Мудрый Экономист

Автобусная поездка детей к морю

"Советник в сфере образования", 2017, N 4

Летом образовательные учреждения могут организовывать отдых детей на море, в том числе непосредственно отправляя их с сопровождающими на отдых. Такие поездки должны осуществляться с соблюдением требований к перевозке организованных групп детей, а работникам учреждения, отправленным в поездку, должны быть компенсированы командировочные расходы.

Организация поездки

При организации автобусной поездки детей на море необходимо учитывать Правила организованной перевозки группы детей автобусами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 17.12.2013 N 1177 (далее - Правила N 1177).

С 1 июля 2017 года для осуществления организованной перевозки группы детей используется автобус, с года выпуска которого прошло не более 10 лет и который соответствует по назначению и конструкции техническим требованиям к перевозкам пассажиров, допущен в установленном порядке к участию в дорожном движении и оснащен в установленном порядке тахографом, а также аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS (п. 3 Правил N 1177).

Для осуществления организованной перевозки группы детей необходимы следующие документы:

а) договор фрахтования, заключенный в соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в случае осуществления организованной перевозки группы детей по договору фрахтования;

б) документ, содержащий сведения о медицинском работнике (фамилия, имя, отчество, должность), копия лицензии на осуществление медицинской деятельности или копия договора с медицинской организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими соответствующую лицензию;

в) копия решения о назначении сопровождения автобусов автомобилем (автомобилями) подразделения госавтоинспекции или копия уведомления об организованной перевозке группы детей;

г) список набора пищевых продуктов (сухих пайков, бутилированной воды), если перевозка занимает более трех часов;

д) список назначенных сопровождающих (с указанием фамилии, имени, отчества каждого, его телефона), список детей (с указанием фамилии, имени, отчества и возраста каждого);

е) документ, содержащий сведения о водителе (водителях) (с указанием фамилии, имени, отчества водителя, его телефона);

ж) документ, содержащий порядок посадки детей в автобус, установленный руководителем или должностным лицом, ответственным за обеспечение безопасности дорожного движения, образовательного учреждения, осуществляющего организованную перевозку группы детей автобусом, или фрахтователем, за исключением случая, когда указанный порядок посадки детей содержится в договоре фрахтования;

з) программа маршрута, включающая в себя:

Если расчетное время перевозки составляет более 4 часов, в группу нельзя включать детей возрастом до 7 лет (п. 9 Правил N 1177).

О перевозке детей необходимо уведомить госавтоинспекцию в случае, если организованная перевозка группы детей (не позднее 2 дней до дня ее начала) осуществляется одним или двумя автобусами. Если перевозка осуществляется тремя и более автобусами, необходимо подать заявку на сопровождение автомобилями подразделения госавтоинспекции.

Перевозить детей необходимо в дневное время. Ночью (с 23 до 6 часов) допускается перевозка к железнодорожным вокзалам, аэропортам и от них, а также завершение перевозки группы детей (доставка до конечного пункта назначения, определенного графиком движения, или до места ночлега) при незапланированном отклонении от графика движения (при задержке в пути), а также организованная перевозка, осуществляемая на основании правовых актов высших исполнительных органов государственной власти субъектов РФ. При этом после 23 часов расстояние перевозки не должно превышать 100 километров.

При организованной перевозке группы детей в междугородном сообщении организованной транспортной колонной в течение более 12 часов согласно графику движения необходимо обеспечить сопровождение такой группы детей медицинским работником (п. 12 Правил N 1177).

Кроме того, в каждый автобус назначаются сопровождающие. Количество сопровождающих на один автобус назначается из расчета их нахождения у каждой двери автобуса, при этом один из сопровождающих является ответственным за организованную перевозку группы детей по соответствующему автобусу и осуществляет координацию действий водителя (водителей) и других сопровождающих в автобусе (п. 14 Правил N 1177). Сопровождающие могут быть работниками учреждения или иными лицами.

Если перевозка осуществляется двумя или более автобусами, назначается старший ответственный за организованную перевозку группы детей и координацию действий водителей и ответственных по автобусам, осуществляющим такую перевозку (п. 15 Правил N 1177).

Поездки работников

Если учреждение привлекает своих работников - водителей, педагогов, воспитателей для организации поездки детей, такая поездка для них является служебной командировкой.

Командировочные расходы федеральных государственных учреждений нормируются Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (далее - Постановление N 729). В частности, норматив расходов на выплату суточных составляет 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

Для учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений суточные и другие расходы нормируются нормативными правовыми актами соответствующих органов власти.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Данные расходы должны быть произведены с разрешения или с ведома работодателя.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

В соответствии с п. 7 Положения N 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из служебной командировки, оформлять командировочное удостоверение не нужно.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется им по возвращении с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта). Для автобусной поездки к служебной записке должен быть приложен путевой лист.

Для осуществления поездки на автобусе необходимо приобрести ГСМ или возместить водителю расходы на него. Также может потребоваться возместить водителю оплаченный им проезд по платным участкам дорог.

Проезд по платным дорогам

Согласно ст. 36 - 37 Федерального закона от 08.11.2007 N 257-ФЗ об автомобильных дорогах проезд по автомобильной дороге или ее участку может быть платным. При этом использование платных участков - право участников движения. Как правило, проезд по платному участку более короткий и комфортный.

Тарифы на проезд по платным участкам устанавливаются в зависимости от высоты транспортного средства и количества осей, есть дневной (с 7 до 0 часов) и ночной (с 0 до 7 часов) тарифы.

Определение класса и тарификация транспортного средства происходят непосредственно на пункте взимания платы, она может вноситься как наличными, так и банковской картой или с помощью транспондера. Транспондер - автономное электронное устройство, принимающее и передающее сигнал для автоматической оплаты проезда по платным участкам автомобильной дороги. При оплате с его помощью предоставляется скидка на проезд на всех платных участках.

Расходы на оплату проезда по платным участкам дорог относятся к иным связанным со служебными командировками расходам. Они возмещаются федеральными государственными учреждениями при условии, что были произведены работником с разрешения или с ведома работодателя за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения (п. 3 Постановления N 729).

Бухгалтерский учет

При направлении работников в командировку им выдается аванс под отчет (п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н). По факту возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию утвержденный руководителем подразделения авансовый отчет. Согласно п. 26 Положения N 749 работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Авансовый отчет и прилагаемые к нему документы для бухгалтера - основание для отражения бухгалтерских записей по учету расходов.

Согласно п. 5(1).1 раздела III Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), отражение расходов, связанных с командированием работников государственных (муниципальных) учреждений, осуществляется в следующем порядке:

На подстатью 212 КОСГУ "Прочие выплаты" относится возмещение работникам (сотрудникам) следующих расходов, связанных со служебными командировками:

На подстатью 226 КОСГУ "Прочие работы, услуги" относятся:

Средняя заработная плата, начисленная за дни командировки в бухгалтерском учете, отражается по КВР 111 "Фонд оплаты труда учреждений" записью:

Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

или Дебет счета 0 40120 211 "Расходы по заработной плате"

Кредит счета 0 30211 730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате"

В бухгалтерском учете выдача аванса работнику на командировочные расходы отражается так:

Дебет счета 0 20812 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"

Кредит счета 0 20134 610 "Выбытие средств из кассы учреждения",

или Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных и автономных учреждений),

или Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации),

или Кредит счета 1 30405 212 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам" (для казенных учреждений).

Одновременно - увеличение забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств" (для бюджетных и автономных учреждений).

По факту утверждения авансового отчета в учете учреждения отражаются расходы на суточные записью:

Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

или Дебет счета 0 40120 212 "Расходы по прочим выплатам"

Кредит счета 0 20812 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам".

ГСМ

Факт расходования топлива материально ответственным лицом подтверждается путевым листом. Путевой лист в случае организации автобусной поездки длительностью свыше одного дня оформляется на срок поездки.

ГСМ списываются на основании путевого листа по утвержденным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Рекомендации N АМ-23-р действуют в том числе для автобусов, где учитывается снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров.

Расходы на приобретение ГСМ относятся к КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд", подстатья 340 КОСГУ "Увеличение стоимости материальных запасов".

В бухгалтерском учете приобретение топлива водителем в командировке отражается так:

Дебет счета 0 10533 340 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 20834 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов"

Списание топлива осуществляется по факту его расходования, подтвержденному первичным учетным документом, составленным материально ответственным лицом (путевым листом). Если при этом фактический расход меньше нормы, то списание осуществляется по фактическому расходу. А если фактический расход больше нормы, то бензин списывается по норме. В бухгалтерском учете это отражается записью:

Дебет счета 0 10960 000 "Себестоимость готовой продукции, работ, услуг"

или Дебет счета 0 40120 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 0 10533 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

ГСМ, кроме того, может приобретаться водителями учреждения по топливным картам. При использовании топливных карт перечисляемая на них сумма является авансом поставщику, а сами карты, выданные водителям, - бланками строгой отчетности.

При использовании расчетов с применением топливных карт делаются записи:

Увеличение забалансового счета 03 "Бланки строгой отчетности"

Дебет счета 0 20634 000 "Расчеты по авансам по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств с лицевого счета учреждения" (для бюджетных, автономных учреждений),

Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств в кредитной организации" (для автономных учреждений),

Кредит счета 1 30405 340 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов" (для казенных учреждений).

Одновременно - увеличение забалансового счета 18 "Выбытия со счетов" (для бюджетных и автономных учреждений)

Дебет счета 0 10533 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 30234 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов"

Дебет счета 0 30234 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 0 20634 000 "Расчеты по авансам по приобретению материальных запасов"

Проезд по платным дорогам

В соответствии с Указаниями N 65н компенсация командированным работникам затрат на проезд по платным участкам дорог отражается по КВР 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда", КОСГУ 212 "Прочие выплаты".

Дебет счета 0 20812 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных и автономных учреждений),

или Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации),

или Кредит счета 1 30405 212 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам" (для казенных учреждений),

или Кредит счета 0 20134 610 "Выбытия средств из кассы учреждения"

На основании авансовых отчетов сотрудников, направленных в командировку, делается в учете запись:

Дебет счета 0 40120 212 "Расходы на транспортные услуги"



или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 20812 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"

Если для проезда по платным участкам дорог учреждение решит приобрести транспондер, затраты на его приобретение необходимо отразить в учете.

Транспондер является материальным объектом со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенным для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения. Следовательно, согласно п. 38 Инструкции N 157н он признается основным средством.

Дебет счета 0 10631 310 "Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 30231 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

Дебет счета 0 10138 310 "Увеличение прочих основных средств - иного движимого имущества учреждения"



Кредит счета 0 10631 310 "Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

Стоимость транспондера в настоящее время составляет 1 000 рублей.

Если стоимость приобретенного оборудования составила 3 000 рублей и менее, то она списывается с балансового учета в момент ввода в эксплуатацию и учитывается за балансом. Это отражается в учете проводками:

Дебет счета 0 10960 000 "Себестоимость готовой продукции, работ, услуг"

или Дебет счета 0 40120 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов"

Кредит счета 0 10138 310 "Уменьшение стоимости прочих основных средств - иного движимого имущества учреждения".

Одновременно - увеличение забалансового счета 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации".

Наем жилья



Наем учреждением жилого помещения для командируемого сотрудника отражается так:

Дебет счета 0 20626 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по прочим работам, услугам"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (для бюджетных и автономных учреждений),

или Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации" (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации),

или Кредит счета 1 30405 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам" (для казенных учреждений)

На основании авансового отчета сотрудника, вернувшегося из командировки, по факту проживания делаются записи:



Дебет счета 0 40120 226 "Расходы на прочие работы, услуги"

или Дебет счета 0 10900 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 30226 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

Одновременно:

Дебет счета 0 30226 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

Кредит счета 0 20626 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим работам, услугам"

С.А. Ратовская



Консультант-эксперт

Издательского дома

"Советник бухгалтера"