Мудрый Экономист

Новый приказ о формах первичных учетных документов

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 5

Уже неоднократно финансовое ведомство планировало внести изменения в Приказ N 173н <1>, касающиеся форм первичных учетных документов. Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н) утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета и Методические указания по их применению для государственного сектора экономики. Его положения необходимо применять при формировании учетной политики учреждений начиная с 2015 г. В настоящее время документ находится на регистрации в Минюсте. В статье рассмотрим, какие изменения коснулись форм и порядка их применения и заполнения.

<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Сравнительная характеристика Приказов N N 52н и 173н

В новом принятом документе приведены формы всех используемых документов и Методические указания по их применению. При сравнении новых форм документов с действовавшими ранее видно, что они претерпели достаточно серьезные изменения.

Как и раньше, документы входят в два перечня:

Перечень 1 состоит из трех разделов. Раздел 1, в котором приведены формы документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" ОКУД, довольно сильно сократился. В нем остались всего четыре позиции:

Раздел 2, состоящий из форм документов класса 04 "Унифицированная система банковской документации" ОКУД, дополнен новым документом - инкассовым поручением (ф. 0401071).

Раздел 3, в котором представлены формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора" ОКУД, претерпел наибольшие изменения.

В таблице приведем документы, которыми дополнен данный раздел и которые исключены из него.

Наименование формы документа

Код формы

Формы новых документов

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов

0504101

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов

0504102

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств

0504103

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)

0504104

Акт о списании транспортного средства

0504105

Требование-накладная

0504204

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону

0504205

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование

0504206

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)

0504207

Акт приемки материалов (материальных ценностей)

0504220

Расчетная ведомость

0504402

Авансовый отчет

0504505

Исключенные формы документов

Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса

0531728

Справка о финансировании и кассовых выплатах

0531811

Новые документы, включенные в Перечень 1

Рассмотрим порядок применения и заполнения новых документов, включенных в Перечень 1, приведенный в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (Приложение 5 к Приказу N 52н).

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Данный документ разработан взамен акта о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), акта о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030), акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031). Он оформляется при передаче как одного, так и нескольких нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе при:

Передача вложений в объекты недвижимого имущества также оформляется с помощью данного документа.

Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения акта о приеме-передаче (ф. 0504101) при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов.

Нефинансовые активы включают в себя основные средства, нематериальные активы, непроизведенные активы, материальные запасы, имущество государственной (муниципальной) казны, иные виды материальных ценностей (п. 22 Инструкции N 157н <2>).

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102). Данный документ применяется для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, в том числе основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведенной учреждением, из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому внутри учреждения вместо накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032).

Накладная (ф. 0504102) выписывается передающей стороной (структурным подразделением - отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица, передающего объект основных средств, третий экземпляр передается материально ответственному лицу, принимающему объект основных средств.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031).

Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Он применяется для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов основных средств, переданных (полученных) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации. Ранее документ с таким наименованием относился к документам класса 03 ОКУД и имел номер 0306002.

Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения акта (ф. 0504103) при модернизации нематериальных активов.

В нем содержатся сведения о сроках проведения работ по договору и фактически сведения об объекте основных средств и о расходах на проведение указанных работ.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в учреждении, второй передается организации, проводившей работы.

Акт (ф. 0504103) подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Данные о ремонте, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031).

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Данная форма составляется комиссией по поступлению и выбытию активов на основании решения указанной комиссии о необходимости списания объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением) взамен формы 0306003.

Акт о списании (ф. 0504104) оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества акт о списании (ф. 0504104) составляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

К оформленному документу прикладываются копии инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф. 0504031), сформированные на дату его составления.

Акт должен быть подписан членами комиссии по поступлению и выбытию активов.

После принятия оформленного акта о списании (ф. 0504104), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) отражает бухгалтерские записи по списанию объектов в разделе "Отметка бухгалтерии о списании".

На основании акта делается отметка о выбытии объекта в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) в разд. 3 "Движение объекта основных средств".

Данный документ служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105). Он оформляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов на основании решения указанной комиссии о списании объекта транспортного средства. Ранее для этого применялась форма 0306004. Этим документом оформляется списание только одного объекта (транспортного средства).

К акту о списании (ф. 0504105) в обязательном порядке прилагается копия инвентарной карточки списываемого объекта, сформированная на дату оформления акта.

Этот документ является основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию транспортного средства.

После принятия оформленного акта о списании (ф. 0504105), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) отражает бухгалтерские записи по списанию объектов в разделе "Отметка бухгалтерии о списании".

На его основании в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) в разд. 3 "Движение объекта основных средств" делается отметка о выбытии объекта.

Требование-накладная (ф. 0504204). Форма применяется взамен формы 0315006 для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Ее составляет материально ответственное лицо структурного подразделения - отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например, со склада на склад; со склада в структурное подразделение и др.) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй - для их принятия.

Требование-накладная (ф. 0504204) служит также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Ее подписывают материально ответственные лица и сдают в бухгалтерию отправителя и получателя материальных ценностей для учета движения материалов (материальных ценностей).

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Форма применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) - получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов. Данный документ заменил форму 0315007.

Накладная (ф. 0504205) выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при их предъявлении представителем учреждения (организации) - получателя, организации, осуществляющей перевозку, по доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном законодательством порядке. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй передается представителю учреждения (организации) - получателя материальных ценностей.

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). Она применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей. Это совершенно новая форма. В ней регистрируется выданное в пользование имущество по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей.

При возврате имущества регистрируется количество сданного имущества по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата, а также ставится подпись лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество.

При формировании карточки (книги) (ф. 0504206) в целях учета имущества учреждения (организации), выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и т.д.), могут не заполняться.

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Он составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений), и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения. В действовавшем ранее Приказе N 173н такого документа не было. В нем отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.

Бухгалтерия учреждения отражает корреспонденцию счетов и делает отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей).

При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). Акт принят взамен формы 0315004, составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке материалов (материальных ценностей) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика).

В случае если материалы (материальные ценности) поступают без документов, данный документ является юридическим основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Акт приемки материалов (ф. 0504220) составляется в двух экземплярах членами комиссии по поступлению и выбытию активов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) по одному экземпляру передаются в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей и в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику.

В разд. 8 "Результат приемки груза" графа 3 "Номер паспорта" заполняется в случаях расхождений при поступлении материальных ценностей, содержащих драгоценные материалы (металлы, камни).

Акт приемки материалов (ф. 0504220) служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету материалов (материальных ценностей).

Расчетная ведомость (ф. 0504402). Она применяется для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).



Выдача наличных денег в этом случае производится по платежной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).

Авансовый отчет (ф. 0504505). Данная форма была и раньше, но включалась в другой перечень и имела код 0504049. Авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и заполняет графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Этот отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Регистры бухгалтерского учета

Перечень 2, в который включены регистры бухгалтерского учета, сильно не изменился. Из него только исключены две формы:

Новых документов в него не добавлено. В Методических указаниях содержатся некоторые отличия в описаниях заполнения и применения регистров бухгалтерского учета, но о них мы расскажем в ходе рассмотрения вопросов методологии бухгалтерского учета в следующих номерах нашего журнала.

Заключение

Новый нормативный документ о первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета для государственных и муниципальных учреждений принят. После его регистрации в Минюсте его положения необходимо будет уже применять в 2015 г. Ряд первичных документов, ранее бывших обязательными для применения, упразднены. Появились и новые формы. У некоторых форм сменились их коды, а сами формы и их суть остались прежними. В связи с этими нововведениями необходимо будет внести изменения в учетную политику учреждения.



В.Куницына

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"