Мудрый Экономист

Какие первичные документы бизнесмену нужно разработать самостоятельно?

"Арсенал предпринимателя", 2016, N 2

Все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными учетными документами. Формы "первички" можно разделить по следующему признаку: обязательные унифицированные формы и документы, разрабатываемые самостоятельно. Причем некоторые из унифицированных шаблонов допускается изменять в части дополнения собственными реквизитами. Рассмотрим данный вопрос подробней, а также приведем образцы самостоятельно разработанных форм первичных документов.

Унифицированные формы

С 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними. Данный вывод подтверждают Письма Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18206, от 06.05.2013 N 03-03-06/1/15770, от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1.

К примеру, на обязательность применения банковских документов указано в п. 1.10 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 N 383-П (далее - Положение N 383-П). Формы платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования и платежного ордера приведены в Приложениях 2, 4, 6 и 9 к Положению N 383-П.

Не получится модифицировать и кассовые документы (Письма Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18206, от 06.05.2013 N 03-03-06/1/15770, от 12.04.2013 N 03-03-07/12250). Речь здесь идет о следующих документах: приходных и расходных кассовых ордерах, кассовых книгах, книгах учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежных ведомостях, платежных ведомостях. Это следует из порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Формы данных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" и от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Таких форм "первички", которые надо использовать только в утвержденном уполномоченными органами варианте, достаточно много. Ниже мы еще отметим некоторые из этих документов.

Также обратим внимание и на исполнителей государственных контрактов. В этом случае обязанность представлять учетные документы, форма которых предусмотрена условиями договора, является неотъемлемой его частью (Письмо Минфина России от 11.12.2014 N 02-06-05/64022).

К сведению. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения и влечет взыскание штрафа в размере 10 тыс. руб. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, - штраф 30 тыс. руб. Если в результате была занижена налоговая база - штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).

Разрабатываем собственные формы Обязательные реквизиты

Итак, индивидуальный предприниматель вправе применять самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации, соответствующие требованиям Закона N 402-ФЗ (Письмо Минфина России от 11.12.2014 N 02-06-05/64022).

При этом каждый такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Письма ФНС России от 24.11.2015 N ЕД-4-15/20487 и Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879):

  1. наименование документа;
  2. дату составления документа;
  3. Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

К сведению. Исходя из положений Закона N 402-ФЗ, печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа даже для организаций. При этом данный реквизит может быть предусмотрен формой первичного учетного документа, утвержденной руководителем экономического субъекта (в нашем случае предпринимателем) (Письмо Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390).

Отметим, что собственные формы "первички" могут быть разработаны на базе унифицированных форм первичных учетных документов. Разработанные налогоплательщиком документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов (Письмо ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@ (вместе с Письмом Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547)). Включение дополнительных реквизитов производится при необходимости. К примеру, в связи с характером факта производимой операции, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации и др. На это было указано в Письмах Минфина России от 16.06.2014 N 03-11-06/2/28535 и от 21.04.2014 N 03-11-06/2/18218, а также в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Далее приведем примеры самостоятельно разработанных форм.

Накладная

Для оформления отпуска товарно-материальных ценностей используется накладная. Чаще всего речь идет о форме N ТОРГ-12, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций". Однако ничто не мешает коммерсанту разработать более простой вариант накладной с учетом всех обязательных реквизитов.

Пример 1.

Накладная от __ ___________ 20__ г. N __

Поставщик: ______________________________________________________________

Покупатель: _____________________________________________________________

N п/п

Наименование товара

Единица измерения

Количество

Цена (руб. коп.)

Сумма, без учета НДС (руб. коп.)

Наименование

Код по ОКЕИ

                                                         Итого: ___________
Сумма НДС: ___________
Отпущено наименований: ____________________________________________________
на сумму: _________________________________________________________________
Отпустил __________________________________________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Получил ___________________________________________________________________
должность подпись расшифровка подписи

Если же бизнесмен хочет, как и прежде, применять накладную по форме N ТОРГ-12, то он вправе заполнять только те реквизиты, которые установлены в качестве обязательных. К примеру, обязательность заполнения поля "Грузоотправитель и его адрес" определяется предпринимателем самостоятельно исходя из фактических обстоятельств конкретной отгрузки (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-15/24227@).

Кстати, предприниматель вправе оформлять разные формы первичных документов для различных торговых операций (Письмо ФНС России от 29.01.2014 N ГД-4-3/1402@). К примеру, возможно использование товарной накладной для приема-передачи одной партии товара и УПД для оформления операций по реализации другой партии товара в рамках одного договора поставки (Письмо ФНС России от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).

Отметим, что по-прежнему обязательна унифицированная форма транспортной накладной, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом" (далее - Правила перевозки грузов автомобильным транспортом). Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом). Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по типовой форме, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза. Это следует из п. 6 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом и ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". Также данный вывод прозвучал в Письмах ФНС России от 06.06.2014 N ЕД-3-13/1940@ и Минфина от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407, от 06.11.2014 N 03-03-06/1/55918, от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36.

Акт на оказанные услуги

Под услугой для целей налогообложения понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ). По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется оказать услуги, а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

Утвержденной унифицированной формы акта сдачи-приемки результатов выполненных работ (оказанных услуг) (далее - акт об оказанных услугах) не существует. Таким образом, акт об оказанных услугах составляется в произвольной форме с отражением всех необходимых реквизитов (Письмо Минфина России от 09.04.2014 N 02-06-10/16186).

Обратим внимание на такой обязательный реквизит, как единица измерения. Специфика услуг такова, что не всегда возможно по ним указать единицы измерения либо количество (объем) оказанных услуг.

Судебная практика. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 20.01.2009 N 2236/07 обращено внимание на то, что результаты оказанных услуг не имеют единиц измерения. Поэтому отсутствие в актах приемки-передачи измерителя операции в натуральном выражении не является дефектом, лишающим данные документы правового значения (Постановление ФАС Московского округа от 09.04.2012 по делу N А40-65933/11-90-284).

По нашему мнению, следует действовать по аналогии с заполнением счетов-фактур. При оказании услуг графы 2, 2а, 3 и 4 счета-фактуры (код, условное обозначение единицы измерения, количество и цена) заполнять при возможности указания данных показателей (Письма Минфина России от 05.06.2015 N 03-07-09/32579, от 15.10.2012 N 03-07-05/42, от 15.05.2012 N 03-07-09/54). Кстати, во многих случаях если цена услуги в договоре указана в целом за оказанную услугу, то можно использовать единицу измерения "штука" (код 796 по ОКЕИ) (Письма ФНС России от 16.05.2014 N ОА-4-13/9463, от 11.07.2013 N ОА-4-13/12513@).

Пример 2. Разработаем форму акта об оказанных услугах для ИП О.И. Петрова при условии, что коммерсант не является плательщиком НДС (применяет УСН).

АКТ N ___ сдачи-приемки результатов оказанных услуг

г. _______________

__ ____________ 20__ г.

Мы, ниже подписавшиеся, __________________, именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________, действующего на основании _______________, с одной стороны, и индивидуальный предприниматель Олег Иванович Петров (ИНН 623103454545/ОГРНИП 304623454000455), именуемый в дальнейшем "Исполнитель", с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

  1. По договору от __ ________ 20__ г. N __ Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги:

N п/п

Наименование услуги

Ед. изм.

Кол-во

Цена (руб. коп.)

Сумма (руб. коп.)

ИТОГО

    2. Общая стоимость оказанных услуг составляет _________________________
__________________________________________________________________________.
3. Вышеперечисленные услуги оказаны полностью и в срок. Заказчик не
имеет претензий по объему и качеству оказанных услуг.
4. Настоящий акт составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых
находится у Заказчика, второй - у Исполнителя.
ИСПОЛНИТЕЛЬ ЗАКАЗЧИК
________________________________
должность
_____________ /О.И. Петров/ ______________ / ______________/
подпись подпись И.О. Фамилия
М.П. М.П.

Чиновники отмечают, что обязательный перечень реквизитов не содержит требования об отражении детализации оказанных услуг (Письмо Минфина России от 09.04.2014 N 02-06-10/16186).

Судебная практика. Законодательство не содержит требований об обязательном наличии в актах детального перечня оказанных услуг. Акты, в которых отсутствуют сведения о детальном характере услуг, все равно являются первичными учетными документами, подтверждающими произведенные расходы (Постановление АС Московского округа от 26.03.2015 N Ф05-2224/2015).

Отметим, что данная позиция весьма спорна. Это подтверждают и некоторые судебные решения.

Судебная практика. Арбитры признали неправомерным принятие расходов в виде оплаты услуг. В данном случае в актах не были конкретизированы виды и способы предоставления услуг, сроки и периодичность их приема-сдачи, отсутствовали сведения о фактическом объеме оказанных услуг и порядке определения их стоимости (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 по делу N А79-3311/2013).

Учитывая неоднозначность судебной практики, советуем как можно более полно раскрывать в актах содержание оказанных услуг. Общие ссылки на вид услуг без описания их содержания могут вызвать вопросы у налоговиков.

Акт на выполненные работы

По договору строительного подряда подрядчик обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определенный объект либо выполнить иные строительные работы, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять их результат и уплатить обусловленную цену (п. 1 ст. 740 ГК РФ). Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Чаще всего применяют акт о приемке выполненных работ, составленный по форме N КС-2, принятой Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ" (далее - Постановление N 100). Отметим, что форма N КС-2 всегда носила рекомендательный характер (абз. 8 раздела "Общие положения" Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденного Постановлением N 100).

Тем не менее с момента своего появления форма N КС-2 применяется повсеместно и упоминается в различных нормативных документах. К примеру: Приказ Минстроя России от 03.02.2015 N 58/пр <1>, Приказ Минспорта России от 25.11.2014 N 946/1 <2>, Приказ Росрыболовства от 14.10.2011 N 1015 <3> и т.д.

<1> Приказ Минстроя России от 03.02.2015 N 58/пр "Об утверждении формы соглашения о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации на развитие жилищного строительства субъектов Российской Федерации в рамках подпрограммы "Стимулирование программ развития жилищного строительства субъектов Российской Федерации" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы".
<2> Приказ Минспорта России от 25.11.2014 N 946/1 "Об утверждении формы контрактов на выполнение работ по строительству и (или) реконструкции стадионов для подготовки и проведения чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года и Кубка конфедераций FIFA 2017 года".
<3> Приказ Росрыболовства от 14.10.2011 N 1015 "Об утверждении формы соглашения о предоставлении субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на софинансирование расходных обязательств субъекта Российской Федерации по реализации мероприятий (объектов) федеральных целевых программ, единственный исполнитель по которым определен Правительством Российской Федерации и главным распорядителем средств федерального бюджета является Федеральное агентство по рыболовству".

Как видите, самостоятельно разработанные формы актов выполненных работ могут не устроить заказчиков. Также унифицированные формы актов удобны тем, что именно они входят в различные сметные программы.

Отметим, что на основании данных акта приемки выполненных работ по форме N КС-2 заполняется справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3). Указанную справку применяют для расчетов с заказчиком за выполненные работы. Форма данной справки утверждена Постановлением N 100. Причем использовать следует именно эту форму, т.к. ее обязательное применение прописано в Приказе Минстроя России от 17.01.2014 N 11/пр <4> (Письмо Минфина России от 06.02.2015 N 07-01-12/4833).

<4> Приказ Минстроя России от 17.01.2014 N 11/пр "Об утверждении формы заявки о перечислении субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на софинансирование мероприятий федеральной целевой программы и сроков ее представления, а также формы соглашения о предоставлении субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на софинансирование расходных обязательств субъекта Российской Федерации (муниципальных образований) по реализации мероприятий федеральной целевой программы".

Кадровые документы

По мнению Роструда, предприниматели вправе пользоваться кадровыми документами, разработанными ими самостоятельно. Причем это правило касается и личной карточки работника (Письма Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, 09.01.2013 N 2-ТЗ). Мы считаем, что отказываться от унифицированной формы личной карточки работника (форма N Т-2 <5>) нецелесообразно, т.к. именно эта форма применяется в целях воинского учета <6>.

<5> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
<6> Пункт 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Да и по остальным кадровым формам советуем использовать унифицированные бланки. Дело в том, что они составлены с учетом всех обязательных реквизитов, плюс встроены в бухгалтерские программы.

К сведению. Состав реквизитов документов, требования к оформлению их реквизитов и бланков установлены в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Данные требования носят рекомендательный характер.

"Первичка", оформляемая по особым правилам Путевые листы

Путевой лист является основным первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ (Письма ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ и УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).

В настоящее время утверждены унифицированные формы путевых листов для различных типов автомобилей: легкового, грузового, специализированного, строительного, автобуса. Все они приняты Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).

Также индивидуальные предприниматели вправе разработать свою форму путевого листа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51 и УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2).

При разработке формы путевого листа следует учитывать Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Порядок) (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", Письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268).

Судебная практика. Индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать порядок заполнения путевых листов. Данный вывод прозвучал в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2014 по делу N А33-12312/2013 (Определение ВС РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529) и Дальневосточного округа от 18.03.2014 N Ф03-336/2014 (Определение ВАС РФ от 16.07.2014 N ВАС-8820/14).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Порядка):

  1. наименование (тип транспортного средства) и номер путевого листа (в хронологическом порядке) (п. 12 Порядка);
  2. срок действия путевого листа: число, месяц, год либо (если на один день) даты начала и окончания срока (до месяца) (п. 10 Порядка);
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства: Ф.И.О. предпринимателя, почтовый адрес, номер телефона (п. 5 Порядка);
  4. сведения о транспортном средстве: тип; модель; госномер; даты, время и показания одометра (полные км пробега) при выезде из гаража (депо) и заезде в гараж (депо) (п. 6 Порядка);
  5. сведения о водителе: Ф.И.О., дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (п. 7 Порядка).

Как видно, маршрут следования не указан в списке обязательных реквизитов путевого листа. Однако чиновники считают, что его следует указать, иначе не будет подтвержден факт использования автомобиля в служебных целях (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 и от 19.06.2006 N 20-12/54213@). Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Судебная практика. Арбитры посчитали, что при отсутствии в путевом листе информации о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования автомобиля в служебных целях (Постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/2015). Подобные реквизиты являются обязательными, они отражают содержание хозяйственной операции (Постановление АС Уральского округа от 08.05.2015 N Ф09-2379/15 (Определение ВС РФ от 28.08.2015 N 309-КГ15-10052)).

В другом деле судьи решили, что информация о конкретном месте следования не является обязательным реквизитом. Так что ее отсутствие в путевом листе не дает оснований считать, что автомобиль использовался не в служебных целях (Постановления ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 по делу N А55-19369/2012 и Московского округа от 29.02.2012 по делу N А40-63465/11-116-182).

Также на путевом листе допускается размещать дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Порядка).

Пример 3.

ИП И.В. Смирнов
ИНН 620752757542 ОГРН 1025207896243
Адрес: 390000, г. Рязань ул. Ленина, д. 12
Телефон: (4912) 555555
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ N
ЗА ПЕРИОД с ________ по ________
Автомобиль Марка: _______ Тип: ________ Модель двигателя: _________
Государственный номерной знак ______________
Водитель Ф.И.О.: ____________ Водительское удостоверение: _____________
МАРШРУТНАЯ ЧАСТЬ

N п/п

Дата

Выезд из гаража: часы-минуты

Маршрут

Заезд в гараж: часы-минуты

Отметка о медосмотре

Подпись водителя

Показания одометра

Показания одометра

Предрейсовый

Послерейсовый

Подпись диспетчера

Подпись диспетчера

ПОКАЗАНИЯ ОДОМЕТРА:
----------¬ ----------¬
На дату начала путевого листа, км ¦ ¦ Пройдено, км ¦ ¦
+---------+ L----------
На дату окончания путевого листа, км ¦ ¦
L----------
----------¬
Марка бензина ¦ ¦
+---------+
Норматив л/100 км ¦ ¦
L----------
Остаток бензина
----------¬
на дату начала путевого листа, л: ¦ ¦
+---------+
на дату окончания путевого листа, л: ¦ ¦
L----------
Заправлено
----------¬ Израсходовано ----------¬
Бензин, л ¦ ¦ бензина, л ¦ ¦
+---------+ L----------
Масло, л ¦ ¦
L----------
Расчет проверил __________________ _____________ ______________________
должность подпись Ф.И.О.
Индивидуальный предприниматель ____________________ И.В. Смирнов

Документ об оплате

По общему правилу контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Это следует из п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ).

Между тем для части предпринимателей, применяющих вмененку и патентную систему налогообложения, сделана поблажка. Они могут не применять ККТ при условии выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар, работу или услугу. Указанный документ выдается в момент оплаты товара и должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ):

  1. наименование документа;
  2. порядковый номер документа, дату его выдачи;
  3. Ф.И.О. и ИНН индивидуального предпринимателя;
  4. наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
  5. сумму оплаты;
  6. должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Данный бланк можно разработать самостоятельно либо приобрести в специализированном магазине.

Пример 4.

Товарный чек от __ ___________ 20__ г. N ___

ИП С.В. Марков ИНН 623425787878

N п/п

Наименование товара

Единица измерения

Количество

Цена (руб. коп.)

Сумма (руб. коп.)

Итого:

Сумма: ____________________________________________________________________
Продавец __________________________________________________________________
должность подпись расшифровка подписи

Доработка форм

В данном разделе мы рассмотрим два документа, используемых в налоговом учете: счет-фактуру и универсальный передаточный документ (УПД).

Счет-фактура

Счет-фактура является налоговым учетным документом.

Перечень реквизитов, которые должны быть указаны в счете-фактуре, установлен п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ. Форма и Правила заполнения счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства России от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Правила заполнения счета-фактуры).

С 2015 г. разрешено указывать дополнительную информацию при условии сохранения формы счета-фактуры (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры). Дополнительную информацию следует указывать в дополнительных строках и графах после предусмотренной формой счета-фактуры подписи индивидуального предпринимателя (Письмо Минфина России от 24.11.2015 N 03-07-09/68169).

УПД

Два года назад налоговики Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ рекомендовали к применению форму универсального передаточного документа (УПД). Фактически УПД - это гибрид счета-фактуры с накладной. При этом состав обязательных реквизитов УПД соответствует всем требованиям Закона N 402-ФЗ, предъявляемым к первичному учетному документу, и требованиям ст. 169 НК РФ (Письмо ФНС России от 24.11.2015 N ЕД-4-15/20487).

Заполнение всех реквизитов УПД позволяет использовать его одновременно в целях учета расходов и расчетов по НДС (Письма ФНС России от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963 и ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593).

Отметим, что форма УПД носит рекомендательный характер, что допускает внесение в нее любой другой относящейся к сделке информации. При этом не допускается изменение наименования строк и граф, предусмотренных в части, относящейся к реквизитам счета-фактуры (Письма ФНС России от 24.11.2015 N ЕД-4-15/20487 и от 31.01.2014 N ГД-4-3/1573).

Документы, не относящиеся к "первичке"

Как уже было отмечено, первичными учетными документами являются документы, удостоверяющие факты хозяйственной жизни: сделки, события, операции (Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ГД-4-3/11906@). Под фактами хозяйственной жизни понимаются события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Так что далеко не все составляемые в предпринимательской деятельности документы относятся к первичным. К примеру, отчет агента не может подтверждать факт передачи товара покупателю. Ведь данная операция оформляется другими документами: товарными накладными, кассовыми чеками и др. (Письмо Минфина России от 19.11.2015 N 03-07-09/66869).

Не относится к первичным документам и акт сверки. Чиновники объясняют это тем, что при составлении акта сверки финансовое состояние сторон не изменяется (Письмо ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955). С другой стороны, сами налоговики не раз в судах пытались доказать, что если акт сверки оформлен без учета обязательных реквизитов первичного документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения спорна.

Судебная практика. Акт сверки задолженностей не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (Постановления АС Поволжского округа от 17.11.2015 N Ф06-1276/2015, ФАС Северо-Западного округа от 09.04.2013 по делу N А56-44437/2012 и Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1355/14).

Договор сам по себе также не считается первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции. Документами, подтверждающими факт возникновения задолженности, могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента.

Судебная практика. Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы). При этом договор сам по себе не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции. Данный вывод прозвучал в Постановлениях АС Северо-Кавказского округа от 22.07.2015 N Ф08-4494/2015, от 02.06.2015 N Ф08-2003/2015 (Определение ВС РФ от 14.09.2015 N 308-КГ15-10527).

Как видно, в большинстве случаев бизнесмену имеет смысл воспользоваться унифицированными формами первичных документов. Однако в некоторых сферах деятельности их лучше "подстроить" под себя. Статья помогает с этим справиться.

М.Косульникова

Главный бухгалтер

ООО "Галан"