Мудрый Экономист

Компенсация за неиспользованный отпуск: правила предоставления и оплаты

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 8

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Законодатель даже запретил непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ). Но на практике встречаются различные ситуации, в том числе в связи с производственной необходимостью, когда ежегодный отпуск отгуливается не полностью. Соответственно, у работника накапливаются дни отпуска, которые работник планирует взять позднее.

Можно ли выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск в процессе работы? Как рассчитать компенсацию за неиспользованные дни отпуска, подлежащие оплате при увольнении? Какие нюансы нужно при этом учесть? Ответы на приведенные вопросы даны ниже.

Если работник регулярно отгуливает ежегодный отпуск, то вопрос о предоставлении компенсации за неиспользованный отпуск может возникнуть только при его увольнении.

Если же работник ходит в отпуск нерегулярно и меньше положенного времени, то у него накапливаются дни ежегодного отпуска. Соответственно, возникает вопрос о том, можно ли получить компенсацию без увольнения. Обратимся к действующему законодательству.

Согласно ст. 114 и 115 ТК РФ работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 122, 123 ТК РФ).

Вопрос замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией урегулирован трудовым законодательством следующим образом:

Далее рассмотрим порядок предоставления денежной компенсации при увольнении.

Предоставление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Прежде чем перейти непосредственно к расчету компенсации, отметим, что указанная компенсация выплачивается всем работникам за все дни неиспользованного отпуска. Ответим на конкретные вопросы.

Вопрос: Работник устроился 05.06.2017, уволился 31.08.2017. Положена ли ему при увольнении компенсация за неиспользованный отпуск, если он не отработал положенные для получения ежегодного отпуска шесть месяцев?

Согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом не имеет значения, получил работник право на ежегодный оплачиваемый отпуск или нет (Письма Роструда от 23.06.2006 N 944-6, от 31.10.2008 N 5921-ТЗ).

Вопрос: Работнику организации при приеме на работу был установлен испытательный срок. Не отработав испытательный срок, сотрудник написал заявление об увольнении по собственному желанию. Обязана ли организация выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск?

В силу ст. 71 ТК РФ, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания увольнения (Письмо Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1).

Вопрос: Сотрудник работал в организации с 01.02.2010 по 31.07.2017. В ежегодном отпуске он был регулярно каждый год, но не более 20 календарных дней. Соответственно, у него накопились дни неиспользованного отпуска за разные годы. Выплачивается ли ему компенсация за все дни отпуска, в том числе приходящиеся на 2010 - 2015 годы, или они "сгорают"?

Согласно ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. То есть компенсация выплачивается за отпуска, накопленные за весь период работы у конкретного работодателя (Письмо Минтруда РФ от 28.10.2016 N 14-1/В-1074). Согласно нормам действующего законодательства дни неиспользованного отпуска не "сгорают".

Таким образом, компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при увольнении работника за отпуска, накопленные за весь период работы у конкретного работодателя, независимо от того, получил работник право на ежегодный оплачиваемый отпуск или нет, независимо от основания увольнения и от других причин.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

При увольнении работника нужно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, которая рассчитывается на основании следующих документов:

Алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск следующий:

  1. определяется количество неиспользованных дней отпуска, за которые полагается компенсация;
  2. рассчитывается средний дневной заработок;
  3. исчисляется сумма компенсации за неиспользованный отпуск.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается по формуле:

        Компенсация             Количество
за неиспользованный = неиспользованных дней x Средний дневной
отпуск отпуска заработок

Как рассчитать количество дней неиспользованного отпуска?

Поскольку согласно ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, компенсация выплачивается за отпуска, накопленные за весь период работы у конкретного работодателя. Соответственно, расчет производится по формуле:

                                                      Количество дней
Количество дней Количество дней отпуска, отпуска,
неиспользованного = на которые работник получил - использованных
отпуска право к моменту увольнения работником

Казалось бы, все просто и понятно. Но тут нужно обратить внимание на нюансы.

Если с работником заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев. Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ).

Если последний рабочий год отработан не полностью. Сотрудник, отработавший в учреждении несколько лет, имеет право на отпуск:

Отметим, что при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, их округление законодательством не предусмотрено (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17). Поэтому если в организации принято решение выплачивать компенсацию за полные дни, то округление до целых дней надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника. Например, работодатель должен выплатить компенсацию работнику за неиспользованный отпуск за последний год работы продолжительностью 20,4 календарных дня. Они округляются до 21 календарного дня, а не до 20 календарных дней.

Пример 1. И.И. Иванов отработал в детской спортивной школе с 01.09.2008 по 20.07.2017. За время работы он был в ежегодном отпуске 203 дня. За сколько дней ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (с учетом округления), если периодов, не включаемых в отпускной стаж, не было?

За период с 01.09.2008 по 20.07.2017 отработано 8 лет (с 01.09.2008 по 31.08.2016) 10 мес. (с 01.09.2016 по 30.06.2017) 20 дн. Последние 20 дн. округляются до полного месяца, соответственно, количество месяцев, отработанных в последний год, принимается равным 11.

За отработанное время И.И. Иванову полагается ежегодный отпуск 249,66 дн. (8 лет x 28 дн. + 11 мес. x 28 дн. / 12 мес.). Округляем количество дней ежегодного отпуска до 250.

И.И. Иванову при увольнении полагается компенсация за неиспользованный отпуск за 47 дн. (250 - 203).

Если работник отработал менее года. ТК РФ не предусматривает общего механизма расчета стажа работы, дающего право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении. В качестве исключения такой механизм предусмотрен лишь для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, которым согласно ст. 291 ТК РФ данная компенсация выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы.

При расчете стажа работы, дающего право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, применяются Правила, которые действуют в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

В соответствии с п. 28 Правил работнику при увольнении должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному им у данного работодателя времени. При этом работнику, проработавшему не менее 11 месяцев, полагается полная компенсация неиспользованного отпуска - 28 календарных дней. Положениям ТК РФ это не противоречит, поскольку в силу ст. 121 ТК РФ время ежегодного оплачиваемого отпуска включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (Письмо Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1).

Полную компенсацию получают также работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:

Пункт 28 Правил, предусматривающий полную компенсацию при увольнении работника, проработавшего от 5,5 до 11 месяцев в году и уволенного по основаниям, указанным выше, применяется в том случае, если работник проработал в данной организации меньше года (Письмо Роструда от 09.08.2011 N 2368-6-1).

Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, пропорциональную компенсацию получают работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются по каким-либо другим причинам, кроме указанных выше (в том числе по собственному желанию), а также все работники, проработавшие менее 5,5 месяца, независимо от причин увольнения.

Например, если сотрудник отработал в организации 10 месяцев 20 дней, то с учетом округления до полного месяца его стажем, дающим право на компенсацию за отпуск при увольнении, можно считать 11 месяцев. Следовательно, ему полагается полная компенсация неиспользованного отпуска - 28 дней (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1, Минтруда РФ от 28.10.2016 N 14-1/В-1074).

Как рассчитать средний дневной заработок?

Чтобы рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск, нужно определить средний дневной заработок.

Порядок расчета среднего дневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска установлен ст. 139 ТК РФ и Порядком N 922.

Механизм расчета. Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней):

    Средний дневной = Выплаты, учитываемые / 12 / 29,3
заработок для расчета

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

К сведению. В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Выплаты, учитываемые для расчета. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. При этом не учитываются социальные выплаты, такие как материальная помощь, оплата питания, обучения и др.

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (Письмо Минтруда РФ от 25.11.2015 N 14-1/В-972).

Отметим, что во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть менее установленного МРОТ.

Расчетный период. Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При расчете 12 месяцев неполный месяц увольнения не учитывается. В данном случае календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Таким образом, предшествующий период исчисляется исходя из календарных месяцев, которые определяются в соответствии со ст. 139 ТК РФ. При этом продолжительность календарного месяца по смыслу данной статьи не зависит от отработки рабочего периода.

Например, работник увольняется 30.06.2017, день увольнения является последним днем месяца и включается в календарный месяц. Следовательно, июнь 2017 года учитывается в расчетном периоде.

В случае если работник увольняется 30.08.2017, то есть до конца месяца остается 1 день (31.08), в соответствии со ст. 139 ТК РФ данный месяц в расчет среднего заработка не включается (Письмо Роструда от 22.07.2010 N 2184-6-1).

Кроме этого, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если, например:

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось указанное выше время, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

     Средний      Выплаты,                 Количество       Количество
дневной = учитываемые для / (29,3 x полных + календарных дней в)
заработок расчета месяцев неполных месяцах

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

                                                  Количество календарных
Количество Количество дней, приходящихся на
календарных дней = 29,3 / календарных дней x время, отработанное в
в неполном месяце этого месяца данном месяце

Пример 2. И.И. Иванов отработал в детской спортивной школе с 01.09.2008 по 20.07.2017. При увольнении И.И. Иванову полагается компенсация за неиспользованный отпуск за 47 дн.

Период для расчета компенсации за неиспользованный отпуск - с 01.07.2016 по 30.06.2017. Этот период сотрудником отработан полностью. За данный период были начислены зарплата и премии в сумме 550 000 руб.

Как рассчитать средний заработок в данном случае для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск? Какую сумму будет составлять компенсация за неиспользованный отпуск?

В расчетном периоде (с 01.07.2016 по 30.06.2017) И.И. Иванов отработал полностью 12 мес., каждый месяц принимается равным 29,3 дн.

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде - 351,6 (29,3 дн. x 12 мес.).

Средний дневной заработок - 1 564,28 руб. (550 000 руб. / 351,6 дн.).

Компенсация за неиспользованный отпуск составляет 73 521,16 руб. (1 564,28 руб. x 47 дн.).

* * *

Из всего вышесказанного выделим главное:

Е. Зобова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"