Мудрый Экономист

Чем грозят ошибки в кадровом делопроизводстве?

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2016, N 2

Давайте разберемся, за какие ошибки в кадровом делопроизводстве какие штрафы грозят? Чем могут заинтересоваться государственная инспекция труда и налоговики?

Довольно долгое время за нарушения в кадровом делопроизводстве наказания были несущественными. Пожалуй, единственным, что больше всего пугало работодателей, был риск восстановления незаконно уволенного сотрудника на работе с выплатой всей заработной платы за вынужденный прогул.

Однако с начала прошлого года ситуация резко изменилась. Законодатель за нарушения норм трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрел повышенную ответственность. Теперь работодателям стоит бояться не только ретивых бывших сотрудников, но и проверяющих, штрафы которых за нарушение, в том числе и кадрового делопроизводства, могут довольно серьезно ударить по бюджету организации.

С 1 января 2015 г. начали действовать изменения в Кодексе РФ об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) <1>, затрагивающие нарушение норм трудового законодательства. Именно измененная этим Законом ст. 5.27 КоАП РФ и будет нам интересна. Дело в том, что она разделила нарушения на 3 группы, две из которых касаются кадрового делопроизводства:

<1> Внесены Федеральным законом от 28.12.2013 N 421-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда".

Ошибки при заключении трудового договора

До сих пор на практике довольно часто встречаются ситуации, связанные с нарушениями работодателей при оформлении трудовых договоров. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, а также фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Трудовой договор заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Кроме того, его содержание должно соответствовать условиям, перечисленным в ст. 57 ТК РФ (например, обязательное указание в договоре трудовой функции, условий оплаты труда, режима рабочего времени и времени отдыха и пр.). Как видите, закон устанавливает довольно много требований, касающихся трудового договора. И это не удивительно, ведь это основной документ, регламентирующий права и обязанности работника и работодателя.

В ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечен к ответственности, если:

Все три нарушения будут затрагивать кадровое делопроизводство:

Если любая из перечисленных здесь ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:

Приведем пример вынесения постановления с назначением штрафа за заключение вместо трудовых гражданско-правовых договоров. Однако имейте в виду, данное решение было принято еще до вступления в силу изменений в КоАП РФ, поэтому вместо ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ работодатель был наказан по ч. 1 указанной статьи.

Судебная практика. В связи с многочисленными жалобами граждан о нарушениях трудовых прав прокуратура выдала государственной инспекции труда (ГИТ) требование о проведении внеплановой проверки соблюдения трудового законодательства у работодателя (ООО). Трудовая инспекция установила, что, несмотря на то, что в 2014 г. работодатель заключал гражданско-правовые договоры по оказанию услуг, между исполнителями и заказчиком работ, выступающим фактически в роли работодателя, установлены признаки трудовых отношений. Поэтому отношения со всеми работниками были признаны трудовыми.

В связи с этим было установлено, что работодатель:

На основании этого работодатель был оштрафован на 50 000 руб. Суд признал предписание ГИТ законным (см. Решение Московского городского суда от 10.08.2015 N 7-8309/15).

Кстати, обратите внимание, чаще всего именно обиженные работники становятся тем самым источником, который сообщает о нарушениях работодателя в трудовую инспекцию и на основании их жалоб контролеры приходят в компанию с внеплановой проверкой.

Иные ошибки в кадровом делопроизводстве

Вторая группа нарушений более широкая. В нее согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ попадают любые нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, которые не попали в ч. 2 (фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем в случае, если последний отказывается признавать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и работодателем) и ч. 3 указанной статьи (о них мы написали выше).

Таким образом, сюда относятся все остальные нарушения в ведении кадрового делопроизводства, например:

Как видите, это любые требования ТК РФ и других нормативных правовых актов, которые содержат нормы трудового права и затрагивают порядок ведения кадрового делопроизводства. К таким нормативным правовым актам можно отнести, например, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, или Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Наказание за подобные нарушения немного ниже, чем за ошибки при заключении трудового договора:

Поясним один момент, в отношении которого у практиков порой возникают вопросы. С какими кадровыми приказами работника обязательно нужно знакомить под подпись? С любыми, где он фигурирует, или только с теми, которые прямо указаны в нормативных правовых актах?

Примечание. См. статью "Тонкости ознакомления с кадровыми документами" на с. 36 журнала N 11, 2014.

Действительно, трудовое законодательство определяет конкретный перечень приказов, которые необходимо доводить до сведения работников под личную подпись с указанием даты ознакомления (т.к. законодатель обычно еще и предписывает, в течение какого времени с даты издания акта работника нужно с ним ознакомить). Среди них приказы о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ), о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Однако есть целый ряд иных приказов, с которыми нужно знакомить сотрудников, несмотря на то, что прямого указания в ТК РФ на это нет. Например, приказ о направлении работника в командировку или о введении режима неполного рабочего времени и пр.

Для чего работников ознакамливают с приказами? Есть два основных повода:

Пример 1. Бухгалтер Иванова должна пересчитать полагающиеся менеджеру Комарову денежные выплаты. В данном случае приказ касается трудовых отношений с Комаровым, но исполнителем является Иванова. Трудовое законодательство не требует ознакамливать ее с данным приказом, это следует из практики управления (причем в некоторых организациях Иванову не просили бы поставить подпись об ознакомлении на бумажном приказе, а просто выслали бы ей для ознакомления скан-копию документа в рамках СЭД, которая протоколирует действия пользователей).

В ст. 22 ТК РФ в обязанностях работодателя указано, что он должен знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Конечно, между приказом и локальным нормативным актом нельзя поставить знак равенства, но это не отменяет того факта, что работники должны знать, как меняются условия их труда.

Еще одним аргументом в пользу того, что надо получить подпись сотрудника и на других приказах, является то, что в унифицированных формах, которые были обязательными до 2013 г., предусмотрен реквизит ознакомления работника с документом. Это, например, не упомянутые выше приказ о переводе на другую работу (форма N Т-5), приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6), приказ о направлении в командировку (форма N Т-9), приказ о поощрении работника (форма N Т-11).

Ну и наконец, не лишним будет получить подпись сотрудника на других приказах, например о переносе отпуска и отзыве из него, затрагивающих порядок оплаты труда, влекущих изменение режима работы, и пр. (по сути, любые приказы, которые так или иначе касаются прав и обязанностей сотрудников).

Если прямой обязанности работодателя ознакомить с документом работника под подпись, прописанной в нормативных правовых актах, нет, то тогда уже ознакамливать можно и иными способами, особенно если его нужно доводить до сведения многих (например, когда премируются все сотрудники организации). В ход идут рассылки по информационной системе уведомлений или скан-копии документа, вывешивание его копии на доске объявлений на проходной и т.п.

Чем обусловлено такое послабление? Дело в том, что для применения штрафов по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ сотрудники трудовой инспекции в своем предписании должны сослаться на конкретную правовую норму, которая была нарушена при неознакомлении работника с документом под подпись. Если такой нормы нет, то и оштрафовать будет не за что.

Однако это может позволить работнику при неисполнении приказа утверждать, что никто ему ничего не поручал, что он видит этот документ в первый раз.

Пример 2. С приказом о направлении сотрудника в командировку законодательство не обязывает ознакамливать работника под подпись. Но представьте такую ситуацию: человеку непосредственный руководитель сказал, что нужно ехать в командировку, деньги на нее ему перечислили на карточку, в эту командировку сотрудник и не хотел ехать... решил пойти на принцип и не поехал, а подписи об ознакомлении с соответствующим поручением у работодателя нет! За что зацепиться, чтобы признать его нарушителем трудовой дисциплины? Если в этой ситуации работодатель еще и решит применить к нему дисциплинарное взыскание, то работник может продолжать настаивать на том, что про командировку не знал и потом оспорить это взыскание в трудовой инспекции или в суде.

Однако обратите внимание, что в ТК РФ есть ряд статей (затрагивающих изменения определенных сторонами условий трудового договора), которые хоть и не устанавливают обязанность работодателя ознакомить сотрудника под личную подпись с приказом, но требуют получить от него согласие или уведомить его о чем-либо. Например, в случае введения неполного рабочего дня (смены). Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца о предстоящих изменениях и причинах, вызвавших такую необходимость. Или в случае увольнения сотрудника в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников работодатель должен персонально и под собственноручную подпись предупредить сотрудника не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Некоторые организации в подобных ситуациях для упрощения документооборота вместо подготовки письменного уведомления оповещают сотрудников о предстоящих изменениях путем ознакомления под личную подпись непосредственно с приказом. Делать это не запрещено.

Анализируя судебную практику, можно сделать вывод, что трудовые инспекторы охотно штрафуют организации именно по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, ведь сюда подпадает любое нарушение норм трудового права. В рассмотренном ниже деле инспектор нашел сразу несколько нарушений у работодателя.

Судебная практика. Государственная инспекция труда в г. Москве 05.06.2015 признала работодателя (ООО) виновным в совершении правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и назначила наказание в виде штрафа в размере 30 000 руб. В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:

Работодатель пытался оспорить указанное постановление, но суд признал его законным (см. Решение Московского городского суда от 10.09.2015 по делу N 7-9383).

См. также Решение Московского городского суда от 18.09.2015 N 7-9856/15, в котором было признано законным постановление ГИТ о штрафе работодателя (ФГУП) на 30 000 руб. за отсутствие в ЛНА порядка и размеров индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

Если работодатель не является малым предприятием, то за повторное нарушение он будет оштрафован в повышенном размере. Так, если ранее он подвергался наказанию за правонарушения, предусмотренные ч. 1 - 3 ст. 5.27 КоАП РФ, то:

Поблажки для "самых маленьких" от ГИТ

Итак, мы разобрались, что за нарушения в сфере кадрового делопроизводства могут оштрафовать по ч. 1 и 3 ст. 5.27 КоАП РФ. Это входит в компетенцию государственной инспекции труда (ГИТ).

С конца прошлого года Федеральная служба по труду и занятости изменила принцип применения административных наказаний в отношении малых предприятий (о направлении соответствующего письма в свои территориальные органы в ходе заседания Общественного совета при Роструде сообщил глава ведомства Всеволод Вуколов):

В этой связи напомним, какие предприятия признаются малыми. К ним относятся коммерческие организации либо потребительские кооперативы, которые соблюдают условия, приведенные в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" (далее - Закон N 209-ФЗ):

Что может заинтересовать налоговиков?

Некоторые из кадровых документов одновременно являются первичными учетными документами в бухгалтерии. Раньше их унифицированные формы были утверждены Госкомстатом России <2>. Среди них были:

<2> См. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Примечание. См. статью "Унифицированные формы: как поменять или оставить" на с. 26 журнала N 1, 2015.

Они просуществовали до конца 2012 г., т.к. с начала 2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) потребовал от организаций применять утвержденные своим руководством формы (так сказать, предоставил свободу действий в принудительном порядке). Кто-то воспользовался этим и разработал собственные формы, но большинство переутвердило старые привычные и продолжило ими пользоваться.

Так вот, если в организации забыли утвердить эти формы либо они не содержат предписанных реквизитов <3>, то данное нарушение входит в компетенцию налоговых органов, а не ГИТ. Судя по сложившейся практике, трудовая инспекция наказывать за это не будет, а вот сообщить коллегам из налоговой инспекции вполне может (территориальные органы данных ведомств активно обмениваются информацией).

<3> Их перечень дан в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Напомним, что любые первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены правильно (в т.ч. в соответствии со ст. 9 Закона о бухучете). Документы, которые составлены с нарушением, не могут быть приняты к учету. При проверке налоговики могут посчитать, что тем самым компания нарушила правила учета доходов и/или расходов, и привлечь ее по ст. 120 НК РФ к ответственности:

С.Ларина

Юрист,

эксперт журнала

"Кадровая служба

и управление персоналом предприятия"