Мудрый Экономист

Готовимся к проверке: дебиторская задолженность по заработной плате прошлых лет

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2015, N 5

В нашу редакцию пришел такой вопрос. В прошлом году в бюджетном учреждении был уволен сотрудник. Поскольку на момент увольнения он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск, который фактически еще не наработал, учреждение произвело удержание за неотработанные дни отпуска. Фактически размер удержания был равен 20 000 руб. Однако при расчете сотрудника перед увольнением сумма начисленной заработной платы составила 9000 руб., и бухгалтер, не отразив в учете фактическую сумму удержания, поставил сумму, равную начисленной. Дебиторская задолженность в учете отражена не была. Бухгалтером были искажены фактические показатели. Сейчас намечается тщательная проверка учреждения, и ситуация по сокрытию суммы дебиторской задолженности вызывает у него беспокойство. Надо ли в учете произвести корректировку данных? Как это сделать? Нужно ли подать на сотрудника в суд с целью взыскать с него задолженность? Предлагаем разобраться в сложившейся ситуации.

Общие требования к ведению бухгалтерского учета в учреждении

Пунктом 3 Инструкции N 157н <1> установлено, что при ведении бухгалтерского учета учреждениям, финансовым органам, органам, осуществляющим кассовое обслуживание, необходимо учитывать следующее:

<1> Инструкция о применении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

При ведении бухгалтерского учета субъект учета обеспечивает (п. 4 Инструкции N 157н):

Рекомендации по исправлению сложившейся ситуации

В рассматриваемой в вопросе ситуации действия бухгалтера исказили фактические показатели учреждения и скрыли наличие у последнего дебиторской задолженности. По нашему мнению, не следует надеяться, что в ходе проверки данный факт не выявится и учреждению не надо будет делать исправительных записей. Конечно, можно полагаться на невнимательность проверяющих и мечтать о том, что данное нарушение выявлено не будет, либо в случае выявления проверяющими названного нарушения попытаться доказать, что в силу норм ст. 137 ТК РФ удержание из заработной платы работника при его увольнении платы за неотработанные дни отпуска является правом, а не обязанностью учреждения, но маловероятно, что это удастся сделать. Считаем, что надеяться на счастливый случай не стоит, и советуем, руководствуясь нормами п. 18 Инструкции N 157н, произвести исправительные записи: методом "красное сторно" отсторнировать ошибочную сумму, подлежащую удержанию с работника, начислить реальную сумму удержания. Возникшая при совершении правильных записей дебиторская задолженность подлежит в дальнейшем обоснованию в пояснительной записке, в частности в таблице "Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения" (ф. 0503769).

В дальнейшем можно действовать по одному из следующих вариантов:

  1. Попытаться связаться с бывшим работником и попросить его добровольно вернуть денежные средства (хотя, конечно, вряд ли бывший сотрудник согласится это сделать, но попытаться стоит).
  2. Устроить служебное расследование, выявить виновное лицо и удержать данные суммы из его заработной платы.
  3. Оставить в учете суммы дебиторской задолженности до признания ее нереальной к взысканию и списать на расходы учреждения.
  4. Обратиться в суд и попытаться в судебном порядке взыскать данные суммы с работника. Относительно обращения в суд по рассматриваемой ситуации хотелось бы отметить Апелляционное определение Иркутского областного суда от 17.02.2015 по делу N 33-1107/2015, в котором УФССП обратилось в суд с тем, чтобы в судебном порядке взыскать со своего бывшего работника задолженность по оплате дней отпуска, данного работнице авансом. По мнению истца, при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать задолженность за неотработанные дни отпуска из заработной платы работника. Поскольку произвести удержание в бесспорном порядке всей суммы задолженности из заработной платы работника оказалось невозможным и бывшим работником - ответчицей задолженность добровольно не погашена, в соответствии со ст. 391 ТК РФ УФССП вправе взыскать излишне уплаченные суммы с бывшего работника в судебном порядке.

Судом установлено и из материалов дела следует, что ответчица была принята на государственную гражданскую службу и назначена на должность судебного пристава по обеспечению установленного порядка деятельности судов. На основании приказов истца ответчице были предоставлены оплачиваемые отпуска, в том числе без сохранения денежного содержания. Приказом истца служебный контракт с ответчиком был расторгнут, и ответчик был уволен по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 33 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (по инициативе гражданского служащего). В Приказе указана необходимость удержания из денежного содержания, причитающегося ответчику, задолженности за неотработанные дни отпуска. Однако при увольнении ответчика начисленной ему суммы было недостаточно для оплаты всех неотработанных дней отпуска.

Проанализировав нормы ст. 137 ТК РФ и другие положения действующего законодательства, регулирующие спорные правоотношения, и установив, что международное, трудовое и гражданское законодательство не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете, а также учитывая, что истец при увольнении ответчицы не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся ей при расчете, суд пришел к обоснованному выводу об отказе в удовлетворении исковых требований УФССП.

Из всего вышесказанного следует: учреждение должно быть готово к тому, что получить от бывшего работника денежные средства, необходимые для погашения дебиторской задолженности, маловероятно. Скорее всего, данная задолженность будет списана со счетов бухгалтерского учета после признания ее нереальной к взысканию.

Списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию

В силу норм п. 339 Инструкции N 157н задолженность неплатежеспособных дебиторов списывается с балансового учета и учитывается на забалансовом счете 04 с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, актом главного администратора доходов бюджета, нереальной к взысканию. На забалансовом счете 04 задолженность списания с балансового учета числится для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством, актом главного администратора доходов бюджета) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

Безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Кроме того, нереальными к взысканию долгами признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина России от 31.07.2013 N 03-03-06/4/30650):

Таким образом, наличие у учреждения решения об отказе в удовлетворении исковых требований к работнику может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего невозможность взыскания задолженности. Справка о смерти работника, в отношении которого у учреждения числится задолженность, тоже является фактом, подтверждающим то, что задолженность нереальна к взысканию. При отсутствии документального подтверждения невозможности взыскания задолженности данная задолженность учитывается на счетах балансового учета до истечения срока исковой давности. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (ст. 196 ГК РФ). Статьей 200 ГК РФ установлено, что, если в законе не говорится иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права.

На основании п. 2 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 6 Инструкции N 157н к компетенции учреждения относится урегулирование в рамках своей учетной политики порядка списания задолженности ввиду невозможности ее взыскания (Письмо Минфина России от 01.11.2014 N 02-06-10/56150).

Т.Сильвестрова

Главный редактор журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"