Мудрый Экономист

Учет документов архива организации

"Делопроизводство", 2018, N 1

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" предусматривает норму об обязательном учете документов Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения (ст. 19). Механизм реализации указанной статьи архивного законодательства обеспечивается установленным порядком государственного учета документов, закрепленным в соответствующем разделе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях <1> (далее - Правила), а также в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <2> (далее - Регламент).

<1> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 07.09.2015 N 38830.
<2> Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации утвержден Приказом Росархива от 11.03.1997 N 11, зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.1997 N 1344.

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета, а также отражение этих данных в учетных документах. Учет документов осуществляется путем присвоения документам учетных номеров и закрепления их принадлежности к определенному комплексу документов, что обеспечивает:

В основе системы государственного учета документов, которая в течение длительного времени складывалась как в государственных архивах, так и в архивах организаций, лежат следующие принципы: централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность.

Принцип централизации реализуется за счет порядка паспортизации архивов организации, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов и предоставления соответствующих сведений о составе и объеме их фондов в государственные (муниципальные) архивы. Нормативно закреплены единые учетные формы, которые представляются всеми фондодержателями Архивного фонда Российской Федерации независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности. Таким образом, в рамках правового поля решается проблема концентрации в архивных органах сведений о всех документах Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

Принцип унификации предполагает соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава и методики ведения учетных документов. Правила четко определяют систему основных учетных документов, ведение которых обязательно во всех учреждениях, осуществляющих прием, хранение и использование документальных комплексов.

Принцип динамичности государственного учета обеспечивается регулярным внесением в учетные документы изменений в составе и объеме фондов, что позволяет на любой момент времени определять основные количественные характеристики каждого архивного фонда, архива организации в целом и всего Архивного фонда Российской Федерации.

Принцип полноты и достоверности государственного учета реализуется за счет соблюдения методики заполнения учетных справочников, обеспечивающей должный качественный уровень системы учета документов.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

Аудиовизуальные документы учитываются также по единицам учета. Поскольку большинство архивов организаций не хранят такую документацию, не буду останавливаться на этих специфических вопросах.

Единицей хранения документов на бумажной основе и электронных документов является дело (электронное дело) - физически обособленный документ или совокупность документов, заключенных в обложку (папку).

В архиве организации назначается специальный работник, ответственный за учет документов. Только этот работник имеет право вносить соответствующие записи (изменения) в учетные документы.

Система учетных документов архива организации - это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения.

В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены Правилами. В больших по объему и разнообразных по составу документов архивах организаций целесообразно ведение вспомогательных учетных документов, формы и состав которых определяются архивом самостоятельно.

К основным учетным документам относятся:

Для архивов организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, к основным учетным документам также относится паспорт архива организации.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов служит для учета:

Основанием для внесения данных в книгу учета поступления и выбытия дел являются:

Книга учета поступления и выбытия дел ведется по установленной форме (приложение N 11 Правил). В нее последовательно вносятся записи о всех поступлениях (выбытиях) документов, которые нумеруются в валовом порядке в пределах года (графа 1).

При поступлении дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки за одним порядковым номером.

Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации (графа 2).

В графе 3 указывается источник поступления документов в архив организации (структурное подразделение организации или другая организация), из которого поступили документы; указывается его полное официально принятое наименование.

В графе 4 указывается основание поступления документов в архив организации - полное название и реквизиты (N, дата) документа, например: акт приема-передачи документов на хранение N ____ от __________, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению N ____ от __________.

В графе 5 указывается номер фонда, документы которого поступили (выбыли). При первичном поступлении документов в архив организации эта графа заполняется после присвоения поступившему фонду номера по списку фондов.

В графе 6 указываются крайние даты передаваемых документов в соответствии с описью дел. При поступлении неописанных документов в этой графе делается отметка "не описаны".

В графе 7 указывается вид носителя: БН (бумажный носитель), ЭЛ (электронные документы) и т.п.

В зависимости от сроков хранения документов, передаваемых в архив организации, заполняется одна из граф: 8, 9 или 10, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

Аналогично заполняются графы 11, 12 и 13 при выбытии документов.

В графах 14 и 15 указывается количество поступивших (выбывших) неописанных документов, при этом соответственно графы 8 - 10 и 11 - 13 остаются незаполненными.

По окончании отчетного года подводится как общий итог количества поступивших и выбывших документов, так и отдельно итоги по документам на различных носителях (бумажные, электронные, аудио, видео).

На титульном листе книги учета поступления и выбытия дел указываются:

В архиве организации допускается ведение отдельно книг учета поступления и выбытия документов. Однако, по нашему мнению, общая книга учета поступления и выбытия дел дает целостную картину движения документов, по ней удобнее проводить выверку учетных документов и ее ведение предпочтительнее.

Если в архиве организации хранится один фонд, то учет поступления документов ведется только по листу фонда без оформления книги учета поступления и выбытия документов.

Список фондов ведется в архиве организации при наличии более одного фонда по установленной форме (приложение N 12 Правил) и предназначен:

Список фондов (см. ниже).

Список фондов

N N фонда

Дата 1-го поступления

Название фонда

Отметка о выбытии фонда

Примечание

Куда выбыл

Дата и N документа, на основании которого выбыл

Каждый фонд заносится в список фондов только один раз при первом поступлении в архив организации.

Порядковый номер записи в списке фондов является учетным номером фонда, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Учетный номер, присвоенный фонду по списку фондов, является уникальным и сохраняется за ним во всех учетных документах архива. Изменение учетных номеров фондов не допускается.

Вместе с тем в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, фонды, имеющие номера, присвоенные им в государственном (муниципальном) архиве, должны учитываться именно за этими номерами, которые также должны быть отражены в списке фондов. В этом случае допустимо введение в форму списка фондов дополнительной графы "N N п/п". Значение этой графы будет номером фонда, который не подлежит передаче на государственное хранение (то есть фондообразователь не является источником комплектования государственного (муниципального) архива).

Список фондов, вариант 2 (см. ниже).

Список фондов, вариант 2

N N фонда

Дата 1-го поступ.

Название фонда

Выбытие

Примечание

Куда

Основание

А-327

Главное переселенческое управление при Совете Министров РСФСР, г. Москва, 1942 - 1956

Р-9553

Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы (Госкомтруд СССР), г. Москва, 1955 - 1991

Строительная контора Министерства социального обеспечения РСФСР, г. Москва, 1936 - 1961

В случае выбытия фонда по причинам передачи его документов в другой архив, включения в состав объединенного архивного фонда (ОАФ), выделения дел к уничтожению освободившийся номер не присваивается другим фондам.

При образовании объединенного архивного фонда ему присваивается номер одного из фондов, вошедших в состав ОАФ, номера других фондов, как уже было сказано, не занимаются.

Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

Датой первого поступления документов фонда является дата фактического поступления документов. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда в этой графе указывается дата его создания.

Название архивного фонда состоит из полного и официально принятого сокращенного наименования фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации (сокращенное наименование организации указывается в скобках). По возможности даты функционирования организации указываются полностью (число, месяц, год), в случае отсутствия всей необходимой информации - указываются только годы. Если дата создания или ликвидации организации неизвестна, она обозначается знаком "?". Для действующих организаций место для даты ликвидации остается свободным.

Например:

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов.

Например:

В списке фондов указывается последнее наименование фондообразователя за тот период, за который принимаются документы. Все последующие переименования в списке фондов не отражаются и вносятся только в лист фонда.

Например:

В 1987 г. Государственный комитет РСФСР по труду преобразован в Государственный комитет РСФСР по труду и социальным вопросам (Госкомтруд РСФСР). Если при первом приеме фонда Госкомтруда РСФСР передаются документы за 1963 - 1986 гг., то в списке фондов указывается наименование "Государственный комитет РСФСР по труду"; если документы за 1963 - 1987 гг. - то "Государственный комитет РСФСР по труду и социальным вопросам".

Информация о выбытии (снятии с учета) данного архивного фонда в полном объеме включает следующие обязательные сведения:

При частичной передаче документов архивного фонда сведения в список фондов не вносятся, учет выбытия ведется в листе фонда, книге учета поступления и выбытия документов.

Графа "Примечание" служит для служебных отметок.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве находящихся на хранении фондов, о поступивших и выбывших в течение года фондах. Объем фонда указывается цифрами и прописью. Все изменения в составе и объеме фондов указываются с обязательной ссылкой на документ, на основании которого вносятся изменения в список фондов. Обязательными элементами итоговой записи являются также сведения о количестве свободных и выбывших (переданных) номеров фондов. Свободными номерами считаются номера, которые образуются в результате утраты, передачи (выбытия), выделения к уничтожению всего объема архивного фонда, а также в случае высвобождения учетных номеров фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда.

Например:

На 01.01.2016 в список включены фонды с N 1 по N 24,

из списка исключены фонды с N ____ по N ____.

Всего хранится в архиве 24 (двадцать четыре) фонда.

Номера свободные: нет.

Номера выбывшие (переданные): нет.

    Дата                                 Подпись

В течение 2016 г. произошли следующие изменения в объеме фондов:

На 01.01.2017 в список включены фонды с N 1 по N 25,

из списка исключены фонды N N 7, 18.

Всего хранится в архиве 23 (двадцать три) фонда.

Номера свободные: 7, 18.

Номера выбывшие: нет.

    Дата                                 Подпись

На титульном листе списка фондов указываются:

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

На каждый архивный фонд составляется лист фонда по форме приложения N 13 Правил. Целевым назначением листа фонда является учет:

Это единственный учетный документ, в котором, во-первых, последовательно отражена динамика изменения состава и объема фонда, во-вторых, комплексно зафиксированы сведения о количественных и качественных характеристиках фонда: объем фонда, включая неописанные и секретные дела; количество дел, включенных в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК государственного архива; хронологический период находящихся на хранении документов; история фондообразователя, представленная всеми изменениями названия организации.

Основанием для внесения сведений в лист фонда при первом поступлении документов являются:

Если в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается: "Продолжение, ф. N ____, л. ____" (2, 3, 4 и т.д.). При наличии нескольких листов на один фонд на первом листе делается ссылка: "См. продолжение л. ____" (2, 3, 4 и т.д.). Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен в исключительных случаях, например при неисправимых повреждениях документа. Лист фонда также пересоставляется, если перестает отражать фактическое состояние и объем фонда в результате, например, переработки описей фонда или создания объединенного архивного фонда. При этом первоначальный лист фонда не может быть уничтожен - он помещается в дело фонда, вверху листа делается запись о его пересоставлении с указанием даты, должности и подписи должностного лица, ответственного за учет документов в архиве организации. Например: "Лист пересоставлен, 01.06.2017, заведующий архивом... (подпись)". Аналогичная запись делается на вновь составленном действующем листе фонда.

Листы фонда хранятся в порядке номеров фондов в специальном средстве хранения (папка с клапанами, папка с файлами и т.п.). К папке составляется лист-заверитель с указанием начального и конечного номеров фондов и общего количества фондов, листы которых находятся в папке, при этом количество самих листов фондов не указывается. Если листы фондов хранятся в нескольких папках, то лист-заверитель составляется к каждой из них.

Учет количества и состава дел осуществляется в описи дел - единственном учетном документе для поединичной фиксации единиц хранения. В описи дел единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Порядок и методика составления описей дел в структурных подразделениях и архиве организации подробно будут рассмотрены в соответствующей статье, посвященной вопросам описания документов. Здесь остановимся на оформлении и ведении описи дел как учетного документа.

Целевым назначением описи дел являются:



Поединичный учет достигается за счет закрепления за каждым делом самостоятельного индивидуального порядкового номера, который включается в архивный шифр дела. Дела в описи учитываются в валовом порядке в пределах всего фонда, категорически запрещается начинать с N 1 каждый годовой раздел описи дел. В опись дел допускается включать не более 9 999 единиц хранения.

В конце описи дел во всех ее экземплярах составляется итоговая запись, в которой реализуется функция суммарного учета дел. В итоговой записи описи дел отражаются следующие обязательные сведения:

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел.

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов или томов, то итоговая запись составляется как к каждому году, тому, так и сводная ко всем разделам, томам нарастающим итогом.

Законченная опись дел вместе с титульным листом, предисловием и другими элементами справочного аппарата подлежит оформлению, включающему:

Незаконченные (продолжающие пополняться) описи дел хранятся в папках с клапанами.

Каждой описи дел присваиваются собственные учетные номера в пределах фонда по листу фонда. Обычно опись дел постоянного хранения имеет N 1, опись дел по личному составу - N 2. Документы фонда организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива вносятся, как правило, в большее количество описей, например: опись N 1 дел постоянного хранения, опись N 2 секретных дел постоянного хранения, опись N 3 дел по НИОКР <3> постоянного хранения, опись N 4 дел по личному составу. Возможны и другие варианты, но в любом случае категорически не допускается присвоение описям дел одинаковых номеров внутри фонда, отличающихся, например, буквенной индексацией (N 1 и N 1-л/с).

<3> НИОКР - научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы.


В случае пересоставления описи дел один экземпляр "старой" описи в обязательном порядке остается на хранении и включается во вновь составленную опись дел за последним учетным номером. Остальные экземпляры описи дел выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Архив организации должен иметь не менее 2 экземпляров описей дел; в архиве организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива описи дел должны храниться в 3 экземплярах, один из которых является страховым.

Система государственного учета Архивного фонда Российской Федерации предусматривает учет не только хранящихся в архиве организации документов, но и специальный учет описей дел. Эту функцию выполняет реестр описей, обеспечивающий поединичный и суммарный учет описей дел. Реестр описей заводится при наличии в архиве организации двух и более описей дел по установленной форме (приложение N 19 Правил).

Реестр описей (см. ниже).

Реестр описей

N пп

N фонда

N описи

Назв. описи

Количество дел в описи

Годы

Кол-во листов

Кол-во экз.

Прим.

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет) хранения

по личному составу

10

11

Описи дел вносятся в реестр в хронологической последовательности их поступления. Каждой описи присваивается очередной порядковый номер, который проставляется на обложке описи в левом верхнем углу.

Если одна опись дел состоит из нескольких томов, она учитывается в реестре описей как одна опись, при этом в графе 9 указывается количество томов описи дел (например, 2 тома), а не суммарное количество листов всех томов описи.

В реестре описей учитываются только сводные описи дел на весь фонд организации, описи дел структурных подразделений организации в реестр не вносятся.



Ежегодно по состоянию на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись, обязательными элементами которой являются (все сведения указываются цифрами и прописью):

Например:

"Итого на 01.01.2017.

Всего хранится в архиве 43 (сорок три) описи, из них:

постоянного хранения - 8 (восемь) описей;

временного хранения - 2 (две) описи;



по личному составу - 33 (тридцать три) описи;

в том числе поступило в 2016 г. - 3 (три) описи;

в том числе выбыло в 2016 г. - 1 (одна) опись.

Заведующий архивом А.А. Иванова.

15.01.2017".

Итоговая запись реестра описей заверяется подписью должностного лица, ответственного за архив. При наличии в архиве организации других штатных работников в итоговой записи оформляются 2 подписи: работника архива - составителя итоговой записи и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

Наряду с обязательными допустимо включение в итоговую запись дополнительных элементов, например указания на первый и последний номер описей дел по реестру, а также особенности их нумерации (по аналогии с итоговой записью к описи дел). Например:



"Итого на 01.01.2017.

Всего хранится в архиве 43 (сорок три) описи (с N 1 по N 46, в том числе:

литерные - 2 (N N 7а, 18а);

пропущенные - 5 (N N 5, 13, 25, 26, 31), из них:

... (далее по форме вышеприведенной итоговой записи)".

Кроме того, помимо фиксации общего количества поступивших и выбывших в истекшем году описей дел, целесообразно дать развернутые пояснения к этим обязательным сведениям. Например:

"В течение 2016 г. произошли следующие изменения:

Поступило 3 описи (N N 44, 45, 46) за счет включения описей фонда Минтруда России.

Выбыла 1 опись (N 26) - снята с учета по акту о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, N ____ от __________.

Общее количество описей увеличилось на 2 ед.".

Можно дополнить итоговую запись и сведениями о количестве хранящихся дел - суммарно и отдельно по документации разных сроков хранения. Например:

"В реестр внесено 47.536 ед. хр., в т.ч.:

постоянного хранения - 4 458 ед. хр.,

временного хранения - 400 ед. хр.,

по личному составу - 42 678 ед. хр.".

Это очень облегчит выверку учетных показателей при подготовке паспорта архива и сведений о составе и объеме фондов, позволит оперативно выявить и устранить возможно допущенные ошибки.

К реестру описей составляется титульный лист, на котором указываются следующие сведения:

Архивы организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в соответствии с действующим законодательством обязаны составлять паспорт архива, который является формой централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и один раз в три года представляется в государственный (муниципальный) архив. Форма паспорта архива организации установлена Регламентом и предусматривает как традиционные для учетных документов показатели об объеме фондов и дел постоянного хранения и по личному составу, так и сведения о состоянии хранилищ архива организации и его штатах по состоянию на 1 декабря соответствующего года.

Правила и Регламент не предусматривают для архивов организаций обязательного ведения такой учетной формы, как сведения об изменениях в составе и объеме фондов (далее - Сведения). Однако, как показывает практика, заполнение Сведений является необходимым условием, обеспечивающим оперативное и правильное оформление паспорта архива организации. Причем желательно заполнять Сведения ежегодно, а не один раз в три года к моменту представления паспорта архива организации в государственный (муниципальный) архив. Форма Сведений предусматривает следующие графы:

графа 1 - N N п/п;

графа 2 - N фонда;

графа 3 - название фонда;

графа 4 - количество дел постоянного хранения;

графа 5 - количество дел постоянного хранения, внесенных в описи;

графа 6 - количество дел постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденные ЭПК государственного (муниципального) архива;

графа 7 - количество дел постоянного хранения, хранящихся сверх установленного срока;

графа 8 - количество дел по личному составу;

графа 9 - количество дел по личному составу, внесенных в описи;

графа 10 - количество дел по личному составу, внесенных в описи, согласованные ЭПК государственного (муниципального) архива.

Все количественные данные, которые указываются в числителе показателя, сопровождаются сведениями о крайних датах документов (указываются в знаменателе), например (см. таблицу ниже).

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

10

А-327

Главное переселенческое управление

128 1946 - 1956

128 1946 - 1956

128 1946 - 1956

Минтруд России

197 2012

197 2012

23 2012

23 2012

Итого:

197

197

151

151

128

Если, как рекомендовалось ранее, в реестре описей вести подсчет не только количества описей, но и дел, то итоговые показатели граф 5 и 9 должны соответствовать аналогичным сведениям реестра описей. Сбалансированные данные можно вносить в паспорт архива организации; несовпадение данных сразу покажет наличие ошибок, которые необходимо выяснить и устранить.

Все изменения в составе и объеме фондов оформляются соответствующими актами, формы которых предусмотрены Правилами:

Особое внимание следует обратить на заполнение акта приема-передачи архивных документов на хранение, в графе 6 "Примечания" которого в обязательном порядке указываются N N дел, не поступивших на хранение. К актам об утрате документов и о неисправимых повреждениях архивных документов необходимо составлять справки, раскрывающие соответственно ход розыска необнаруженных документов и состояние поврежденных дел.

Акты нумеруются в пределах каждого фонда и каждого вида акта. Таким образом, в каждом фонде будет свой акт N 1 проверки наличия и состояния документов, акт N 1 приема-передачи архивных документов на хранение и т.д. Датой акта является дата его утверждения руководителем организации (или соответствующим должностным лицом).

Эти акты являются основанием для внесения изменений во все учетные документы (как основные, так и вспомогательные). Правильное и своевременное документирование архивных работ, а также оперативное внесение изменений в учетные документы - это обязательные условия качественной постановки учета в архиве организации.

На каждый фонд заводится дело фонда - комплекс документов, отражающих историю фонда и фондообразователя, а также изменения в составе и объеме фонда. Таким образом, в дело фонда включаются: историческая справка о фондообразователе и дополнения к ней; все акты, документирующие результаты архивных работ с документами фонда; листы фонда после их пересоставления и т.п.

Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

Акты включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Дело(а) фонда(ов), включенного(ых) в объединенный архивный фонд, включается в его дело фонда.

К делу фонда составляется внутренняя опись - перечень всех находящихся документов с указанием страниц, на которых они находятся. Как правило, во внутреннюю опись последовательно (по хронологии) вносятся документы дела фонда. Вместе с тем можно рекомендовать формализованную форму такой внутренней описи, содержащую перечень видов документов, подлежащих включению в дела фонда. Против каждого документа по мере его включения в дело фонда проставляется его номер и соответствующая страница.

Например:

"Дело фонда ______________________________________ (N и название).

  1. Историческая справка (л. 1 - 27).
  2. Дополнения к исторической справке (л. 33 - 38).
  3. Акты:

3.1. Акт приема-передачи документов N 1 (л. 28 - 29).

3.2. Акт проверки наличия и состояния дел N 1 (л. 30 - 31), N 2 (39 - 40) _____________.

3.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению _________________________________________________.

3.4. Акт о технических ошибках в учетных документах ______________________.

3.5. Акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) N 1 (л. 32) _______________________________________.

3.6. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны __________.

3.7. Акт о неисправимых повреждениях документов ______________________.

3.8. __________________________________________________________".

Такая форма очень удобна, в частности, для присвоения номеров актам.

Дело фонда подшивается в твердую обложку, листы нумеруются. К законченному делу фонда оформляется лист-заверитель.

В завершение - маленькое личное воспоминание. Когда много лет назад выпускницей МГИАИ я начинала работать в архивных учреждениях, одна из моих старших коллег называла учет "поэмой архивного дела". Тогда это определение ни о чем мне не говорило. Но сегодня я готова поддержать такую точку зрения. Когда до единицы сходятся все учетные показатели, когда обеспечен их баланс во всех учетных справочниках, когда все изменения оформлены актами и данные всех актов учтены - в этом есть своя гармония. Это действительно "поэма архивного дела".

Е.Н. Попова

Заместитель начальника

общего отдела

Минтруда России