Мудрый Экономист

Поездки на такси

"Советник бухгалтера бюджетной сферы", 2018, N 2

Транспортными услугами пользуется каждое государственное (муниципальное) учреждение. Большинству учреждений транспорт нужен для общехозяйственных нужд, например для поездок администрации учреждения по городу. Также он может быть нужен при необходимости доставки приобретенных основных средств и материальных запасов, доставки сотрудников к месту работы. Транспортные проблемы учреждения могут решать по-разному, в том числе с использованием услуг такси.

Транспорт и транспортные услуги

В зависимости от размеров учреждения, специфики его деятельности, расположения в городе либо сельской местности потребность в транспортных услугах может быть разной. Традиционным способом решения транспортных проблем являлось содержание учреждением своего автомобиля или автопарка. Однако этот вариант может быть неэффективным, если транспорт простаивает, используется мало. Одним из внедряемых в последнее время способов обеспечения транспортом государственных и муниципальных учреждений является заключение с транспортными организациями договоров о предоставлении транспортных услуг. В целом все способы решения транспортных вопросов учреждения можно разделить на 4 большие группы:

Приобретение транспортных услуг у сторонних исполнителей, в том числе услуг такси, является аутсорсингом данных услуг.

Примечание. Аутсорсинг (от англ. outsourcing - использование внешнего источника/ресурса) - передача учреждением на основании договора определенных функций на обслуживание сторонней организации, специализирующейся в соответствующей области.

До заключения договора аутсорсинга транспортных услуг учреждению необходимо решить, будет ли он более эффективен, чем другие способы (собственный автопарк, аренда, компенсации).

Если сторонний исполнитель в состоянии решить транспортные проблемы учреждения лучше (то есть с более высоким качеством за меньшие деньги), то выведение транспортного обслуживания на аутсорсинг позволяет руководителю учреждения более эффективно распределять имеющиеся финансовые ресурсы, которые зачастую необходимы для решения более неотложных проблем.

Руководителю учреждения необходимо тщательно взвесить все за и против при принятии решения о передаче (или оставлении в учреждении) непрофильной функции. Для этого ему необходимо решить, подходит ли данный способ для транспортного обслуживания учреждения в принципе. Например, если работникам учреждения необходимо выезжать в отдаленные села, где зачастую плохие дороги, то очевидно, что услуги такси для такого обслуживания не подходят. Компенсация сотрудникам также не подойдет, поскольку необходимы автомобили с определенными характеристиками - высокой проходимостью. В таком случае подойдут только варианты с арендой автомобилей или содержанием своего автопарка.

При этом в крупных городах в связи с распространенностью сервисов онлайн-заказа такси цены на такие услуги довольно невысоки. Кроме того, крупные сервисы позволяют корпоративным клиентам контролировать затраты - в личном кабинете отображаются список сотрудников, имеющих право заказывать такси, поданные заявки, фактически осуществленные поездки, расшифровка стоимости и т.д. Поэтому для учреждения, которое находится в большом городе и осуществляет нечастые поездки по нему, пользование такси может быть весьма экономичным и эффективным.

После того как руководство учреждения определилось с возможными вариантами, необходимо сравнить их стоимость для учреждения. Для этого надо знать довольно точно, сколько именно транспортных услуг необходимо учреждению, то есть куда и на какое количество времени ездят работники. Также нужна информация о составе затрат. Например, при выборе такси по корпоративному тарифу для транспортного обслуживания нужно учесть, что у такси есть стоимость минимальной поездки (входит некоторое минимальное количество километров) или стоимость посадки, тариф различается при езде по городу или за чертой города, время простоя в пробках может оплачиваться отдельно, время ожидания пассажира свыше определенного порога также оплачивается.

Если учреждение выбирает свой автомобиль, то нужно помнить о том, что затраты на техобслуживание, транспортный налог, страховку, ремонт, заработную плату водителю оно будет нести независимо от того, сколько пользовалось автомобилем. Поэтому в случае редкого использования содержать автомобиль невыгодно.

По мнению автора, для обоснованного принятия решения о сравнении затрат наиболее целесообразно сделать "фотографию месяца", то есть в течение типового в деятельности учреждения месяца собирать всю информацию о поездках сотрудников (включая километраж, простои в пробках, ожидание работников водителем и т.д.), а затем посчитать затраты на такие поездки в разных вариантах.

Если речь идет о передаче транспортного обслуживания на аутсорсинг, то необходимо предусмотреть регулярный мониторинг качества предоставляемых услуг. Система мониторинга должна включать в себя совокупность качественных и количественных показателей исполнения функции. При снижении качества исполнения аутсорсером переданной ему на исполнение функции к нему должны применяться меры, установленные действующим законодательством и договором.

Транспортное обслуживание

Транспортное обслуживание по договору аутсорсинга - это договор перевозки, который должен соответствовать требованиям главы 40 Гражданского кодекса РФ. В данном договоре участвуют заказчик (учреждение) и исполнитель (перевозчик). Перевозчиком могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Общие условия перевозки автомобильным транспортом определяются Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденным Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее - Устав автотранспорта).

Согласно статье 5 Устава автотранспорта перевозки пассажиров и багажа подразделяются:

  1. на регулярные перевозки;
  2. перевозки по заказам;
  3. перевозки легковыми такси.

Остальные особенности обслуживания, включая время, за которое подается заявка, время подачи транспортного средства, тарификация перевозок и другие вопросы определяются заключенным договором.

Аренда транспорта

Арендовать транспорт можно с экипажем или без.

С экипажем

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Арендодатель в течение всего срока договора обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.

Если учреждение заключило договор аренды транспортного средства с экипажем, то оно несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если договором не предусмотрено иное (ст. 636 ГК РФ). Обязанность содержать транспортное средство, заправлять, платить за проезд по платным дорогам и т.д. возлагается на арендодателя.

Обязанность приобретать обязательную страховку (ОСАГО) возлагается на арендодателя, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 637 ГК РФ). Добровольное страхование может предусматриваться договором между арендодателем и арендатором.

Без экипажа

Если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа, учреждение-арендатор в течение всего срока договора обязано поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ). Также на арендатора возлагаются обязанности по содержанию арендованного транспортного средства, его страхованию, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Компенсации работникам

Еще одним вариантом решения транспортных вопросов является заключение соглашения с работником об использовании его личного транспорта в служебных целях.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Порядок выплаты компенсации за использование личного имущества и ее размеры можно определить в отдельном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Для некоторых ведомств, а также для федеральных государственных гражданских служащих установлен отдельный порядок и нормы компенсаций. Так, Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 утверждены Правила выплаты денежной компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.

Предельные значения компенсации для указанной категории служащих установлены в следующих размерах:

Затраты возмещаются на основании заявления служащего с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

Также существуют ведомственные приказы о порядке компенсации работникам использования личного транспорта.

В остальных случаях учреждение и работник вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета, установить порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией (ГСМ и др.).

Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ), а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Собственный автопарк

Наиболее обширным состав затрат будет, если учреждение использует свой автопарк. В состав затрат входят:

Для подсчета ежемесячных или ежегодных затрат при данном способе необходимо делить капитальные затраты (такие как приобретение автомобиля, постройка гаража) на срок полезного использования данных активов.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете транспортные услуги, не связанные с доставкой нефинансовых активов, признаются расходами текущего финансового года или участвуют в формировании себестоимости работ, услуг или продукции учреждения согласно принятой учетной политике. Такие транспортные услуги учитываются следующим образом:

Дебет счета 0 40120 222 "Расходы на транспортные услуги"

или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 30222 000 "Расчеты по транспортным услугам"

Если же транспортные услуги оказаны в рамках договора доставки объекта основных средств или материальных запасов, то они должны быть включены в стоимость данных объектов. Так, затраты по доставке объекта основного средства до места его использования включаются в первоначальную стоимость основного средства (п. 47 Инструкции N 157н).

А суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки, включаются в фактическую стоимость материальных запасов (п. 102 Инструкции N 157н).

В бухгалтерском учете это отражается записями:

Дебет счета 0 10621 000 "Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения"

или Дебет счета 0 10631 000 "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 30222 000 "Расчеты по транспортным услугам"

Дебет счета 0 10634 000 "Вложения в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 30222 000 "Расчеты по транспортным услугам"

Дебет счета 0 30222 000 "Расчеты по транспортным услугам"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных или автономных учреждений),

или Кредит счета 0 20121 000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений),

или Кредит счета 1 30405 222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по транспортным услугам" (для казенных учреждений).

Одновременно: увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств"

Аренда транспорта у организаций и физических лиц учитывается по подстатье 224 КОСГУ "Арендная плата за пользование имуществом", КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг".

Также по подстатье 224 КОСГУ оплачиваются и другие расходы по аренде, связанные с содержанием автопарка, например по договорам аренды парковочных мест, гаражей, стоянок.

Оказанные услуги по аренде учитываются на основании двухсторонних актов оказания услуг.

В учете данные затраты отражаются так:

Дебет счета 0 40120 224 "Расходы на арендную плату за пользование имуществом"

или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 30224 000 "Расчеты по арендной плате за пользование имуществом"

Примечание редакции. С 1 января 2018 года следует применять СГС "Аренда", утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 N 258н, бухгалтерские записи будут другие. К сведению, прокат автомобилей не регулируется этим стандартом.

Согласно Указаниям N 65н расходы на выплату учреждениями в пользу работников не относящихся к заработной плате компенсаций, обусловленных условиями трудовых отношений, и в частности компенсаций за использование личного транспорта для служебных целей, производятся по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ, КВР 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".

В бухгалтерском учете компенсация работнику за использование личного автомобиля отражается следующим образом:

Дебет счетов 0 40120 212 "Расходы по прочим выплатам",

0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 30212 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

Дебет счета 0 30212 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

Кредит счета 0 20134 610 "Выбытия денежных средств из кассы учреждения"

Напомним, что в настоящее время формы первичных учетных документов, обязательных к применению в государственных (муниципальных) учреждениях, утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Данный Приказ не содержит формы путевого листа, поэтому обязательной для всех учреждений и видов транспортных средств формы в настоящее время нет.

Учреждения могут самостоятельно разработать соответствующую форму и утвердить ее в рамках формирования учетной политики. При этом необходимо иметь в виду, что Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые применяют все юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Обратите внимание! Приказом Минтранса России от 07.11.2017 N 476 внесены изменения в Приказ N 152, согласно которым с 15 декабря 2017 года к обязательным реквизитам путевого листа относится ОГРН.

При этом расходы на ГСМ нормируются: распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р утверждены и введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", которые необходимо применять при установлении норм расхода ГСМ на конкретных автомобилях, эксплуатируемых учреждением.

Планируйте правильно!

Напомним, что Постановлением Правительства РФ от 13.09.2017 N 1101 в Положение о формировании государственного задания, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 26.06.2015 N 640, внесены изменения, вступившие в силу 15 сентября 2017 года.

Согласно пункту 13 Положения N 640 объем финансового обеспечения выполнения государственного задания определяется на основе нормативных затрат. Так, нормативные затраты на оказание государственной услуги рассчитываются на единицу показателя объема оказания услуги, установленного в государственном задании, на основе базового норматива затрат и корректирующих коэффициентов к базовым нормативам затрат.

Теперь согласно Постановлению N 1101 прямые затраты на аренду иного движимого имущества и общехозяйственные затраты на аренду недвижимости и ОЦДИ учитываются в нормативных затратах только в том случае, если имущество, необходимое для выполнения госзадания, не закреплено за федеральным бюджетным или автономным учреждением на праве оперативного управления.

Таким образом, если учреждение арендует имущество, то соответствующие затраты учитываются в нормативных затратах при условии, если такое имущество:

а) используется для выполнения госзадания непосредственно или для общехозяйственных нужд;

б) не закреплено за федеральным автономным или бюджетным учреждением на праве оперативного управления.

Другими словами, в 2018 году учреждения, вероятно, смогут воспользоваться услугами такси, но при условии, что аналогичные транспортные средства у них не будут числиться на балансе в составе ОЦДИ. Поэтому при планировании затрат на такси рекомендуем проконсультироваться о возможности учета таких затрат при расчете объема субсидии на финансовое обеспечение выполнения госзадания у учредителя.

И.В. Артемова

Главный бухгалтер,

консультант