Компенсация расходов на проезд

Работодатель, направляя работников в командировки, компенсирует им расходы на проезд. Такая обязанность установлена ст. 168 ТК РФ. Каковы порядок получения данной компенсации, особенности отражения ее в бухгалтерском учете, подлежат ли указанные выплаты обложению НДФЛ и страховыми взносами? На эти и другие вопросы ответим в настоящей статье.

Работодатель должен возместить работнику расходы на проезд:

• к месту командировки (как на территории РФ, так и на территориях иностранных государств) и обратно;
• из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Указанные расходы включают (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)):

• оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
• оплату услуг по оформлению проездных документов;
• оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Проездные документы

В настоящее время после отмены командировочных удостоверений проездные документы, оформленные на командированного работника, не только выполняют свою непосредственную функцию, но и подтверждают сам факт нахождения в командировке и время, проведенное в ней.

Так, согласно п. 7 Положения N 749 фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, транспорте, находящемся в собственности работника или собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).

Дни отъезда и приезда также фиксируют по проездным документам. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки (п. 4 Положения N 749).

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогичным образом определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Таким образом, особая роль отводится именно проездным документам. В современных условиях они все чаще оформляются не только традиционным способом, но и в электронной форме. На возможность их использования указано в Письмах Минфина России от 19.06.2015 N 03-03-07/35548, от 14.01.2014 N 03-03-10/438.

Согласно п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документы, используемые для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеют следующую структуру:

• электронный полетный купон;
• электронный контрольный купон;
• электронный агентский купон;
• маршрут-квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок).

Маршрут-квитанция, электронный полетный, электронный контрольный, электронный агентский купоны содержат следующие сведения о перевозке пассажира и багажа:

• сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилию, имя, отчество, наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность, для международных перевозок - фамилию, другие сведения в соответствии с международными нормами);
• наименование и (или) код перевозчика;
• номер рейса;
• дату отправления рейса;
• время отправления рейса;
• наименование и (или) коды аэропортов (пунктов отправления и назначения для каждого рейса);
• тариф;
• эквивалент тарифа (если применяется);
• итоговую стоимость перевозки;
• форму оплаты;
• сборы (если применяются);
• наименование и (или) код класса бронирования;
• код статуса бронирования;
• дату оформления;
• наименование агентства (перевозчика), оформившего билет;
• норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
• уникальный номер электронного билета.

Наличие электронного полетного купона и маршрут-квитанции обязательно. Они являются документами, подтверждающими приобретение авиабилета.

Формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте установлены Приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322 (далее - Приказ N 322). Согласно п. 1 Приложения к данному Приказу электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании или пригородном сообщении, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа N 322).

Оплата стоимости проезда

Приобретать проездные документы и оплачивать стоимость проезда можно двумя способами:

• организация заключает договор с перевозчиком и приобретает билеты на проезд путем безналичных расчетов;
• командируемый работник (другое ответственное лицо) получает под отчет денежные средства и за наличный расчет приобретает проездные документы.

Начиная с 1 января 2016 г. выбор того или иного способа оплаты влияет на порядок применения бюджетной классификации в соответствии с Указаниями N 65н <1>, в которые внесены соответствующие изменения. Так, в первом случае расходы по договорам гражданско-правового характера на приобретение работниками услуг по проезду к месту их служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования будут отражаться по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд". Ранее по данной подстатье выдавались и денежные средства под отчет.

Теперь же во втором случае возмещение работникам расходов, связанных со служебными командировками, на проезд к месту служебной командировки и обратно транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, отражается по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ по виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".

Такие рекомендации даны в Информации Минфина, в которой приведена Сопоставительная таблица изменений в Классификации операций сектора государственного управления 2015 и 2016 гг.

Данные изменения повлияли и на ведение бухгалтерского учета.

Напомним, что в соответствии с п. 214 Инструкции N 157н <2> выдача наличных денег под отчет производится при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505). Денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника, в котором указываются сумма наличных денег и срок, на который они выдаются, назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, подпись руководителя и дата (п. 213 Инструкции N 157н).

Кроме того, денежные средства могут быть перечислены на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций для оплаты ими с использованием карт, в том числе выданных в рамках "зарплатных" проектов, командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для этого необходимо в локальном нормативном акте (коллективном договоре, учетной политике) предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с лицевого (расчетного) счета учреждения на счет банковской карты сотрудника и определить порядок списания дополнительных затрат в виде банковской комиссии за проведение операций, связанных с оплатой расходов подотчетным лицом с помощью банковской карты.

В платежном документе следует указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами.

Операции по обеспечению денежными средствами с использованием карт производятся в соответствии с Правилами N 10н <3> и требованиями Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П.

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением подтверждающих документов, а неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу или на счет учреждения.

Если учреждение приобретает билеты, их следует принимать к учету в составе денежных документов, которые впоследствии также будут выданы под отчет сотруднику учреждения, а он представит авансовый отчет.

Отражение в учете операций по оплате проезда

Государственные (муниципальные) учреждения в зависимости от своего типа ведут бухгалтерский (бюджетный) учет согласно Инструкциям N N 162н <4>, 174н <5> и 183н <6>, которые наконец-то приведены в соответствие с Инструкцией N 157н.

Приведем корреспонденции счетов, которые следует применять при отражении в учете расходов на проезд.

Обращаем ваше внимание, что если на 01.01.2016 в учреждении имелись остатки по счету 0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг" в сумме денежных средств, выданных под отчет работникам для оплаты проезда, или в сумме задолженности перед работниками по таким расходам, то их следует перенести с указанного счета на счет 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам". Остатки, отраженные на соответствующих аналитических счетах в главной книге (ф. 0504072) за 2015 г., подлежат переносу на соответствующие аналитические счета на основании справки (ф. 0504833) с приложением таблицы соответствия аналитических счетов бухгалтерского учета. Такие рекомендации и примеры по переносу остатков даны в Письме Минфина России от 14.03.2016 N 02-07-07/14989.

Пример 1. Бюджетное учреждение культуры направило троих сотрудников в командировку. Расходы на проезд выданы наличными под отчет в размере 560 руб. каждому. По возвращении из командировки ими составлены авансовые отчеты, на основании которых расходы приняты к учету и отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности. Все операции проведены в рамках исполнения государственного задания.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

Рассмотрим пример приобретения учреждением культуры проездных документов по договору с перевозчиком.

Пример 2. Артисты автономного учреждения культуры направились с гастролями в другой регион. Авиабилеты приобретены у авиаперевозчика по договору и оплачены авансом с расчетного счета в кредитной организации. Стоимость билетов составила 30 000 руб. После оплаты билеты доставлены курьером в организацию и приняты к учету в составе денежных документов. Перед поездкой билеты выданы артистам. После возвращения с гастролей ими представлены авансовые отчеты. Расходы произведены в рамках приносящей доход деятельности и отнесены на себестоимость оказанных услуг.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

НДФЛ и страховые взносы с расходов на проезд

Оплата работодателем стоимости проезда (в том числе на такси и аэроэкспрессе, в вагонах повышенной комфортности на железнодорожном транспорте) при направлении работников в командировки как внутри страны, так и за ее пределы не облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью, если эти расходы подтверждены документами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ <7>, Письма Минфина России от 29.01.2015 N 03-04-06/3305, от 02.07.2015 N 03-04-06/38183, от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180).

Кроме того, когда работник с разрешения руководителя учреждения выезжает к месту командировки в выходные или нерабочие праздничные дни, предшествующие дате начала командировки, либо задерживается в месте командировки на выходные или нерабочие праздничные дни, следующие за датой окончания командировки, стоимость проезда в командировку и обратно также не облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 16.10.2015 N 03-04-06/59443, от 30.07.2014 N 03-04-06/37503, от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687).

В соответствии с п. 1 Письма Минфина России от 15.08.2013 N 03-04-06/33238 стоимость услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах тоже не облагается НДФЛ. В свою очередь, ПФР и ФСС указывают на необходимость обложения страховыми взносами таких компенсаций, если использование указанных залов не предусмотрено законодательством для определенных категорий лиц (Письмо ПФР N НП-30-26/9660, ФСС РФ N 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014).

Если нет подтверждающих документов, расходы на проезд, оплаченные работнику, облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, Письмо Минфина России от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

Заключение

Обязанность работодателя компенсировать работнику расходы на проезд установлена на законодательном уровне. Чтобы получить такую компенсацию, необходимо подтвердить произведенные расходы документально. В этом случае они не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Кроме того, проездные документы являются основанием для определения срока нахождения работников в командировке. С 1 января 2016 г. изменились правила отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете оплаты проезда работников, направляемых в командировку. Они зависят от того, выдавались им деньги под отчет или билеты приобретались организацией непосредственно у транспортной компании, минуя подотчетных лиц.

О.Лунина

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"