Мудрый Экономист

Работники с разъездным характером работы

"Госсектор: учет, планирование, контроль", 2018, N 4

Работникам с разъездным характером работы работодатель обязан возмещать расходы на проезд, проживание и др. В настоящее время в законодательстве нет единого определения разъездного характера работы, поэтому перечень подобных должностей устанавливается учреждением самостоятельно, но с учетом разъяснений соответствующих ведомств.

Примечание. В дополнение к данной статье см. статью М.А. Козлова "Работа в разъездах" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" (N 1 за 2015 год). Статья включена в систему "Советник бухгалтера".

Разъездной характер работы

Разъездная работа - это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. Например, разъездной можно считать работу водителя или курьера. Точного определения разъездного характера работы в законодательстве не содержится. По этому поводу различными ведомствами давались разъяснения, как определять, является ли та или иная работа разъездной. Так, специалисты ФНС России в письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488, ссылаясь на письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.2009 N 22-2-3644, указывали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие "разъездной характер работы" отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается работодателем самостоятельно.

Минфин России в письме от 25.10.2013 N 03-04-06/45182 советовал по вопросу о том, является ли работа сотрудников организации определенных должностей работой, имеющей разъездной характер, обращаться в Минтруд России.

Роструд в письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗ разъяснил, что законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

В соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

При этом размеры и порядок возмещения данных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Соответственно, на них не нужно оформлять приказ о командировке, не выплачивается средний заработок за время поездки и т.д.

Условия о разъездном характере работы обязательно должны включаться в трудовой договор с работником (ст. 57 ТК РФ).

Работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы расходы, связанные со служебными поездками. В ряде случаев работодатель должен устанавливать надбавку работникам с разъездным характером работы. Это должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

В настоящее время продолжают действовать некоторые документы бывшего СССР, в которых установлен размер надбавок:

Перечень профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утвержден Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579; далее - Перечень N 579);

Перечень должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы (утвержден Приказом Минсвязи СССР от 14.02.1961 N 88).

Также необходимость выплачивать надбавку может быть установлена отраслевыми соглашениями.

Согласно указанным документам работники с разъездным характером работы - это не только водители и курьеры. Например, согласно Перечню N 579 надбавка за разъездной характер работы устанавливается следующим работникам:

Если указанные нормативные документы не распространяются на учреждение, оно вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.

Таким образом, у учреждения, в котором есть работы с разъездным характером, должны быть следующие документы:

Обратите внимание! В отличие от командировочных расходов, которые нормируются согласно Постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 N 729, размер возмещения расходов работникам с разъездным характером работы не нормируется. Однако, по мнению автора, на указанное Постановление можно ориентироваться для установления размера суточных, максимальной стоимости проезда и др., поскольку это позволяет экономически обосновать данные расходы, что особенно важно, если они осуществляются за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств, доведенных учреждению.

Возмещение работнику затрат, связанных с разъездным характером работы, должно осуществляться на основании первичных учетных документов - проездных билетов, документов из гостиницы (счетов, кассовых чеков и т.д.).

Если по служебным делам работники выезжают из места постоянного жительства, им должны выплачиваться суточные. В этом случае необходимо обосновывать количество дней, за которые они выдаются. Для этого нужны приказы руководителя о направлении работников в служебные поездки, самостоятельно разработанные маршрутные листы или путевые листы, журнал учета поездок и т.д.

К иным расходам, связанным с разъездами, можно отнести, например, платную парковку автомобилей. Учреждение вправе компенсировать ее стоимость работникам с разъездным характером работы на основании коллективного договора или положения о разъездном характере работы.

Отметим также, что учреждение может выбрать и утвердить в локальном нормативном акте один из трех способов обеспечения "разъездным" работникам необходимых условий:

Если денежные средства выдаются указанным работникам с разъездным характером работы под отчет, это делается по распоряжению руководителя на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) его размера и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н).

Письменное заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме, при этом оно должно содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Центрального банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", далее - Указание N 3210-У).

Выдача аванса подотчетному лицу допускается при отсутствии у него задолженностей по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить в бухгалтерию утвержденный руководителем подразделения авансовый отчет (п. 6.3 Указания N 3210-У).

Авансовый отчет и прилагаемые к нему документы для бухгалтера - основание для отражения бухгалтерских записей по учету расходов.

Если работодатель самостоятельно приобретает для работника билеты, бронирует гостиницы и др., он обязан соблюдать требования законодательства о закупках. Обратите внимание! В соответствии с п. 26 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ о контрактной системе заключение контракта на оказание услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку, возможно с единственным поставщиком (подрядчиком). Однако на услуги, закупаемые для работников с разъездным характером работы, данный пункт не распространяется: их можно приобрести у единственного поставщика на общих основаниях (соблюдая суммовые лимиты) либо путем проведения торгов.

Бюджетная классификация

От способа обеспечения работников с разъездным характером работы транспортом (билетами), жилым помещением и т.д. зависит и бюджетная классификация расходов.

В недавнем письме от 20.12.2017 N 02-05-10/85400 специалисты Минфина России высказали мнение, что при отражении расходов, связанных со служебными разъездами, виды расходов классификации расходов бюджетов следует применять в порядке, аналогичном расходам, осуществляемым при направлении в служебные командировки.

В соответствии с пунктом "д" существенных требований утвержденной структуры видов расходов, определенных в пп. 5(1).1 п. 5 Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ (утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н; далее - Указания N 65н), расходы, связанные с командированием работников, отражаются в следующем порядке:

Кроме того, согласно разделу V Указаний N 65н на подстатью 212 КОСГУ "Прочие выплаты" относится возмещение работникам (сотрудникам) следующих расходов, связанных с командировками:

На подстатью 222 КОСГУ "Транспортные услуги" относятся расходы по оплате договоров гражданско-правового характера по оказанию услуг по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования.

А на подстатью 226 КОСГУ "Прочие работы, услуги" относятся расходы по оплате договоров гражданско-правового характера на оказание услуг по проживанию в жилых помещениях (наем жилого помещения) на период направления работников (сотрудников) в служебные командировки.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете выдача в подотчет аванса отражается так:

Дебет счета 0 20812 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"

Кредит счета 0 20134 610 "Выбытие средств из кассы учреждения",

или Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных и автономных учреждений),

или Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации),

или Кредит счета 1 30405 212 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам" (для казенных учреждений).

Одновременно: увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств" (для бюджетных и автономных учреждений)

По факту утверждения авансового отчета в учете учреждения отражаются расходы следующей записью:

Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

или Дебет счета 0 40120 212 "Расходы по прочим выплатам"

Кредит счета 0 20812 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"

Если согласно коллективному договору, иному локальному нормативному акту учреждение выплачивает компенсацию работнику за произведенные им расходы (без выдачи денежных средств под отчет), это отражается в учете так:

Дебет счетов 0 40120 212 "Расходы по прочим выплатам",

или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 30212 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

Дебет счета 0 30212 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

Кредит счетов 0 20134 610 "Выбытия денежных средств из кассы учреждения",

0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных и автономных учреждений),

0 20121 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации),

1 30405 212 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам" (для казенных учреждений).

Одновременно: увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств" (за исключением выплаты казенным учреждением безналичным путем)

Если учреждение самостоятельно приобретает билеты, бронирует гостиницу и др., это отражается в учете следующим образом.

При приобретении проездных билетов в бумажном виде делаются следующие записи:

Дебет счета 0 20622 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных и автономных учреждений),

или Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации),

или Кредит счета 1 30405 222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по транспортным услугам" (для казенных учреждений).

Одновременно: увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств" (для бюджетных и автономных учреждений)

Дебет счета 0 20135 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"

Кредит счета 0 30222 730 "Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам"

Одновременно:

Дебет счета 0 30222 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам"

Кредит счета 0 20622 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам"

Выдача проездных билетов сотрудникам, которые отправляются в поездку, отражается так:

Дебет счета 0 20822 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг"

Кредит счета 0 20135 610 "Выбытие денежных документов из кассы учреждения".

На основании авансовых отчетов сотрудников с разъездным характером работы делается в учете следующая запись:

Дебет счета 0 40120 222 "Расходы на транспортные услуги"

или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 20822 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг".

Если приобретаются электронные билеты, в бухгалтерском учете делается такая запись:

Дебет счета 0 20622 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства",

Кредит счета 0 20121 610 "Выбытие денежных средств учреждения на счетах в кредитной организации" (для автономных учреждений),

Кредит счета 1 30405 222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по транспортным услугам" (для казенных учреждений).



Одновременно: увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств" (для бюджетных и автономных учреждений)

На основании авансового отчета сотрудника по факту перевозки делаются следующие записи:

Дебет счета 0 40120 222 "Расходы на транспортные услуги"

или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 30222 730 "Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам"

Одновременно:

Дебет счета 0 30222 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам"



Кредит счета 0 20622 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам"

Наем учреждением жилого помещения для работника с разъездным характером работы отражается аналогично.

Налоговый учет НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. При этом данный пункт НК РФ содержит конкретный перечень затрат, связанных с командировками, которые не облагаются НДФЛ. Для затрат, связанных с разъездным характером работы, подобного перечня в нем нет.

Как было разъяснено в письме Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, в категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.

А в письме от 26.09.2017 N 03-04-06/62150 специалисты Минфина России пояснили, что не облагаются НДФЛ компенсации в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, связанные, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Абзацем 12 пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Однако, учитывая, что если согласно статье 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, то и норма об освобождении от налогообложения в пределах 700 руб. сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы, не применяется.



Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Налог на прибыль

Так как возмещение работникам расходов в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Страховые взносы

В письме Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62150 также был разъяснен порядок обложения страховыми взносами компенсаций работникам с разъездным характером работы.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Такие нормативы суточных, не облагаемых взносами, установлены в следующих размерах: 700 руб. - для командировок по РФ, 2 500 руб. - для заграничных командировок.



При этом с учетом норм статей 168.1 и 166 ТК РФ положения о нормировании суточных в целях обложения взносами в отношении компенсаций, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ не применяются.

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

И.В. Вадимова

Главный бухгалтер,

консультант