Мудрый Экономист

Новое в кассовых операциях

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 9

Банком России (см. Указание от 19.06.2017 N 4416-У) внесены поправки в Порядок ведения кассовых операций <1> на территории Российской Федерации. Чем вызвана необходимость изменений и какие новшества они несут, расскажем в статье.

<1> Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Причины внесения поправок

Во-первых, необходимость изменений вызвана применением с 1 июля 2017 года организациями и индивидуальными предпринимателями в режиме онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн-касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. Следовательно, задача ЦБ РФ как регулятора - привести порядок оформления кассовых документов строгой отчетности в соответствие с новеллами Закона об онлайн-кассах <2>.

<2> Федеральный закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации".

Вторая причина, вытекающая из первой, - переход от бумажного оформления кассовых операций на электронный документооборот, в связи с чем расширяется нормативная база применения электронной подписи и оформления приходного и расходного кассовых ордеров в электронном виде.

Новое в оформлении ПКО, РКО и кассовой книги

С учетом внесенных поправок квитанция к приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), выписанному в электронном виде, может быть направлена вносителю наличных денег по его просьбе на указанный им адрес электронной почты. Напомним, что внесение наличных денег обязательно оформляется ПКО в операциях:

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), оформленный в электронном виде, заверяется электронной подписью получателя наличных денег.

С самой первой редакции Порядка ведения кассовых операций была предусмотрена возможность оформления приходного кассового ордера (ф. 0310001) на общую сумму принятых наличных денег на основании фискальных документов, поименованных в Федеральном законе N 54-ФЗ <3>. Теперь такая возможность появится и для расходного кассового ордера (ф. 0310002), который может быть оформлен по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных на общую сумму выданных наличных денег. Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в налоговую инспекцию в режиме онлайн данными. Кроме того, цифровой документооборот с использованием электронной подписи привязывает факт совершения кассовой операции ко времени, месту и полномочиям должностных лиц, что совершенно исключает любую возможность манипуляций с кассовой книгой, оформлением кассовых документов задним числом и пр.

<3> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа".

Следует отметить, что отнюдь не все возможные кассовые операции требуют применения кассовой техники. Их состав определен ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ в понятии "расчеты", а именно:

Иные операции с наличными деньгами (выдача или возврат излишне выплаченной заработной платы, выдача (возврат) подотчетных сумм) не требуют регистрации в фискальных накопителях, и для таких операций, как и прежде, потребуется оформление отдельных приходных и расходных кассовых ордеров.

Поправками предусмотрено ведение кассовой книги (ф. 0310004) не только кассиром, но и другим уполномоченным лицом - бухгалтером, руководителем. При этом целесообразно будет дополнить должностные инструкции ответственных сотрудников такой обязанностью. В то же время заключительные операции кассового дня (например, сверка данных, содержащихся в кассовой книге (ф. 0310004), с данными кассовых документов, проверка остатка наличности в кассе) остаются прерогативой кассира.

Обратите внимание! Учреждения госсектора используют несколько измененную форму кассовой книги - 0504514, которая утверждена Приказом N 52н <4> (с Указаниями по ее заполнению). На сегодняшний день поправок, подобных вносимым ЦБ РФ, Приказ N 52н не содержит и записи кассовой книги согласно данному Приказу производятся кассиром.

<4> Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Сотрудник бухгалтерской службы, работающий с наличными деньгами, традиционно именуется кассиром. Если штатное расписание учреждения не содержит должности "кассир", его обязанности могут быть возложены на другого работника. При этом вне зависимости от наименования должности с сотрудником, выполняющим обязанности кассира, необходимо заключить индивидуальный договор о полной материальной ответственности. Напомним, что работодатель может заключать индивидуальные договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Должности кассира и кассира-контролера официально занесены законодателем в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества <5>.

<5> Утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Особенности поправок к кассовым операциям для учреждений госсектора

Довольно неожиданной стала отмена положения, запрещающего выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса (абз. 3 п. 6.3 Указания Банка России N 3210-У исключен). Таким образом, выдавать наличные деньги в подотчет теперь можно при имеющейся задолженности по предыдущему авансу. Причем основанием для выдачи наличных денег в подотчет является не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя, то есть приказ о выдаче денежных средств.

Принимая во внимание новшества Порядка ведения кассовых операций, государственным (муниципальным) учреждениям также не стоит забывать о действующих нормах иных нормативных актов. В частности, в Инструкции N 157н <6> сохранены требования:

<6> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Несмотря на введенные послабления в Порядке ведения кассовых операций, по нашему мнению, учреждениям госсектора в работе следует ориентироваться прежде всего на нормы Инструкции N 157н как ведомственного нормативно-правового акта.

Изменения в локальных актах учреждения

Порядок ведения кассовых операций, принятый в учреждении, раскрывается во внутреннем документе. Как правило, это раздел учетной политики либо приложение к ней. Приведем фрагмент примерного положения о кассовых операциях с учетом вносимых поправок.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ... ¦
¦ Виды кассовых документов и порядок их оформления ¦
¦ ¦
¦ 1.1. Кассовые документы Учреждения оформляются в электронном виде при¦
¦помощи средств программного продукта "Наименование": ¦
¦ а) приходный кассовый ордер (ф. 0310001) (далее - ПКО) применяется¦
¦для оформления приема наличных денег в кассу: ¦
¦ - в конце смены на основании данных фискальных накопителей на общую¦
¦сумму принятых наличных денег по торговым операциям; ¦
¦ - отдельно по каждой операции, совершаемой без применения¦
¦онлайн-касс. ¦
¦ ПКО подписывается ЭЦП главного бухгалтера и кассира или иных¦
¦уполномоченных лиц, назначенных приказом; ¦
¦ б) расходный кассовый ордер (ф. 0310002) (далее - РКО) применяется¦
¦для оформления выдачи наличных денег из кассы: ¦
¦ - в конце смены на основании данных фискальных накопителей на общую¦
¦сумму выданных наличных денег по торговым операциям; ¦
¦ - отдельно по каждой операции, совершаемой без применения¦
¦онлайн-касс. ¦
¦ РКО подписывается ЭЦП руководителя, главного бухгалтера и кассира или¦
¦иных уполномоченных лиц, назначенных приказом; ¦
¦ в) кассовая книга (ф. 0504514) применяется для учета движения¦
¦наличных денежных средств, а также денежных документов. Кассовая книга¦
¦заполняется на основании оформленных ПКО и РКО. Листы кассовой книги,¦
¦содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп¦
¦(отметку) "Фондовый". Каждый лист кассовой книги (кассовой смены)¦
¦подписывается ЭЦП главного бухгалтера и кассира. Кассовая книга ведется¦
¦единым документом в течение года, количество листов в ней заверяется ЭЦП¦
¦руководителя и главного бухгалтера Учреждения. ¦
¦ 1.2. Бумажные экземпляры документов, подписанных сертифицированной¦
¦электронно-цифровой подписью, при необходимости их вывода на печать для¦
¦бухгалтерских регистров первой и второй подписями не подписываются,¦
¦печать Учреждения не проставляется. ¦
¦ 1.3. Бумажные копии электронных документов подписываются первой и¦
¦второй подписями, а также снабжаются печатью Учреждения в случае их¦
¦предоставления внешним пользователям бухгалтерской и иной информации. ¦
¦ 1.4. Внесение исправлений в подписанные кассовые документы не¦
¦допускается. Документ, требующий исправления, аннулируется, и взамен него¦
¦создается новый. ¦
¦ ... ¦
L--------------------------------------------------------------------------

* * *

Своевременно внесенные в положение о кассовых операциях изменения помогут укрепить в учреждении кассовую дисциплину, упростить документооборот и использовать электронные технологии. Необходимо лишь, чтобы внутренний документ был понятен пользователям (бухгалтерам и кассирам), учитывал специфику деятельности учреждения и соблюдался сотрудниками, так же как и исходный нормативный акт - Указание Банка России N 3210-У с учетом внесенных поправок.

Е. Кравченко

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"