Мудрый Экономист

Правила заполнения новой справки 2-НДФЛ

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 12

Федеральная налоговая служба Приказом от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@ (далее - Приказ N ММВ-7-11/566@) утвердила новую форму сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ "Справка о доходах и суммах налога физического лица". Учреждения будут составлять справки по новой форме начиная с отчетности за 2018 год. В статье расскажем о том, чем отличается новая форма от старой, а также рассмотрим порядок заполнения справки.

Об отличительных особенностях новой формы 2-НДФЛ

Приказом N ММВ-7-11/566@ утверждены две формы справки:

Также Приказом N ММВ-7-11/566@ утвержден формат представления сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ в электронной форме (приложение 3). В Информации ФНС РФ "О представлении налоговыми агентами справки 2-НДФЛ с 1 января 2019 года" <1> (далее - Информация ФНС) специалисты ведомства указали: на налоговых агентах, представляющих налоговую отчетность в электронной форме по ТКС, изменение формы 2-НДФЛ практически не скажется, поскольку XML-файлы формируются с помощью специальной программы.

<1> Опубликована на сайте https://www.nalog.ru 09.11.2018.

Машинно ориентированная форма 2-НДФЛ состоит из основного листа и приложения. На основном листе отражены суммы дохода и НДФЛ, а в приложении - сведения о доходах и соответствующих вычетах с разбивкой по месяцам налогового периода с указанием кодов видов доходов и кодов видов вычетов. При необходимости налоговый агент заполняет нужное количество листов.

К сведению. Машинно ориентированная форма позволит налоговым органам автоматизировать процесс сканирования, распознавания и оцифровки полученных от налоговых агентов на бумажном носителе справок 2-НДФЛ, что ускорит прием и обработку представленных данных, а также подтверждение прав на налоговые вычеты работников таких организаций.

Хотя форма сохранила прежнее сокращенное название "2-НДФЛ", она имеет структуру, принципиально отличающуюся от прежней формы: вместо пяти разделов в ней три раздела и одно приложение.

Данные, которые в форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС РФ N ММВ-7-11/485@, отражаются в разд. 1 "Данные о налоговом агенте", приводятся в начале новой формы в общей части.

Детализация сведений о доходах и вычетах по месяцам производится в отдельных приложениях к справке.

В новой справке нет специального поля для указания ИНН физического лица в стране гражданства.

Также в новой форме 2-НДФЛ отсутствуют поля для указания информации:

Для указания вида уведомления предусмотрены коды ("1", "2" и "3"), которые проставляются в новом поле "Код вида уведомления".

По какой форме выдавать справки за 2017 и предыдущие годы? В Информации ФНС четко сказано, что справки по новой форме представляются начиная с отчетности за 2018 год. Следовательно, за предыдущие годы сотрудникам учреждения надо выдавать справки по тем формам, по которым они ранее отчитались в налоговую инспекцию.

В приложении 4 к Приказу N ММВ-7-11/566@ приведен Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц. Сведения, предусмотренные п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ, подаются по форме 2-НДФЛ, приведенной в приложении 1.

Общие правила заполнения налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ

Форма справки, утвержденная Приказом N ММВ-7-11/566@, содержит:

Обратите внимание! Если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, разд. 1, 2 и 3 (при необходимости), а также приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода" заполняются для каждой из ставок налога.

Порядок заполнения формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц "Справка о доходах и суммах налога физического лица" (формы 2-НДФЛ) приведен в приложении 2 к Приказу N ММВ-7-11/566@ (далее - Порядок).

Отметим, Приказом N ММВ-7-11/566@ не предусмотрен порядок заполнения справки о доходах для выдачи работникам, однако, поскольку ее форма во многом повторяет старую форму 2-НДФЛ, можно ориентироваться на прежний порядок.

При заполнении справки:

Используют данные, содержащиеся в регистрах налогового учета

Нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства

Не допускаются двусторонняя печать формы на бумажном носителе и скрепление листов

Каждому показателю формы должно соответствовать одно поле, состоящее из определенного количества знако-мест. В каждом поле указывается только один показатель

Не допускается заполнение справки отрицательными числовыми значениями

Текстовые поля формы заполняются заглавными печатными символами

В случае отсутствия какого-либо показателя во всех знако-местах соответствующего поля проставляется прочерк. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль ("0")

Используют коды видов доходов налогоплательщика, коды видов вычетов налогоплательщика, коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика (приложение 1 к Порядку), и коды форм реорганизации и ликвидации организации (приложение 2 к Порядку)

Согласно п. 1.18 Порядка в ситуации, когда налоговый агент произвел перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением налоговых обязательств физического лица, оформляется корректирующая справка.

В форме аннулирующей справки заполняются заголовок, а также показатели разд. 1, указанные в представленной ранее справке. Разделы 2 и 3, а также приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода" не заполняются.

В поле "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю" проставляется цифра:

Правила заполнения отдельных разделов формы 2-НДФЛ

Общая часть формы 2-НДФЛ. Показатели в общей части справки отражаются следующим образом.

Наименование поля

Особенности заполнения

"ИНН", "КПП"

Для налоговых агентов - организаций указываются ИНН и КПП по месту нахождения организации согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

В случае если справка представляется организацией, имеющей обособленные подразделения, в данном поле после ИНН приводится КПП по месту нахождения организации по месту нахождения ее обособленного подразделения

Обратите внимание: если справку подает правопреемник налогового агента, приводятся ИНН правопреемника налогового агента и КПП по месту нахождения организации согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе

"Номер справки"

Проставляется уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом

Обратите внимание: при представлении корректирующей либо аннулирующей справки налоговым агентом взамен ранее поданной справки фиксируется номер ранее представленной справки

"Отчетный год"

Отражается налоговый период, за который составляется справка

"Признак"

Проставляется цифра:

  • "1" - если справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговым агентом;
  • "2" - если справка представляется согласно п. 5 ст. 226 и (или) п. 14 ст. 226.1 НК РФ налоговым агентом;
  • "3" - если справка представляется в силу п. 2 ст. 230 НК РФ правопреемником налогового агента;
  • "4" - если справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 и (или) п. 14 ст. 226.1 НК РФ правопреемником налогового агента

"Номер корректировки"

Указываются:

  • при составлении первичной справки - значение "00";
  • при составлении корректирующей справки взамен ранее представленной - соответствующий номер корректировки ("01", "02" и т.д.);
  • при составлении аннулирующей справки взамен ранее поданной - значение "99"

"Представляется в налоговый орган (код)"

Приводится четырехзначный код налогового органа, в который налоговый агент представляет справку

"Наименование налогового агента"

Налоговый агент - юридическое лицо либо обособленное подразделение юридического лица указывает сокращенное наименование (в случае его отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам

Обратите внимание: если справка представляется правопреемником реорганизованной организации, отражается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения

"Форма реорганизации (ликвидация) (код)", "ИНН/КПП реорганизованной организации"

Поля заполняются, только если нужно подать справку за реорганизованную организацию (п. 2.11, 2.12 Порядка)

"Код по ОКТМО"

Указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение.

Правопреемник налогового агента приводит код ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или ее обособленного подразделения

К сведению: коды ОКТМО содержатся в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований ОК 033-2013. При заполнении показателя "Код по ОКТМО", под который отводится 11 знако-мест, в свободных знако-местах справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, никакие символы не проставляются

"Телефон"

Отражаются телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому в случае необходимости может быть получена справочная информация, касающаяся налогообложения доходов физических лиц, а также учетных данных этого налогового агента

Раздел 1. В этом разделе указываются данные о физическом лице (ИНН, Ф.И.О., гражданство, дата рождения и др.).

В случае отсутствия у налогового агента информации об ИНН физического лица - получателя дохода названный реквизит не заполняется (п. 3.2 Порядка).

К сведению. ИНН физического лица можно узнать от самого работника или на сайте ФНС в разделе "Узнай ИНН". Чтобы узнать ИНН, нужны следующие данные: Ф.И.О., дата рождения и реквизиты паспорта (другого документа). ФНС в Письме от 17.08.2018 N ПА-4-11/15942 отметила, что представление в налоговый орган прошедших форматный контроль сведений о доходах физических лиц без указания ИНН по причине его отсутствия не образует состава правонарушения, установленного ст. 126.1 НК РФ.

При заполнении полей "Фамилия", "Имя", "Отчество" приводятся фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество допускается заполнять буквами латинского алфавита.

К сведению. ФНС обращает внимание на необходимость актуализации данных при оформлении справок (письма от 29.12.2017 N ГД-4-11/26889@, от 06.09.2017 N БС-4-11/17753@, от 01.11.2016 N БС-4-11/20817). В случае если у физического лица изменились персональные данные после представления налоговым агентом справки в налоговый орган, уточненная справка не подается.

При заполнении поля "Статус налогоплательщика" надо выбрать код статуса налогоплательщика:

В поле "Гражданство (код страны)" указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). При отсутствии у налогоплательщика гражданства проставляется код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Для заполнения поля "Код документа, удостоверяющего личность" используют код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии с приложением 1 к Порядку.

За представление справок 2-НДФЛ с недостоверными данными (например, при неправильном указании ИНН физического лица, номера его паспорта, кода или суммы дохода) предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждую неправильную справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

В Письме от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 ФНС разъяснила, что недостоверными сведениями могут быть признаны любые заполненные реквизиты справки 2-НДФЛ, которые не соответствуют действительности.

Штрафа можно избежать, если представить уточненную справку до того, как налоговый орган выявит ошибку (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Раздел 2. В этом разделе отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в поле "Ставка налога".

Обратите внимание! В случае выплаты в течение налогового периода физическому лицу - получателю доходов, облагаемых налогом по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц формы справки. На второй и последующих страницах справки заполняются поля "ИНН", "КПП", "Номер справки", "Отчетный год", "Признак", "Номер корректировки", "Представляется в налоговый орган (код)", разд. 2 и при необходимости разд. 3. В остальных полях справки проставляются прочерки.

Показатели в разд. 2 отражаются следующим образом.

Наименование поля

Особенности заполнения

"Общая сумма дохода"

Указывается общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разд. 3 и приложении "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода"

Обратите внимание: при заполнении справки с признаком "2" или "4" фиксируется сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в приложении

"Налоговая база"

Закрепляется налоговая база, с которой исчислен налог. Показатель, который приводится в данном поле, соответствует сумме дохода, отраженной в поле "Общая сумма дохода", уменьшенной на сумму вычетов, отраженных в разд. 3 и приложении "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода"

Обратите внимание: в случае если сумма вычетов, отраженных в разд. 3 и приложении, превышает общую сумму дохода, в поле "Налоговая база" приводится значение "0.00"

"Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом"

Указывается не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также приводится сумма переплаты налога, образовавшейся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде

Обратите внимание: при заполнении справки с признаком "2" или "4" отражается значение "0"

"Сумма налога, не удержанная налоговым агентом"

Приводится исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде

Раздел 3. В этом разделе отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, а также о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом.

Поля данного раздела справки заполняются следующим образом.

Наименование поля

Особенности заполнения

"Код вычета", "Сумма вычета"

Указываются код вычета, выбираемый в соответствии с кодами видов вычетов налогоплательщика (п. 1 ст. 230 НК РФ), и сумма вычета, соответствующая данному коду.

При предоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов, соответствующих разным кодам, заполняется необходимое количество полей "Код вычета" и "Сумма вычета"

Обратите внимание: в случае если количество предоставленных в течение налогового периода вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей, налоговый агент заполняет необходимое количество страниц справки. На последующих листах справки заполняются поля "ИНН", "КПП", "Стр.", "Номер справки", "Отчетный год", "Признак", "Номер корректировки", "Представляется в налоговый орган (код)", "Наименование налогового агента", "Код вычета", "Сумма вычета". В остальных полях проставляются прочерки. Если в течение налогового периода налогоплательщику не предоставлялись вычеты по доходам, облагаемым налогом по соответствующей ставке, поля "Код вычета" и "Сумма вычета" не заполняются

"Код вида уведомления"



Необходимо указать цифру:

  • "1" - если налогоплательщику выдано уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
  • "2" - если налогоплательщику выдано уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет;
  • "3" - если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи

"Номер уведомления", "Дата выдачи уведомления", "Код налогового органа, выдавшего уведомление"

Фиксируются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление. В случае если уведомления получены неоднократно, налоговый агент заполняет необходимое количество страниц справки.

На последующих листах справки заполняются поля "ИНН", "КПП", "Стр.", "Номер справки", "Отчетный год", "Признак", "Номер корректировки", "Представляется в налоговый орган (код)", "Код вида уведомления", "Номер уведомления", "Дата выдачи уведомления" и "Код налогового органа, выдавшего уведомление". В остальных полях ставятся прочерки

Обратите внимание: при отсутствии уведомлений поля "Код вида уведомления", "Номер уведомления", "Дата выдачи уведомления" и "Код налогового органа, выдавшего уведомление" не заполняются

В приложении к справке приводятся сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетах по каждой ставке налога.

Заполнение приложения зависит от признака, указанного в справке:

Если в справке проставлен признак "1" или "3", в соответствующих полях приложения к справке отражаются порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов

Если в справке проставлен признак "2" или "4", в приложении к справке указывается сумма фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом



Отдельные поля приложения заполняются следующим образом.

Наименование поля

Особенности заполнения

"Номер справки", "Отчетный год" и "Ставка налога"

Указываются соответствующие номер справки, отчетный год и ставка, с применением которой исчислен налог, отраженные на соответствующем листе справки

"Месяц"

Приводится порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход

"Код дохода" и "Сумма дохода"

Отражаются код дохода, выбираемый в соответствии с кодами видов доходов налогоплательщика, и вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода. По соответствующим видам доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере, приводится код вычета, выбираемый согласно кодам видов вычетов налогоплательщика



"Код вычета" и "Сумма вычета"

Проставляется код вычета, выбираемый в соответствии с кодами видов вычетов налогоплательщика, и отражается сумма вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе.

Код вычета приводится при наличии суммы соответствующего вычета

Обратите внимание: при оформлении справок за 2018 год следует применять коды видов доходов и вычетов, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в приложении к справке не отражаются

* * *

Подведем итог. Начиная с 2019 года налоговые агенты будут оформлять две разные справки:

Форма справки 2-НДФЛ претерпела значительные изменения, однако у налоговых агентов не должно возникнуть особых проблем при ее заполнении.



С учетом требований п. 2 ст. 230 НК РФ справку 2-НДФЛ по каждому физическому лицу за 2018 год необходимо представить не позднее 1 апреля 2019 года.

Г. Демидов

Эксперт журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"