Мудрый Экономист

Об отдельных нарушениях правил ведения бухгалтерского учета и отчетности

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2018, N 3

В ходе любой проверки финансово-хозяйственной деятельности ревизоры в обязательном порядке изучают общие вопросы осуществления проверяемым учреждением бухгалтерского (бюджетного) учета, достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности. В статье мы рассмотрим типовые нарушения и недостатки в бухгалтерском учете и отчетности, выявляемые в результате проверок государственных (муниципальных) учреждений.

Недочеты в учетной политике

Проверка состояния бухгалтерского (бюджетного) учета и достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности всегда начинается с изучения учетной политики проверяемого учреждения. Напомним, что в силу п. 1 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете <1>, п. 6 Инструкции N 157н <2> государственные (муниципальные) учреждения обязаны самостоятельно формировать учетную политику, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности и полномочий, которые они имеют в соответствии с законодательством РФ.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

В ходе изучения учетной политики проверяющие обратят внимание на следующие вопросы:

  1. соответствует ли она основным правилам ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
  2. применялась ли учетная политика надлежащим образом;
  3. были ли изменения учетной политики в текущем финансовом году, были ли раскрыты надлежащим образом в бухгалтерской (бюджетной) отчетности изменения в учетной политике и причины изменений? Корректировка учетной политики должна производиться при возникновении необходимости в строго оговоренных случаях, к которым относятся (п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете):

Отметим, что любое изменение учетной политики должно быть оформлено распоряжением или приказом руководителя учреждения.

Напомним, что в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н принятая государственным (муниципальным) учреждением учетная политика утверждается приказом или распоряжением руководителя учреждения и должна включать в себя следующую информацию:

Ошибки в оформлении первичных документов и регистров бюджетного учета

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а в документах, формы которых не унифицированы, должны быть отражены следующие обязательные реквизиты:

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции N 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

В ходе проверки ревизоры обязательно проверят правильность заполнения всех реквизитов первичных документов. Так, подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным. На оборотной стороне отчета графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Прием наличных денег производится по ПКО. Наличные деньги выдаются по РКО, расчетно-платежным или платежным ведомостям. Форма указанных документов и порядок их заполнения приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" и Приказе Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

При проверке правильности оформления ПКО и РКО ревизоры обязательно обратят внимание:

Напомним, что кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Следовательно, ПКО и РКО должны быть погашены соответствующими штампами.

Согласно нормам ст. 10 Закона о бухгалтерском учете данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы, устанавливаются субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики и должны содержать такие обязательные реквизиты:

Кроме того, нередки факты нарушения порядка внесения исправлений в первичные документы и регистры учета. Кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Документы на бумажном носителе составляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и заверяются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Согласно п. 10 Инструкции N 157н принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

Также встречаются следующие ошибки при учете, использовании и хранении БСО:

Отсутствие в учреждении комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов

В целях организации работы по принятию к бухгалтерскому учету и выбытию материальных ценностей в учреждении на постоянной основе приказом (распоряжением) руководителя должна быть создана комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Отметим, что на основании решений комиссии осуществляются:

Кроме того, члены комиссии составляют и подписывают первичные учетные документы.

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 30.06.2016 N 02-07-05/38450 руководитель учреждения может определить несколько направлений деятельности комиссии. Из всего вышесказанного следует, что отсутствие в учреждении постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов (отсутствие приказа (распоряжения) учредителя о создании такой комиссии) является нарушением положений Инструкции N 157н.

Нарушения при проведении инвентаризации

В соответствии с п. 20 Инструкции N 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств, иных объектов бухгалтерского учета, в том числе на забалансовых счетах, проводится учреждением в установленном им в рамках формирования учетной политики порядке с учетом законодательства РФ.

Таким образом, в учетной политике учреждения необходимо предусмотреть порядок инвентаризации не только имущества, финансовых активов и обязательств, но и иных объектов бухгалтерского учета (например, имущества, переданного в аренду или полученного в безвозмездное или возмездное пользование, бланков строгой отчетности, призов, кубков).

Кроме того, результаты инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в этой отчетности.

Заметим, что некоторые учреждения, не желая прописывать в своей учетной политике порядок проведения инвентаризации, указывают в ней, что инвентаризация осуществляется в порядке, установленном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49. Здесь стоит учесть тот факт, что на сайте Минфина размещен проект приказа, в силу которого положения названных Методических указаний больше не будут распространяться на государственные (муниципальные) учреждения. Вместе с тем, по нашему мнению, при разработке собственного порядка проведения инвентаризации за основу можно взять данные указания.

К характерным нарушениям, допускаемым государственными (муниципальными) учреждениями при проведении инвентаризации, относятся следующие:

Нарушения при формировании отчетности

К наиболее распространенным нарушениям, допускаемым учреждениями при формировании отчетности, относятся:

<3> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".

Осуществление деятельности, не предусмотренной учредительными документами

Государственные и муниципальные учреждения, как и другие организации, осуществляют свою деятельность на основании учредительных документов. В соответствии с ч. 1 ст. 14 Закона о некоммерческих организациях учредительными документами учреждений могут являться:

Согласно ч. 3 ст. 14 Закона о некоммерческих организациях в учредительных документах учреждения должны содержаться наименование учреждения с указанием на характер его деятельности, организационно-правовую форму и тип, его местонахождение, сведения о собственнике имущества, предмет и цели деятельности, сведения о филиалах и представительствах; источники формирования имущества; порядок внесения изменений в учредительные документы и использования имущества в случае ликвидации; исчерпывающий перечень видов деятельности, которые учреждение вправе осуществлять в соответствии с целями, для достижения которых оно создано; указания о структуре, компетенции органов управления учреждения, порядке их формирования, сроках полномочий и порядке деятельности таких органов, а также иные положения, предусмотренные законодательством. Кроме того, учредительные документы учреждения могут содержать иные не противоречащие законодательству положения. Деятельность, не предусмотренная учредительными документами учреждения, ведется довольно часто.

Прочие нарушения

К прочим нарушениям, в частности, относятся:

* * *

Мы привели только наиболее часто встречающиеся нарушения. Надеемся, что наша статья поможет учреждениям избежать ошибок при ведении учета и формировании отчетности.

А. Павелин

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"