Мудрый Экономист

Заполняем новую форму 2-НДФЛ

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 1

Налоговые агенты по НДФЛ, которыми являются в том числе учреждения образования, выплачивающие доходы своим работникам, обязаны представить в налоговый орган сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период, по каждому физическому лицу. Сделать это нужно по форме 2-НДФЛ, которая с 2019 года предстанет в новом формате. Об особенностях заполнения формы 2-НДФЛ - в предложенном материале.

Форма, Порядок заполнения и Формат представления в электронном виде сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц (форма 2-НДФЛ) утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. За 2018 год отчитаться нужно по новой форме. Напомним, что форма 2-НДФЛ (справка) заполняется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

Обратите внимание! Представить сведения по форме 2-НДФЛ нужно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Соответственно, за 2018 год это надо сделать не позднее 1 апреля 2019 года - никаких переносов сроков в этом году нет.

Прежде чем перейти непосредственно к заполнению формы 2-НДФЛ, отметим, что теперь установлен и Порядок представления формы 2-НДФЛ в налоговые органы. Принципиально он ничем не отличается от действовавшего ранее: справки можно представить лично (через представителя), почтовым отправлением, в электронной форме.

На бумажных носителях справки представляют налоговые агенты, у которых количество физических лиц, получивших доходы за налоговый период, не превышает 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае надо сформировать реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год в двух экземплярах (форма приведена в Приложении к Порядку представления формы 2-НДФЛ).

При представлении справок в электронной форме дублировать их на бумажном носителе не надо.

Общая часть формы 2-НДФЛ

Общая часть формы 2-НДФЛ содержит данные о налоговом агенте (см. таблицу).

Поля общей части формы 2-НДФЛ

Что указывается?

ИНН и КПП

ИНН и КПП - согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

Если форма 2-НДФЛ представляется организацией, имеющей обособленные подразделения, в данном поле после ИНН указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации

Номер справки

Уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом

Отчетный год

Налоговый период, за который составляется справка

Признак

  • цифра 1 - в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ (представление сведений о доходах по форме 2-НДФЛ);
  • цифра 2 - в соответствии с п. 5 ст. 226 (сообщение о невозможности удержать НДФЛ) или п. 14 ст. 226.1 НК РФ (сообщение о невозможности удержать НДФЛ при осуществлении операций с ценными бумагами);
  • цифра 3 - в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ (представляется правопреемником налогового агента);
  • цифра 4 - если справка представляется согласно п. 5 ст. 226 или п. 14 ст. 226.1 НК РФ (представляется правопреемником налогового агента)

Номер корректировки

00 - первичная справка

Наименование налогового агента

Сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам

Код по ОКТМО

Код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение

Поля, связанные с реорганизацией или ликвидацией организации, заполняются только в соответствующих случаях.

При заполнении общей части особо отметим, что наименование налогового агента указывается в соответствии с учредительным документом организации. При заполнении справки по форме 2-НДФЛ (в том числе в случае ее представления в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения) в данном поле отражается наименование организации, как указано в учредительных документах (Письмо ФНС России от 15.08.2018 N ПА-4-11/15802@).

Раздел 1

В разделе 1 приводятся данные о физическом лице - получателе облагаемого НДФЛ дохода (см. таблицу).

Поля раздела 1 формы 2-НДФЛ

Что указывается?

ИНН в Российской Федерации

Идентификационный номер налогоплательщика - физического лица. При отсутствии у налогового агента информации об ИНН физического лица - получателя дохода данный реквизит не заполняется

Фамилия, имя, отчество

Фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество допускается указывать буквами латинского алфавита

Статус налогоплательщика

Код статуса налогоплательщика:

  • 1 - налогоплательщик - налоговый резидент РФ;
  • 2 - налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ (все коды статуса налогоплательщика приведены в Порядке заполнения справки)

Дата рождения

Дата рождения (число, порядковый номер месяца, год)

Гражданство (код страны)

Числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). При отсутствии у налогоплательщика гражданства в поле "Гражданство (код страны)" обозначается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность

Код вида документа, удостоверяющего личность

Код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии с Приложением 1 к Порядку заполнения справки (паспорт гражданина РФ - 21)

Серия и номер

Реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа (знак "N" не проставляется)

К сведению. При заполнении формы 2-НДФЛ используются коды видов доходов налогоплательщика, вычетов налогоплательщика, документов, удостоверяющих личность налогоплательщика, а также коды форм реорганизации и ликвидации организации (Приложения 1 и 2 к Порядку заполнения формы 2-НДФЛ).

При заполнении разд. 1 может вызвать затруднения указание ИНН физического лица. Хотя и допускается отсутствие этого номера, если физическое лицо не предоставило соответствующую информацию, но наличие ИНН значительно упрощает представление формы 2-НДФЛ. В связи с чем еще в Письме от 22.03.2018 N ГД-2-14/562@ налоговики дали следующие разъяснения по вопросу указания ИНН.

Проводимая налоговыми органами работа по учету физических лиц с применением идентификационного номера налогоплательщика осуществляется в рамках Конституции РФ и в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах, которое состоит из НК РФ и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов. На основании пп. 3 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны вести в установленном порядке учет физических лиц. Ведение налоговыми органами учета физических лиц, не относящихся к индивидуальным предпринимателям, осуществляется на основании информации, предоставляемой органами, указанными в ст. 85 НК РФ, либо на основании заявления физического лица (п. 7 ст. 83 НК РФ). При этом налоговые органы на основе имеющихся данных и сведений о налогоплательщиках обязаны обеспечить постановку их на учет (п. 10 ст. 83 НК РФ).

В соответствии с абз. 1 п. 7 ст. 84 НК РФ каждому налогоплательщику присваивается единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов ИНН.

Таким образом, учет физических лиц в налоговых органах без присвоения ИНН законодательством РФ о налогах и сборах не предусмотрен.

Налоговики рекомендуют при подготовке справок по форме 2-НДФЛ использовать сервис "Узнай ИНН", который размещен на официальном сайте ФНС (nalog.ru).

Отметим также, что представление в налоговый орган сведений о доходах физических лиц без указания ИНН физического лица по причине его отсутствия, прошедших форматный контроль, не образует состава правонарушения, установленного ст. 126.1 НК РФ (Письмо ФНС России от 17.08.2018 N ПА-4-11/15942).

Что касается остальных данных о физическом лице, они заполняются в строгом соответствии с имеющимися у налогового агента документами. В случае представления налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ в соответствии с Порядком заполнения и в соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иным документом, подтверждающим данные о физическом лице (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля), такие сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме (Письма ФНС России от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667@, Минфина России от 03.05.2018 N 03-04-06/29946).

Раздел 2

В разд. 2 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в поле "Ставка налога" разд. 2. В случае выплаты в течение налогового периода доходов физическому лицу - получателю доходов, облагаемых по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц формы справки.

Поля разд. 2 формы 2-НДФЛ

Что указывается?

Признак 1 или 3

Признак 2 или 4

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, указанных в разд. 3 и Приложении

Сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в Приложении

Налоговая база

Налоговая база, с которой исчислен НДФЛ. Показатель, указываемый в данном поле, соответствует сумме дохода из поля "Общая сумма дохода", уменьшенной на сумму вычетов, отраженных в разд. 3 и Приложении.

В случае если сумма вычетов из разд. 3 и Приложения превышает общую сумму дохода, в этом поле указываются цифры 0.00

Сумма налога исчисленная

Общая сумма налога исчисленная

Сумма налога исчисленная, но не удержанная

Сумма налога удержанная

Общая сумма налога удержанная

Ноль ("0")

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению суммы исчисленного налога

Сумма налога перечисленная

Общая сумма перечисленного налога

Ноль ("0")

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты налога, образовавшаяся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде

Ноль ("0")

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде

Уточним, что при определении налоговой базы в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло. Таким образом, заработная плата и иные денежные средства, начисленные и выплачиваемые организацией своим сотрудникам, являются их доходами, подлежащими обложению НДФЛ в установленном порядке.

При выплате организацией таких доходов, подлежащих налогообложению, указанная организация признается налоговым агентом в отношении названных доходов. При этом работодатель, выполняя возложенные на него обязанности, исчисляет и удерживает сумму НДФЛ при выплате доходов, которые перечисляются в бюджетную систему РФ. Согласно п. 9 ст. 226 НК РФ уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается.

Соответственно, в справке о доходах физического лица отражаются, в частности, общая сумма дохода налогоплательщика до налогообложения, сумма налога исчисленная, сумма налога удержанная (Письмо Минфина России от 16.03.2018 N 03-04-05/16539).

Раздел 3

В разд. 3 отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, а также о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом (см. таблицу).

Поля разд. 3 формы 2-НДФЛ

Что указывается?

Код вычета

Код вычета, выбираемый в соответствии с кодами видов вычетов налогоплательщика.

При предоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов, соответствующих разным кодам, заполняется необходимое количество полей "Код вычета" и "Сумма вычета".

При непредоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов данные поля не заполняются

Сумма вычета

Сумма вычетов, соответствующих указанному коду

Код вида уведомления

  • 1 - если налогоплательщику выдано уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
  • 2 - если налогоплательщику выдано уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет;
  • 3 - если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи


Номер уведомления, дата выдачи уведомления, код налогового органа, выдавшего уведомление

Номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление. Если уведомления получены неоднократно, заполняется необходимое количество страниц формы справки.

При отсутствии уведомлений указанные поля не заполняются

Приложение к справке

В Приложении "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода" указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетах, по каждой ставке налога (см. таблицу).

Поля Приложения к справке

Что указывается?

Месяц

Порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход, в хронологическом порядке

Код дохода



Код дохода, выбираемый в соответствии с кодами видов доходов налогоплательщика

Сумма дохода

Сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода

Код вычета

  • код вычета, выбираемый в соответствии с кодами видов вычетов налогоплательщика, - при наличии суммы соответствующего вычета;
  • по соответствующим видам доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере, - код вычета, выбираемый в соответствии с кодами видов вычетов налогоплательщика

Сумма вычета

Сумма вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе "Сумма дохода"

В зависимости от признака справки указываются:



Обратите внимание! Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в Приложении к справке не отражаются.

* * *

За 2018 год учреждения образования должны отчитаться в качестве налогового агента по НДФЛ по новой форме 2-НДФЛ. И хотя принципиально обновленный вариант справки не сильно отличается от действовавшей ранее формы, отдельные различия присутствуют. Кроме этого, утвержден Порядок представления формы 2-НДФЛ, который ранее не был урегулирован нормативным актом.

Е. Зобова

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"