Мудрый Экономист

Заполняем форму сзв-стаж

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 1

Любая организация, в которой трудятся работники, должна представить в ПФР сведения индивидуального (персонифицированного) учета на каждое застрахованное лицо. Сегодня мы расскажем об одной из форм, по которым отчитываются работодатели, - СЗВ-СТАЖ. Кто должен сдавать эту форму, в какие сроки, каковы особенности ее заполнения и передачи в органы ПФР? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Согласно п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) автономные организации представляют о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

Для данных сведений Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п были утверждены различные формы, одной из которых как раз является СЗВ-СТАЖ. В ней отражаются сведения о периодах работы сотрудников, а также о факте начисления и уплаты "пенсионных" взносов.

Сроки сдачи формы СЗВ-СТАЖ

Итак, СЗВ-СТАЖ - новая форма, применяемая с отчетности за 2017 год. Она подается организациями ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Однако законодательством предусмотрены некоторые исключения из данного правила. Представим их на схеме (с. 23).

-----------------------¬   -----------------------------------------------¬
¦ ¦ ¦СЗВ-СТАЖ подается в течение одного месяца со ¦
¦При ликвидации ¦ ¦дня утверждения промежуточного ликвидационного¦
¦страхователя - +-->¦баланса, но не позднее дня представления в ФНС¦
¦юридического лица ¦ ¦документов для государственной регистрации при¦
¦ ¦ ¦ликвидации юридического лица ¦
L----------------------- L-----------------------------------------------
-----------------------¬ -----------------------------------------------¬
¦При ликвидации ¦ ¦Форма подается до представления в арбитражный ¦
¦страхователя - ¦ ¦суд отчета конкурсного управляющего ¦
¦юридического лица +-->¦о результатах проведения конкурсного ¦
¦в случае применения ¦ ¦производства в соответствии с Федеральным ¦
¦процедуры банкротства ¦ ¦законом от 26.10.2002 N 127-ФЗ ¦
¦ ¦ ¦"О несостоятельности (банкротстве)" ¦
L----------------------- L-----------------------------------------------
-----------------------¬ -----------------------------------------------¬
¦ ¦ ¦СЗВ-СТАЖ подается в течение одного месяца ¦
¦При реорганизации ¦ ¦со дня утверждения передаточного акта ¦
¦страхователя - +-->¦(разделительного баланса), но не позднее дня ¦
¦юридического лица ¦ ¦представления в ФНС документов для ¦
¦ ¦ ¦государственной регистрации юридического лица,¦
¦ ¦ ¦создаваемого путем реорганизации ¦
L----------------------- L-----------------------------------------------
-----------------------¬ -----------------------------------------------¬
¦В случае реорганизации¦ ¦Сведения подаются не позднее дня представления¦
¦страхователя - +-->¦в ФНС документов для внесения в ЕГРЮЛ записи ¦
¦юридического лица ¦ ¦о прекращении деятельности присоединенного ¦
¦в форме присоединения ¦ ¦юридического лица ¦
L----------------------- L-----------------------------------------------

Есть еще особенность в сроках представления, но она касается нотариусов и адвокатов, занимающихся частной практикой, соответственно, о них мы умолчим.

Отметим, что, помимо представления СЗВ-СТАЖ в ПФР, автономная организация должна передать копию сведений, содержащихся в этой форме, застрахованному лицу, и сделать это надо не позднее пяти календарных дней со дня его обращения. Таково требование п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ. Если этого не сделать, возможно применение финансовых санкций в соответствии с ч. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ - в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Общие правила заполнения и подачи формы

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями на всех застрахованных лиц:

Примечание. Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов (один пакет - один файл) и представляются одновременно с формой ОДВ-1.

Согласно п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ СЗВ-СТАЖ сдается в электронном виде, если численность лиц, на которых заполняется форма, составляет 25 человек и более. Остальные страхователи могут отчитываться как в электронном виде, так и на бумаге.

Если СЗВ-СТАЖ заполняется на бумаге, необходимо использовать шариковую ручку любого цвета, за исключением красного или зеленого (писать нужно заглавными буквами), или вычислительную технику. При этом не допускаются помарки и исправления.

Форма заполняется на основании документов страхователя, в том числе:

Форма подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ за 2017 год

При взгляде на форму мы видим пять разделов. Они заполняются согласно Порядку, приведенному в Приложении 5 к Постановлению N 3п (далее - Порядок N 3п).

Раздел 1 содержит сведения о работодателе:

В этом же разделе следует отметить, к какому типу сведений относится представляемая форма СЗВ-СТАЖ: исходная (первично подаваемый отчет), дополняющая (если в исходной форме обнаружились ошибки и данные по застрахованным лицам из-за них не учли на лицевых счетах) или назначение пенсии (на тех, кому для получения пенсии нужно учесть период работы текущего года, за который еще не наступил срок подачи отчетности).

Раздел 2 отражает отчетный период, за который подаются сведения. В отличие от ежемесячной формы СЗВ-М, стаж в сведениях отражается за весь год: 2017.

Раздел 3 включает сведения о периодах работы сотрудников. В этот раздел нужно внести Ф.И.О. и СНИЛС каждого сотрудника (графы 2 - 5). В графах 6 и 7 указываются даты периодов работы, причем они должны находиться в пределах отчетного периода, приведенного в разделе 2, и заполняются: с (дд.мм.гггг.) по по (дд.мм.гггг.).

При необходимости отражения нескольких периодов работы по конкретному застрахованному лицу каждый из периодов указывается отдельной строкой, а графы "Фамилия", "Имя", "Отчество", "СНИЛС" заполняются один раз.

К сведению. Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов "ДОГОВОР" - если оплата по договору произведена в отчетном периоде, "НЕОПЛДОГ" или "НЕОПЛАВТ" - если оплата работы по договору отсутствует.

Графа 8 раздела "Территориальные условия (код)" заполняется в соответствии с Классификатором параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, приведенным в Приложении к Порядку N 3п. Если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени. А если работник трудится в режиме неполного рабочего дня, отражается объем работ (доля ставки) в данный период.

Код "СЕЗОН" заполняется только при условии, если отработан полный сезон на работах, предусмотренных перечнем сезонных работ, или полный навигационный период на водном транспорте.

Для соответствующих периодов работы, ограниченных датами, указанными в графах 6 и 7, в графе 11 "Исчисление страхового стажа, дополнительные сведения" отражается рабочее время в переведенном в указанном порядке календарном исчислении (месяц, день).

К сведению. Если работнику предоставлялся отпуск по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет, в графе 11 "Дополнительные сведения" проставляется код "ДЕТИ". Если родитель находился в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, проставляется код "ДЛДЕТИ".

Для застрахованных лиц, работающих в территориальных условиях труда или на видах работ, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, код территориальных условий труда или код особых условий труда и условий для досрочного назначения страховой пенсии не указывается, если при отражении сведений в графе 11 формы приведены следующие дополнительные сведения:

Если СЗВ-СТАЖ заполняется в общем порядке, разделы 4 и 5 остаются незаполненными.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при выходе на пенсию сотрудника

Первым делом скажем, что, если работник обратился за назначением страховой или страховой и накопительной пенсии, необходимо подать на него форму СЗВ-СТАЖ в течение трех календарных дней со дня обращения работника к работодателю (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). Для этого работник, оформляющий пенсию, обращается к работодателю с заявлением о представлении в ПФР на него индивидуальных (персонифицированных) сведений.

Заполняя форму на работника в связи с его выходом на пенсию, нужно в графе "Тип сведений" раздела 1 проставить знак "Х" в поле "Назначение пенсии". Далее СЗВ-СТАЖ заполняйте так.

В разделе 2 укажите текущий год, а в разделе 3 - периоды, когда человек:

Примечание. Ф.И.О. и СНИЛС работника указываются один раз - в первой строке.

Заполняя строку с последним периодом в графе 7 "Период работы", нужно указать предполагаемую дату выхода на пенсию. Здесь возможно два варианта: либо это дата его рождения (если работник обращается за пенсией до достижения пенсионного возраста), либо дата, когда он планирует подать документы в ПФР (ст. 22 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях"). Соответственно, эту дату нужно уточнить у работника.

Графа 11 "Дополнительные сведения" заполняется для неотработанных периодов (отпусков, больничных и т.п.), а также для периода, в течение которого работник, занятый на вредных работах, был переведен на работу с нормальными условиями труда. В графе указывается код из Классификатора параметров, например ДЕКРЕТ - отпуск по беременности и родам, ВАХТА - время вахтового отдыха, ПРОСТОЙ - время простоя по вине работодателя и пр.

Если работник трудился в условиях, дающих право на досрочную пенсию, нужно заполнить графы 8 - 10, 12 и 13, вписав в них коды, соответствующие условиям труда из классификатора. При этом графы 9, 12 и 13 не заполняются, если:

Если указан тип сведений "Назначение пенсии", обязательно должен быть заполнен раздел 4, в котором отразите, начислило ли автономное учреждение взносы на обязательное пенсионное страхование за период, обозначенный в разделе 3.

Раздел 5 заполняется только в том случае, если имеется договор с негосударственным пенсионным фондом о досрочном пенсионном обеспечении работника. Напомним, согласно ст. 36.29 Федерального закона от 07.05.1998 N 75-ФЗ <1> досрочное негосударственное пенсионное обеспечение осуществляется по отношению к работникам, занятым на работах, названных в п. 1 - 18 ч. 1 ст. 30 Закона N 400-ФЗ, на рабочих местах, условия труда на которых по результатам спецоценки признаны вредными или опасными, на основании пенсионного договора, заключаемого работодателем с фондом, определенным пенсионной программой работодателя, в пользу этих работников в силу существующих между ними трудовых отношений и с их согласия.

<1> "О негосударственных пенсионных фондах".

Заполненная форма сопровождается описью ОДВ-1, которая заполняется так:

Особенности заполнения формы при увольнении работника

При увольнении застрахованного лица автономное учреждение обязано передать ему в последний рабочий день сведения по форме СЗВ-СТАЖ, и вопросов по заполнению формы в принципе быть не должно.

Однако они все-таки возникают и касаются графы 14. Как ее заполнять? Ответ можно легко найти в Порядке заполнения формы. Согласно п. 2.3.36 Порядка N 3п данная графа заполняется символом "Х" только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется СЗВ-СТАЖ. Этот знак означает, что застрахованным лицом отработан полный календарный год. Таким образом, если сотрудник увольняется в любой иной день, символ "Х" в графе 14 проставлять не нужно.

* * *

Форма СЗВ-СТАЖ сдается один раз до 1 марта года, следующего за отчетным, то есть за 2017 год - до 01.03.2018. Однако если работник в течение отчетного года уходит на пенсию, то автономное учреждение должно подать ее в ПФР с типом "Назначение пенсии" в течение трех календарных дня со дня поступления к работодателю заявления от работника с просьбой представить на него сведения о стаже. Сведения о стаже подаются в ПФР в электронном виде при численности включенных в отчет сотрудников от 25 человек, также возможна сдача сведений на бумаге, если сотрудников менее 25.

Т. Комиссарова

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"