Мудрый Экономист

Как правильно составить аналитическую записку по итогам обследования документооборота на примере конкретного документа

"Делопроизводство", 2018, N 1

Консультационная услуга по постановке документооборота на предприятии перед внедрением информационной системы набирает популярность. И это явная примета времени. Руководители предприятий, столкнувшись уже с неудачным внедрением системы электронного документооборота, начинают понимать важность методической проработки документных процессов до старта автоматизации.

Постепенно формируется рынок консультационных услуг в сфере управления документами. Консультационная услуга - это привлечение стороннего эксперта для разъяснений, рекомендаций и иных форм консультаций, включая выявление и оценку проблем, в нашем случае - в документообороте на предприятии заказчика.

Результат работы консультанта - это документы, которые формируются по завершении каждого этапа консалтингового проекта. Таким образом, документ - это продукт, который покупает заказчик у консалтинговой компании. Поэтому критерий "цена - качество" подготовленного документа вполне уместен для оценки результата работы консультанта-методолога.

Значимым этапом подготовки предприятия к автоматизации документооборота является информационное обследование. Это первый этап консалтингового проекта, по итогам которого формируется аналитическая записка. На этапе обследования закладывается успех проекта в целом. От качества проведенного обследования, выводов и рекомендаций, которые сделает консультант, зависит дальнейшее проектное решение.

Мы рассмотрим основные требования к составлению аналитической записки по итогам обследования документооборота и обратим внимание на наиболее часто встречающиеся ошибки при этой работе.

Требования к составлению аналитической записки установлены ГОСТ 7.32-2001. "Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе".

Особенности текста аналитического документа:

Следующий далее разбор документа представляет собой замечания к конкретной аналитической записке и публикуется без изменений.

Критерии, по которым проводилась оценка аналитического материала:

Опубликованные без купюр замечания к проектному документу будут полезны консультантам, специалистам по подбору персонала и заказчикам консультационных услуг.

Для консультантов-методологов это практическая статья, которая поможет проанализировать свои материалы по аналогии, выявить ошибки и поработать над качеством.

Для специалистов кадровых служб это разъяснения, что именно кроется за стандартными требованиями к соискателям: "грамотная устная и письменная речь, умение четко излагать свои мысли в письменной форме, анализировать информацию, отслеживать логические связи в документах".

Для заказчиков консультационных услуг это помощь в оценке качества и приемки проектной документации.

Ошибки в структуре (композиции) документа

В состав аналитической записки включена пояснительная записка, которая представляет собой самостоятельный вид документа и в структуру аналитического документа не включается.

Текст документа содержит 124 страницы. Таблицы занимают 2/3 текста (81 страница). Еще 16 страниц занято схемами. Такой значительный объем табличных данных и схем рекомендовано выносить в приложение. Если учесть, что большая часть таблиц - это данные, предоставленные клиентом, то оригинальный текст документа составляет всего 27 страниц.

Нарушено принятое для аналитического документа соотношение частей текста. Рекомендации по итогам аудита - главная содержательная часть, ради которой проводилось исследование, - состоят из двух страниц. Принятое соотношение заключительной части с выводами и рекомендациями: 1/3 к основной части документа.

Структура документа в целом неоднородна. Некоторые разделы заканчиваются пунктом "Краткая оценка (обзор) состояния работы с договорами", "Краткая оценка (обзор) состояния работы с исходящими финансовыми документами". В других разделах такой пункт отсутствует.

Помимо неоднородности, возникает вопрос: почему мы предоставляем клиенту лишь краткую оценку? А где тогда содержится полноценная оценка договорной работы в компании заказчика? Кроме того, разделы "Краткая оценка (обзор) состояния работы с..." не содержат оценки, а в них продолжается повествование о том, как организована работа. Например:

"Версионирование проектов договоров не поддерживается".

У меня, как заказчика, возникли бы вопросы:

Это ошибка пресуппозиции (фоновое знание, которое должно быть общим для адресанта и адресата).

Части ошибок в структуре документа можно было бы избежать, если бы при составлении документа был использован рекомендованный шаблон типовой формы аналитической записки.

Раздел "Каналы поступления входящих документов" содержит избыточные данные, не относящиеся к каналам поступления (сказано про регистрацию, порядок обработки при приеме). В середине списка вывод (таким образом...), далее снова перечисление. Пункты 6 - 8 представляют собой выводы и не являются частью списка (ошибка рубрикации):

"1. Прием документов децентрализован, прием документов осуществляется по фактическому адресу...

  1. Порядок документооборота в Компании не регламентирован.
  2. В Компании допускается множественность точек входа документов через сотрудников Компании... Регистрация документов, направленных на фактический адрес ЦО (Москва), осуществляется секретарем. Ответственность (обязанность) сотрудников и сроки передачи документов для регистрации не установлены.
  3. Письма из ФНС направляются в адрес Компании средствами информационной системы X. Регистрация осуществляется сотрудниками группы X, которые обеспечивают сроковый контроль исполнения документов.
  4. Документы, поступившие централизованно в ЦО (Москва), запечатанные в конверты, с указанием адресатов, не вскрываются и передаются на рассмотрение сотрудникам Компании - адресатам.
  5. Таким образом, основная точка входа входящей корреспонденции, которая подлежит описанию, - это централизованный прием документов в ЦО (Москва).
  6. Децентрализованный прием документов в ЦО (Тюмень, Санкт-Петербург), удаленных офисах и сотрудниками Компании не описан.
  7. Первичная обработка входящих документов в удаленных офисах не проводится...
  8. Электронное хранилище сканобразов поступивших входящих документов не создано".

Стилистические ошибки

По лексическому составу и использованию грамматических форм текст рассматриваемой аналитической записки принадлежит не к научно-оценочному стилю речи, а к административно-канцелярскому подстилю письменной деловой речи.

Административно-канцелярский подстиль характерен для директивных документов советского периода. Хотя даже в советское время филологи относили административно-канцелярскую речь к "болезни русского языка".

Современная деловая речь допускает использование административно-канцелярского подстиля только в юридической среде (например, полицейский протокол).

Использование языковых элементов административно-канцелярского подстиля - пример грубой стилистической ошибки при составлении аналитических документов.

Яркие слова-маркеры административно-канцелярского подстиля:

Примеры из документа:

Слова-маркеры административно-канцелярского подстиля вообще не должны употребляться в тексте аналитической записки.

Дополнительный комментарий к фразе "в рамках интервью". Помимо лексически избыточной формы "в рамках", отсылка по тексту документа к проведенному интервью также избыточна. В начале аналитической работы принято описывать методы исследования. Интервью как метод сбора информации следовало один раз упомянуть во введении.

Характерный пример административно-канцелярского подстиля - цепочка отглагольных существительных в родительном падеже:

Подобные формулировки в современных текстах выглядят комично (или трагично, если аналитический документ куплен заказчиком за немалые деньги).

Грамматические ошибки

Ошибки в выборе конструкций с синтаксическим управлением, неправильный выбор падежа и предлога. Примеры:

Пропуск сказуемого (глагола), поэтому неясен смысл предложения в целом:

"По договорам вида "Договоры на оказание услуг/выполнения работ/поставки для обеспечения основной деятельности" со следующими тематиками:

Нарушение грамматической формы подлежащего и сказуемого:

"- Компанией возможен пересмотр лимитов и матрицы ответственных лиц...

Ошибки в употреблении предлога "по":

Смешение грамматических форм в списке:

Пример 1. "Автор - инициатор документа осуществляет:

комплектности;

вложений;

Пример 2. "В ходе проведения обследования было выявлено:

Пример 3. "Общие рекомендации в области документирования:

Синтаксические ошибки

Нарушение логического ударения и порядка слов в предложении:

"- Для целей контроля исполнительской дисциплины выписки не формируются по протоколам...

Лексические ошибки

Употребление паронимов:

Неточность в выборе слова:

Источник информации - это субъект или объект, порождающий информацию и представляющий ее в виде сообщения. Правильнее сказать: каналы поступления информации.

Глагол "предполагает" имеет значение "допускать возможность, иметь намерение". Текст аналитической записки отличается высокой точностью в выборе слов. Из такого описания понятно, что компания не проводит проверки, а только планирует их проводить.

Лексическая избыточность:

Неверный выбор слова:

Слово "присутствуют" сочетается только с одушевленными предметами: на заседании присутствовали. "Отличия" (неодушевленное существительное) не могут присутствовать.

И опять же неправильное использование предлога по: не "по документации", а в документации.

Тавтология:

"- Как правило, подразделения используют шаблоны договорных документов, ранее созданные на основании договоров, ранее прошедших успешное согласование и подписание.

Используются термины "класс документа", "тип документа", "вид документа". Определения терминам не дано.

Лексическая недостаточность. Пропущено слово, предложение обрывается и неясно, что происходит в соответствии с таблицей:

Далее - таблица.

Орфографические ошибки

Смешение знаков "тире" и "дефис":

В приведенных примерах знак "тире" используется вместо знака "дефис". Ошибка повторяется 178 раз. Неверное использование этих знаков препинания делает текст некрасиво оформленным и искажает вложенную в него смысловую нагрузку.

Ошибка в написании "не" с наречиями:

Правильно: несистемно (проверочное слово "хаотично"), пишется слитно.

Избыточное использование прописных букв: Юридическая экспертиза, Бухгалтерская экспертиза, Поставщик, Исполнитель. Такое использование прописных букв уместно в текстах договоров, но не в аналитической записке. Тем более что одно и то же слово употребляется по тексту как со строчной, так и с прописной буквы.

Пунктуационные ошибки

Неправильная расстановка запятых.

Логические ошибки

Логические ошибки - это неразличение близких в каком-либо отношении обозначаемых понятий. Автор аналитической записки не различает сферы деятельности, причину и следствие, часть и целое, смежные явления, видовые и другие отношения.

Автору было рекомендовано учебное пособие "Логика для журналистов" Ивина А.А.

Нарушение соразмерности при делении понятий. Приказы о командировании не могут выделяться в категорию, соразмерную приказам:

"В Компании используются следующие виды организационно-распорядительных документов (ОРД):

Нарушение правила единого основания при делении понятий. К регламентирующим документам отнесены отчетные формы и просто формы документов:

"Помимо интервьюирования, анкетирования были проанализированы регламентационные документы, действующие на момент проведения аудита и представленные Заказчиком:

Нарушение закона исключенного третьего (сопоставленные высказывания должны быть действительно противоречивыми, то есть такими, между которыми нет и не может быть среднего, третьего, промежуточного понятия. Они должны исключать друг друга).

Пример 1. Противопоставлены источники и регулярная основа:

"Документация формируется из различных источников, часть указанных документов формируется на регулярной основе".

Пример 2. Противопоставлены интервьюирование и анкетирование как методы исследования и документы:

"Помимо интервьюирования, анкетирования были проанализированы регламентационные документы, действующие на момент проведения аудита и представленные Заказчиком".

Пример 3. Противопоставлены формы документов и комплексный процесс:

"Формы документов являются типовыми, в дальнейшем формы могут быть использованы в качестве шаблонов документов, а в соответствии с маршрутизацией по ним может быть настроен комплексный процесс".



Смешение понятий "экспертиза" и "проверка". По тексту документа используются как синонимы. Экспертиза - оценочное исследование, проверка - один из методов проведения экспертизы.

Неразличение объекта и предмета:

"Предметом проверки является анализ последствий заключения Договора".

Предметом проверки не может быть анализ.

"Бухгалтерская экспертиза проводится группой X. Область экспертизы: выявление финансовых и налоговых рисков при заключении Договора".

Правильно: объект экспертизы.

Ошибки в составлении таблиц

Требования к оформлению таблиц установлены ГОСТ 7.32-2001 и 2.105-95 ЕСКД. Таблицы в аналитической записке не соответствуют установленным требованиям.



Пример 1. Заголовок графы таблицы: "Предмет экспертизы комплектов ПУД (функциональная область)". В столбце под заголовком содержится текст, не соответствующий заголовку:

"1. Функциональная область группы: деятельность, реализуемая удаленными подразделениями и отражаемая в БУ и УУ.

  1. Предмет проверки.
  2. По результатам проверки группа X кодирует расходы - указывает счет расходов в планах счетов по стандартам GAAP и RAP.
  3. Проставляет штамп на комплекте документов с учетом отнесения расходов на счета, а также указывает номер кост-центра (индекс удаленного подразделения/подразделения в Oracle).
  4. При наличии ошибок группа формирует заключение и оформляет возврат документов инициатору договора. Возврату подлежит весь комплект документов. В случае некомплекта документа также осуществляется возврат документов.
  5. По результатам рассмотрения договора Группа при выявлении рисков формирует заключение и направляет его инициатору договора в целях заключения дополнительного соглашения или расторжения договора.
  6. Группа определяет необходимость проведения дополнительных экспертиз проекта комплекта ПУД, на комплекте делается отметка о необходимости проведения данной экспертизы".

Пример 2. Заголовок графы таблицы: "Условие (прохождения маршрута)". В столбце под заголовком содержится текст, не соответствующий заголовку: "Журнал регистрации исходящих писем". Видимо, имелось в виду не условие, а документ, в котором что-то фиксируется на данном этапе. Для этого следовало выделить отдельную графу.

Замечания к разделу "Рекомендации"

Это заключительный и самый важный раздел документа. В нем должна быть дана оценка исследованным процессам документооборота, а также предложены пути решения выявленных проблем.

В разделе содержатся преимущества внедрения СЭД. На этапе подготовки к автоматизации решение о покупке программного продукта уже принято. Кому предназначается эта информация?

Дана рекомендация "Обеспечить создание единого центра компетенции по архивному делопроизводству в Компании". Откуда взят термин "архивное делопроизводство"? В архиве не могут "производиться" новые дела. Архив обеспечивает хранение, а не производство дел. Это незнание профессиональной терминологии, непонимание основ предметной сферы.

Рекомендации в целом очень слабые и абстрактные. Например, что означает "предусмотреть формирование номенклатуры дел не только соответствующей требованиям законодательства, но и вместе с тем позволяющей автоматизировать учет и хранение дел в СЭД"? Возникают вопросы:



Рекомендации должны составлять не две страницы текста (по большей части рекламного), а полноценный анализ, страниц на 30.

Общие замечания к оформлению

Москва, Санкт-Петербург и Севастополь - города федерального значения, перед которыми сокращенное написание города "г." не применяется.

Много замечаний к форматированию. Если бы был использован рекомендованный шаблон, текст документа был бы аккуратнее. Много лишних выделений: лишние подчеркивания (преимущественно в разделе "Рекомендации").

Несоблюдение единообразия в междустрочных интервалах, отступах (нарушены требования ГОСТ 7.32-2001 и 2.105-95 ЕСКД). Результат несоблюдения требований - небрежность текста.

Заключение

Итак, задача, стоявшая перед автором аналитической записки, не выполнена. Материал содержит только описание действующих процедур, анализ собранных данных не проведен, отсутствуют выводы и рекомендации. Приведенное описание содержит множество неточностей.

Выявленные ошибки говорят о низком уровне письменной речи автора, незнании логических основ речи, плохом знании предметной сферы (ошибки в терминах и невозможность сделать выводы). Проектная документация с такими ошибками влечет репутационные риски для консалтинговой компании. Выявленные ошибки порождают коммуникативный барьер между адресатом и адресантом документа.



Аналитическая записка - это испытательное задание, успешно справиться с которым помогает высшее академическое образование и знание предметной сферы. Проектный же опыт специалисты получают под руководством и наблюдением уже признанных экспертов.

С.Э. Ульянцева

К. и. н.,

руководитель

направления консалтинга

в управлении документами

фирмы "1С"