Мудрый Экономист

Проверка правильности заполнения формы 6-НДФЛ

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2016, N 2

С 2016 г. всем налоговым агентам необходимо представлять в налоговые органы ежеквартальный расчет по форме 6-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

Письмом ФНС России от 28.12.2015 N БС-4-11/23081@ (далее - Письмо N БС-4-11/23081@) доведены Контрольные соотношения по заполнению данной формы, с помощью которых учреждения смогут самостоятельно проверить заполнение отчетности на наличие в ней ошибок. Рассмотрим их.

С 01.01.2016 на основании п. 2 ст. 230 НК РФ (в ред. Федерального закона от 02.05.2015 N 113-ФЗ) организации - налоговые агенты обязаны представлять расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за I квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Расчет представляется не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, идущего за истекшим налоговым периодом, по форме, Формату и в Порядке, которые утверждены Приказом ФНС России N ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок N ММВ-7-11/450@).

Таким образом, новую отчетную форму по НДФЛ необходимо представлять:

Отметим, что налоговые агенты обязаны направить отчетность в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронном носителе, если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, составляет свыше 25 человек (ранее - свыше девяти человек). Данное напоминание приведено в Информации ФНС России от 26.11.2015 "О разъяснении нового порядка расчета налога на доходы физических лиц налоговым агентом".

Датой представления сведений по форме 6-НДФЛ считаются:

Процедура 1: общий визуальный контроль

Общие требования, которые следует соблюдать при заполнении данной отчетной формы, изложены в разд. I Порядка N ММВ-7-11/450@. Они схожи с требованиями, предъявляемыми к заполнению формы 2-НДФЛ.

В ходе визуального контроля нужно обратить внимание на наличие всех показателей в отчетной форме. В соответствии с п. п. 1.4 - 1.7 Порядка N ММВ-7-11/450@ каждому показателю формы расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знако-мест. В каждом поле указывается только один показатель.

К сведению. Исключение составляют показатели, значением которых является дата или десятичная дробь.

Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знако-мест), месяц (поле из двух знако-мест) и год (поле из четырех знако-мест), - разделенные знаком "." ("точка").

Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком "точка". Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе - дробной части десятичной дроби.

Страницы формы расчета имеют сквозную нумерацию начиная с титульного листа. Порядковый номер страницы записывается в определенном для нумерации поле слева направо начиная с первого (левого) знако-места. Показатель номера страницы (поле "Стр."), имеющий три знако-места, записывается, например, для второй страницы как "002", для десятой страницы - "010".

Обратите внимание! В форме расчета (6-НДФЛ) при отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль (0), а не прочерк (п. 1.8 Порядок N ММВ-7-11/450@).

Текстовые и числовые поля формы расчета заполняются слева направо начиная с крайней левой ячейки либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя.

Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знако-мест соответствующего поля, в незаполненных знако-местах в правой части поля проставляется прочерк. Например, в верхней части каждой страницы формы расчета прописывается идентификационный номер налогового агента (ИНН). При указании десятизначного ИНН организации в поле из 12 знако-мест показатель заполняется слева направо начиная с первого знако-места, в последних двух знако-местах ставится прочерк: "ИНН 5024002119--".

Дробные числовые показатели заполняются аналогично правилам заполнения целых числовых показателей. В случае если знако-мест для указания дробной части больше, чем цифр, то в свободных знако-местах соответствующего поля ставится прочерк. Например, сумма начисленного дохода заполняется по формату: 15 знако-мест для целой части и 2 знако-места для дробной части - и, соответственно, при количестве в размере "1234356.50" они указываются как "1234356--------.50".

При заполнении формы расчета (6-НДФЛ) не допускаются:

При подготовке расчета с использованием программного обеспечения при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знако-мест и прочерков для незаполненных знако-мест. Расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться.

Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16 - 18 пунктов (п. 1.12 Порядка N ММВ-7-11/450@).

Процедура 2: внутренний контроль заполнения отчетной формы

Форма расчета (6-НДФЛ) состоит из титульного листа, разд. 1 "Обобщенные показатели", разд. 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц".

Ниже рассмотрим основные объекты контроля расчета по форме 6-НДФЛ.

  1. Контроль правильности заполнения титульного листа. Заполняя титульный лист, нужно обратить внимание на следующие поля.

Период представления (код). В соответствии с п. 2.2 Порядка N ММВ-7-11/450@ в данной строке проставляются значения, приведенные в Приложении 1 к Приказу ФНС России N ММВ-7-11/450@. Так, в отчете за I квартал следует указать значение "21", за полугодие - "31", за девять месяцев - "33", за год - "34". Особые коды прописываются за те же периоды при реорганизации (ликвидации) учреждения: соответственно "51", "52", "53" и "90".

По месту нахождения (учета) (код). В указанной строке проставляется код места представления формы 6-НДФЛ налоговым агентом согласно Приложению 2 к Приказу ФНС России N ММВ-7-11/450@.

Так, государственные (муниципальные) учреждения в данном поле указывают код 212 - по месту российской организации либо - если расчет представляется по месту обособленного подразделения - код 220. При сдаче отчета по месту учета российской организации в качестве крупнейшего налогоплательщика прописывается код 213.

Код по ОКТМО. Указывая код ОКТМО муниципального образования, следует учитывать, что организации, признаваемые налоговыми агентами, проставляют код той территории, на которой находятся организация или ее обособленное подразделение. Коды по ОКТМО содержатся в ОК 033-2013 (ОКТМО) "Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований", утвержденном Приказом Росстандарта от 14.06.2013 N 159-ст.

Дата представления расчета. В Письме N БС-4-11/23081@ чиновники ФНС России отмечают, что если дата представления отчета превышает срок, установленный ст. 230 НК РФ, то составляется акт в порядке, определенном ст. 101.4 НК РФ для принятия решения о привлечении к ответственности в соответствии с п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

  1. Контроль правильности заполнения разд. 1. В разд. 1 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, рассчитанного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке. Напомним, что ставки налога установлены ст. 224 НК РФ. В отношении доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, налоговая ставка определена в размере 30% (п. 3 ст. 224). Доходы резидента РФ, полученные по трудовому договору, облагаются налогом по ставке 13% (п. 1 ст. 224).

Таким образом, если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, разд. 1, за исключением строк 060 - 090, заполняется отдельно для каждой из ставок налога (п. 3.2 Порядка N ММВ-7-11/450@).

Заполняя строки 020, 030, 040, 070, следует обратить внимание на Контрольные соотношения, приведенные в Письме N БС-4-11/23081@.

Строки 020 и 030. По строке 020 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. По строке 030 отражается обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.

В соответствии с Письмом N БС-4-11/23081@ должно выполняться соответствие: строка 020 =, > строка 030. Если строка 020 < строки 030, то завышена сумма налоговых вычетов.

Строка 040. По ней отражается обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. В силу указаний Письма N БС-4-11/23081@ строка 040 >, = строка 050. Если строка 040 < строка 050, то завышена сумма фиксированного авансового платежа.

Строка 070. По строке 070 указывается общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. Из Письма N БС-4-11/23081@ следует, что строка 070 = сумма строк 140. Если строка 070 >, < сумма строк 140, то, возможно, завышена (занижена) общая сумма удержанного налога.

  1. Контроль заполнения разд. 2. В разд. 2 отражаются даты и суммы фактически полученных физическими лицами доходов, а также сведения по удержанному и перечисленному налогу в целом по учреждению. Заполняя строки 100, 110, 120, 130, 140, нужно помнить о следующих нюансах.

Строка 100. В данной строке указывается дата фактического получения доходов. Заполняя строку, необходимо обратить внимание на Письмо ФНС России от 13.11.2015 N БС-4-11/19829. В нем разъяснено, что дата фактического получения дохода определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ. В частности, в силу норм обозначенной статьи при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход.

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Таким образом, по доходам, полученным в виде оплаты труда за исполнение служебных обязанностей, по строке 100 формы 6-НДФЛ учреждения укажут следующие даты: 31.01.2016, 29.02.2016, 31.03.2016.

Строка 110. По данной строке проставляется дата удержания дохода. Напомним, что согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Таким образом, по налогу, удержанному с заработной платы, по строке 110 формы 6-НДФЛ учреждения укажут даты выдачи из кассы учреждения сумм зарплаты либо даты ее перечисления на банковские карты работников.

Строка 120. По данной строке отражается дата перечисления налога. Указывая дату, нужно учитывать, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ в новой редакции, действующей с 01.01.2016, в общем случае перечисление производится не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

Лишь при выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы рассчитанного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Обращаем внимание, что дата перечисления налога сверяется налоговыми органами с датой поступления на лицевой счет ФНС перечисленных сумм. Если дата по строке 120 < дата перечисления по данным ФНС (дата уплаты суммы НДФЛ по строке 140), то возможно нарушение срока перечисления удержанной суммы НДФЛ (Письмо N БС-4-11/23081@).

Следует учитывать, что при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период по строкам 100 - 140 отражаются только те операции, которые произведены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущие отчетные периоды, в данном разделе не отражаются (Письмо ФНС России от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@).

Процедура 3: контроль соотношений между отчетными формами

Кроме проверки соответствия между строками расчета по форме 6-НДФЛ, налоговым органом будет осуществляться контроль между отчетными формами 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. В Письме N БС-4-11/23081@ приведены междокументные Контрольные соотношения, которые следует учесть при заполнении отчетной формы.

  1. Строка 020 формы 6-НДФЛ по соответствующей ставке (отраженной в строке 010) = сумме строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке налога справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год). Если строка 020 по соответствующей ставке (строка 010) <,> суммы строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке налога справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, то занижена (завышена) сумма начисленного дохода.
  2. Строка 040 формы 6-НДФЛ по соответствующей ставке налога (отраженной в строке 010) = сумме строк "Сумма налога исчисленная" по соответствующей ставке налога справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год). Если строка 040 по соответствующей ставке налога (строка 010) <,> суммы строк "Сумма налога исчисленная" по соответствующей ставке налога справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, то, возможно, занижена (завышена) сумма исчисленного налога.
  3. Строка 080 формы 6-НДФЛ = сумме строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год). Если строка 080 <,> суммы строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, то, возможно, занижена (завышена) сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
  4. Строка 060 формы 6-НДФЛ = общему количеству справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год). Если строка 060 <,> общего количества справок по форме 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, то завышено (занижено) количество физических лиц, получивших доход либо не в полном объеме представлены сведения по форме 2-НДФЛ.

Заключение

В заключение отметим, что п. 1.2 ст. 126 НК РФ установлена ответственность за непредставление налоговым агентом в определенный срок расчета по форме 6-НДФЛ. В силу норм данной статьи на учреждение может быть наложен штраф в размере 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета. Кроме того, если расчет содержит недостоверные сведения, то на нарушителя будет налагаться штраф в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Однако налоговый агент освобождается от ответственности, если он самостоятельно выявил ошибки и представил налоговому органу уточненные документы до момента, когда налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

М.Зарипова

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"