Мудрый Экономист

Учет имущества, выданного в пользование

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 9

После принятия Приказов Минфина России N N 184н <1>, 227н <2> и 228н <3> основания для списания материальных запасов были дополнены операцией их передачи в личное пользование сотрудникам. Только ли материальные запасы можно выдавать в личное пользование? Каковы особенности такой операции? Какими первичными документами она оформляется? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в настоящей статье.

<1> Приказ Минфина России от 30.11.2015 N 184н "Об утверждении Плана счетов казначейского учета и Инструкции по его применению и о внесении изменений в Приложения к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 6 декабря 2010 г. N 162н".
<2> Приказ Минфина России от 31.12.2015 N 227н "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16 декабря 2010 г. N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".
<3> Приказ Минфина России от 31.12.2015 N 228н "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23 декабря 2010 г. N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".

Виды учитываемого имущества

В упомянутых Приказах Минфина содержится требование об учете выданного в пользование имущества на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

Пункт 385 Инструкции N 157н <4> определяет отражаемое на счете 27 имущество как форменное обмундирование, специальную одежду и иное имущество, то есть в основном речь идет о мягком инвентаре, имеющем нормативный срок использования.

<4> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Специальная одежда. Работодатель обязан обеспечить работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, средствами индивидуальной защиты (СИЗ) (ст. ст. 212, 221 ТК РФ). К ним относятся специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты (изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, рук, головы, лица, органа слуха, глаз, предохранительные приспособления). СИЗ должны иметь обязательную сертификацию или декларирование соответствия.

Правила выдачи средств индивидуальной защиты и пользования ими, а также ответственность и организация контроля за обеспечением работников названными средствами установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н (далее - Приказ N 290н). Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты учреждениям образования можно найти в Постановлениях Минтруда России от 25.12.1997 N 66, от 29.12.1997 N 68.

Форменная одежда. Необходимость использования форменной одежды сотрудниками образовательных учреждений законодательно не установлена, в отличие, например, от сотрудников полиции. Тем не менее в правила внутреннего распорядка подобное требование может быть включено при наличии финансовой возможности работодателя для обеспечения работников форменной одеждой или ее элементами.

Иной мягкий инвентарь. Нормативный срок эксплуатации имеют не только специальная или форменная одежда, но и обычная, а также спортивная одежда и обувь, которыми обеспечиваются воспитанники интернатов и детских спортивных школ.

Типовые нормы обеспечения спортивной одеждой и обувью установлены Приказом Госкомспорта России от 03.03.2004 N 190/л. Для детей, находящихся на полном государственном обеспечении, нормы выдачи мягкого инвентаря законодательно закреплены в Постановлении Правительства РФ от 07.11.2005 N 659, рекомендации по обеспечению доведены Письмом Минобразования России от 22.09.1993 N 164-М.

Субъекты РФ разрабатывают свои положения о мерах социальной поддержки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, содержащие порядок обеспечения их мягким инвентарем.

Инструкция N 157н устанавливает требование к субъекту учета обеспечить формирование полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества и его использовании. С этой точки зрения совершенно не важно, выдается имущество в эксплуатацию сотрудникам учреждения или обучающимся. Учреждение обязано осуществлять контроль сохранности, целевого использования и движения имущества с неистекшим сроком нормативной пригодности.

В этом случае, по нашему мнению, наилучшим решением будет включение в учетную политику учреждения правил учета не только имущества, выданного в пользование сотрудникам, но и имущества, выданного в пользование воспитанникам учреждения.

Иное имущество. В последнее время существенно возросла роль учетной политики как учетного стандарта учреждения. Следовательно, учреждения приобретают большую самостоятельность в построении своего оперативного, аналитического и отчасти бухгалтерского учета. Поэтому если учреждение выдает своим сотрудникам в личное пользование имущество, например ноутбук для полноценного выполнения командировочного задания, то учет такого имущества также возможно организовать на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", указав это обстоятельство в учетной политике.

Приведем пример.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Фрагмент методологического раздела учетной политики ¦
¦ казенного образовательного учреждения ¦
¦ ¦
¦ На забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное¦
¦пользование работникам (сотрудникам)" учитываются: ¦
¦ - спецодежда и спецобувь, выданные сотрудникам, занятым на работах,¦
¦выполняемых в особых температурных условиях; ¦
¦ - постельное белье, одежда и обувь, выданные воспитанникам учреждения¦
¦с целью соблюдения норм и сроков обеспечения одеждой, обувью и другими¦
¦предметами вещевого довольствия; ¦
¦ - иное имущество (основные средства), выданное сотрудникам во¦
¦временное пользование для выполнения ими своих служебных обязанностей. ¦
¦ Имущество, выданное в эксплуатацию и во временное пользование,¦
¦регистрируется в карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование¦
¦(ф. 0504206). Ответственность за заполнение книги учета возлагается на¦
¦старшего кладовщика. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Первичные учетные документы и регистры

Выдачу в пользование основных средств (ноутбука, сотового телефона и т.п.) следует оформить требованием-накладной (ф. 0504204).

С каждым сотрудником, получающим имущество в личное пользование, договор о материальной ответственности не заключается - это нецелесообразно. Более того, существует Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Он утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Но материальная ответственность сотрудника в случае, скажем, порчи или утраты полученного им имущества устанавливается не только договором о материальной ответственности. Она также может быть возложена на основании специального письменного договора или разового документа (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), каким и является требование-накладная (ф. 0504204).

Прямого указания, каким именно документом оформляется выдача в личное пользование материальных запасов, Инструкции N N 162н <5>, 174н <6> и 183н <7> не содержат. Более того, в их последних редакциях вообще почти исключены упоминания о применяемых формах первичных документов, и учреждение самостоятельно определяет форму используемого документа для отражения той или иной операции.

<5> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<6> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<7> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н) установлены следующие формы первичных документов для списания материальных запасов:

Выдачу в личное пользование чаще всего оформляют ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). С целью передачи под материальную ответственность полученной форменной одежды, обуви и другого аналогичного имущества этот документ оптимально подходит, поскольку, несмотря на списание переданных ценностей с балансового учета, они продолжают числиться на забалансовом учете, причем по балансовой стоимости (п. 385 Инструкции N 157н). Сотрудник при этом обязан обеспечить надлежащую сохранность и целевое использование полученного имущества хотя бы в пределах нормативного срока его эксплуатации.

Когда имущество станет непригодным для дальнейшей носки (эксплуатации), его списывают с забалансового учета. При этом оформляются акты (ф. 0504143 либо 0504230) по виду списываемого имущества. Отметим, что истечение нормативного срока носки не является основанием для списания с забалансового учета.

Выданное имущество необходимо описать в карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206): указать наименование, норму выдачи, нормативной срок использования (при наличии), количество выданных материальных ценностей, а также реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и другого личного имущества). При возврате ранее выданного имущества в соответствующих графах карточки (книги) (ф. 0504206) делается отметка.

Учетным регистром для выданного в личное пользование имущества является карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), записи в которой ведут в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости (п. 386 Инструкции N 157н).

Бухгалтерский учет

Для наглядности представим в виде таблицы, какие бухгалтерские записи делаются при выдаче имущества в личное пользование и его возврате.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Первичный документ

Выданы сотрудникам материальные запасы в личное пользование

00 00 0000000000 000 <*> 0 401 20 272

(00 00 0000000000 244 0 109 00 272)

00 00 0000000000 244 <**> 0 105 00 000

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

Выданные материальные запасы отражены на забалансовом учете

27

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206)

Выдано сотрудникам иное имущество

27

Требование-накладная (ф. 0504204)

Возвращены ранее выданные материальные запасы

27

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206)

Возвращено иное имущество

27

Требование-накладная (ф. 0504204)

<*> В бухгалтерском учете по счетам аналитического учета счета 0 401 20 270 "Расходы по операциям с активами" в 5 - 17-м разрядах номеров счетов отражаются нули (п. 2.1 Инструкции N 174н, п. 3 Инструкции N 183н).
<**> При списании материальных запасов из остатков прошлого года в 15 - 17-м разрядах номера счета 0 105 00 000 будут указаны нули.

Обратите внимание! Выдача в пользование имущества, отличного от материальных запасов, не отражается на балансовых счетах учета.

Содержание, маркировка и инвентаризация выданного имущества

Приказом N 290н установлена ответственность работодателя за неисполнение обязанности по поддержанию средств индивидуальной защиты в пригодном для эксплуатации состоянии. Работодатель за счет собственных средств обязан обеспечивать уход за СИЗ и их хранение, своевременно осуществлять химчистку, стирку, дегазацию, дезактивацию, дезинфекцию, обезвреживание, обеспыливание, сушку, а также ремонт и замену СИЗ (п. 30 Приказа N 290н).

И в этом случае не имеет значения то, что имущество не числится на счетах балансового учета. Учреждение обязано произвести соответствующие расходы и отнести их на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ, по коду вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд".

Пункт 118 Инструкции N 157н обязывает учреждение маркировать одежду до ее выдачи в эксплуатацию специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче одежды в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца ее выдачи со склада. Особых требований ни к месту проставления клейма, ни к виду клейма данный нормативный акт не содержит, поэтому учреждению целесообразно разработать свой порядок клеймения мягкого инвентаря и закрепить его в учетной политике. В качестве образца такого порядка можно взять Приложение 19 к Приказу МВД России от 26.07.2012 N 725 "Об утверждении Порядка выдачи, учета и списания вещевого имущества в органах внутренних дел Российской Федерации".

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, установлена необходимость инвентаризации всего имущества организации (собственного, арендованного, находящегося на ответственном хранении) независимо от его местонахождения. Выполняя данное требование, учреждения проводят инвентаризацию имущества, учитываемого на забалансовых счетах, в обычном порядке.

Особенность инвентаризации выданного в пользование имущества в том, что оно может находиться за пределами учреждения - например, дома у сотрудника. В этом случае инвентаризационной комиссии необходимо договориться с сотрудником о способе и времени проверки наличия этого имущества и далее зафиксировать результат в инвентаризационных описях.

Отдельной формы описи инвентаризации имущества, учитываемого на забалансовых счетах, Приказом N 52н не предусмотрено. Учреждение может либо воспользоваться инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), либо разработать и применять собственные первичные учетные документы с обязательными реквизитами, поименованными в п. 7 Инструкции N 157н.

Заключение

Рассмотренные варианты учета различных видов имущества и применения первичных документов являются отнюдь не единственными. Учреждение может найти свои решения, наиболее полно удовлетворяющие условиям его хозяйствования. Главное - отразить их в учетной политике.

Е.Кравченко

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"