Мудрый Экономист

Как оформить путевой лист торговому представителю?

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 10

Такой вопрос возник у бухгалтеров торговых компаний, имеющих в штате торговых представителей, которые используют личный транспорт при выполнении своих должностных обязанностей - продвижении товаров на выезде. В каких случаях им нужен путевой лист и как его заполнить, если показание спидометра в конце рабочего дня не совпадает с показанием в начале следующего дня? Оказывается, для того, чтобы дать исчерпывающий ответ на этот вопрос, нужно разрешить ряд других вопросов по использованию личного транспорта и выписке путевых листов.

Почему необходимо оформлять путевые листы?

Очевидно, что делать это нужно в силу требований законодательства. Устав автомобильного транспорта <1> запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6). Автомобили являются средствами повышенной опасности, и контроль за их состоянием и эксплуатацией - одна из главных задач их владельцев.

<1> Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".

Путевой лист используется при предъявлении и приеме груза для перевозки, в нем отмечается время подачи транспортного средства, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (п. 5 ст. 11 Устава автомобильного транспорта). Обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности у участников дорожного движения, удостоверяются актами или отметками в транспортных накладных, путевых листах (п. 1 ст. 38 Устава автомобильного транспорта).

Сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния автотранспорта при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации (п. 29 Приложения 1 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов <2>). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 Приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).

<2> Утверждены Приказом Минтранса России от 15.01.2014 N 7.

У читателя может сложиться впечатление, что перечисленные документы регулируют деятельность профессиональных перевозчиков и их положения не распространяются на тех, кто эксплуатирует транспорт для собственных нужд. Отчасти с этим можно согласиться. Дело в том, что существуют и другие документы, которые обязывают эксплуатирующие автомобили организации выписывать путевые листы. Так, в частности, водитель должен обеспечивать безопасность пассажиров, а также в установленных случаях иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции представлять его для проверки (п. 2.1.1 Правил дорожного движения <3>).

<3> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.

Обратимся к Определению ВС РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 и Постановлению ФАС ДВО от 18.03.2014 по делу N А37-3185/2012 <4>.

<4> Определением ВАС РФ от 16.07.2014 N ВАС-8820/14 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

Если организация или учреждение эксплуатирует легковые и грузовые автомобили, провозит грузы по дорогам общего пользования, их сотрудники являются участниками дорожного движения. В связи с этим работодатель обязан обеспечивать безопасность перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом: соблюдать порядок заполнения путевых листов, включать в них обязательные реквизиты и осуществлять ежедневный послерейсовый контроль технического состояния транспортных средств. Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом. Эксплуатация автомобилей независимо от нужд владельца является деятельностью, связанной с повышенной опасностью для окружающих.

В итоге судьи обязали организации выписывать путевые листы при осуществлении перевозок пассажиров (включая собственных работников) и грузов. Однако применить указанные нормы к рассматриваемой в статье ситуации проблематично, так как торговый представитель пользуется личным, а не служебным транспортом. Как же оформлять отношения работодателя с работником в этом случае?

На каком основании сотрудник использует личное авто?

На сегодняшний день в правовом поле возможны два варианта оформления "на работу" автомобиля сотрудника - в рамках трудового и гражданского законодательства.

                     ----------------------------------¬
¦ Виды использования личного авто ¦
--+ торгового представителя +-¬
¦ L---------------------------------- ¦
-------------------+-----------------¬ ------------------+-----------------¬
¦ В рамках Трудового кодекса ¦ ¦ В рамках Гражданского кодекса ¦
L------------------T------------------ L-----------------T------------------
-------------------+-----------------¬ ------------------+-----------------¬
¦ По соглашению, заключенному между ¦ ¦ По договору аренды транспортного ¦
¦ работником и работодателем ¦ ¦ средства с экипажем ¦
L------------------------------------- L------------------------------------

Трудовое законодательство предусматривает...

...выплату компенсации за использование авто, износ (амортизацию) имущества (потерю стоимости), а также компенсации расходов, связанных с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. Как видим, в названной норме ни слова не сказано о путевом листе, но это не означает, что он не понадобится. Дело в том, что компенсация выплачивается сотрудникам, использующим личное имущество в служебных целях, что должно быть подтверждено документами.

К сведению. Для выплаты компенсации при эксплуатации личного транспорта должны быть представлены в бухгалтерию организации документы, подтверждающие использование имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 по делу N А05-6484/2008).

Для коммерческих организаций не установлено перечня документов, подтверждающих правомерность выплаты компенсации. Однако есть подзаконные акты, разработанные Правительством РФ для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2013 N 563), для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2011 N 1199). Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты компенсации по ним сходны. Для выплаты компенсации сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению работником прикладываются следующие документы:

Как видим, в данном списке упомянут путевой лист, и это неспроста. Дело в том, что решение о выплате компенсации (возмещении расходов) принимается руководителем в определенный срок с учетом необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками, и времени использования личного транспорта в служебных целях. А для этого как раз и подойдет путевой лист, в нем указываются данные об эксплуатации авто.

Гражданское законодательство предполагает...

...аренду транспортного средства с экипажем, что подразумевает предоставление услуг по управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ), и без оказания таких услуг (аренда без экипажа) (ст. 642 ГК РФ). Применительно к использованию торговыми представителями личного транспорта речь идет об аренде автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации. Работодатель в таком договоре выступает в роли арендатора, который возмещает расходы по коммерческой эксплуатации авто, включая затраты на приобретение ГСМ и расходных материалов (ст. 636 ГК РФ), и вносит арендную плату за получение транспорта в аренду и оказание услуг по его управлению и эксплуатации.

Для подтверждения расходов по коммерческой эксплуатации транспортного средства нужны документы. Чек АЗС на приобретение ГСМ является документом, подтверждающим факт того, что топливо было действительно приобретено. Однако одних чеков недостаточно. Ведь чек не может подтвердить факт использования приобретенного топлива для нужд организации, арендующей личный автомобиль у сотрудника. Это может подтвердить путевой лист, в котором указываются данные об эксплуатации личного авто.

Нужен ли торговому представителю путевой лист?

Этот вопрос логичен исходя из рассмотренного выше, однако мы не торопимся дать на него однозначный ответ в силу того, что действующим законодательством (как трудовым, так и гражданско-правовым) не предусмотрено прямое требование о наличии путевого листа у торгового представителя, использующего личный транспорт в служебных целях (в интересах работодателя).

Напомним, что, если транспортное средство применяется гражданином в личных целях, необходимости в оформлении путевого листа не возникает, так как данное условие предусмотрено вышеуказанными нормативными актами для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Кроме того, путевой лист может не понадобиться, если автомобиль закреплен за конкретным сотрудником для личного передвижения, без перевозки иных работников и грузов. В частности, в Постановлении АС ЗСО от 21.12.2015 по делу N А03-4759/2015 рассмотрена следующая ситуация: транспортное средство, зарегистрированное на юридическое лицо, закреплено за директором и главным инженером для личного передвижения, перевозка иных сотрудников на указанном транспортном средстве не осуществляется. При этом сама организация не занимается деятельностью по перевозке пассажиров и грузов. Суд пришел к выводу, что факт наличия на балансе общества транспортного средства не является основанием для возложения на него обязанностей по соблюдению требований законодательства, установленных для профессиональных перевозчиков грузов, пассажиров и багажа.

Если исходить из данного судебного решения, которое базируется на нормах "транспортного" законодательства, торговый представитель, перевозящий исключительно себя, может обойтись без путевого листа. Между тем забыта еще одна отрасль права - налоговое законодательство. Путевой лист может пригодиться для целей освобождения от налогообложения. Дело в том, что оплачиваемое работодателем использование сотрудником автомобиля в служебных целях без путевых листов можно квалифицировать как получение таким лицом экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Подобный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

К ним относится оплата (полностью или частично) за сотрудника:

Если личный автомобиль сотрудника используется в связи со служебной необходимостью (при разъездах), то это делается в интересах не работника, а работодателя и говорить о получении дохода в натуральной форме не уместно. Однако нужно еще подтвердить служебный характер использования личного авто сотрудником, и путевой лист как раз и является тем документом, который вполне может это сделать. Итак, по мнению автора, торговому представителю путевой лист все же нужен.

К сведению. Если автотранспорт используется несколькими сотрудниками для передвижения, то фактически следует признать наличие перевозок пассажиров. В частности, в Постановлении АС СКО от 27.08.2015 по делу N А32-36157/2014 указано на необходимость оформления путевых листов компании, которая применяла транспортные средства лишь для перемещения эксплуатирующих автомобили сотрудников.

Как оформить путевой лист торговому представителю?

Для начала следует определиться с формой документа. Напомним, что сейчас применять унифицированные формы документов необязательно. Значит, бухгалтер может больше не вспоминать о бланке путевого листа, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, тем более что он достаточно громоздок. Внимание следует обратить на Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152, которым утвержден минимальный перечень информации, необходимой для отражения в самостоятельно разработанной форме путевого листа. Напомним ее.

Обязательные реквизиты путевого листа

Пояснения по заполнению реквизитов

Наименование и номер путевого листа

Тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля и т.п.)

Срок действия путевого листа

Дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания его срока действия

Сведения о собственнике (владельце) авто

Наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона юридического лица (для физлиц - идентификационные данные)

Сведения о транспортном средстве

Тип и модель авто, регистрационный знак, показания одометра, дата (число, месяц, год) и время выезда и заезда транспортного средства

Сведения о водителе

Фамилия, имя, отчество водителя, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового, послерейсового медосмотра

Для торгового представителя, использующего личный транспорт в служебных целях, особых трудностей при заполнении указанных выше минимальных сведений не возникнет. Исключение составляет информация о транспортном средстве, а вернее, данные о его эксплуатации. Ведь она осуществляется как в служебных, так и в личных целях. В путевом листе фиксируется работа личного транспорта в интересах работодателя. Эксплуатация автомобиля в интересах работника в путевом листе учитываться не должна, в противном случае это приведет к искажению данных и расходов, которые работодатель компенсирует работнику в связи с выполнением им договорных обязательств.

Для разграничения эксплуатации личного транспорта важными являются показания одометра. Они включают данные об обоих видах использования автомобиля торговым представителем (по служебной необходимости и в личных целях). Запрограммировать одометр на два режима, подобно счетчику на электричество, который разделяет дневной и ночной тариф, вряд ли удастся. Поэтому разделять показания нужно именно в путевом листе, указывая данные о служебной эксплуатации автомобиля.

Бухгалтера не должно смущать, что на конец рабочего дня и на начало следующего показания одометра (как частный вариант спидометра) не совпадают. Важно, чтобы были подтверждены маршрутом следования даты, время и показания одометра при выезде торгового представителя на точки и при его возвращении по окончании рабочего дня. Именно время исполнения служебных обязанностей является теми рамками (временным интервалом), которые позволяют контролировать использование личного авто по работе.

Есть еще вариант, он предполагает каждый день выписывать новые путевые листы с указанием в них фактических показателей, включая данные одометра. Мы не сторонники такой бюрократии. Оформление путевого листа на каждый день - достаточно трудоемкое и не оправдывающее себя занятие. Поэтому неспроста в порядке заполнения путевого листа (разд. III Приложения к Приказу N 152) допускается выписывать данный документ на любой срок, не превышающий один месяц.

Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно для каждого водителя. В нашем случае исходим из предположения, что каждый торговый представитель применяет свой транспорт либо авто, эксплуатируемое на таких же условиях по доверенности.

Если бухгалтера все же не устроит, что показания одометра в путевом листе торгового представителя не совпадают на конец рабочего дня и начало следующего, то он может порекомендовать сотруднику указать дополнительные данные об использовании авто в личных целях. Это как раз могут быть показания одометра (спидометра), которые дополнят основные данные об эксплуатации автомобиля в служебных целях. Таким образом, в путевом листе не будет пробелов в сведениях о пробеге транспорта.

* * *

Подведем итог. Торговому представителю, использующему личный транспорт, следует оформлять путевой лист. Это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. А контроль за совершаемыми хозяйственными операциями - это одна из функций бухгалтера любой организации.

Данные заполненного путевого листа позволяют определить, кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, а также подтверждают количество километров, пройденных им при осуществлении соответствующего вида деятельности, необходимое для определения расходов по ГСМ и иных расходов по эксплуатации транспорта торговыми представителями в служебных целях. Именно об их рабочем дне информация должна отражаться в путевом листе, который выступает в качестве документа, подтверждающего служебное использование транспортного средства. Следует учитывать, что сам путевой лист не удостоверяет хозяйственную операцию как первичный документ <5>.

<5> См. Постановление ФАС УО от 12.03.2014 по делу N А07-11574/2013.

С.В.Булаев

Эксперт журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"