Мудрый Экономист

Подаем сведения о среднесписочной численности работников

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 1

Организации периодически сдают различные отчеты - в ФНС, ФСС, органы статистики и пр. Рассчитав среднесписочную численность, можно понять, надо ли сдавать расчет по страховым взносам в электронном виде. Сведения о среднесписочной численности работников необходимы для нескольких отчетов (например, для заполнения формы 4-ФСС или форм П-4, 1-Т, подаваемых в органы Росстата). Для ФНС предусмотрена специальная форма - КНД 1110018. Как посчитать среднесписочную численность работников? Как заполнить отчеты? В какие сроки нужно их сдать? Об этом и поговорим сегодня.

Подаем сведения в ФНС

Абзац 3 п. 3 ст. 80 НК РФ обязывает организации подавать в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год. Сделать это нужно не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации - не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором она была создана (реорганизована). Например, сведения за 2017 год нужно подать до 20.01.2018. Напомним, что при совпадении крайней даты с выходным или праздничным днем она переносится на ближайший за ним рабочий день.

Сведения о среднесписочной численности представляются в ФНС по месту нахождения организации по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@, - КНД 1110018. Учреждение вправе представлять эти сведения в электронной форме. Формат сведений утвержден Приказом ФНС РФ от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@. Выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все учреждения, включая тех, у кого среднесписочная численность более 100 человек, ведь сведения не декларация и требование ст. 80 НК РФ об обязательной электронной форме в данном случае не действует.

Обратите внимание на то, что учреждения обязаны представлять указанные сведения вне зависимости от численности персонала, даже если все работники были уволены.

Порядок заполнения формы

Рекомендации по заполнению формы КНД 1110018 приведены в Письме ФНС РФ от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. Сложностей с заполнением возникнуть не должно, но чиновники все же отметили некоторые особенности. Представим их в таблице.

Строка

Характеристика

"Представляется в"

Отражаются полное наименование налогового органа, в который представляются сведения, и код налогового органа

"Организация (индивидуальный предприниматель)"

Сведения заполняются в соответствии с учредительными документами, указывается полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя)

"ИНН/КПП"

Отражаются идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации

"Среднесписочная численность по состоянию на"

Указывается среднесписочная численность работников организации (индивидуального предпринимателя) по состоянию на 1 января текущего года, за предшествующий календарный год

При заполнении формы указываются фамилия, имя, отчество руководителя организации полностью, он ставит подпись, которая заверяется печатью организации, и проставляется дата подписания.

При подтверждении достоверности и полноты показателей, отраженных в форме:

Кроме того, необходимо указать наименование документа, подтверждающего полномочия представителя. При этом к форме прилагается копия указанного документа.

Подаем сведения в статистику

Нас интересуют формы, где так или иначе нужно посчитать или указать среднесписочную численность работников, в частности, формы 1-Т и П-4.

Примечание. При наличии у спортивной организации обособленных подразделений форма 1-Т заполняется и по каждому такому подразделению, и по юридическому лицу без этих подразделений.

Форма 1-Т. Согласно Приказу Росстата от 01.09.2017 N 566 <1> форму 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников" заполняют юридические лица всех видов экономической деятельности и форм собственности, средняя численность работников которых по итогам деятельности за предыдущий год не превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), не представляющие сведения по форме П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", по перечню организаций, определенному территориальным органом Росстата в субъекте РФ.

<1> "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников".

Учреждения представляют указанную форму в территориальный орган Росстата по месту своего нахождения один раз в год - 20 января после отчетного периода.

В адресной части формы указывается полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, а затем в скобках - сокращенное наименование (аббревиатура).

В кодовой части формы титульного листа проставляется код отчитывающейся организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

В целом по организации и по фактическим видам экономической деятельности приводятся сведения:

В фонд заработной платы (по графам 5, 6) включаются начисленные организациями суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы, доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты, а также оплата питания и проживания, имеющая систематический характер.

В выплаты социального характера (графа 7) включаются суммы средств, связанные с предоставленными работникам социальными льготами, в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство (без пособий из государственных внебюджетных фондов).

При заполнении формы надо учесть следующее:

N п/п

Контрольные соотношения

1

Сумма строк с 02 по 13 = строка 01 по графам 4, 5, 6, 7

2

Строка 14 по графам 4 и 6 = 0

3

Строка 15 = сумма строк 01 и 14 по графам 4, 5, 6, 7

4

Строка 14 < строка 15 по графам 5 и 7

5

Строка 01 < строка 15 по графам 5 и 7

Форма П-4. Данную форму представляют все юридические лица всех форм собственности и всех видов экономической деятельности, не являющиеся субъектами малого предпринимательства.

Примечание. Форма П-4 предоставляется не позднее 15-го числа после отчетного периода.

  1. Периодичность подачи формы. Если средняя численность работников учреждения превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) по итогам деятельности за предшествующий год - ежемесячно. Если средняя численность работников не превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) - ежеквартально.

Отметим, что по новой форме учреждения будут представлять сведения за январь или I квартал 2018 года. За IV квартал и декабрь 2017 года этот отчет сдают по старой форме.

  1. Если у учреждения есть обособленные подразделения. П-4 заполняется по каждому обособленному подразделению (аналогично периодичности предоставления сведений по юридическому лицу - за отчетный месяц или ежеквартально) и по юридическому лицу без этих подразделений.

Внутренние структурные подразделения, расположенные в границах одного муниципального района, городского округа (по разным почтовым адресам на небольшом расстоянии друг от друга), могут отражаться как одно обособленное подразделение.

  1. Куда представляется форма? П-4 представляется в территориальный орган Росстата по месту нахождения спортивного учреждения. Если форма заполняется на обособленное структурное подразделение, она представляется в органы Росстата по его месту нахождения.
  2. Нюансы заполнения. В форме показывается средняя численность работников организации, которая включает:

При отражении данных о фонде заработной платы показывают начисленные работникам в качестве оплаты труда за отчетный период (с учетом НДФЛ и других удержаний) денежные средства независимо от источников и срока фактической выплаты.

В фонде зарплаты работников списочного состава учитываются оплата труда за отработанное время, плата за неотработанное время (например, оплата ежегодных основных отпусков), единовременные поощрительные и другие выплаты, оплата питания и проживания, имеющая систематический характер.

Оплата труда лиц, работающих в организации на условиях внешнего совместительства, отражается в графе 9.

В графе 10 показывается вознаграждение лиц, не состоящих в списочном составе работников организации, за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера. Размер средств на выплату вознаграждений определяется исходя из сметы на выполнение работ (услуг) по этому договору и платежных документов.

Выплаты социального характера указываются в графе 11.

Обратите внимание! Перечень расходов, которые не учитываются в фонде заработной платы и в числе выплат социального характера, содержится в п. 89 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 22.11.2017 N 772 и вступивших в силу с 01.01.2018 (далее - Указания).

Рассчитываем среднюю и среднесписочную численность

Для этого будем использовать Указания. Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного месяца. В списочную численность включаются наемные работники, по трудовому договору выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие зарплату в данной организации.

К сведению. В списочной численности сотрудников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого в списочную численность включаются, например, сотрудники, фактически явившиеся на работу, те, кто не работал по причине простоя, и те, кто не явился на работу по болезни.

Некоторые сотрудники не включаются в списочную численность, например, внешние совместители или выполняющие работу по гражданско-правовому договору. Полный перечень работников, не подлежащих учету при определении списочной численности, есть в п. 78 Указаний.

Вместе с тем некоторые работники, учтенные в списочной численности, не включаются в среднесписочную численность:

Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, надо включать в списочную численность за субботу и воскресенье.

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с их письменного согласия на работу с неполным рабочим временем, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени. Расчет средней численности этой категории работников производится так:

  1. Рассчитываем количество человеко-дней, отработанных этими лицами, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели. Например, 40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе), 36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе).
  2. Определяем среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Пример 1. В организации пять работников в сентябре трудились в режиме неполного рабочего времени. Двое отработали по 4 часа в день, каждый по 22 дня. Три работника отработали по 3,2 часа в день 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно.

Отработавшие по 4 часа учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 ч / 8 ч).

Отработавшие по 3,2 часа учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 ч / 8 ч).

Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,7 чел. ((0,5 чел. x 22 дн. + 0,5 чел. x 22 дн. + 0,4 чел. x 22 дн. + 0,4 чел. x 10 дн. + 0,4 чел. x 5 дн.) / 22 раб. дн. в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

К сведению. Средняя численность внешних совместителей (графа 3 формы П-4) исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.

Следует иметь в виду, что сотрудники, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (в частности, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; женщины, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; инвалиды I и II групп), в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Чтобы посчитать среднесписочную численность за год, нужно рассчитать такую численность за каждый месяц. Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Приведем пример.

Пример 2. На 01.09.2017 в учреждении 62 полностью занятых работника. 19 сентября одна из работниц ушла в декрет.

Списочная численность работников на 1 - 18 сентября (18 дн.) - 62 человека; на 19 - 30 сентября (12 дн.) - 61 человек.

Среднесписочная численность за сентябрь 2017 года с учетом округления составит 62 человека ((62 чел. x 18 дн. + 61 чел. x 12 дн.) / 30 дн.).

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример 3.

Месяцы

Среднесписочная численность работников

Месяцы

Среднесписочная численность работников

Январь

198

Июль

200

Февраль

195

Август

200

Март

193

Сентябрь

203

Апрель

203

Октябрь



215

Май

203

Ноябрь

201

Июнь

200



Декабрь

201

Итого

2 412

Среднесписочная численность за год - 201 человек (2 412 чел. / 12 мес.).

Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или создана после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования такой численности за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Средняя численность сотрудников (включая иностранных граждан, лиц без гражданства), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера (графа 4), предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности.



Примечание. В связи с тем что сведения о средней численности внешних совместителей по видам экономической деятельности могут составлять незначительную величину, графа 3 заполняется с одним десятичным знаком.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Если работник, входящий в списочный состав, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность сотрудников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера. В данный показатель не включаются также: ИП, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги; лица несписочного состава, не имеющие с организацией названных договоров; лица, с которыми заключены авторские договоры о передаче имущественных прав.

Подведем итог

Необходимо правильно рассчитывать среднюю и среднесписочную численность работников, ведь ее указывают в различных формах отчетности - как для налоговиков, так и для органов статистики. Подводя итог, напомним, что это формы:

Кроме того, помните, что непредставление в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.06.2011 N 03-02-07/1-179). Кроме того, на должностных лиц будет наложен административный штраф в сумме от 300 до 500 руб. согласно п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Непредставление же форм в Росстат или предоставление недостоверных данных чревато административной ответственностью по ст. 13.19 КоАП РФ. Согласно данной норме должностным лицам учреждений грозит штраф от 10 000 до 20 000 руб., а учреждению - от 20 000 до 70 000 руб. При повторном совершении данного правонарушения сумма штрафа возрастает: для должностных лиц - до 50 000 руб., для учреждения - до 150 000 руб.



Т. Комиссарова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"