей) делать не нужно. Также нет необходимости делать какие-либо пометки в табеле учета рабочего времени. Ведь совмещение - это поручение сотруднику с его письменного согласия дополнительной работы в течение его же рабочего времени.

Можно ли бухгалтеру установить разъездной характер работ?

Бывают случаи, когда бухгалтер учреждения часто отсутствует на работе в связи с необходимостью поездок в вышестоящие (нижестоящие, контрольные) организации. Поэтому может возникнуть вопрос: можно ли установить ему разъездной характер работы с предоставлением соответствующих гарантий и компенсаций?

Напомним, что в силу ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

По мнению автора, на этот вопрос следует ответить отрицательно и вот почему. В ст. 168.1 ТК РФ говорится о сотрудниках, постоянная работа которых связана с разъездами. Для бухгалтера же большое количество поездок нетипично.

Можно ли в период отсутствия сотрудника поменять его должностную инструкцию (должностной регламент)?

Должностные регламенты (должностные инструкции) разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника, и если руководство учреждения принимает решение дополнить указанные документы в период отсутствия бухгалтера, необходимо принимать во внимание следующее.

Без согласия сотрудника менять трудовую функцию работодатель не вправе. Напомним, что в силу ст. 15 ТК РФ под трудовой функцией понимаются работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы.

Положений о необходимости заранее уведомить сотрудника об изменении должностной инструкции (должностного регламента) нормы действующего законодательства РФ не содержат.

Правило об уведомлении сотрудника за два месяца до внесения изменений действует только в случае изменения организационных и технологических условий труда. Об этом говорится в ст. 74 ТК РФ. В данном случае сотрудник может не согласиться на работу в новых условиях, что повлечет перевод на иную должность или увольнение.

Если же изменение должностной инструкции (должностного регламента) не связано с изменением условий трудового договора (контракта), работодатель может принять решение об изменении должностного регламента (должностной инструкции) в период отсутствия сотрудника (в том числе бухгалтера). Впоследствии (после возвращения на работу) сотрудника нужно ознакомить с указанными документами в новой редакции.

Н.Фимина

Эксперт журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"