Мудрый Экономист

Новшества в форме 2-НДФЛ

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 3

С 2016 г. налоговые агенты обязаны представлять в налоговые органы справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) по новой форме, по этой же форме налоговые агенты должны сообщать налогоплательщикам и налоговым органам о невозможности удержать налог. Новая форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@, разработана с учетом изменений налогового законодательства и дополнена отдельными показателями. В представленной статье расскажем об общих требованиях к заполнению справки о доходах, а также осветим основные изменения, которые следует учесть при ее оформлении.

Приказом ФНС России N ММВ-7-11/485@ утверждены:

Общие требования к заполнению формы 2-НДФЛ

Налоговым агентам нужно формировать справку 2-НДФЛ по каждому физическому лицу. При этом справки заполняются на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

При заполнении формы 2-НДФЛ предусмотрено использование:

К сведению. При оформлении справок для работников головного офиса и обособленных подразделений указываются разные коды ОКТМО. Структура кода ОКТМО включает в себя 11 знаков. При этом последние три знака кода ОКТМО обозначают населенные пункты, входящие в состав муниципальных образований. Для муниципальных образований коды ОКТМО состоят из восьми знаков, а для населенных пунктов - из 11 знаков. ФНС в Письме от 25.02.2014 N БС-4-11/3254 в части заполнения реквизита "Код по ОКТМО", заменившего реквизит "Код ОКАТО", разъяснила: если реквизит "Код по ОКТМО" имеет восемь знаков, в то время как для его указания предусмотрено 11 знако-мест, свободные знако-места справа от значения кода не подлежат заполнению дополнительными символами.

В справках заполняются все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль ("0").

Справка о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляется в виде корректирующей справки.

Обратите внимание! Если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые налогом по разным ставкам (например, 13 и 35%), разд. 3 - 5 заполняются для каждой из ставок налога.

Порядком предусмотрено, что в ситуации, когда справка не может быть размещена на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. На каждой следующей странице вверху формы проставляется номер страницы и делается запись: "Справка о доходах физического лица за ______ год N ___ от __.__.__" (указываются год, номер и дата). При этом поле "Налоговый агент" заполняется на каждой странице справки.

Заполненная справка подписывается на каждой странице в поле "Налоговый агент".

К сведению. Справки в электронной форме заполняются в соответствии с форматом представления сведений о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (на основе XML).

Особенности отражения в справках 2-НДФЛ дивидендов. Справки 2-НДФЛ на физических лиц, которым выплачены дивиденды, должны представлять только ООО.

Сумма выплаченных дивидендов (код дохода для дивидендов - "1010") отражается в разд. 3 справки с указанием ставки налога - 13%. Сумма дивидендов приводится полностью, без уменьшения на сумму удержанного налога.

Если при расчете НДФЛ были учтены дивиденды, полученные от других организаций, в той же строке разд. 3, где указана сумма дивидендов, фиксируется сумма вычета (код "601"). Если вычет не предоставлялся, в графе "Сумма вычета" проставляется ноль ("0"). Отметим, что вычет по НДФЛ с дивидендов в разд. 4 указывать не надо.

В отношении АО действует другой порядок: НДФЛ с дивидендов, выплаченных физическим лицам, отражается в декларации по налогу на прибыль (п. п. 2, 4 ст. 230 НК РФ).

В Письме от 02.02.2015 N БС-4-11/1443@ ФНС разъяснила, что согласно п. 4 ст. 230 НК РФ лица, признаваемые налоговыми агентами в соответствии со ст. 226.1 НК РФ, представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах, в отношении которых ими был исчислен и удержан налог, лицах, являющихся получателями этих доходов (при наличии соответствующей информации), и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов по форме, в порядке и сроки, которые установлены ст. 289 НК РФ для представления налоговыми агентами расчетов по налогу на прибыль организаций.

Сведения о доходах физических лиц, предусмотренные п. 4 ст. 230 НК РФ, представляются налоговыми агентами отдельно по каждому физическому лицу - получателю доходов.

При этом представление сведений о доходах от операций с ценными бумагами и выплатах по ценным бумагам (купоны, дивиденды по акциям российских организаций), по которым представлены сведения в соответствии с Приложением 2 к декларации по налогу на прибыль, в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ не требуется.

О заполнении поля "ИНН в Российской Федерации". В Письме от 23.11.2015 N 11-2-06/0733@ "О доработке ПО" ФНС разъяснила, что налоговые инспекторы будут проверять обязательность заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" в справках 2-НДФЛ, поданных налоговыми агентами. Эта операция совершается с помощью специальной программы, которая дает возможность отслеживать не только наличие, но и корректность заполнения реквизита (структуру и разрядность ИНН). Программа выявляет реквизиты, заполненные в произвольном порядке или некорректными символами.

По итогам проверки инспекторы сформируют протокол приема сведений о доходах физических лиц для каждого налогового агента. В нем будут указаны общее количество обработанных справок, количество форм, заполненных с ошибками, а также число документов, прошедших контроль и принятых налоговыми органами. На практике это означает, что без указания ИНН справка 2-НДФЛ не пройдет проверку, следовательно, не будет принята налоговыми органами.

Обратите внимание! В настоящее время тестовые отчеты проходят через электронные системы без указания ИНН и их принимают со стороны налоговой инспекции. Таким образом, для ближайшей отчетности ФНС отменила обязанность включать ИНН в справки 2-НДФЛ (Письмо ФНС России от 27.01.2016 N БС-4-11/1068@ "О направлении ответа").

Об отражении в справке о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ переходящих выплат. На практике бывают случаи, когда выплаты работникам, начисленные и выплаченные в одном налоговом периоде, частично относятся к другому периоду.

Наиболее распространенная ситуация - выплата отпускных. Например, отпуск работника начинается 25 декабря 2015 г. и заканчивается 28 января 2016 г. По правилам ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Предположим, что отпускные за декабрь - январь были выплачены работнику 22.12.2015. Как быть с отражением сведений о таких доходах в справке 2-НДФЛ?

По мнению контролеров, дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках. При этом на основании п. 6 ст. 226 НК РФ (в редакции, действовавшей до 01.01.2016) налоговый агент обязан перечислить удержанные суммы НДФЛ не позднее дня, когда денежные средства, предназначенные для выплаты дохода, были фактически получены в банке, а также даты перечисления дохода на счет налогоплательщика (по его поручению - на счета третьих лиц) (Письмо Минфина России от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139, доведенное до нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 13.06.2012 N ЕД-4-3/9698@). Указанный вывод был подтвержден в Постановлении Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 N 11709/11.

Учитывая вышеприведенные нормы, при заполнении справки 2-НДФЛ сумму выплаченных отпускных необходимо отразить в тех месяцах налогового периода, в которых отпускные были фактически выплачены, то есть в декабре 2015 г.

С января 2016 г. действует новый порядок, предусматривающий уплату НДФЛ с доходов в виде сумм отпускных и пособий не позднее последнего дня того месяца, в котором они выплачены работникам (п. 6 ст. 226 НК РФ в редакции Федерального закона N 113-ФЗ <1>).

<1> Федеральный закон от 02.05.2015 N 113-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в целях повышения ответственности налоговых агентов за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах".

Хотя порядок перечисления НДФЛ изменился, на правилах заполнения справки это не скажется.

К сведению. При оформлении справок 2-НДФЛ за 2015 г. налоговые агенты руководствуются правилами в отношении определения даты фактического получения дохода, а также порядка уплаты налога, действовавшими до 01.01.2016.

Основные новшества в форме 2-НДФЛ

Поле "Номер корректировки". Данное поле надо заполнять при сдаче как первичной справки, так и уточненных сведений. При этом следует указать:

Кроме того, новый Порядок позволяет аннулировать справку 2-НДФЛ, которую организация сдала ошибочно. Для этого:

К сведению. Раньше, чтобы отменить справку, ФНС рекомендовала подать письмо в свободной форме (Письмо от 29.01.2013 N ЕД-4-3/1224).

Увеличение количества кодов физических лиц. В поле "Статус налогоплательщика" надо записать код физического лица. В прежней форме 2-НДФЛ было три кода:

Для новой формы предусмотрено еще три кода:

Отметим, что новые коды появились в связи с изменениями в Налоговом кодексе. В частности, для иностранцев с патентом с 1 января 2015 г. начала действовать ставка НДФЛ, равная 13%, при этом они не имеют права на стандартные вычеты. Кроме того, НДФЛ с их зарплаты можно уменьшить на фиксированные авансы. Именно для этого случая предусмотрен код "6".

К сведению. Порядком не урегулирован вопрос о том, какой код применять для работников, приехавших из Киргизии, которая с 12 августа 2015 г. стала участником ЕАЭС. Так как работники - граждане Киргизии теперь имеют те же права, что и граждане России, в справке за 2015 г. по ним надо поставить код "1" (как для резидентов).

Строки для социальных и инвестиционных вычетов (разд. 4). С 1 января 2016 г. работники могут получить по месту работы социальные вычеты на лечение и обучение. В связи с этим в разд. 4 формы 2-НДФЛ появилась строка, где работодатель будет заполнять номер и дату уведомления на вычет и код ИФНС, которая выдала документ.

Обратите внимание! Социальные вычеты будут отражаться только при представлении справок 2-НДФЛ за 2016 г.

Поле "Сумма фиксированных авансовых платежей" (разд. 5). В отношении иностранцев, которые работают на основании патента, в поле "Сумма фиксированных авансовых платежей" надо заполнить авансы, на которые компания уменьшила НДФЛ. А в отдельной строке нужно записать номер и дату уведомления, подтверждающего право на уменьшение, а также код ИФНС.

После того как мы рассмотрели требования к заполнению формы 2-НДФЛ с учетом нововведений, приведем образец заполнения данной справки (см. ниже).

Приложение N 1

к Приказу ФНС России

от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@

¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦
¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦¦ СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА
¦3990¦8018¦
2015 21 31 03 2016
за ---- год N --- от --.--.----
1 00 5260
Признак ------ номер корректировки ---- в ИФНС (код) ----
Форма 2-НДФЛ
Код по КНД 1151078
1. Данные о налоговом агенте
22701000 89101234567 5260012345 526001001
Код по ОКТМО -------------- Телефон ----------- ИНН ---------- КПП --------
ООО "Матрица"
Налоговый агент -----------------------------------------------------------
2. Данные о физическом лице - получателе дохода
526001234567
ИНН в Российской Федерации -------- ИНН в стране гражданства ______________
Голубев Андрей Юрьевич
Фамилия ---------------- Имя --------------- Отчество <*> -----------------
1 07 04 1972
Статус налогоплательщика -------- Дата рождения --.--.---- Гражданство (код
643
страны) ------------------
21 2213050709
Код документа, удостоверяющего личность: --- Серия и номер документа ------
603155
Адрес места жительства в Российской Федерации: Почтовый индекс ------------
52
Код субъекта -------------
Нижний Новгород
Район __________________ Город --------------- Населенный пункт ___________
Трудовая 23 1 13
Улица -------------------- Дом -------- Корпус ----------- Квартира -------
Код страны проживания: _______ Адрес ______________________________________
13
3. Доходы, облагаемые по ставке ----%

Месяц

Код дохода

Сумма дохода

Код вычета

Сумма вычета

Месяц

Код дохода

Сумма дохода

Код вычета

Сумма вычета

01

2000

35 000

02

2000

35 000

03

2000

26 666,67

03

2000

4637,12

04

2000

35 000

05

2000

35 000

06

2000

35 000

07

2000

35 000

08

2000

4565,22

08

2012

31 783,58

09

2000

35 000

10

2000

35 000

11

2000

35 000

12

2000

35 000

12

2720

15 000

501

4000

4.  Стандартные,  социальные,   инвестиционные  и  имущественные  налоговые
вычеты

Код вычета

Сумма вычета

Код вычета

Сумма вычета

Код вычета

Сумма вычета

Код вычета

Сумма вычета

114

11 200

321

45 000

311

260 000

Уведомление, подтверждающее право
245 11 11 2015 5260
на социальный налоговый вычет: N ---- Дата --.--.---- Код ИФНС ---
Уведомление, подтверждающее право
921 15 05 2014 5260
на имущественный налоговый вычет: N ---- Дата --.--.---- Код ИФНС ---
5. Общие суммы дохода и налога

Общая сумма дохода

432 652,59

Сумма налога удержанная

14 619

Налоговая база

112 452,59

Сумма налога перечисленная

14 619

Сумма налога исчисленная

14 619

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Уведомление, подтверждающее право
на уменьшение налога на фиксированные
авансовые платежи: N ____ Дата __.__.____ Код ИФНС ___
1
Налоговый агент (1 - налоговый агент, 2 - уполномоченный представитель): --
Борисов Сергей Геннадьевич Борисов
---------------------------------------- ---------------
(ФИО) <*> (подпись)
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя __________
<*> Отчество указывается при наличии.

Сроки представления справок 2-НДФЛ. Предусмотрены следующие сроки сдачи сведений о доходах:

К сведению. Если организация не удержала НДФЛ с работника, во избежание разногласий с налоговой инспекцией справку желательно сдать дважды (с отражением в разд. 5 суммы неудержанного НДФЛ):

Ответственность налоговых агентов. С 2016 г. налоговые агенты несут ответственность за представление недостоверных сведений в справках 2-НДФЛ. В связи с этим в Информации от 14.12.2015 налоговое ведомство обратило особое внимание на необходимость корректного заполнения показателей данной отчетности.

В Письме от 18.12.2015 N БС-4-11/22203@ "О достоверности данных в сведениях по форме 2-НДФЛ" ФНС поручила территориальным налоговым органам довести до сведения налоговых агентов информацию об установлении новой налоговой ответственности и рекомендовала налоговым агентам в целях представления достоверных сведений по форме 2-НДФЛ в налоговый орган принять меры по актуализации персональных данных физических лиц - получателей дохода.

Кроме того, территориальным налоговым органам было поручено обеспечить контроль за полнотой и достоверностью представления налоговыми агентами сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 г.

К сведению. При выявлении фактов представления документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе персональные данные физических лиц), производство по делу о предусмотренных НК РФ налоговых правонарушениях осуществляется в порядке, установленном ст. 101.4 НК РФ.

Итак, если справка 2-НДФЛ не будет сдана в срок, для организаций или индивидуальных предпринимателей предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).

В случае подачи справки 2-НДФЛ с недостоверными сведениями штраф составит 500 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Отметим, что штрафа можно избежать: для этого налоговый агент должен самостоятельно исправить ошибки путем подачи уточненного документа. При этом представить "уточненку" нужно до того, как инспекторы выявят нарушение (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

В заключение перечислим основные новшества формы 2-НДФЛ:

С.Е.Нестеров

Эксперт журнала

"Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение"