Мудрый Экономист

Электронный документооборот

"Руководитель автономного учреждения", 2018, N 9

Все больше информации создается, хранится и передается в электронной форме. Электронный документооборот (ЭДО) массово вытесняет бумажный, поскольку делает работу более удобной, быстрой и качественной. О возможностях электронного документооборота, областях его применения, достоинствах и недостатках читайте в статье.

Понятие электронного документооборота

Под электронным документооборотом понимается порядок обмена электронными документами без использования бумажных носителей информации.

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Чтобы придать электронному документу юридическую силу, используется электронная подпись. Она производится с помощью ключа, представляющего собой уникальную последовательность символов.

Электронный документооборот обязан своим возникновением электронно-вычислительной технике (90-е годы XX века), а широким распространением - персональным компьютерам и Интернету (начало XXI века). ЭДО может использовать любая организация. Но учреждения общественного сектора развивают это направление на основе мощной государственной поддержки (изменение законодательства, утверждение целевых программ, выделение субсидий).

Законодательная база

Законодательную базу, регулирующую электронный оборот, можно условно разделить на два блока. Первый касается стадий оборота, а второй описывает специфику в отдельных областях отраслевого законодательства.

Электронный документооборот включает формирование электронного документа, его отправление, получение, обработку и хранение. Как уже отмечалось, достоверность созданного электронного документа подтверждается электронной подписью, использование которой в гражданском обороте при заключении сделок допускается п. 2 ст. 160 ГК РФ. В дополнение к данной норме отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Обмен электронными документами при заключении сделок предусмотрен п. 2 ст. 434 ГК РФ. Расширенную формулировку содержит ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В ней говорится, что при заключении гражданско-правовых договоров или оформлении иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, рассматривается как обмен документами. При ЭДО стороны обязаны руководствоваться нормами, которые регулируют отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

Наконец, архивное хранение электронных документов осуществляется на основании ст. 5 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

А теперь рассмотрим, в каких сферах законодательства, оказывающих наиболее заметное влияние на деятельность автономных учреждений, применение ЭДО специально оговорено.

Отраслевое регулирование электронного документооборота

Область законодательства

Нормативный акт

Краткое содержание норм, регулирующих ЭДО

Бюджетное законодательство

Положение о государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами "Электронный бюджет", утвержденное Постановлением Правительства РФ от 30.06.2015 N 658

Определены назначение и задачи государственной интегрированной информационной системы "Электронный бюджет", ее структура, основные функции, участники, порядок обеспечения доступа к системе, правовой режим информации и программно-технических средств системы, правила информационного взаимодействия "Электронного бюджета" с иными информационными системами

Законодательство о государственных и корпоративных закупках

Федеральные законы от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"

Обозначена нацеленность на то, чтобы закупки совершались преимущественно в электронной форме

Законодательство о бухгалтерском учете

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Допускает составление первичных учетных документов в виде электронного документа, подписанного электронной подписью

Налоговое законодательство

НК РФ

Установлен порядок подачи налоговых деклараций в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н

Установлен формализованный порядок электронного обмена счетами-фактурами

Трудовое законодательство

Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 N 194 "О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений"

Утверждены задачи эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, план-график эксперимента, перечень участников и видов работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

Банковское законодательство

Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное ЦБ РФ 19.06.2012 N 383-П

Установлен порядок перевода денежных средств в электронном виде

Государственная поддержка ЭДО

В Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы, утвержденной Указом Президента РФ от 09.05.2017 N 203, сказано, что информационные и коммуникационные технологии стали частью современных управленческих систем во всех отраслях экономики и сферах государственного управления. В число основных задач применения информационных и коммуникационных технологий Стратегия включает продвижение проектов по внедрению ЭДО в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам, осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

В развитие Стратегии принята Программа "Цифровая экономика Российской Федерации" <1>. В целях совершенствования правового регулирования цифровой экономики она предусматривает:

<1> Утверждена Распоряжением Правительства РФ от 28.07.2017 N 1632-р.

Нелишним будет добавить, что в России действует система межведомственного электронного документооборота, подразумевающая безбумажное электронное взаимодействие органов государственной власти (создана во исполнение Государственной программы РФ "Информационное общество" <2>).

<2> Утверждена Постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313.

Преимущества и недостатки ЭДО

Преимущества электронного оборота по сравнению с бумажным очевидны. Перечислим основные выгоды, которые получают автономные учреждения, выбирая передовые способы обмена документами.

  1. Экономия времени на всех этапах движения документа, особенно на этапе передачи - электронное сообщение передается за доли секунды.
  2. Снижение количества ошибок при создании документа благодаря программному контролю.
  3. Экономия денег при ЭДО на этапе:

Во внутреннем ЭДО экономия тоже достигается за счет однократного ввода документа, быстроты поиска документов, параллельного выполнения работ.

  1. Прозрачность процессов, происходящих в учреждении. ЭДО позволяет отслеживать прохождение документа в режиме реального времени, что способствует повышению уровня контроля со стороны руководства учреждения.
  2. Повышение качества оказания государственных (муниципальных) услуг за счет увеличения скорости реагирования и контроля.
  3. Высокая скорость оповещения сотрудников учреждения.
  4. Более высокий уровень корпоративной культуры, обусловленный единой информационной базой, обеспечивающей оперативный доступ к документации, быстроту согласования документов и принятия решений.
  5. Повышение уровня защищенности информации за счет системы разграничения полномочий и доступа к базе данных.

В то же время у ЭДО есть и недостатки. Они обусловлены относительной новизной электронного документооборота и сводятся к следующему.

  1. Высокая стоимость приобретения и внедрения программного обеспечения. Правда, при этом достаточно заметная часть ЭДО осуществляется с помощью бесплатных для пользователей программ.
  2. Уязвимость информации (компьютерные вирусы, кибератаки).
  3. Неподготовленность части персонала к работе в формате ЭДО.
  4. Недостаточная распространенность ЭДО среди контрагентов. Это снижает возможности учреждения, заинтересованного в развитии электронного взаимодействия.
  5. Большие затраты на оцифровывание бумажных документов при переходе на электронный архив.

Как видим, все эти недостатки носят временный характер. По мере расширения ЭДО стоимость программного обеспечения и защиты информации будет падать. Чем раньше автономное учреждение перейдет на ЭДО, тем быстрее окупятся затраты на обучение персонала цифровой грамотности и тем меньше бумажных документов придется переводить в цифровой формат.

Технология подключения

В качестве примера рассмотрим, как происходит подключение внешнего ЭДО с контрагентами. Учитывая, что существует регламентированный порядок обмена счетами-фактурами, все прочие виды обмена лучше наладить на его основе. Операторы связи, имеющие право на передачу счетов-фактур <3>, обычно предлагают услуги и по другим формам обмена.

<3> Требования к операторам, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем, установлены Приказом ФНС РФ от 27.12.2013 N ММВ-7-6/658@.

Основная проблема, препятствующая электронному обмену хозяйствующих субъектов, заключается в том, что операторы пока не могут обеспечить удовлетворительный уровень такого взаимодействия. При подключении к оператору ЭДО следует поинтересоваться стоимостью и набором оказываемых им услуг, сроками подключения обмена, наличием роуминга с операторами основных контрагентов, возможностью подключения контрагентов (при условии, что у них нет своего оператора). Затем требуется получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи, сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты информации - и можно приступать к работе.

* * *

Итак, суть ЭДО заключается не только в том, что документ создается и передается в электронном виде, а в том, что данная передача легитимна, как если бы стороны обменивались подписанными уполномоченными лицами подлинниками документов на бумажном носителе. Условно ЭДО можно разделить на внутренний и внешний.

С административной точки зрения проще внедрить внутренний ЭДО (нужна лишь воля руководства), внешний зависит уже от желаний третьей стороны. С финансовой точки зрения внутренний ЭДО может быть не по силам некоторым учреждениям. Что же касается внешнего ЭДО, в случаях, когда все расходы на программное обеспечение несет третья сторона, внедрение происходит безболезненно.

Данная тенденция подтверждается тем, что особенно уверенно ЭДО отвоевывает позиции в областях, которые стимулируются государством. Заметно отстает от средних темпов межкорпоративный ЭДО, поскольку еще не набрал критической массы участников и в этой системе нет крупного игрока (аналогичного государству), который бы вынудил других участников использовать в межкорпоративных отношениях ЭДО.

О.Е. Орлова

Эксперт журнала

"Руководитель автономного учреждения"