Мудрый Экономист

Учет оргтехники и расходов по ее содержанию

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 5

На сегодняшний день нельзя представить ни одну бухгалтерию без использования организационной техники (далее - оргтехника). Оргтехника представляет собой совокупность технических средств, призванных механизировать и автоматизировать управленческие и офисные работы. К этим средствам относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры, факсы и прочее. Применение оргтехники способствует повышению производительности труда и эффективности управленческой деятельности. В данной статье рассмотрим порядок учета объектов оргтехники и расходов на ее содержание.

По своему предназначению оргтехника разделяется на следующие группы:

  1. средства копирования и оперативного размножения документов. Сюда относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры;
  2. средства обработки документов. В эту группу входят сортировальное оборудование, бумагорезательное оборудование, уничтожители документов;
  3. средства оперативно-технологической и производственной связи. К этой группе относятся АТС, мини-АТС, административно-диспетчерские устройства, устройства громкоговорящей связи;
  4. средства вычислительной техники и передачи информации. К ним относятся компьютеры, устройства вывода и ввода, средства передачи данных.

Бухгалтерский учет оргтехники

Согласно ОКОФ большинство объектов оргтехники относится к средствам механизации и автоматизации управленческого труда (код 14 3010000). Объектом классификации оргтехники считается каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

Как правило, срок полезного использования предметов оргтехники составляет больше года, поэтому согласно п. 38 Инструкции N 157н <1> их следует учитывать в составе основных средств на счете 0 101 04 000 "Машины и оборудование".

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Принимаются к учету объекты оргтехники по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических вложений в их приобретение, с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 47 Инструкции N 157н в целях определения первоначальной стоимости объекта оргтехники при ее приобретении за плату к фактическим вложениям относятся:

Закупка оргтехники осуществляется в соответствии с Федеральными законами N N 44-ФЗ <2> и 223-ФЗ <3>.

<2> Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
<3> Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".

Отметим, что принятие к учету объектов основных средств ранее отражалось в бухгалтерском учете на основании оформленного акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001). В связи с принятием Приказа Минфина России N 52н <4> вместо данной формы акта учреждения применяют акт приема-передачи (ф. 0504101). При этом в Методических указаниях по применению первичных документов, утвержденных этим же Приказом, отмечено, что новый акт не составляется при осуществлении операций по приобретению основных средств, если иное не установлено учетной политикой учреждения. Таким образом, теперь для того, чтобы отразить принятие оргтехники к учету, такой акт оформлять не обязательно.

<4> Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (находится на регистрации в Минюсте). С принятием такого Приказа утрачивает силу Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н с одноименным названием.

В то же время Приказом Минфина России N 52н введен дополнительный первичный документ - приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений). Такой приходный ордер служит основанием для принятия объекта к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Начиная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия к бухгалтерскому учету, на объекты оргтехники ежемесячно начисляется амортизация до полного погашения стоимости этих объектов либо их выбытия (п. 86 Инструкции N 157н). Для отражения начисленных амортизационных отчислений в данном случае применяются соответствующие аналитические счета счета 0 104 04 000 "Амортизация машин и оборудования".

Пример 1. По договору с поставщиком бюджетное учреждение культуры приобрело многофункциональное устройство (МФУ) (включает в себя принтер, сканер и копировальный аппарат) стоимостью 40 000 руб. за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Отдельно (не включены в стоимость МФУ) в договоре выделены расходы на доставку в сумме 500 руб. Для установки, подключения и привязки к локальной сети был приглашен специалист из технического центра. Стоимость его услуг составила 3000 руб. Срок полезного использования МФУ равен пяти годам (60 мес.). Устройство отнесено к иному движимому имуществу учреждения. Сумма ежемесячных амортизационных отчислений согласно учетной политике включается в состав общехозяйственных расходов.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступило МФУ от поставщика

4 106 31 310

4 302 31 730

40 000

Отражены расходы на доставку МФУ

4 106 31 310

4 302 22 730

500

Отражены расходы на установку и подключение МФУ к локальной сети

4 106 31 310

4 302 26 730

3000

Принят к учету МФУ

(40 000 + 500 + 3000) руб.

4 101 34 310

4 106 31 310

43 500

Начислена ежемесячная амортизация на устройство

(43 500 руб. / 60 мес.)

4 109 80 271

4 104 34 410

725

Приобретение расходных материалов

Многие виды оргтехники нуждаются в периодической замене расходных материалов: картриджи, тонеры, фотобарабаны. Такие материалы выступают запасными частями оргтехники.

Кроме того, еще одним наиболее распространенным расходным материалом, необходимым для использования оргтехники, является бумага (относится к канцелярским принадлежностям).

В соответствии с п. 118 Инструкции N 157н данные расходные материалы относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы".

Учитывая это, в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), расходы на приобретение расходных материалов для оргтехники следует отражать по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

Обратите внимание! Не стоит путать приобретение картриджей и тонеров с услугами по их заправке. Такие расходы согласно Указаниям N 65н следует относить уже на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

При приемке расходных материалов к учету следует оформлять вышеупомянутый приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). На основании такого документа, а также приложенных к нему сопроводительных документов (накладных) поставщика расходные материалы принимаются к бухгалтерскому учету.

Выдача расходных материалов со склада в пользование оформляется ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Она же может выступать и как основание для списания таких материалов.

Кроме того, для оформления решения о списании материальных запасов также может быть составлен акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов.

Какой из этих документов применять в целях списания расходных материалов для оргтехники или использовать оба - учреждение должно решить самостоятельно, закрепив свое решение в учетной политике.

Пример 2. Автономное учреждение культуры через подотчетное лицо приобрело бумагу для работы принтеров и ксероксов на сумму 7000 руб. (70 пачек по 100 руб.). 20 пачек были выданы со склада в пользование. Согласно учетной политике учреждения списание бумаги осуществляется при выдаче ее в пользование на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения.

Также подотчетному лицу были выданы денежные средства на заправку картриджей в сумме 2900 руб. Все они были израсходованы, о чем свидетельствуют акты оказанных услуг по заправке картриджей, приложенные к авансовому отчету.

Все расходы осуществлены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (деятельность НДС не облагается). Согласно учетной политике указанные расходы выступают в качестве общехозяйственных расходов.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оприходована бумага, приобретенная подотчетным лицом

2 105 36 000

2 208 34 660

7000

Выдана бумага в пользование

(20 пачек x 100 руб.)

2 109 80 272

2 105 36 000

2000

Отражены расходы на заправку картриджей

2 109 80 225

2 208 25 660

2900

Техническое обслуживание и ремонт оргтехники

Как и любой другой вид техники, оргтехника со временем может выйти из строя. Поэтому для предотвращения предстоящих поломок очень важно своевременно осуществлять технический осмотр оргтехники, проводить чистку механизмов и замену запчастей оргтехники в плановом порядке. Для работ по техническому обслуживанию оргтехники лучше всего привлекать специализированные технические центры.

Осуществление таких работ собственными силами не всегда получается выгоднее и дешевле, особенно если речь идет о дорогостоящей оргтехнике.

В соответствии с Указаниями N 65н расходы на техническое обслуживание и ремонт оргтехники отражаются по подстатье 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

Учитывая это, при начислении таких расходов в бухгалтерском учете оформляется следующая проводка:

Дебет счетов 0 401 20 225 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества", 0 109 00 225 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (в части расходов по оплате работ, услуг по содержанию имущества)

Кредит счета 0 302 25 730 (000) "Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества".

Пример 3. Казенным учреждением культуры заключен договор с ООО "Техсервис" на ремонт копировального аппарата. Работы осуществлены с использованием материалов исполнителя. Стоимость ремонтных работ составила 4300 руб. Договором предусмотрен аванс в размере 30%. Окончательный расчет с исполнителем произведен после подписания акта выполненных работ.

Операции отразятся в бюджетном учете казенного учреждения следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс за ремонт копировального аппарата

(4300 руб. x 30%)

1 206 25 560

1 304 05 225

1290

Отражены расходы на ремонт на основании акта выполненных работ

1 401 20 225

1 302 25 730

4300

Зачтен ранее перечисленный аванс

1 302 25 830

1 206 25 660



1290

Произведен окончательный расчет с исполнителем

(4300 - 1290) руб.

1 302 25 830

1 304 05 225

3010

Заключение

Суммируя вышеприведенную информацию, можно выделить следующие моменты:



Л.Морозова

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"