Мудрый Экономист

2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2017 год: нюансы заполнения

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 1

Значительной частью годовой отчетности казенных учреждений являются отчеты по доходам, выплаченным работникам, и удержанным суммам НДФЛ, представляемые по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Об изменениях, связанных с представлением данных форм за 2017 год, а также нюансах их заполнения читайте в предложенном материале.

Казенные учреждения являются налоговыми агентами по НДФЛ согласно ст. 226 НК РФ, поскольку выплачивают доходы физическим лицам, в том числе своим работникам. Соответственно, за 2017 год они обязаны подать сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, по форме 6-НДФЛ.

Сроки и особенности представления форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2017 год представлены в таблице.

Показатель

Форма 2-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ

Срок представления

Не позднее 2 апреля 2018 года

Место представления

В налоговый орган по месту своего учета. Если учреждение имеет обособленные подразделения, то сведения в отношении работников этих подразделений представляются в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, - в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших подобные договоры

Форма и Порядок заполнения

Утверждены Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@

Утверждены Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450

Способ представления

Отчеты представляются в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек отчеты могут представляться на бумажных носителях

Форма 2-НДФЛ: обновленная форма и дополнительные коды

По итогам 2017 года налоговые агенты должны представить в налоговый орган форму 2-НДФЛ на каждое физическое лицо, которому в 2017 году были выплачены доходы.

Обратите внимание! Если налоговый агент не смог удержать НДФЛ с дохода, выплаченного физическому лицу в 2017 году, то он обязан дополнительно представить сообщение о невозможности удержать НДФЛ при выплате доходов работнику не позднее 1 марта 2018 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщение представляется по форме 2-НДФЛ с признаком 2.

Планируемое обновление формы 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России N ММВ-7-11/485@. На момент подготовки данного материала ФНС России обнародовала проект приказа "О внесении изменений в приложения к Приказу Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@" <1>, который вносит изменения в действующую форму 2-НДФЛ, Порядок ее заполнения и Формат представления. Планируется, что представлять сведения по обновленной форме 2-НДФЛ нужно будет за налоговый период 2017 года.

<1> Информация представлена на сайте www.regulation.gov.ru.

В форме 2-НДФЛ и Порядке ее заполнения планируются следующие коррективы:

  1. Предусмотрена возможность представления правопреемниками налогового агента сведений о доходах физических лиц:
  1. Исключены данные об адресе места жительства в РФ физического лица - получателя дохода: никаких данных об адресе приводить не надо.
  2. В разд. 4 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты" инвестиционные вычеты теперь указываться не будут. Это изменение связано с тем, что инвестиционный налоговый вычет предоставляется налогоплательщику при представлении налоговой декларации по форме 3-НДФЛ (пп. 2 п. 3 ст. 219.1 НК РФ). Видимо, планировалось, что такой вид вычета будет также предоставляться работодателем, но подход к данному вопросу изменился.

В целом форма 2-НДФЛ не претерпела кардинальных изменений. Можно предположить, что налоговых агентов порадует тот факт, что из данных физических лиц убрали адрес места жительства.

Дополнительные коды к форме 2-НДФЛ

Коды видов доходов и вычетов, которые используются при заполнении формы 2-НДФЛ, утверждены Приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (далее - Приказ N ММВ-7-11/387@). На момент подготовки данного материала на регистрации в Минюсте находился Приказ ФНС России от 24.10.2017 N ММВ-7-11/820@, который дополнял коды видов доходов и расходов (см. таблицу).

Код дохода/расхода

Наименование дохода/расхода

Коды видов доходов

2013

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск

2014

Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

2301

Суммы штрафов и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей в соответствии с Законом РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей"

2611

Сумма списанного в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации

3023

Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях и эмитированным в период с 01.01.2017 по 31.12.2020 включительно

Коды видов вычетов

619

Вычет в сумме положительного финансового результата, полученного по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете

Практические вопросы заполнения формы 2-НДФЛ

Рассмотрим практические вопросы заполнения формы 2-НДФЛ в разрезе разделов справки.

Обратите внимание! Справка по форме 2-НДФЛ заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

Данные о налоговом агенте. В разд. 1 указываются данные о налоговом агенте: код по ОКТМО, телефон, ИНН/КПП, сокращенное наименовании (если его нет, то отражается полное наименование). Трудностей, как правило, у налоговых агентов на этом этапе не возникает.

Данные о физическом лице - получателе дохода. Персональным данным физического лица при подготовке справок за 2017 год нужно уделить особое внимание - провести актуализацию этих данных в целях представления достоверных справок по форме 2-НДФЛ.

Отметим, что все персональные данные физического лица указываются без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. В Письме ФНС России от 06.09.2017 N БС-4-11/17753@ сказано, что в случае представления налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иным документом, подтверждающим адрес места жительства (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля), такие сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме.

Что касается ИНН, то актуализация персональных данных физических лиц возможна с помощью сервиса "Узнай свой/чужой ИНН" на сайте ФНС (https://service.nalog.ru/inn.do). Чтобы узнать ИНН, нужны следующие данные: Ф.И.О., дата рождения и реквизиты паспорта (другого документа).

Напомним, что представление сведений о доходах физического лица с указанием некорректного ИНН (присвоенного иному физическому лицу) является представлением налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, и образует состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 126.1 НК РФ.

К сведению. Согласно Приказу ФНС России от 30.10.2017 N СА-7-14/831@ в паспорте гражданина РФ может быть проставлена отметка об ИНН. Он будет указываться исключительно по желанию гражданина и только в паспорте. Сделать это будет можно в любом налоговом органе, обслуживающем физических лиц. Сведения о внесении в паспорт отметки об ИНН будут включены в ЕГРН не позднее рабочего дня, следующего за днем проставления отметки об ИНН в паспорте. Документ еще не вступил в силу.

Не вызывает вопросов заполнение поля "Статус налогоплательщика" в том случае, если он не менялся в налоговом периоде. В случае изменения налогового статуса физического лица нужно учитывать, что он устанавливается на каждую дату выплаты дохода, но окончательный налоговый статус определяется по окончании налогового периода (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 03-04-06/46690). То есть при заполнении формы 2-НДФЛ в поле "Статус налогоплательщика" указывается та цифра, которая соответствует налоговому статусу налогоплательщика по окончании налогового периода. Следовательно, в поле "Сумма дохода" разд. 3 отражается вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по конкретному коду дохода независимо от применявшейся налоговым агентом налоговой ставки при удержании исчисленных сумм налога при каждой выплате дохода. В поле "Сумма налога исчисленная" разд. 5 указывается сумма НДФЛ, исчисленная в соответствии с окончательным налоговым статусом налогоплательщика.

Доходы, облагаемые по ставке. В разд. 3 формы 2-НДФЛ указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетах. Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты в разд. 3 не отражаются. В заголовке разд. 3 указывается соответствующая ставка НДФЛ, с применением которой исчислены суммы налога, как правило, это 13%.

В таблице представлены разъяснения контролирующих органов по вопросам заполнения формы 2-НДФЛ.

Проблема

Мнение контролирующего органа

Реквизиты документа

По какому месяцу в форме 2-НДФЛ нужно показывать ежемесячные премии - в месяце начисления или месяце фактической выплаты? Какой код вида доходов указывается?

Датой фактического получения дохода в виде премии, выплачиваемой сотрудникам организации в соответствии с трудовым договором за производственные результаты в ближайший день после утверждения приказа руководителя, установленный в организации для выплаты заработка, с учетом п. 2 ст. 223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход.

Для рассматриваемых премий предусмотрен код вида доходов 2002 "Суммы премий, выплачиваемых за производственные результаты и иные подобные показатели, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (выплачиваемые не за счет средств прибыли организации, не за счет средств специального назначения или целевых поступлений)"

Письма ФНС России от 24.04.2017 N БС-4-11/7794@, от 11.08.2017 N ГД-4-11/15902@, от 12.05.2017 N БС-4-11/8934@

Какой код вида доходов указывать в форме 2-НДФЛ, если организация выплачивала своим работникам доплату к ежегодному отпуску?

Данный вид дохода в Приказе N ММВ-7-11/387@ не поименован, поэтому в справке отражается код вида доходов 4800 "Иные доходы"

Письмо ФНС России от 16.08.2017 N ЗН-4-11/16202@

Нужно ли включать в форму 2-НДФЛ за 2017 год вознаграждение по гражданско-правовому договору, если акт выполненных работ подписан в декабре 2017 года, а вознаграждение фактически выплачено в январе 2018 года?

Поскольку доход в виде вознаграждения физическому лицу за оказание услуг по договору гражданско-правового характера с учетом пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ фактически полученным считается в январе 2018 года, данный доход подлежит отражению в справке о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ за 2018 год

Письмо ФНС России от 05.12.2016 N БС-4-11/23138@

Как отразить в форме 2-НДФЛ отпускные, которые фактически выплачены 29 декабря 2017 года, а работник идет в отпуск с 9 по 19 января 2018 года?

Поскольку доход в виде оплаты отпуска с учетом пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ фактически полученным считается в декабре 2017 года, то в графе "Месяц" разд. 3 справки о доходах физического лица за 2017 год указывается число 12 (декабрь)

Письмо ФНС России от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@

Нужно ли представлять сведения по форме 2-НДФЛ, если организация выплатила бывшим работникам, которые ушли на пенсию, материальную помощь в размере 4 000 руб., а также физическим лицам, не являющимся работниками предприятия, были выданы подарки, стоимость которых не превышает 4 000 руб.?

Организация вправе не представлять в налоговый орган в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ в отношении доходов, полученных налогоплательщиками в виде подарков, стоимость которых не превысила 4 000 руб. за налоговый период, а также в отношении иных доходов, полученных налогоплательщиками за налоговый период по каждому основанию, перечисленному в п. 28 ст. 217 НК РФ, в размере, не превышающем 4 000 руб.

Письмо ФНС России от 19.01.2017 N БС-4-11/787@

За какой год нужно заполнить форму 2-НДФЛ при перерасчете в январе 2018 года зарплаты за декабрь 2017 года?

Сумма НДФЛ с заработной платы за декабрь 2017 года с учетом произведенного перерасчета подлежит отражению в сведениях о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2017 год

Письмо ФНС России от 27.01.2017 N БС-4-11/1373@

Пособие по временной нетрудоспособности выплачено работнику в январе 2018 года, а больничный лист был представлен за декабрь 2017 года. Нужно ли сумму выплаченного пособия указывать в форме 2-НДФЛ за 2017 год?

Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности считается полученным на дату его выплаты (перечисления на счет налогоплательщика) и отражается в форме 2-НДФЛ в том периоде, в котором считается полученным. Пособие по временной нетрудоспособности, выплаченное сотруднику в январе 2018 года, относится к январским доходам сотрудника

Письмо Минфина России от 06.04.2017 N 03-04-05/20728

Стандартные, социальные и имущественные вычеты. В разд. 4 формы 2-НДФЛ отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах. Число заполненных строк в данном разделе зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены налогоплательщику.

Общие суммы дохода и налога. В разд. 5 формы 2-НДФЛ отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в заголовке разд. 3, за налоговый период.

Отметим, что по итогам налогового периода форма 2-НДФЛ заполняется с учетом уточнения налоговых обязательств, осуществленных в течение данного налогового периода (Письмо ФНС России от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479).

Форма 6-НДФЛ: типичные ошибки

Для подготовки расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), за налоговый период налоговому агенту дается больше времени, чем для подготовки ежеквартальной отчетности в течение налогового периода.

Несмотря на то что налоговые агенты представляют форму 6-НДФЛ уже два года, вопросов по ее составлению меньше не становится. Налоговики подготовили обзор основных нарушений, допускаемых налоговыми агентами при заполнении и представлении формы 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@). Разберем основные ошибки, совершаемые при составлении этой формы, интересные непосредственно бухгалтерам казенных учреждений. При этом основными причинами нарушений, по мнению налоговиков, являются несоблюдение контрольных соотношений показателей расчета по форме 6-НДФЛ, Порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ, положений НК РФ и разъяснений ФНС, а также ошибки при заполнении отчетности.

Примечание. Контрольные соотношения к форме 6-НДФЛ представлены в Письме от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@.

Типичные ошибки в форме 6-НДФЛ

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ

Сумма начисленного дохода по строке 020 разд. 1 меньше суммы строк "Общая сумма дохода" справок по форме 2-НДФЛ (с признаком 1)

Указанные суммы должны быть равны (при отсутствии выплаты дивидендов учредителям - физическим лицам). Соотношение применяется к расчету по форме 6-НДФЛ за налоговый период

Сумма исчисленного налога по строке 040 разд. 1 меньше суммы строк "Сумма налога исчисленная" справок по форме 2-НДФЛ

По строке 050 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ сумма фиксированных авансовых платежей превышает сумму исчисленного налога

Сумма фиксированных авансовых платежей по строке 050 разд. 1 расчета не должна превышать сумму исчисленного налога у налогоплательщика

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется не нарастающим итогом

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год

По строке 020 разд. 1 расчета указываются доходы, полностью не подлежащие обложению НДФЛ

В расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются доходы, не подлежащие обложению НДФЛ

По строке 070 разд. 1 расчета отражается сумма налога, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде (например, зарплата за март, выплаченная в апреле)

Поскольку удержание суммы налога с дохода в виде заработной платы, начисленной за март, но выплаченной в апреле, налоговым агентом должно производиться в апреле непосредственно при выплате заработной платы, то строка 070 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал года не заполняется



Доходы в виде пособия по временной нетрудоспособности отражаются в разд. 1 расчета в том периоде, за который начислено пособие

Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором выплачен такой доход

По строке 080 разд. 1 расчета указывается сумма налога с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде (периоде представления), то есть когда срок исполнения обязанности по удержанию и перечислению НДФЛ не наступил

В случае отражения по строке 080 суммы налога, удержанной в следующем отчетном периоде (периоде представления), налоговому агенту следует представить уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период

Ошибочное заполнение строки 080 разд. 1 расчета в виде разницы между исчисленным и удержанным налогом

По строке 080 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды, при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме

Заполнение разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ нарастающим итогом



В разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода

По строкам 100, 110, 120 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ указываются сроки за пределами отчетного периода

В разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ

По строке 120 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ неверно отражаются сроки перечисления НДФЛ (например, указывается дата фактического перечисления налога)

Строка 120 разд. 2 расчета заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ

По строке 100 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ при выплате заработной платы указывается дата перечисления денежных средств

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом)



По строке 100 разд. 2 расчета при выплате премии по итогам работы за год отражается последний день месяца, которым датирован приказ о премировании

Дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год определяется как день выплаты дохода

По строке 140 разд. 2 расчета сумма удержанного налога указывается с учетом суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом

В строке 140 разд. 2 расчета отражается обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату, то есть именно та сумма НДФЛ, которая удержана

Дублирование в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ операций, начатых в одном отчетном периоде, а завершенных в другом

В разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если налоговый агент совершает операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена



Не выделены в отдельную группу межрасчетные выплаты (заработная плата, отпускные, больничные и т.д.).

Блок строк 100 - 140 разд. 2 расчета заполняется по каждому сроку перечисления налога отдельно, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога

* * *

В статье рассмотрены особенности заполнения форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2017 год с учетом разъяснений контролирующих органов. Срок представления данных отчетов за налоговый период - не позднее 2 апреля 2018 года.

Е. Зобова

Эксперт журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"