Мудрый Экономист

Правовые основы создания и деятельности централизованных бухгалтерий

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 2

В настоящее время существует положительная практика ведения бюджетного (бухгалтерского) учета специализированными бухгалтериями, созданными в форме казенных учреждений (далее - централизованные бухгалтерии). Особенности создания и работы таких бухгалтерий рассмотрим в данной статье.

Требования к ведению бухгалтерского (бюджетного) учета в государственных (муниципальных) учреждениях, в том числе в части автоматизации учетного процесса, постоянно совершенствуются и ужесточаются. Для выполнения таких требований необходимы высокая квалификация бухгалтеров, а также немалые финансовые затраты. В целях повышения качества ведения учета, а также сокращения расходов на его организацию в последнее время наблюдается тенденция по созданию централизованных бухгалтерий, обслуживающих сразу несколько учреждений. Особенно актуальна тема централизации учетных процессов для областей и муниципальных районов.

Возможность государственных (муниципальных) учреждений передавать полномочия по ведению бухгалтерского учета на договорной основе закреплена на законодательном уровне. Так, в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) и п. 5 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), руководитель учреждения вправе ведение бухгалтерского (бюджетного) учета и составление на его основе отчетности передать в соответствии с законодательством РФ по договору (соглашению) другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии).

Создание централизованных бухгалтерий

Решение о создании централизованной бухгалтерии по обслуживанию государственных (муниципальных) учреждений, находящихся в ведении субъекта РФ, муниципального образования, принимается соответственно государственными органами субъекта РФ, органами местного самоуправления. При этом такое решение должно быть экономически оправданно.

Основными целями создания централизованных бухгалтерий являются:

  1. обеспечение централизованного бухгалтерского (бюджетного) учета в обслуживаемых учреждениях;
  2. формирование полной и достоверной информации о деятельности обслуживаемых учреждений, об их имущественном положении, о необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям обслуживаемых учреждений, учредителю, собственнику имущества таких учреждений), а также внешним (инвесторам, кредиторам) и другим пользователям бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
  3. обеспечение информацией, нужной внутренним и внешним пользователям бухгалтерской (бюджетной) отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении обслуживаемыми учреждениями хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами, бюджетными сметами, планами финансово-хозяйственной деятельности;
  4. предотвращение отрицательных результатов финансово-хозяйственной деятельности обслуживаемых учреждений и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения их финансовой устойчивости.

Обычно централизованные бухгалтерии предоставляют услуги по ведению учета и отчетности на безвозмездной основе, поскольку их финансирование и финансирование обслуживаемых учреждений, как правило, осуществляются из одного бюджета. Сторонним учреждениям, финансируемым из других бюджетов, указанные услуги могут быть оказаны за плату.

Свою деятельность централизованная бухгалтерия осуществляет в соответствии с уставом, в котором прописываются цели ее создания, а также виды деятельности. Основным видом деятельности централизованной бухгалтерии является ведение на договорной основе бухгалтерского (бюджетного) и налогового учета, составление отчетности обслуживаемых учреждений по действующему законодательству. При осуществлении основного вида деятельности в отношении обслуживаемых учреждений и для достижения целей, определенных уставом, централизованная бухгалтерия:

Кроме того, в целях обеспечения функций учредителя в части финансирования обслуживаемых учреждений централизованная бухгалтерия может:

Также в целях обеспечения контрольных функций учредителя и по поручению последнего централизованная бухгалтерия вправе проводить ревизии финансово-хозяйственной деятельности обслуживаемых учреждений.

Централизованную бухгалтерию возглавляет руководитель, назначаемый на должность учредителем. Руководитель же, в свою очередь, назначает главного бухгалтера, а также иных работников централизованной бухгалтерии.

Руководитель заключает договоры с обслуживаемыми учреждениями и несет ответственность за нарушения по ведению учета в таких учреждениях, непредставление или несвоевременное представление бухгалтерской и налоговой отчетности.

Заключение соглашения по бухгалтерскому обслуживанию

Полный перечень полномочий по ведению бухгалтерского учета, передаваемых централизованной бухгалтерии, а также иные условия ее взаимодействия с обслуживаемым учреждением прописываются в соответствующем соглашении (договоре).

При заключении такого соглашения необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письмах Минфина России от 11.03.2016 N 02-07-05/13954, от 18.02.2016 N 02-07-05/9219:

  1. в соглашении должны быть установлены регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией, содержащий обязательные гарантии по предоставлению своевременной, качественной, достоверной и оперативной информации в соответствии с законодательством РФ, в том числе по требованию руководителя учреждения, порядок информационного взаимодействия между руководителем (ответственными лицами) учреждения и централизованной бухгалтерией, порядок обмена электронными документами и сведениями, порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов, регламентация организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений учреждения;
  2. в соглашении прописывается ответственность централизованной бухгалтерии по исполнению обязательств по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета, хранению документов, осуществлению внутреннего контроля за правильностью совершения хозяйственных операций и (или) оформлению первичных учетных документов, своевременности сроков формирования бюджетной (бухгалтерской) и налоговой отчетности, подготовке платежных документов и исполнению иных функций, предусмотренных переданными полномочиями;
  3. в соглашение следует включить требования к уровню квалификации работников централизованной бухгалтерии, осуществляющих ведение бюджетного (бухгалтерского) учета и составление отчетности по переданным полномочиям, в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ и Приказом Минтруда России от 22.12.2014 N 1061н "Об утверждении Профессионального стандарта "Бухгалтер" (далее - Профстандарт "Бухгалтер").

Минфин также обращает внимание на то, что при определении состава функций, передаваемых централизованной бухгалтерии от учреждения, необходимо учитывать, что законодательством РФ не предусмотрена передача функций иному учреждению, в том числе централизованной бухгалтерии, по принятию и исполнению обязательств учреждения в результате его финансово-хозяйственной деятельности, а также передача планово-экономических функций. Создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения.

Приведем типовое соглашение о передаче централизованной бухгалтерии полномочий по ведению бухгалтерского учета.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Типовое соглашение о передаче полномочий по ведению ¦
¦ бухгалтерского учета ¦
¦ ¦
¦ Бюджетное учреждение _________________ (наименование государственного¦
¦учреждения, подведомственного администрации _____________________ района)¦
¦____________________________, именуемое в дальнейшем "Учреждение", в лице¦
¦___________, действующего на основании _______________, с одной стороны,¦
¦и _____________________________ (наименование государственного учреждения¦
¦"Централизованная бухгалтерия администрации ____________________ района")¦
¦___________________________, именуемое в дальнейшем "Исполнитель", в лице¦
¦руководителя ________________, действующего на основании Устава, с другой¦
¦стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем. ¦
¦ ¦
¦ Предмет договора ¦
¦ ¦
¦ 1. Учреждение передает, а Исполнитель принимает полномочия по ведению¦
¦бухгалтерского учета по средствам субсидий, предоставленных из бюджета, и¦
¦средствам, полученным от приносящей доход деятельности, имущества¦
¦Учреждения, его финансовых обязательств и их движения, а также иных¦
¦хозяйственных операций, осуществляемых Учреждением в ходе ведения¦
¦деятельности, предусмотренной Уставом Учреждения. ¦
¦ 2. Организация и ведение бухгалтерского учета осуществляются в¦
¦соответствии с действующим законодательством, регламентирующим ведение¦
¦бухгалтерского учета, составление бухгалтерской, налоговой,¦
¦статистической отчетности. ¦
¦ 3. Первичные учетные документы подписываются руководителем Учреждения¦
¦или уполномоченным им лицом. Все бухгалтерские документы, связанные с¦
¦исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности (далее - план),¦
¦подписываются руководителем и главным бухгалтером Исполнителя или¦
¦уполномоченными ими лицами (на бухгалтерской отчетности дополнительно¦
¦проставляются подписи руководителя Учреждения). ¦
¦ ¦
¦ Обязанности сторон ¦
¦ ¦
¦ 4. Учреждение обязано: ¦
¦ 4.1. Оформлять все проводимые Учреждением хозяйственные операции¦
¦оправдательными документами, служащими первичными документами¦
¦(основанием) для ведения бухгалтерского учета. ¦
¦ 4.2. Своевременно представлять Исполнителю первичные учетные¦
¦документы, необходимые для выполнения возлагаемых на него обязанностей¦
¦(копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к¦
¦исполнению плана, а также договоры, акты выполненных работ, табели учета¦
¦рабочего времени и другие первичные документы). ¦
¦ Первичные документы представляются в соответствии с графиком¦
¦документооборота, составляемым и утверждаемым Исполнителем. Материально¦
¦ответственным и другим должностным лицам Учреждения вручаются выписки из¦
¦графика документооборота. ¦
¦ 4.3. Выполнять требования Исполнителя по документальному оформлению¦
¦хозяйственных операций и представлению Исполнителю необходимых документов¦
¦и сведений. ¦
¦ 4.4. Оказывать содействие Исполнителю в выполнении им функций,¦
¦предусмотренных Уставом Исполнителя и настоящим соглашением. ¦
¦ 5. Исполнитель обязан: ¦
¦ 5.1. Разрабатывать совместно с руководителем Учреждения плановые¦
¦показатели финансово-хозяйственной деятельности и представлять¦
¦руководителю Учреждения необходимые сведения об исполнении плана в сроки,¦
¦установленные главным бухгалтером Исполнителя по согласованию с¦
¦руководителем Учреждения. ¦
¦ 5.2. Производить своевременную оплату расходов и необходимые расчеты,¦
¦возникающие в процессе исполнения плана Учреждения, с организациями и¦
¦отдельными физическими лицами: ¦
¦ - по начислению и выплате в установленные сроки заработной платы¦
¦рабочим и служащим, стипендий, пособий; ¦
¦ - по содержанию и оснащению Учреждения. ¦
¦ 5.3. Организовать ведение бухгалтерского, налогового и¦
¦статистического учета операций в соответствии с требованиями¦
¦законодательства РФ. ¦
¦ 5.4. Составлять и представлять в определенные сроки и в установленном¦
¦порядке бухгалтерскую, статистическую, налоговую, публичную финансовую и¦
¦иную предусмотренную законодательством отчетность и проводить анализ¦
¦исполнения плановых показателей для руководителя Учреждения. ¦
¦ 5.5. Представлять руководителю Учреждения оперативную информацию о¦
¦ходе исполнения плана и другие сведения, необходимые для принятия¦
¦управленческих решений. ¦
¦ 5.6. Контролировать правильное и экономное расходование средств в¦
¦соответствии с целевым назначением по утвержденному плану с учетом¦
¦внесенных в него в установленном порядке изменений, а также сохранность¦
¦денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и¦
¦эксплуатации. ¦
¦ 5.7. Осуществлять предварительный контроль за соответствием¦
¦заключаемых Учреждением договоров, за своевременным и правильным¦
¦оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых¦
¦операций. ¦
¦ 5.8. Участвовать в проведении инвентаризации имущества и финансовых¦
¦обязательств, своевременно и правильно определять результаты¦
¦инвентаризации и отражать их в учете. ¦
¦ 5.9. Проводить инструктаж материально ответственных лиц по вопросам¦
¦учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении. ¦
¦ 5.10. Проводить инструктаж работников Учреждения по вопросам¦
¦оформления первичных учетных документов и обеспечивать их необходимыми¦
¦бланками. ¦
¦ 5.11. Контролировать использование выданных доверенностей на¦
¦получение имущественно-материальных и других ценностей. ¦
¦ 5.12. Хранить документы (первичные учетные документы, регистры¦
¦бухгалтерского учета, отчетности, а также планы и расчеты к ним и т.п.¦
¦как на бумажных, так и на электронных носителях информации) в¦
¦соответствии с правилами организации государственного архивного дела. ¦
¦ 6. Квалификация бухгалтеров Исполнителя должна соответствовать¦
¦требованиям, установленным Профстандартом "Бухгалтер". ¦
¦ ¦
¦ Права и ответственность сторон ¦
¦ ¦
¦ 7. Руководитель Учреждения в пределах плановых назначений имеет¦
¦право: ¦
¦ - заключать гражданско-правовые договоры на поставку товаров,¦
¦выполнение работ и оказание услуг; ¦
¦ - разрешать оплату расходов; ¦
¦ - расходовать в соответствии с установленными нормами материалы,¦
¦продукты питания и другие материальные ценности на нужды Учреждения; ¦
¦ - утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по¦
¦инвентаризации, акты о списании пришедших в негодность основных средств и¦
¦других материальных ценностей в соответствии с действующим¦
¦законодательством; ¦
¦ - решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной¦
¦деятельности Учреждения. ¦
¦ Требования Исполнителя по документальному оформлению хозяйственных¦
¦операций, представлению необходимых документов и сведений являются¦
¦обязательными для Учреждения. ¦
¦ 8. Исполнитель имеет право: ¦
¦ - запрашивать информацию, необходимую для представления внешним¦
¦пользователям; ¦
¦ - требовать своевременного и правильного оформления Учреждением¦
¦первичных документов; ¦
¦ - требовать от Учреждения представления материалов (планов, отчетов,¦
¦справок и т.п.), необходимых для выполнения работ, входящих в компетенцию¦
¦Исполнителя; ¦
¦ - не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям,¦
¦которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок¦
¦приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств,¦
¦оборудования, материальных и других ценностей. ¦
¦ 9. Руководитель Учреждения несет полную ответственность за законность¦
¦совершаемых операций и правильность их оформления и обязан своевременно¦
¦передавать Исполнителю необходимые для бухгалтерского учета и контроля¦
¦документы (приказы, постановления, распоряжения, а также договоры,¦
¦соглашения, планы, нормативы, табели учета рабочего времени и другие¦
¦материалы). ¦
¦ 10. За несвоевременное, некачественное оформление и составление¦
¦первичных документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском¦
¦учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных,¦
¦а также за составление документов, отражающих незаконные операции, несут¦
¦ответственность должностные лица, составившие и подписавшие эти¦
¦документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность¦
¦составления первичных документов и которым предоставляется право их¦
¦подписи, представляются Исполнителю. ¦
¦ 11. Исполнитель несет ответственность за формирование учетной¦
¦политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление¦
¦полной и достоверной бухгалтерской, статистической, налоговой и иной¦
¦отчетности. ¦
¦ 12. В случае разногласий между Исполнителем и руководителем¦
¦обслуживаемого Учреждения по осуществлению отдельных хозяйственных¦
¦операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к¦
¦исполнению с письменного распоряжения руководителя Учреждения, который¦
¦несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких¦
¦операций. ¦
¦ ¦
¦ Прочие условия ¦
¦ ¦
¦ 13. Ведение бухгалтерского учета по настоящему соглашению¦
¦осуществляется Исполнителем безвозмездно. ¦
¦ 14. Ни одна из сторон не имеет права передавать свои права и¦
¦обязанности по настоящему соглашению третьей стороне без письменного¦
¦согласия другой стороны. ¦
¦ 15. По мере необходимости стороны могут вносить изменения и¦
¦дополнения, которые оформляются в виде приложений к настоящему¦
¦соглашению. ¦
¦ ¦
¦ Срок действия соглашения ¦
¦ ¦
¦ 16. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания¦
¦сторонами и может быть расторгнуто в случаях, предусмотренных¦
¦законодательством. ¦
¦ 17. За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут¦
¦ответственность в соответствии с законодательством РФ. ¦
¦ 18. Настоящий договор составлен в ___ экземплярах, имеющих одинаковую¦
¦юридическую силу, по одному экземпляру для каждой стороны. ¦
¦ ¦
¦ Юридические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон ¦
¦ ¦
¦ Учреждение: Исполнитель: ¦
¦ _______________ _______________ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

* * *

Учреждения вправе передать полномочия по ведению учета и составлению отчетности централизованной бухгалтерии. Передача указанных полномочий осуществляется на основании соответствующего соглашения (договора).

Централизованные бухгалтерии, как правило, имеют статус казенных учреждений и создаются государственными органами субъектов РФ, органами местного самоуправления. Создание таких бухгалтерий позволяет сократить расходы на организацию и ведение учетных процессов.

В рамках одного уровня бюджета централизованные бухгалтерии оказывают услуги на безвозмездной основе. При этом по согласованию с учредителем они могут оказывать и платные услуги, например в отношении обслуживаемых учреждений, финансируемых из другого уровня бюджета.

Л. Ларцева

Эксперт журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"