Мудрый Экономист

Как считать среднесписочную численность для заполнения п-4?

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2018, N 3

Форма статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", как и большинство инструментов статистического учета, регулярно обновляется. В настоящее время применяется форма, утвержденная Приказом Росстата от 01.09.2017 N 566. Другим Приказом Росстата (от 22.11.2017 N 772) обновлены указания по заполнению названной формы (далее - Указания). В частности, незначительно изменены правила расчета среднесписочной численности работников. В рамках данной статьи мы поговорим о порядке расчета и заполнения лишь одной графы формы П-4 - графы 2 "Списочный состав (без внешних совместителей)", в которой указывается среднесписочная численность работников.

Алгоритм расчета

Алгоритм расчета средней численности работников за отчетный период подробно описан в разд. II "Порядок заполнения показателей унифицированных форм федерального статистического наблюдения" Указаний.

В графе 1, строках с 01 по 11 отражается средняя численность работников организации, которая включает (п. 75 Указаний):

Важно! Лицо, заполняющее форму П-4, должно четко различать следующие понятия:

Итак, среднесписочная численность работников за месяц исчисляется по следующей формуле:

                           Сумма списочной численности работников за каждый
Среднесписочная день месяца
численность = --------------------------------------------------
работников за месяц Количество календарных дней в месяце

Здесь поясним несколько нюансов, которые оказывают существенное влияние на процесс расчета.

1. Сумма списочной численности работников исчисляется путем суммирования их списочной численности за каждый день месяца с 1-е по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни.

2. Численность работников списочного состава за выходной (выходные) или праздничный (праздничные) день (дни) принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

3. В списочную численность включаются наемные сотрудники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие зарплату в данной организации.

4. В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Кроме того, Указаниями определены лица, не включаемые в списочную численность (п. 77, 78).

Лица, подлежащие включению в списочную численность работников

Лица, не подлежащие включению в списочную численность работников

  • фактически явившиеся на работу;
  • находящиеся в служебных командировках;
  • не явившиеся на работу по болезни;
  • не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
  • принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (на половину ставки, оклада);
  • работающие на дому;
  • направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации, если за ними сохраняется заработная плата;
  • временно принятые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
  • являющиеся студентами и учащимися образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
  • обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
  • обучающиеся в образовательных учреждениях (поступающие в образовательные учреждения) и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
  • находящиеся в ежегодных и дополнительных оплачиваемых отпусках;
  • имеющие выходной день согласно графику работы организации;
  • получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
  • находящиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
  • принятые на работу по совместительству из других организаций (учет внешних совместителей ведется отдельно);
  • выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
  • привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы);
  • переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
  • направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
  • собственники данной организации, не получающие заработную плату;
  • военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы
  • принятые для замещения отсутствующих работников;
  • находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
  • находящиеся в простоях, принимающие участие в забастовках;
  • работающие вахтовым методом;
  • иностранные граждане, работающие в организациях, расположенных на территории РФ;
  • совершившие прогулы;
  • находящиеся под следствием до решения суда;
  • собственники организаций, получающие заработную плату в данной организации

5. Работник, занимающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица).

6. Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.

7. Не все лица, учитываемые в списочной численности работников, включаются в среднесписочную численность. В частности, не включаются туда (п. 79.1 Указаний):

Обратите внимание! В Указаниях по заполнению формы П-4 есть существенные уточнения по сравнению с ранее действующими правилами: из среднесписочной численности с 2018 года не нужно исключать сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, если они работают на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия.

8. И наоборот, отдельные лица, не состоящие в списочном составе, но привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями о предоставлении рабочей силы (в частности, военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

9. Особым образом определяется среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим временем:

  1. работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (в возрасте до 18 лет; занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, работающие в сельской местности; женщины, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; работники, являющиеся инвалидами I и II групп), в среднесписочной численности учитываются как целые единицы;
  2. лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы;
  3. лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с их письменного согласия на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности работников этой категории производится в следующем порядке.

Сначала исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Пример 1. В организации четыре сотрудника в феврале 2018 года были заняты на работе неполное рабочее время: один отработал 19 рабочих дней по 4 часа в день, три других отработали 19, 10 и 5 рабочих дней по 3,2 часа в день (работники, отработавшие 10 и 5 дней, трудоустроились в учреждение 14 и 21 февраля соответственно).

Приведем упрощенный вариант расчета.

Сотрудник, работающий по 4 часа в день, учитывается для целей исчисления среднесписочной численности за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 / 8 ч). Каждый из сотрудников, работающих по 3,2 часа в день, - как 0,4 человека (3,2 ч / 8 ч).

Средняя численность не полностью занятых работников за месяц составляет 1,2 человека ((0,5 x 19 + 0,4 x 19 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5) / 19). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Продолжение примера. Предположим, сотрудники, отработавшие неполный месяц, находились в очередном отпуске.

В этом случае в дни их отсутствия на работе они также включаются в среднесписочную численность. То есть средняя численность не полностью занятых в феврале работников составит 1,7 человека ((0,5 x 19 + 0,4 x 19 x 3) / 19).

Таким образом, при расчете среднесписочной численности работников нужно особым образом учитывать тех, кто трудится неполное время (хотя в списочную численность они включаются как полные единицы).

На конкретных цифрах покажем, как рассчитать среднесписочную численность сотрудников.

Пример 2. В организации на 01.02.2018 трудоустроено 50 человек, из них:

22 февраля сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам. 27 февраля на ее место по срочному трудовому договору принят другой работник.

  1. Определяем среднесписочную численность сотрудников, работающих на условиях нормальной продолжительности рабочей недели.

Число месяца

Списочная численность работников

Включаются в среднесписочную численность (в части лиц, работающих полный рабочий день)

Всего

В том числе не включаются в среднесписочную численность (п. 79.1 Указаний)

В том числе работают неполное время

1

49 <*>

1

4

44 (49 - 1 - 4)

2

49

1

4

44

3 (суббота)

49

1

4

44

4 (воскресенье)

49

1

4

44

5

49

1

4

44

8

49

1

4

44

...

...

...

...

...

22

49

2

4

43 (49 - 2 - 4)

23 (выходной день)

49

2

4

43

24 (суббота)

49

2

4

43

25 (воскресенье)

49

2

4

43

26



49

2

4

43

27

50

2



4

44 (50 - 2 - 4)

28

50

2

4

44



Итого

1 227

<*> Лица, принятые по совместительству из других организаций, в списочную численность не включаются (учитываются обособленно). При этом лица, работающие неполный рабочий день, учитываются в списочной численности как полная единица.

Сумма численности сотрудников списочного состава за все дни месяца, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 1 227, календарное число дней в феврале - 28, соответственно среднесписочная численность работников за месяц составляет 43,82 человек (1 227 / 28).

  1. Определяем среднюю численность работников, занятых неполное рабочее время. Предположим, их число составит 1,7 (см. предыдущий пример).
  2. Определяем среднесписочную численность всех работников за месяц. Эта величина составит 45,52 (43,82 + 1,7). Округляем полученный результат до целого числа (численность показывается в целых единицах), получаем 46. Отметим, что в Указаниях, а также в примечании к форме П-4 есть некоторая нестыковка. В частности, в примечании сказано, что численность работников в графе 2 может указываться с одним десятичным знаком после запятой.

Таким образом, по строке 01 графы 2 формы П-4 нужно указать 46.

Численность, начисленная заработная плата работников и отработанное время

Наименование видов экономической деятельности

N строки

Код по ОКВЭД 2 <1>

Средняя численность работников за отчетный месяц

всего (сумма граф 2, 3, 4)

в том числе:

списочного состава (без внешних совместителей) <2>

внешних совместителей <3>

выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера <4>

Всего (сумма строк с 02 по 11)

01

46

в том числе по видам

02

15



Образование начальное общее

03

85.12

15

Образование основное общее

04

85.13

16

Образование среднее общее

05

85.14

06

07

08

09

10

11

<1> Заполняется в соответствии с группировками Общероссийского классификатора видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС ред. 2), приведенными в приложении 4 к Указаниям по заполнению форм федерального статистического наблюдения П-1, П-2, П-3, П-4, П-5(м).
<2> Показывается среднесписочная численность работников (допускается заполнение с одним десятичным знаком после запятой).
<3> Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени (допускается заполнение с одним десятичным знаком после запятой).
<4> Средняя численность исчисляется исходя из учета этих работников за каждый календарный день как целых единиц в течение всего срока действия договора (показывается в целых единицах).

С.А. Чернов

Эксперт журнала

"Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"