Мудрый Экономист

Расчеты с подотчетными лицами: новшества в порядке ведения кассовых операций

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2018, N 3

Предмет. При осуществлении своей хозяйственной деятельности организации, будь они коммерческими, некоммерческими или бюджетными учреждениями, проводят расчеты с подотчетными лицами. С 19 августа 2017 г. Указанием Банка России от 19.06.2017 N 4416-У в порядок данных расчетов были внесены изменения. В представленной статье рассматриваются нововведения в осуществлении кассовых операций в части расчетов с подотчетными лицами.

Цели. Раскрытие изменений в нормативных правовых актах, коснувшихся порядка расчетов организаций с подотчетными лицами.

Методология. В статье применялись методы наблюдения, анализа и синтеза.

Результаты и выводы. В результате изучения нормативных правовых актов в области регулирования кассовых операций выделены нововведения в порядке расчетов организаций с подотчетными лицами.

Область применения результатов. Представленная в статье информация может применяться в практической работе бухгалтерий организаций, а также в учебном процессе в высших учебных заведениях.

В процессе деятельности у организаций, как коммерческих, так и некоммерческих, возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ и услуг. Приобретение осуществляется не только по безналичному расчету, но и за наличные денежные средства. Для этих целей организации выдают своим работникам наличные денежные суммы из кассы в подотчет.

Подотчетные лица - это штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом денежные средства из кассы на расходы, которые связаны с осуществлением деятельности юридического лица. Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы предприятия на следующие цели:

Приказом (распоряжением) руководителя организации утверждается [4]:

Расчеты с подотчетными лицами с использованием наличных денежных средств осуществляются в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У), в которое были внесены изменения, вступившие в силу 19.08.2017 [2, 3].

Ранее денежные средства под отчет выдавались на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме, которое содержало информацию о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Теперь согласно п. 6.3 Указания N 3210-У денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу как по его заявлению, так и на основании распорядительного документа юридического лица (например, на основании приказа руководителя) [2, 3].

В соответствии с п. 6.3 Указания N 3210-У письменное заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.

Пример. Работнику НКО выдаются денежные средства под отчет на приобретение канцелярских товаров. Для этого должно быть оформлено либо заявление подотчетного лица, либо распорядительный документ руководителя организации (рис. 1).

Образец заявления

                                             Председателю правления НКО ТСЖ
"Сфера" Семенову А.П.
от бухгалтера Аметьевой В.А.
Заявление
Прошу выдать мне под отчет до 30.08.2017 включительно 1 500 руб. на
покупку канцелярских товаров.
Бухгалтер Аметьева В.А.
или
НКО ТСЖ "Сфера"
Приказ N 52
г. Москва 28.08.2017
Выдать бухгалтеру Аметьевой В.А. под отчет на срок до 30.08.2017
включительно 1 500 руб. на покупку канцелярских товаров.
Председатель правления Семенов А.П.

Рисунок 1

Источник: авторская разработка.

На взгляд автора, в данном случае было бы целесообразно оформить выдачу денежных средств под отчет на основании заявления работника организации. Распорядительным документом удобнее оформлять суммы, выдаваемые на командировочные расходы.

В соответствии с п. 4.1 Указания N 3210-У кассовые операции должны оформляться кассовыми документами, а именно приходными кассовыми ордерами (далее - ПКО) и расходными кассовыми ордерами (далее - РКО).

Работники - подотчетные лица получают по РКО из кассы организации определенные суммы денежных средств - авансы.

Наличные деньги кассир выдает после проведения идентификации подотчетного лица по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями российского законодательства.

Для проставления подписи кассир передает РКО получателю наличных денег. Согласно новым правилам в случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись [3].

Кассир пересчитывает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, таким образом, чтобы подотчетное лицо могло наблюдать за действиями кассира, и выдает получателю наличные деньги полистным (поштучным) пересчетом в сумме, указанной в РКО. Если подотчетное лицо не сверило в РКО соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитало под наблюдением кассира полистно (поштучно) полученные им наличные деньги, кассир не принимает от сотрудника претензии по сумме наличных денег. После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает данный документ.

Пункт 4.1 Указания N 3210-У дополнен информацией о том, что "кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" [2, 3] (далее - Закон N 54-ФЗ). Согласно абз. 27 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ "фискальный документ - фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком" [1]. То есть речь идет, например, о чеках, пробитых при возврате денежных средств покупателям.

Таким образом, теперь можно составлять один общий расходный кассовый ордер по окончании проведения кассовых операций, например в конце смены.

Кроме того, до внесенных в Указание N 3210-У изменений условием выдачи наличных денег под отчет являлось полное погашение подотчетным лицом своей задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денежных средств (п. 6.3 Указаний N 3210-У). Теперь под отчет наличные денежные средства можно выдавать, даже если подотчетное лицо полностью не погасило задолженность по ранее выданной сумме [1].

Выдача денежных средств под отчет оформляется в бухгалтерском учете записью:

Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т сч. 50 "Касса".

Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, должно отчитаться за них, а именно сдать в бухгалтерию авансовые отчеты. "Авансовые отчеты - это отчеты подотчетных лиц об использовании полученных ими сумм или самостоятельно израсходованных для целей деятельности организации средств с обязательным приложением оправдательных документов" [4, 5].

К авансовому отчету прилагаются документы, которые подтверждают осуществленные расходы. Это могут быть квитанции, товарные чеки, билеты, накладные и иные оправдательные документы.

Авансовые отчеты составляются подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Работник бухгалтерской службы выполняет следующие действия:

Затем авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к бухгалтерскому учету.

Таким образом, на основании утвержденных авансовых отчетов происходит списание произведенных расходов в зависимости от их назначения, что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Д-т сч. 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и другие в зависимости от характера расходов

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В соответствии с п. 4.6 Указаний N 3210-У поступающие в кассу наличные деньги учитываются в кассовой книге. Записи в кассовой книге осуществляются по каждому ПКО и РКО, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет подписью записи в кассовой книге [3]. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим данную сверку.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Согласно п. 4.7 Указания N 3210-У ПКО и РКО могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации (например, персонального компьютера и программного обеспечения), и подписываются лицами, указанными в данных документах. В кассовые документы, оформленные на бумажном носителе, внесение исправлений не допускается.

Как указано в Указании N 3210-У (в редакции Указаний N 4416-У), "документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации" [2].

Данные документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", и внесения в них исправлений после их подписания не допускается.

Если выданные под отчет наличные денежные средства израсходованы не полностью, сотрудник должен вернуть остаток подотчетных сумм в кассу организации.

При получении ПКО кассир:

<1> В соответствии с п. 4.4 Указания N 3210-У, если ведение кассовых операций и оформление кассовых документов осуществляются руководителем организации, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Согласно новым правилам, установленным Указанием N 4416-У, при оформлении ПКО в электронном виде квитанция к этому документу по просьбе вносителя денежных средств может направляться на предоставленный им адрес электронной почты.

Возврат в кассу остатка неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете оформляют следующей записью:

Д-т сч. 50 "Касса"

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если вносимая в кассу сумма наличных денежных средств не соответствует сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает работнику довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму. В случае если работник отказывается довнести недостающую сумму денежных средств, кассир возвращает ему вносимую сумму. При этом кассир перечеркивает ПКО и передает (направляет) главному бухгалтеру (бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю) для переоформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег. При оформлении ПКО в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

Если подотчетное лицо вовремя не представило авансовый отчет и не вернуло неизрасходованную подотчетную сумму, по распоряжению руководителя организации (но не позднее 1 мес. со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из заработной платы сотрудника. При этом следует учесть, что в соответствии со ст. 138 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) удержания не должны превышать 20% от суммы заработной платы работника организации. В случае когда работник организации оспаривает данную ситуацию, денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке.

При представлении двух или более исполнительных документов размер удержаний, согласно ст. 138 ТК РФ, может быть увеличен до 50%.

Не возвращенные в установленные сроки подотчетные денежные средства в бухгалтерском учете оформляются следующей записью:

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Далее при удержании не возвращенных в установленные сроки денежных средств из заработной платы оформляют бухгалтерскую проводку:

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В случае когда не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из заработной платы работника организации в текущем месяце, оформляется следующая бухгалтерская запись:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - отражено взыскание не возвращенной в установленные сроки подотчетной суммы.

Список литературы

  1. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа: Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
  2. О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства: Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
  3. О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства: Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.
  4. Алексеева Г.И. Бухгалтерский финансовый учет. Отдельные виды обязательств: Учеб. пособие для бакалавриата и магистратуры. М.: Юрайт, 2016. 268 с.
  5. Алексеева Г.И., Богомолец С.Р., Сафонова И.В. [и др.]. Бухгалтерский учет: Учебник; Под ред. С.Р. Богомолец. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Московский финансово-промышленный университет "Синергия", 2013. 720 с.

Г.И. Алексеева

Кандидат экономических наук,

доцент

департамента учета, анализа и аудита

Финансовый университет

при Правительстве Российской Федерации

Москва, Российская Федерация