Мудрый Экономист

Сверка обязательств по контракту

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 12

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация не только имущества, но и обязательств. И если при инвентаризации имущества требуется установить его наличие или отсутствие, то при инвентаризации обязательств важно согласовать с контрагентом не только сумму задолженности, но и условия проведения сверки расчетов.

Указания и стандарт

В настоящий момент основными нормативными документами, регулирующими порядок проведения инвентаризации в государственных и муниципальных учреждениях, являются:

Основные требования к инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждений госсектора, сейчас определяет последний документ (п. 2 СГС "Концептуальные основы"). Эти требования изложены в разд. VIII стандарта.

Обратите внимание! Согласно п. 39 СГС "Концептуальные основы" обязательством признается задолженность, погашение которой приведет к выбытию активов, заключающих в себе полезный потенциал или экономические выгоды. При этом возникает ощущение, что в стандарте рассматривается только кредиторская задолженность, так как речь идет лишь о выбытии активов. Кроме того, контекст стандарта не позволяет отнести к активам денежные средства, так как рассуждать об их полезном потенциале и экономической выгоде несерьезно. Таким образом, СГС "Концептуальные основы" не оставляет возможности трактовать обязательство иначе, нежели как кредиторскую задолженность.

Если буквально понимать определение обязательства, данное в СГС "Концептуальные основы", то задолженность, учитываемая на забалансовых счетах, не попадает в "поле зрения" этого стандарта. Следовательно, раз он не предполагает инвентаризацию задолженности на забалансовых счетах, обоснованность соответствующих расчетов необходимо подтверждать, руководствуясь Методическими указаниями.

Исходя из изложенного, при формировании учетной политики, а также локальных актов о проведении инвентаризации в 2018 году целесообразно ссылаться как на Методические указания, так и на СГС "Концептуальные основы" - они дополняют друг друга, при этом требования Методических указаний в учреждениях госсектора по-прежнему нужно применять при проведении инвентаризации.

Обоснованность расчетов

Рекомендации по инвентаризации расчетов содержатся в п. 3.44 - 3.48 Методических указаний. В них отмечается, что инвентаризация расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и т.д. заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

Очевидно, что правильность и обоснованность дебиторской или кредиторской задолженности лучше всего установить по акту сверки, в котором дебитор или кредитор подтверждает задолженность или вносит коррективы на основе данных, отраженных в его бухгалтерском учете. Уточнение и корректировка взаимной задолженности контрагентов особенно актуальна для учреждений, с поставщиками или заказчиками которых контракты (договоры) заключены на длительные сроки.

Кроме того, акт сверки с приложенными к нему первичными документами может быть аргументом при рассмотрении споров в судебных органах. Так, акт сверки может служить основанием для исчисления нового срока исковой давности по денежным обязательствам согласно ст. 203 ГК РФ. В этой статье указано, что течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Однако для того, чтобы акт сверки был принят судом как доказательство, в том числе доказательство необходимости заново исчислить срок исковой давности, нужно правильно оформить бланк акта.

Акт сверки всегда имеет две части, заполняемые сторонами контракта (договора). Благодаря этому каждая из сторон имеет возможность заполнить сведения по своим собственным данным об обязательствах, а также об исполнении возникших обязательств. Акт сверки будет лишен доказательственной силы в суде при наличии разногласий сторон по поводу расчетов.

Сверка по контракту (договору)

До недавнего времени акты сверки использовались в основном для уточнения расчетов между поставщиком и заказчиком. Другими словами, целью сверки было выявление задолженности по денежным обязательствам: кто кому должен перечислить денежные средства или осуществить поставку в счет ранее перечисленных денежных средств.

Однако на практике у контрагентов все чаще возникает потребность не только сверить исполнение денежных расчетов, но и выяснить состояние исполнения условий контракта (договора) в целом. Особенно это актуально для контрактов (договоров), заключаемых на длительный срок, а также в случае изменения по тем или иным причинам условий исполнения контракта (договора).

Зачастую в силу географической удаленности контрагентов, многократного изменения условий контракта и т.п. провести сверку расчетов непросто. Нередки случаи, когда исполнитель отказывается от сверки расчетов на условиях заказчика. Если организация-исполнитель отказывается от сверки взаиморасчетов и подписания акта сверки или даже акта разногласий, руководителю учреждения приходится принимать решение о направлении документов в судебные органы. Чтобы минимизировать риск отказа таких контрагентов, в договоре рекомендуется предусматривать следующие условия:

При этом самый "действенный" пункт договора в части проведения сверок взаиморасчетов - это штрафные санкции за неисполнение условий договора.

Если заказчику требуется однократная сверка расчетов, в договоре возможна, например, следующая формулировка:

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Поставщик должен одновременно с товаром передать Заказчику ¦
¦ надлежащим образом оформленный комплект документов, в том числе: ¦
¦ - товарные накладные (универсальный передаточный документ); ¦
¦ - счета, счета-фактуры (для плательщиков НДС); ¦
¦ - инструкции по применению товара (на русском языке) на каждую ¦
¦ единицу товара. ¦
¦ При поставке последней партии товара Поставщик обязан передать ¦
¦ Заказчику документы, указанные в настоящем пункте договора, а также акт ¦
¦ сверки расчетов. ¦
¦ Акт сверки расчетов, подписанный сторонами договора, является ¦
¦ документом, подтверждающим исполнение обязательств Поставщиком в полном ¦
¦ объеме в соответствии с условиями настоящего договора. ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Если у заказчика есть потребность в регулярной сверке исполнения взаимных обязательств, необходимо указать срок и порядок ее проведения - например, так:

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акт сверки расчетов оформляется сторонами ежемесячно. ¦
¦ Поставщик не позднее чем в течение пяти рабочих дней с момента ¦
¦ окончания отчетного периода представляет по адресу Заказчика оформленный ¦
¦ в соответствии с приложением 2 к настоящему договору акт сверки ¦
¦ расчетов, заполненный совокупностью реквизитов документа со стороны ¦
¦ Поставщика. ¦
¦ Заказчик в течение пяти рабочих дней с момента представления акта ¦
¦ сверки расчетов Поставщиком заполняет указанный акт совокупностью ¦
¦ реквизитов документа со стороны Заказчика и направляет Поставщику. ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Помимо сроков и порядка обмена документами важно установить договорное правило между сторонами по форме и наполненности акта сверки. Поскольку содержательная часть акта сверки нормативно не регламентирована со стороны законодателя или органов исполнительной власти, для придания ей статуса обязательности исполнения сторонами договора необходимо зафиксировать все требования к содержанию акта непосредственно в тексте договора (в том числе в виде приложения к договору, которое является неотъемлемой его частью).

Минфин в Письме от 18.02.2005 N 07-05-04/2 отметил, что действующим законодательством форма акта сверки расчетов хозяйствующих субъектов не предусмотрена, то есть организация при необходимости может разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно.

В учреждении целесообразно разработать единую форму акта для всех видов соглашений - и для статуса покупателя, и для статуса арендодателя, и для статуса исполнителя и т.д., - чтобы при заключении контрактов (договоров) не тратить времени на создание новой формы документов. Универсальная форма акта сверки формирует у бухгалтеров учреждения четкое представление о правильности формы, а также служит усилению контроля и достоверности расчетов путем:

При фиксации всех указанных требований в договоре (порядка, сроков оформления акта сверки сторонами, формы и содержания акта сверки) их соблюдение является обязательным для обеих сторон договора.

На случай неисполнения установленного договором требования о подписании и представлении акта сверки, в том числе нарушения сроков представления документов, предусматриваются штрафные санкции. Так, согласно п. 6 Постановления Правительства РФ N 1042 <1> за каждый факт неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства по контракту, которое не имеет стоимостного выражения, размер штрафа устанавливается в виде фиксированной суммы, определяемой в следующем порядке:

<1> Постановление Правительства РФ от 30.08.2017 N 1042 "Об утверждении Правил определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом (за исключением просрочки исполнения обязательств заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем)), и размера пени, начисляемой за каждый день просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, предусмотренного контрактом, о внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 15 мая 2017 г. N 570 и признании утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 25 ноября 2013 г. N 1063".

Если договор заключен не в соответствии с Законом о контрактной системе <2>, то заказчик вправе самостоятельно определить вид, размер и порядок взыскания санкций за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанности по оформлению акта сверки расчетов. Для этого он может использовать в договоре, например, следующие формулировки:

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ В случае просрочки исполнения Поставщиком обязательств, ¦
¦ предусмотренных договором, а также в иных случаях неисполнения или ¦
¦ ненадлежащего исполнения Поставщиком обязательств, предусмотренных ¦
¦ договором, Заказчик вправе потребовать уплаты неустоек (штрафов, пеней). ¦
¦ Пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения Поставщиком ¦
¦ обязательства, предусмотренного договором, начиная со дня, следующего ¦
¦ после дня истечения определенного договором срока исполнения ¦
¦ обязательства, и устанавливается в размере 1 процента от цены не ¦
¦ исполненного Поставщиком обязательства. ¦
¦ За ненадлежащее исполнение Поставщиком обязательств, предусмотренных ¦
¦ договором, за исключением просрочки исполнения Поставщиком обязательств ¦
¦ (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных договором, ¦
¦ Поставщик выплачивает Заказчику штраф в размере 10 процентов цены ¦
¦ договора. ¦
L---------------------------------------------------------------------------
<2> Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

Акт по форме

Как правило, акт сверки оформляется в форме реестра, однако форма данного документа законодательно не утверждена. Учреждения могут самостоятельно разработать форму акта сверки. При этом лучше придерживаться требований, выдвигаемых к первичным документам, поскольку, если из акта сверки не будет ясно, к каким именно расчетам, к каким обязательствам, какому договору, какому периоду он относится, судебные инстанции в будущем (при наличии спора) могут не признать его надлежащим доказательством (Определение ВС РФ от 02.02.2016 N 308-ЭС15-18441).

Принятая в учреждении форма акта сверки должна быть утверждена в составе учетной политики государственного муниципального учреждения.

В акте сверки, как правило, имеются следующие реквизиты:

Рекомендуемая для государственных (муниципальных) учреждений форма акта сверки взаиморасчетов приведена ниже.

Направляемый контрагенту акт сверки могут подписать лица:

Таким образом, подписывать акт сверки от имени организации без доверенности вправе только ее руководитель (единоличный исполнительный орган). Иные лица, в том числе главный бухгалтер, могут подписать акт сверки от имени организации, только если у них есть подтверждение полномочий на совершение таких действий. Если доверенности или иного уполномочивающего документа нет, такой акт сверки не может создавать прав и обязанностей для хозяйствующего субъекта.

                                     АКТ
сверки взаиморасчетов за период _______________
по договору N __________ от _____________
Мы, нижеподписавшиеся руководитель "Заказчика" _________________________
с одной стороны и директор "Поставщика" __________________________ с другой
стороны, составили настоящий акт сверки о том, что состояние взаимных
расчетов на "__" ____________ 2018 года следующее:
1. СВЕРКА РАСЧЕТОВ

По данным "Заказчика"

По данным "Поставщика"

Дата

Документ

Дебет

Кредит

Дата

Документ

Дебет

Кредит

Сальдо начальное

Сальдо начальное

Обороты за период

Обороты за период

Сальдо конечное

Сальдо конечное

По данным "Заказчика",                 По данным "Поставщика",
задолженность задолженность
на "__" _________ 2018 года на "__" _________ 2018 года
в пользу ____________________________ в пользу ____________________________
составила: ___________ руб. ____ коп. составила: ___________ руб. ____ коп.
2. СВЕРКА ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО ДОГОВОРУ (СПРАВОЧНО)

По данным "Заказчика"

По данным "Поставщика"

Дата

Документ

Принято

Исполнено

Дата

Документ

Принято

Исполнено

Цена контракта (договора)

Цена контракта (договора)

Итого за период

Итого за период

Остаток обязательств по договору

Остаток обязательств по договору

    Настоящий  акт  составлен  в  двух  экземплярах,  по  одному для каждой
стороны.
3. ПОДПИСИ СТОРОН
От "Заказчика" От "Поставщика"
Руководитель Руководитель
Гл. бухгалтер Гл. бухгалтер
"__" ___________________ 2018 года на "__" __________________ 2018 года
М.П. М.П.

А. Шихов

Эксперт-консультант

компании "Первый БИТ Семеновская",

отдел по работе

с бюджетными учреждениями

Т. Ерофеева

К. э. н.,

доцент

кафедры государственного

и муниципального управления

Государственной академии

промышленного менеджмента

им. Н.П. Пастухова

Ярославль