Мудрый Экономист

Типовые нарушения, выявляемые при проверках финансово-хозяйственной деятельности ку

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 2

Проанализировав отчеты о проверках финансово-хозяйственной деятельности казенных учреждений, размещенные на официальных сайтах территориальных управлений Росфиннадзора, Счетной палаты, контрольно-ревизионных управлений муниципальных образований, представляем вашему вниманию обзор наиболее распространенных нарушений, выявляемых проверяющими. Данная информация поможет вам принять меры для недопущения подобных нарушений в ваших учреждениях.

В ходе осуществления контрольных мероприятий в отношении организации и ведения бюджетного учета, регулирования и оплаты труда, эффективности использования бюджетных средств и государственного (муниципального) имущества прежде всего проверяются соблюдение и правильность применения следующих нормативных актов:

Описание нарушения

Ссылка на нарушенный нормативный акт

В ходе проверок ведения кадровой политики и начисления оплаты труда

Работники, согласно нормам, не обеспечивались спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ), при этом на складе они имелись.

Нормы выдачи СИЗ в учреждении нормативно не закреплены, в других случаях выдача СИЗ работникам производилась не по утвержденному перечню, который, в свою очередь, не соответствовал результатам аттестации рабочих мест по условиям труда (с 01.01.2014 специальной оценки условий труда): отсутствовали должности работников, которым по результатам аттестации положены СИЗ, включена профессия (сторож), по которой по результату аттестации СИЗ не полагаются.

Учет и контроль над выдачей работникам СИЗ на личных карточках учета выдачи СИЗ с соблюдением утвержденных норм не осуществлялись либо велись с замечаниями (не заполнены реквизиты, предусмотренные формой)

Статья 221 ТК РФ

Содержание трудовых договоров с работниками (дополнительных соглашений к ним) не соответствовало предъявляемым требованиям (из обязательных для включения в трудовой договор указывались только должность (профессия) и размер оклада)

Статьи 56 - 57 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка оформлены с недостатками:

  • режим работы различных категорий работников не определен;
  • не установлены категории сотрудников, работающих по пяти- и шестидневной рабочей неделе;
  • не указаны время фактической работы (смены), начало и конец работы (смены);
  • суммированный учет рабочего времени и учетный период сторожам не определены;
  • не отражены время и место для отдыха и приема пищи;
  • графики работы (сменности) отсутствуют либо составлены с нарушением (график сменности сторожей не согласован представительным органом работников; воспитатели, младшие воспитатели и повара, работающие посменно, с графиком сменности (не менее чем за месяц) под расписку не ознакомлены)

Статьи 100, 103, 104, 108, 189

Продолжительность рабочего времени при работе на условиях совместительства превышала предельно допустимую норму

Статья 284 ТК РФ

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, включались в число календарных дней отпуска

Статья 120 ТК РФ

Разработанное в учреждение положение об оплате труда, являющееся локальным нормативным актом, принято без учета мнения представительного органа работников

Статья 8 ТК РФ

Работодателем с учетом мнения представительного органа работников не утверждена форма расчетного листка о заработной плате работников. В выдаваемых ежемесячных расчетных листках информация о начисленных, удержанных и выплаченных суммах отображена очень мелко, что не позволяет ее распознать без специальных средств

Статья 136 ТК РФ

Выявлены следующие нарушения по заполнению трудовых книжек:

  • записи в трудовых книжках не соответствуют Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69;
  • последние записи не соответствуют данным о реорганизации учреждения;
  • после внесенных записей о приеме на работу и об увольнении ставится не гербовая печать, а печать для документов;
  • установлено несоответствие записей в трудовых книжках и записей в штатных расписаниях

Статья 66 ТК РФ

Не заполнялся табель учета рабочего времени на внутренних и внешних совместителей.

Нет приказов о приеме на работу внутренних и внешних совместителей, также в приказах не указываются срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, содержание этой работы, объем дополнительно выполняемых работ. Нет письменного согласия работника на выполнение дополнительных работ

Статьи 60.1, 60.2, 151 ТК РФ

Директор муниципального учреждения премировался и выплаты стимулирующего характера устанавливались по его же личным приказам без согласования с вышестоящей организацией (местной администрацией), в ведомственном подчинении которой находилось учреждение.

Не рассчитано соотношение должностного оклада руководителя и средней заработной платы основного персонала возглавляемого им учреждения

Пункт 9 Положения N 583

При повышении в учреждении окладов рассчитанный средний заработок не индексировался

Пункт 16 Положения N 922

В ходе проверок организации и полноты учета, сохранности имущества

На объектах основных средств не обозначены присвоенные инвентарные номера

Пункт 46 Инструкции N 157н

Предметы мягкого инвентаря не маркировались специальным штампом несмываемой краской с указанием наименования учреждения, а при выдаче их в эксплуатацию не производилась дополнительная маркировка с отражением года и месяца их выдачи (либо она частично стиралась). Для маркировки мягкого инвентаря применялся непригодный для этих целей штамп для документов

Пункт 118 Инструкции N 157н

Выявлено неучтенное имущество (сарай, забор, оборудование для детской площадки). Рекомендовано материально ответственным лицам совместно с комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов и бухгалтерией провести необходимую работу для оприходования неучтенного имущества по текущей оценочной стоимости исходя из его функциональной принадлежности и срока полезного использования в соответствии с нормативными документами

Пункт 31 Инструкции N 157н

Выявлено неиспользуемое, технически неисправное и морально устаревшее имущество. Данный факт свидетельствует о том, что в учреждении не осуществлялся должный контроль над состоянием имущества, находящегося в оперативном управлении. В состав основных средств входили не используемые в процессе деятельности учреждения и пришедшие в негодность объекты основных средств, тем самым допущены искажение балансового остатка по счету 0 101 00 000 "Основные средства" и неэффективное использование государственного (муниципального) имущества

Пункты 38, 51 Инструкции N 157н, ст. 296 ГК РФ

Не открывались инвентарные карточки для аналитического учета основных средств, либо такие карточки велись формально (отсутствовали основные качественные и количественные показатели, краткие индивидуальные характеристики объектов (заводские (иные) номера, данные о модели, типе, марке конфигурации объектов, перечень составляющих предметов))

Пункт 54 Инструкции N 157н; требования по оформлению первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установленные Приказом N 52н

Оборотные ведомости по объектам учета составлены без итогового количественного выражения

При поступлении единовременно по одной учетной стоимости нескольких единиц хозяйственного инвентаря не применялась инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов

Учет основных средств в инвентарных списках нефинансовых активов не велся

Не оформлялись бухгалтерские справки, служащие причиной и первичным учетным документом для осуществления нестандартных операций или исправления ошибок (оприходования неучтенного имущества, восстановления на баланс ошибочно списанных материальных ценностей и т.д.), с обоснованием для ее составления

Пункт 18 Инструкции N 157н

Аналитические коды Плана счетов бюджетного учета и коды Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) в ряде случаев применялись не в соответствии с требованиями Инструкции N 157н и перечнем группировок (разделов, подклассов) ОКОФ (например, на счете 0 101 04 000 "Машины и оборудование" числились бытовой холодильник (код ОКОФ 16 2930100), бытовые электрические печи (код ОКОФ 16 29301221), кондиционер (код ОКОФ 16 2930274), верстаки (код ОКОФ 16 3615581), которые согласно ОКОФ включены в раздел "Инвентарь производственный и хозяйственный" и следовало учитывать на счете 0 101 06 000 "Производственный и хозяйственный инвентарь"

Пункт 53 Инструкции N 157н

Неправильно применялись аналитические счета по учету материальных запасов (например, на счете 0 105 04 000 "Строительные материалы" учитывались молотки, кисти, лобзики, ножовки, напильники, стамески, наборы инструментов, отвертки, очки защитные, относящиеся к счету 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы")

Пункты 117 - 118 Инструкции N 157н

При списании муниципального имущества заключение о непригодности к дальнейшему использованию оформлено актами технического осмотра, подписанными факсимильной подписью исполнителя, использование которой допускается только при взаимном соглашении сторон и не применяется на документах, имеющих финансовые последствия

Статья 160 ГК РФ

В составе нежилого здания с момента постройки неправомерно числились объекты, являющиеся отдельно стоящими, не обеспечивающие функционирование здания и имеющие разный с ним срок полезного использования (например, прогулочные веранды). Такие объекты должны числиться как самостоятельные инвентарные объекты

Пункты 41, 45 Инструкции N 157н

На забалансовых счетах 25 и 26 не учтено муниципальное имущество, закрепленное за учреждением на праве оперативного управления и переданное другим учреждениям в аренду (помещение буфета) или в безвозмездное пользование (помещения бухгалтерии, клуба, пищеблока с кухонным оборудованием, медицинского кабинета с оборудованием)

Пункты 381, 383 Инструкции N 157н

Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно принимались к учету на забалансовый счет 21 по балансовой стоимости, хотя это не было установлено учетной политикой учреждения

Пункт 373 Инструкции N 157н

Не зарегистрировано право оперативного управления здания.

Не зарегистрировано право постоянного (бессрочного) пользования на земельный участок, на котором располагается нежилое отдельно стоящее здание (гараж)

Статья 131 ГК РФ

В ходе проверок правильности эксплуатации транспортных средств и расходования ГСМ

В путевых листах не заполнялись конкретные маршруты следования автотранспортных средств, а только обозначено "объекты", не указывались пробег, время выезда и возвращения по каждому маршруту. Путевые листы, заполненные с нарушением требований нормативных документов, не позволяют судить об обоснованности произведенного расхода ГСМ

Пункт 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, требования к заполнению путевых листов, установленные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"

Не было назначено лицо, ответственное за техническое состояние автотранспортных средств и обеспечение безопасности дорожного движения.

Не был организован предрейсовый медицинский осмотр водителей персоналом, имеющим соответствующий сертификат, или медицинским учреждением при наличии соответствующей лицензии

Статья 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения"

Списание масел и тормозных жидкостей осуществляется без оформления акта о списании материальных запасов

Пункт 25 Инструкции N 162н

Не закреплены формы применяемых в учреждении путевых листов

Пункт 6 Инструкции N 157н

В ходе проверок расчетов с подотчетными лицами

Отсутствие письменных заявлений получателей подотчетных средств с указанием срока, на который выдаются подотчетные средства. Выдача средств под отчет без полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме наличных денег. Отсутствие приказов руководителя на выдачу средств в подотчет. Не определен круг сотрудников, которым должны выдаваться средства в подотчет с заключением договоров о материальной ответственности

Пункты 213, 214 Инструкции N 157н

Записи в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций по расчетам с подотчетными лицами) осуществляются несвоевременно. Например, в журналах операций по расчетам с подотчетными лицами авансовый отчет не указан, в то же время материальные запасы, расходы на приобретение которых отражены в данном отчете, оприходованы

Пункт 11 Инструкции N 157н

Авансовые отчеты приняты к учету без подтверждающих документов. Приняты к учету авансовые отчеты, не утвержденные руководителем

Пункт 216 Инструкции N 157н

В представленных авансовых отчетах заполнены не все реквизиты (не указываются табельный номер сотрудника и информация об остатке (перерасходе) от предыдущего аванса и остатке (перерасходе) по данному авансовому отчету, не заполняются сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода, не всегда заполняется расписка о принятии авансового отчета к проверке).

Есть авансовые отчеты, в которых не указываются должность сотрудника, назначение аванса и не делается бухгалтерская запись проведенной операции.

Документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете подотчетными лицами не нумеруются

Требования к оформлению авансового отчета, установленные Приказом N 52н

В ходе проверок организации и проведения инвентаризации

Не утвержден порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств

Пункт 6 Инструкции N 157н

Не проведена инвентаризация перед составлением годовой бюджетной отчетности

Пункт 1.5 Указаний N 49, п. 7 Инструкции N 191н

Акты сверок взаимных расчетов, подтверждающие правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, составлены не со всеми дебиторами и кредиторами. Также является нарушением наличие актов сверок взаимных расчетов, не подтвержденных подписями дебиторов-кредиторов

Пункты 3.44, 3.48 Указаний N 49

В состав инвентаризационной комиссии не был включен бухгалтер. Комиссией не было указано на необходимость принятия мер к списанию неисправного имущества, непригодного к дальнейшей эксплуатации, не был составлен список такого имущества

Пункты 2.3, 3.6 Указаний N 49

Заключение

В представленном обзоре собраны типовые нарушения, выявляемые специалистами контролирующих органов в ходе проверок финансово-хозяйственной деятельности казенных учреждений, со ссылками на положения действующих нормативных актов. Эти нарушения отражаются в актах, составленных по результатам проверок, а также вынесенных предписаниях. Как правило, учреждениям дается время на устранение выявленных нарушений. В случае игнорирования вынесенных предписаний и непринятия мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, проверяющие (в частности, инспекторы Счетной палаты РФ, должностные лица контрольно-счетных органов субъектов РФ) вправе составить протоколы об административных правонарушениях, ответственность за которые предусмотрена, в частности:

Л.Ларцева

Эксперт журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"