Мудрый Экономист

Хронометраж рабочего времени: как узнать, чем заняты сотрудники?

"Руководитель автономного учреждения", 2017, N 9

Управленцы зачастую не могут определить, действительно подчиненные перегружены или они не справляются с обязанностями в силу своей некомпетентности либо недисциплинированности. Проблема может заключаться в том, что в организации отсутствуют нормы времени на совершение рабочих операций, а значит, остается неясным, сколько дней, часов или минут должен потратить сотрудник на выполнение той или иной работы. Инструмент для решения данной проблемы был предложен более ста лет назад - это хронометраж отдельных операций и фотография рабочего времени.

Хронометраж рабочего времени подразумевает изучение (посредством измерения и фиксации) временных затрат, необходимых для выполнения операций. Этот инструмент позволяет точно замерить срок выполнения той или иной работы и определить задание конкретного работника до его полной нагрузки (то есть повысить его личную отдачу, результативность труда). Кроме того, с помощью хронометража можно узнать степень занятости не только персонала, но и оборудования, например компьютеров.

Проведя в учреждении хронометраж, руководитель сможет понять, на что уходит рабочее время сотрудников, кто и за какой период выполняет аналогичные рабочие операции. Главное здесь - получив первые результаты, не делать поспешных выводов. Нужно набрать достаточный аналитический материал для того, чтобы сравнить, сколько времени требуется персоналу учреждения на выполнение одних и тех же операций.

Способы измерения рабочего времени

Во многих случаях достаточно внедрить в учреждении саму систему замеров, чтобы выявить (а значит, и сократить) долю непроизводительных затрат и прямых потерь времени. Однако этот эффект возникает прежде всего в отношении стандартизированных и повторяющихся операций. Если же они не повторяются, придется использовать другие варианты определения норм времени, на основе которых оценивается результативность работы персонала.

Например, можно выбрать технику кратких отчетов. Суть ее в том, что сотрудник отчитывается своему непосредственному руководителю каждые 30 минут в течение месяца. После анализа полученных данных выводятся средние нормы времени на отдельные трудовые операции (с учетом специфики работы учреждения или иных особенностей). Данная техника включает в себя такой метод, как фотография рабочего времени.

Однако названный метод используется сам по себе - для выявления структуры затрат времени в течение рабочего дня. "Фотографирование" происходит либо путем непосредственных замеров, либо с помощью моментных наблюдений. В первом случае регистрируется продолжительность действий, образующих рабочую операцию (замер охватывает всю операцию целиком), во втором - в течение дня как бы случайно фиксируются отдельные элементы рабочего процесса и действия сотрудников (это можно делать на всех рабочих местах). В результате хронометражные замеры позволяют установить длительность отдельных повторяющихся трудовых операций, а фотография рабочего времени - выявить и устранить его нерациональное использование, перераспределить функциональные обязанности сотрудников.

Существует еще и фотохронометраж, когда одновременно с фотографией рабочего времени, используемой в течение дня, в отдельные его периоды проводится хронометраж. Этот инструмент позволяет получить данные о структуре и величине затрат рабочего времени на трудовые операции и виды деятельности, о последовательности выполнения элементов работы, а также выявить выполняемые сотрудниками нерабочие функции, непроизводительные затраты рабочего времени.

В итоге посредством хронометража можно изучить:

Правила проведения хронометража

При проведении хронометража рабочего времени (вне зависимости от того, кто является объектом изучения - медицинский работник, педагог или сотрудник учреждения иного профиля) необходимо соблюдать ряд требований.

  1. Для достоверного и точного описания процесса наблюдатель (специалист, осуществляющий хронометраж) должен обладать высокой квалификацией по соответствующему виду деятельности - оценивать результативность действий сотрудников учреждения, а помимо этого, владеть техникой хронометража.
  2. Проводя хронометраж, наблюдатель должен располагаться так, чтобы минимально воздействовать на работника, которого изучает, и не мешать тому выполнять свои обязанности. При этом наблюдателю нужен хороший обзор всего рабочего места испытуемого.
  3. Чтобы хронометраж и фотография рабочего времени могли проводиться непрерывно (охватывали операцию или рабочий процесс целиком), необходимо исключить возможность дискуссий с сотрудниками, за которыми ведется наблюдение, и посторонними лицами.
  4. Важно соблюдать условия коллективного договора, действующего в учреждении, и при необходимости информировать о проведении хронометража лиц, имеющих к этому отношение.
  5. Хронометраж не должен осуществляться без ведома сотрудника, действия которого будут изучаться. Его нужно заранее поставить в известность о факте, целях и форме проведения данного исследования.
  6. Сроки хронометража должны быть достаточными для получения репрезентативных данных по затратам труда на все рабочие операции.
  7. Лист хронометража (хронокарта) - это документ, а значит, в нем должны отсутствовать исправления. Формировать такой документ лучше на компьютере.
  8. Работа наблюдателя должна соответствовать требованиям техники безопасности. Особенно это касается тех ситуаций, когда ведется хронометраж рабочего времени врача, воспитателя или других лиц "ответственных" специальностей.

Преимущества и подводные камни хронометража

Анализ действий и временных затрат работников имеет ряд преимуществ:

Однако в процессе подготовки к проведению хронометража могут возникнуть сложности:

Этапы хронометража

Хронометраж проходит в четыре этапа.

Подготовка к наблюдению. На этом этапе наблюдателю нужно:

  1. ознакомиться с информацией о сотрудниках учреждения, в отношении которых будет осуществляться исследование. Это могут быть следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, его возраст, образование, стаж работы (общий и по специальности), занимаемая должность, наличие специализации, прохождение курсов повышения квалификации, квалификационная категория;
  2. ознакомиться с внутренними документами учреждения, касающимися конкретного подразделения, в котором планируется провести хронометраж, и должностными инструкциями работников;
  3. детально изучить рабочие места наблюдаемых, оснащенность всем необходимым для работы;
  4. подготовить специальные бланки, куда будут записываться результаты наблюдения (хронокарты).

Как видим, большую часть информации, необходимой для подготовки к осуществлению хронометража, предоставляет учреждение. Затем нужно утвердить перечень отдельных трудовых операций, подлежащих хронометрированию. С сотрудниками, рабочее время которых будет замеряться, проводится соответствующий инструктаж. Наблюдателю следует установить с изучаемым персоналом доброжелательные отношения - это повысит достоверность исследования.

Наблюдение. Фиксируются все трудовые операции работника. Полученные данные - порядок и наименование трудовых операций и затраты труда, определяемые по текущему времени, - заносятся в хронокарту. Текущее время, в отличие от фиксированного, когда измеряется непосредственно длительность каждой операции, определяется по обычным часам с секундной стрелкой. При этом в карте наблюдений отмечается время начала каждой последующей трудовой операции, означающее и окончание предыдущей.

Для правильного измерения длительности операции необходимо установить ее границы, то есть фиксажные точки. Речь идет об отчетливых внешних признаках, соответствующих моментам начала и окончания трудового действия. Иными словами, каждая трудовая операция должна иметь начальную и конечную фиксажные точки. При этом конечная фиксажная точка предыдущей операции должна совпадать с начальной фиксажной точкой следующей операции. Чтобы определить продолжительность трудового действия, нужно из времени начала операции вычесть время начала предыдущей операции.

Важно, что наблюдатель начинает интерпретировать полученные сведения прямо во время замера. Для этого используются следующие способы:

Обработка полученных данных. На этом этапе рассчитываются средние затраты времени (путем выведения средней арифметической величины по всем замерам) и устанавливается расчетное время на выполнение той или иной трудовой операции.

Анализ результатов. Здесь выявляются нерациональные затраты и прямые потери рабочего времени, разрабатываются предложения относительно обоснованных норм труда, рекомендации по совершенствованию рабочих операций. В процессе анализа также формулируются выводы об адекватности нагрузки сотрудников, эффективности их работы, необходимости кадровых перестановок, составляется план мероприятий по улучшению использования имеющихся в учреждении трудовых ресурсов.

Инструментарий хронометража

При замерах используются часы, секундомер, фото- и видеоаппаратура, позволяющая фиксировать как время совершения, так и содержание трудовой операции, структуру рабочего процесса. Если наблюдатель применяет секундомер, результаты замеров снимаются по его показаниям и заносятся в хронокарту. При пользовании графическими приборами типа хронографа наблюдатель освобождается от отсчетов и записи показаний, поскольку хронограф показывает суммарное время каждого элемента операции, общее количество замеров и дает хронограмму, на которой зафиксированы продолжительность отдельных действий, их последовательность.

Проводить хронометраж следует через час после начала рабочего дня и за 1,5 - 2 часа до его окончания. Лучше избегать замеров в первый и последний день рабочей недели. Соблюдение этих условий позволит точнее определить затраты труда персонала, ведь наблюдение охватит периоды со средним темпом работы. Впрочем, при определении момента проведения хронометража нужно учитывать не только темп работы конкретных сотрудников, но и организационные условия рабочего процесса.

Выбор объекта хронометража зависит от целей исследования. Если она заключается в изучении и обобщении лучшего опыта работы, наблюдения проводятся за лучшими сотрудниками, а также (для сравнения) за другими сотрудниками. Если поставлена цель устранить причины плохой работы, анализируются действия отстающих сотрудников. Когда же учреждению необходимо разработать нормы времени, объектом наблюдения становятся "середнячки".

Пример хронометража трудовых действий медсестры

Посредством хронометража можно изучать и последовательность трудовых операций сотрудника, и их составные части. Продолжительность всех элементов операции формирует хроноряд. Он позволяет более точно проводить наблюдения и объективно оценивать те элементы трудовых операций, по которым требуется корректировка времени.

В качестве примера приведем хроноряд трудовых действий медицинской сестры при совершении укола.

Наименование элемента трудовой операции

Конечная фиксажная точка

Продолжительность действия, сек.

1-й замер

2-й замер

3-й замер

4-й замер

5-й замер

Изъятие шприца из упаковки, соединение его корпуса с иглой

Щелчок установки иглы

8

7

9

10

8

Вскрытие ампулы, наполнение шприца раствором и удаление воздуха из шприца

Выделение из иглы раствора

30

25

32

33

28

Смачивание ваты спиртом, протирание места укола, введение иглы

Появление запаха спирта

40

38

37

41

40

Введение раствора, извлечение шприца, обработка места ватой со спиртом

Утилизация отработанного шприца

60

55

63

65

59

Хронометражная таблица по нормированию времени на одну инъекцию, производимую медсестрой, должна содержать хотя бы 20 замеров (в нашем примере они сокращены до 5).

Следующий шаг - расчет средней продолжительности каждого элемента трудовой операции. Она определяется как среднее арифметическое по всему хронометражному ряду. Согласно данным таблицы на первый этап исследуемого трудового процесса медсестра в среднем тратит 8,4 секунды ((8 + 7 + 9 + 10 + 8) / 5), на второй - 29,6 ((30 + 25 + 32 + 33 + 28) / 5), на третий - 39,2 ((40 + 38 + 37 + 41 + 40) / 5), а на четвертый - 60,4 ((60 + 55 + 63 + 65 + 59) / 5). Полученные цифры нужны для анализа затрат по отдельным составляющим трудовой операции.

Хронометраж рабочего времени медсестры на совершение одной инъекции рассчитывается путем деления суммы средней продолжительности каждого элемента на 60 секунд: (8,4 + 29,6 + 39,2 + 60,4) / 60 = 2,3 минуты. В нашем случае это достаточно короткий промежуток времени, который можно брать за норматив при проведении хронометража в следующий раз.

Таким образом, результаты хронометража станут основой для разработки и корректировки нормативов. Кроме того, исследование поможет выявить лишние действия в работе медсестры (если таковые имеются) и рационализировать рабочий процесс.

Хронометраж личного времени

Для повышения личной эффективности и производительности руководителю учреждения и его подчиненным полезно провести хронометраж личного времени. Это один из элементов тайм-менеджмента, который практикуют современные управленцы. Ведь время (в том числе личное) - невосполнимый ресурс, которым нужно уметь грамотно распоряжаться.

Суть метода заключается в том, чтобы записывать в течение дня все время, затраченное на все действия, - с точностью до пяти минут. Если вести такие записи хотя бы несколько дней, как правило, обнаруживается большой потенциал времени, который тратится на бесполезное времяпрепровождение. Этот потенциал можно использовать для достижения своих целей.

Как видим, причина и основа для хронометража личного времени - это наличие целей (при их отсутствии и хронометраж бесполезен). Постановка целей реализуется в три этапа:

  1. Выявление жизненных целей.
  2. Определение целей на ближайшие три года (они должны быть реальными и достижимыми).
  3. Разделение трехлетних целей на две категории: самые важные, на которые нужно тратить время в первую очередь (не больше трех-четырех), и все остальные.

Хронометраж личного времени положительным образом отразится на результатах труда человека. Привыкнув рационально расходовать свое личное время, в рабочих условиях он будет делать то же самое.

* * *

Итак, с помощью хронометража руководитель и работники учреждения могут решить несколько важных задач:

  1. узнать, куда расходуется время (собственное и подчиненных);
  2. грамотно перераспределить рабочее время;
  3. увидеть сильные и слабые стороны (свои и работников), определить или уточнить жизненные приоритеты.

Кроме того, полученные в ходе хронометража данные сделают более аргументированными отчеты сотрудников о проделанной работе.

Именно поэтому хронометраж относится к наиболее эффективным приемам тайм-менеджмента, которые пригодятся и руководителям, и сотрудникам учреждений.

Н.А. Безрукова

К. э. н.,

доцент

кафедры менеджмента и маркетинга

ННГАСУ