Мудрый Экономист

График отпусков утвержден, случаи его изменения ограничены

"Госсектор: учет, планирование, контроль", 2018, N 1

Графики отпусков на 2018 год должны были быть утверждены не позднее 18 декабря 2017 года (письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). В противном случае учреждению грозит предупреждение или штраф в размере от 35 до 50 тысяч рублей. График мог быть утвержден и раньше, но если утверждение было отложено на последний момент, то затем могут быть обнаружены неточности. Однако откорректировать график возможно не всегда.

Статус графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он утвержден. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ. По общему правилу крайний срок утверждения в 2017 году на 2018 год выпадал на 17 декабря 2017 года, воскресенье. Минтруд России разъяснил, что:

Утвержденный график отпусков должен быть доведен до сведения всех работников, например размещен на информационном стенде или объявлен работникам под подпись.

Допустимость указанных вариантов подтверждена разъяснительными письмами.

Учетная документация

Размещение на стенде можно обосновать письмом Роструда от 12.07.2012 N ПГ/5244-6-1, в котором график отпусков отнесен к первичной учетной документации по учету кадров. Речь в указанном письме шла о форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 в качестве организационно-распорядительного документа.

Форма Т-7 не предусматривает графу "ознакомление". Такая структура формы обусловлена в том числе тем, что письменно о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Локальный акт

Однако есть и другая точка зрения. Она основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение статьи 8 Трудового кодекса РФ и, соответственно, его необходимо относить к локальным актам организации. При этом работодатель обязан знакомить работников с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, под подпись (ст. 22 ТК РФ). Правомерность такой позиции подтверждает письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

По мнению автора, письменное ознакомление о дате начала отпуска за две недели допустимо даже в случае рассмотрения графика отпусков как локального акта. Однако, поскольку письменная процедура ознакомления обязательна, многие кадровики предпочитают сразу же после утверждения графика отпусков использовать один из следующих вариантов:

Кроме того, кадровики нередко просят сотрудников поставить подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика, в поле "Примечание". По мнению автора, правильнее в этом случае добавить в форму Т-7 дополнительную графу.

Такой подход не всегда экономит трудозатраты отдела кадров. Так, если сотрудник не желает ставить свою подпись при ознакомлении, то отказ необходимо зафиксировать актом, который:

Отказ от ознакомления не снимает обязанность по соблюдению графика с работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). То есть актирование отказа не будет основанием для пересмотра графика и переноса отпуска для работодателя. Перед началом отпуска по графику работодателю необходимо будет вновь уведомить сотрудника о его начале в общем порядке.

Изменения по инициативе работодателя

График отпусков может быть изменен в связи с переносом отдыха работника в следующих случаях:

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Допустимо также составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Изменения по инициативе работника

Работодатель может принять во внимание причины, требующие переноса времени отдыха сотрудника. Как правило, среди них обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства, например:

Руководитель учреждения вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Вполне возможно оставить заявление на изменение графика отпуска без удовлетворения. В этом случае сотрудник должен отдыхать в тот период, который был запланирован изначально.

Вносим корректировку

Норм, регламентирующих внесение изменений в график отпусков, нет ни в трудовом законодательстве, ни в указаниях по заполнению формы Т-7. При этом неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. В частности, предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Кроме того, внеплановое отсутствие сотрудников может:

Правила внесения изменений в график отпусков могут быть установлены локальным актом учреждения. В таком документе необходимо указать, что внесение корректировок в график санкционирует руководитель учреждения, подписывая соответствующий приказ.

Новые сотрудники

Если в течение 2018 года учреждение трудоустроит новых работников, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесет ущерба работе учреждения.

Для предоставления отпусков сотрудникам, принятым в 2018 году, достаточно письменного заявления заинтересованных лиц. Однако локальным актом может быть предусмотрено, что такие отпуска должны быть документально зафиксированы в виде изменения графика отпусков.

Таким образом, при приеме нового работника можно составить дополнение к уже действующему графику отпусков. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной в локальном акте форме и, как правило, на основе формы Т-7. В этом случае логично использовать графу "Примечания". В ней необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты

Большинство корректировок графика отпусков обычно связано с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить по следующей схеме:

Такой порядок еще раз подтверждает нецелесообразность сбора подписей непосредственно в форме Т-7 даже при добавлении в нее дополнительной графы.

Отметим, что не только работодатель обязан предупреждать работника за две недели до начала отпуска. Работник, имеющий право уйти в отпуск в определенном месяце, за две недели до предполагаемого начала отдыха должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно она должна быть проставлена в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить в локальном нормативном акте. Это может быть приказ или распоряжение, если учреждение:

Отметим, что любой из перечисленных документов все работники учреждения обязаны внимательно изучить и поставить подпись в ознакомлении. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны быть ознакомлены под расписку все заинтересованные сотрудники.

Особая категория

Некоторые работники имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время, в частности:

Если сотрудник, относящийся к одной из перечисленных категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

Так как утвержденный образец изменения графика отпусков нормативные документы не содержат, то учреждение может разработать свою форму такого документа.

О.А. Пономарева

Начальник отдела кадров