Мудрый Экономист

Новые требования по оформлению путевых листов

"Советник бухгалтера бюджетной сферы", 2018, N 1

Минтранс России Приказами от 07.11.2017 N 476 (далее - Приказ N 476), от 06.04.2017 N 141 (далее - Приказ N 141) внес изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом этого же ведомства от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152), которые должны учитывать бухгалтеры.

Обязательных реквизитов стало больше

С 15 декабря 2017 года - даты вступления в силу Приказа N 476 - в составе реквизитов путевого листа обязательно должны быть указаны:

В отношении предрейсового контроля уточнено, что реквизит необходимо заполнять, если обязательность проведения такого контроля предусмотрена законодательством. Такой контроль предусмотрен до выезда транспортных средств с места постоянной стоянки. Более того, его порядок изменен вступившим в силу 24 декабря 2017 года Приказом N 141.

Новые правила предрейсового контроля установили, в частности:

На рисунке 1 приведен пример, как может выглядеть лицевая часть путевого листа легкового автомобиля по новым требованиям.

           ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ N _________
---------------------¬
¦ Печать врача о ¦ 09 января 18
¦ прохождении ¦ на "--" --------- 20-- г.
¦водителем медосмотра¦ -------------¬
L--------------------- ¦ Коды ¦
+------------+
Форма по ОКУД ¦ 0345001 ¦
МБУ, 123435, г. Азов, ул. Красная, +------------+
д. 25, ОГРН 1234567890123 ¦ ¦
Организация ------------------------------------- по ОКПО¦ ¦
наименование, адрес, номер телефона, ОГРН L-------------
Форд Фокус, гос. N О252МО199 -------------¬
Марка автомобиля --------------------------------------- ¦Позывной 022¦
+------------+
Государственный номерной знак ___________ Гаражный номер ¦ 252 ¦
Субботин А.Н. +------------+
Водитель ------------------------------- Табельный номер ¦ отсутствует¦
L-------------
Серия Номер B
Водительское удостоверение ------------------- Класс ---------------
Разрешение ___________________ ПТС серии N
Серия/Номер
Задание водителю ¦ Предрейсовый контроль
¦ технического состояния
директора ¦ транспортного средства провел
В распоряжение ---------------------------¦ г. Азов, ул. Красная, д. 25
наименование ¦Адрес ------------------------------
----------------¬¦ 09.01.2018 8:15
________________________ L----------------¦Дата ---------- Время --------------
¦ Толмачев В.Ю.
¦Подпись ------- Ф.И.О. -------------
__________________________________________¦
г. Москва, ул. Ходынский бульвар, д. 1 ¦ Автомобиль технически исправен
------------------------------------------¦ ---------¬
__________________________________________¦Показание одометра, км ¦ 44 100 ¦
¦ +--------+
--------------¬¦Выезд разрешен ¦Разрешен¦
Выезд из гаража. ¦ 01.03.2017/ ¦¦ L---------
Дата/Время ¦ 11 ч 40 мин.¦¦ Толмачев В.Ю.
---------------- L--------------¦Механик ------- --------------------
¦ подпись расшифровка подписи
Толмачев В.Ю. ¦
Диспетчер/механик ------- ----------------¦ Автомобиль в технически исправном
подпись расшифровка ¦ состоянии принял
подписи ¦ Субботин А.Н.
--------------¬¦Водитель ------- -------------------
Возврат в гараж. ¦ 01.03.2017/ ¦¦ подпись расшифровка подписи
Дата/Время ¦ 19 ч 00 мин.¦¦ --------------T---------¬
---------------- L--------------¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦
¦ +-------------+---------+
Толмачев В.Ю. ¦ ¦ АИ 95 ¦ 00013 ¦
Диспетчер/механик ------- ----------------¦ L-------------+----------
подпись расшифровка ¦
подписи ¦ Движение горючего
Комплектация, ДТП, опоздания, ожидания, ¦ ------------¬
простои в пути, заезды в гараж и прочие ¦ ¦ Количество¦
отметки ¦ +-----------+
Выдано: планшет Sumsung T77 ¦Выдано по заправочному ¦ 45 литров ¦
------------------------------------------¦листу N _________ +-----------+
__________________________________________¦Остаток при выезде ¦ 1/2 бака ¦
__________________________________________¦ +-----------+
__________________________________________¦Остаток при возвращении¦ 1/4 бака ¦
¦ +-----------+
Водитель Субботин А.Н. ¦Расход: по норме ¦ 9,0 л ¦
-------- --------- -----------------¦ +-----------+
подпись расшифровка ¦ фактический ¦ 12,0 л ¦
подписи ¦ +-----------+
¦Экономия ¦ - ¦
М.П. Учреждения ---------------¬¦ +-----------+
¦ ¦¦Перерасход ¦ 3 л ¦
¦ ¦¦ L------------
¦ ¦¦Автомобиль принял. Показание
¦ ¦¦одометра при возвращении в
¦ ¦¦гараж, км -----------¬
¦ ¦¦ ¦ 44 230 ¦
¦ ¦¦ L-----------
¦ ¦¦ Толмачев В.Ю.
¦ ¦¦Механик ------- -------------------
¦ ¦¦ подпись расшифровка подписи
L---------------¦
-----------------------------------------¬¦
¦Тел. диспетчерской: 8(495)777-77-77 ¦¦ Послерейсовый контроль технического
+----------------------------------------+¦ состояния транспортного средства
¦Тел. отдела страхования: 8(495)123-45-67¦¦ провел
L-----------------------------------------¦ г. Москва, ул. Ходынский
¦ бульвар, д. 1
¦Адрес ------------------------------
¦Дата __________ Время ______________
¦ Толмачев В.Ю.
¦Подпись ------- Ф.И.О. -------------
¦ подпись расшифровка
¦ подписи

Как оформить изменение формы

Оформление корректировки формы путевых листов зависит от того, как установлено локальными актами учреждения. Существует как минимум два подхода.

Учетный, но не первичный

Форма путевого листа не вошла в перечень первичных учетных документов для государственных (муниципальных) учреждений, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. К тому же первичный документ предназначен для подтверждения хозяйственной операции, измеряемой в денежном выражении, а путевой лист служит для учета и контроля работы транспортного средства, водителя, а также удостоверяет не хозяйственную операцию, а, например, перевозку пассажиров.

Таким образом, у путевого листа и первичных учетных документов разное предназначение и внесенные изменения нужно утвердить локальным актом учреждения, не затрагивая учетную политику.

Унифицированный - значит первичный

Если форма (формы) путевого листа утверждена в учреждении как приложение к учетной политике, то такая позиция также имеет право на существование. Например, на основании Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).

Так, один из обязательных реквизитов первичного учетного документа (пункт 7 Инструкции N 157н) - величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Употребление союза "или" дало некоторым экспертам повод говорить о том, что:

При этом в путевом листе всегда должна быть отражена следующая информация:

Указанные требования содержит Приказ N 152. Таким образом, обязательные реквизиты первичного учетного документа и путевого листа не совпадают уже потому, что в последнем нет информации о государственных и муниципальных платежах.

Примечание. Путевые листы не относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому их изготовление из материалов типографии надо отражать в учете по КОСГУ 340.

Однако в уже упомянутом пункте 7 Инструкции N 157н сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). Исключения составляют только формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Однако большинство учреждений продолжает использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Соответственно, в этом случае необходимо рассматривать путевой лист как первичный учетный документ, а его изменения затронут учетную политику учреждения.

Отметим, что унифицированная форма достаточно объемна и громоздка. Не все ее реквизиты перечислены как обязательные в разделе II Приказа N 152, которым утвержден минимальный перечень сведений для самостоятельно разрабатываемых учреждениями путевых листов.

Соответственно, учреждение вполне может применять путевой лист, форма которого проще унифицированного бланка. Конечно, лишь в том случае, если унифицированная форма не рекомендована государственным (муниципальным) учреждениям той или иной сферы или подведомственности методологическими инструкциями и указаниями.

Последствия недочетов при оформлении путевого листа

Какой бы статус ни имел путевой лист в учреждении, очевидно, что он нужен не только водителю, который обязан соблюдать требования правовых актов в сфере дорожного движения, но и, например, бухгалтеру, который на его основании списывает расходы:

Без путевого листа оформить указанные и другие первичные учетные документы сложно, поскольку именно путевой лист служит основанием:

Именно данные заполненного путевого листа позволяют бухгалтеру:

Примечание. Путевые листы можно оформлять на срок от 1 дня до 1 месяца включительно.

Такие выводы находят отражение и в судебной практике (см. постановление ФАС Поволжского округа от 11.03.2014 N А65-11354/2013). Также в судебной практике нередко встречаются примеры, когда при проверке путевых листов проверяющие выявляют недочеты в их оформлении. Например, в постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2014 N А35-10736/2013 рассмотрены такие недочеты, как отсутствие:

Как видно из обширной судебной практики, заполненные не должным образом путевые листы проверяющие рассматривают как подтверждение иных нарушений. Например, по списанию горюче-смазочных материалов.

Отметим, что отсутствие соответствующих отметок в путевом листе, подтверждающих организацию и проведение предрейсового контроля, несомненно, дает право сделать вывод, что осмотры не были проведены. Штрафуют в подобных случаях не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности, ведь отсутствие медицинского осмотра может:

Примечание. В форме многодневного путевого листа обязательно предусмотрите возможность указания отметок о проведении медосмотра и предрейсового контроля при каждом выезде транспортного средства.

При этом отсутствие дорожно-транспортных происшествий нельзя считать обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности правонарушения и возможности уменьшения штрафа.

Если в путевом листе нет отметок о проведенном предрейсовом контроле, проверяющие могут наложить штраф по статье 12.31.1 КоАП РФ, однако сделать вывод, что при отсутствии отметок о медосмотре или ОГРН в путевом листе нельзя списать ГСМ с учета. Главное, чтобы был подтвержден служебный характер поездок.

Для подтверждения служебного характера поездок необходимо установить в локальном акте учреждения, каким образом детализировать маршрут движения в путевых листах. При этом обязательно учитывать рекомендации учредителя. Детализация маршрута должна быть достаточной, чтобы надежно обосновать расходы.

Р.Ш. Мавлиханов

Бухгалтер