Мудрый Экономист

Проверка правильности заполнения отчетности по НДФЛ

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2017, N 2

Не позднее 1 апреля 2017 года налоговые агенты обязаны подать отчетность по НДФЛ по итогам года как в целом по всем физическим лицам (6-НДФЛ), так и отдельно по каждому физическому лицу (2-НДФЛ). В статье даны разъяснения по вопросам правильности заполнения отдельных реквизитов данных форм с учетом Контрольных соотношений, приведенных в Письме ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@ (далее - Письмо N БС-4-11/3852@).

В силу п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговую инспекцию:

Кроме того, учреждению следует отчитаться по НДФЛ согласно п. 5 ст. 226 НК РФ. Напомним, что данный пункт предписывает представить в налоговую инспекцию отчетность при невозможности налогового агента удержать у налогоплательщика исчисленный НДФЛ.

К сведению. Информацию о невозможности удержать налог за 2016 год налоговый агент обязан сообщить не позднее 1 марта 2017 года, заполнив указанные сведения по форме 2-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС России N ММВ-7-11/485@).

Проверка заполнения справки по форме 2-НДФЛ

Еще раз упомянем, что форма 2-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России N ММВ-7-11/485@. Дополнительно к данному Приказу ведомство утвердило Коды видов доходов и вычетов (см. Приказ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@), которые используются при заполнении формы.

Форма справки состоит из заголовка и пяти разделов. Заполнению подлежат все реквизиты и суммовые показатели формы, если иное не предусмотрено Порядком N ММВ-7-11/485@.

Обратите внимание! При осуществлении визуального контроля правильности заполнения формы следует учесть, что при отсутствии значения по суммовым показателям должен быть указан ноль ("0").

Далее приведем основные положения, на которые нужно обратить внимание при проверке заполнения разделов формы 2-НДФЛ.

Заголовочная часть. В ней отражается тип подаваемых сведений:

Раздел 1. В данном разделе отражается информация о налоговом агенте, указываются его реквизиты - ИНН, КПП, - приводится сокращенное наименование налогового агента (в случае отсутствия - полное наименование) согласно учредительным документам, проставляется код ОКТМО.

К сведению. Если физическое лицо получало доходы от головного подразделения организации, то должны быть указаны коды ОКТМО и КПП организации, если от обособленного подразделения - коды ОКТМО и КПП обособленного подразделения (см. Письмо ФНС России от 25.11.2016 N БС-4-11/22430).

Раздел 2. В разд. 2 налоговый агент указывает данные о физическом лице - получателе дохода. Такие сведения должны быть заполнены на основании документов, подтверждающих личность физического лица. Код вида документа, удостоверяющего личность, приводится в соответствии со Справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика" (Приложение 1 к Порядку N ММВ-7-11/485@). Напомним, что паспорт гражданина РФ имеет код 21.

При наличии у физического лица гражданства РФ (643 "Гражданство (код страны)") указывается код ИНН. Однако если он отсутствует, то данный реквизит не заполняется (разд. IV Порядка N ММВ-7-11/485@).

Таким образом, перед представлением отчетности налоговым агентам необходимо провести мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц - получателей доходов в целях представления достоверных справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год и проверить актуальность персональных данных работников.

В случае если у физического лица произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган, уточненную справку по форме 2-НДФЛ об изменении персональных данных физического лица представлять не следует.

Обратите внимание! Представление сведений о доходах физического лица с указанием некорректных данных (неверно заполнены ИНН отдельных работников, имеются факты незаполнения неудержанной суммы налога) является представлением налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения. Указанные действия образуют состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 126.1 НК РФ (Письмо ФНС России от 01.11.2016 N БС-4-11/20817).

Раздел 3. В этом разделе отражаются сведения о доходах, полученных физическим лицом в течение 2016 года. Виды доходов, облагаемых НДФЛ, поименованы в ст. 208 НК РФ. В то же время перечень выплат, с которых данный налог не удерживается, приведен в ст. 217 НК РФ. Обратите внимание, что при заполнении разд. 3 следует использовать Коды видов доходов, которые приведены в Приложении 1 к Приказу ФНС России N ММВ-7-11/387@. Приказом ФНС России от 22.11.2016 N ММВ-7-11/633@ Коды доходов были дополнены и скорректированы. Так, выплатам, производимым в пользу физических лиц, присваиваются следующие новые и обновленные коды:

К сведению. В случае если при заполнении справки 2-НДФЛ вид дохода, выплаченного налогоплательщику, не предусмотрен, используется код дохода 4800 (иные доходы) (см. Письмо ФНС России от 06.07.2016 N БС-4-11/12127).

Раздел 4. В данном разделе справки должны быть отражены сведения о предоставлении физическому лицу стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетов (ст. 218, 219, 219.1, 220 НК РФ).

Коды налоговых вычетов должны быть приведены в соответствии со Справочником "Коды видов вычетов налогоплательщика" (Приложение 2 к Приказу ФНС России N ММВ-7-11/387@). Отметим, что названный Справочник претерпел изменения. Данные изменения продиктованы тем, что с 2016 года размер вычета, предоставляемого на ребенка-инвалида, зависит от того, кому он предоставляется:

Аналогичным образом должен предоставляться вычет на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Ниже приведем коды стандартных вычетов на детей, которые предоставляются родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок, с учетом внесенных изменений:

Вычеты опекунам отражаются по кодам 130, 131, 132, 133.

Вычеты единственному родителю - 134, 136, 138, 140.

Социальные вычеты, предоставляемые лично налогоплательщику за обучение - 320, за лечение - 324, за обучение своих детей - 321.

Обратите внимание! Социальные и имущественные вычеты предоставляются только при наличии уведомления о подтверждении права на получение данных вычетов, выданного инспекцией. Указанная информация сверяется со сведениями, имеющимися в ФНС. В случае ее неподтверждения налоговый агент несет ответственность, которая предусмотрена ст. 126.1 НК РФ (см. Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 "О налоговой ответственности налоговых агентов").

Раздел 5. В этом разделе справки 2-НДФЛ отражаются общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке, показанной в заголовке раздела. Данные раздела по всем справкам 2-НДФЛ с признаком "1" будут проверены ФНС с формой 6-НДФЛ за год. Обозначенный момент надо учесть при подаче налоговой отчетности.

Проверка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется в соответствии с Порядком N ММВ-7-11/450@. Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Аналогично порядку заполнения справки по форме 2-НДФЛ при заполнении расчета обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. Следовательно, при проведении визуального контроля нужно обратить внимание, что при отсутствии значения по суммовым показателям по соответствующим графам должен быть указан ноль ("0").

Раздел 1. В поименованном разделе отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, рассчитанного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке. Таким образом, если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления расчета) доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, то разд. 1, за исключением строк 060 - 090, должен быть заполнен отдельно для каждой из ставок налога (п. 3.2 Порядка N ММВ-7-11/450@).

Далее обратим внимание на нюансы заполнения отдельных строк, которые имеют существенное значение при проведении контроля.

Строка 030 "Сумма налоговых вычетов" должна быть заполнена согласно значениям Кодов видов вычетов налогоплательщика, которые утверждены Приказом ФНС России N ММВ-7-11/387@.

По строке 070 "Сумма удержанного налога" отражается общая сумма НДФЛ, удержанного в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ на отчетную дату (в данном случае - 31 декабря 2016 года) из доходов, отраженных по строке 020.

Если удержание суммы налога с дохода в виде заработной платы, начисленной за декабрь 2016 года, налоговым агентом производится в январе 2017 года непосредственно при выплате заработной платы, данная сумма налога отражается только по строке 040 и не отражается по строкам 070, 080 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год.

При этом данная сумма налога должна быть отражена по строке 070 разд. 1, а непосредственно сама операция - в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года (см. Письмо ФНС России от 29.11.2016 N БС-4-11/22677@).

По строке 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" проставляется общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов (см. Письмо ФНС России от 19.07.2016 N БС-4-11/12975@).

Суммы НДФЛ, удержанные с заработной платы за 2016 год, которые не отражены по строке 070 ввиду того, что заработная плата выплачена в январе 2017 года, по строке 080 не приводятся, поскольку на отчетную дату (31 декабря 2016 года) данная обязанность не наступила (см. Письмо ФНС России от 16.05.2016 N БС-3-11/2169@).

Обратите внимание! В случае списания безнадежной задолженности физических лиц с баланса организации данная сумма в расчете 6-НДФЛ отражается по строке 020 разд. 1, а сумма налога, не удержанная налоговым агентом, - по строке 080 разд. 1 (при этом разд. 2 не заполняется) (см. Письмо ФНС России от 24.11.2015 N БС-4-11/20483@).

Ниже для справки приведем внутриформенные контрольные соотношения по разд. 1, представленные в Письме N БС-4-11/3852@.

Строка 020 >= строка 030. Если строка 020 < строка 030, значит, завышена сумма налоговых вычетов.

(Строка 020 - строка 030) / 100 x строка 010 = строка 040 (с учетом соотношения 1.2).

Строка 040 >= строка 050. Если строка 040 < строка 050, значит, завышена сумма фиксированного платежа.

Раздел 2. В данном разделе должны быть отражены даты и сумма фактически полученных физическими лицами доходов. Указанные сведения приводятся в целом по учреждению за последние три месяца отчетного периода (в годовой форме за октябрь, ноябрь, декабрь 2016 года) (см. Письма ФНС России от 16.05.2016 N БС-3-11/2169@, от 27.04.2016 N БС-4-11/7663).

Как отмечается в Письме ФНС России от 15.12.2016 N БС-4-11/24063@, если налоговый агент производит операцию в одном периоде представления, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде представления, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в периоде представления, в котором наступает срок перечисления налога в силу п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.

Например, операция по выплате заработной платы, начисленной за декабрь 2016 года, фактически выплаченной 30 декабря 2016 года (относится к периоду представления за 2016 год) со сроком перечисления в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 7 ст. 6.1 НК РФ 9 января 2017 года (относится к периоду представления за I квартал 2017 года), отражается в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года.

Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Налоговые агенты на основании п. 4 ст. 226 НК РФ обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

Из приведенного примера следует, что зарплата, начисленная за декабрь 2016 года, выплачена в последний рабочий день месяца - 30 декабря 2016 года. Налог на доходы физических лиц, удержанный с зарплаты, перечислен в бюджет в этот же день.

Таким образом, поскольку срок перечисления НДФЛ, удержанного с зарплаты, выплаченной работникам 30 декабря 2016 года, в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 7 ст. 6.1 НК РФ, наступает в другом периоде представления, а именно 9 января 2017 года, данная операция независимо от даты непосредственного перечисления налога в бюджет отражается в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года.

В разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года рассматриваемая операция будет отражена следующим образом:

Сумма начисленного дохода в виде заработной платы, исчисленного и удержанного налога подлежит отражению в строках 020, 040 и 070 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год.

Контрольные соотношения форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Как уже было отмечено, при заполнении расчета 6-НДФЛ нужно учитывать Контрольные соотношения из Письма N БС-4-11/3852@. В нем приведена информация о соответствии отдельных строк формы 6-НДФЛ отдельным строкам формы 2-НДФЛ, которую налоговые агенты обязаны представить по итогам 2016 года.

Ниже для справки приведем некоторые контрольные соотношения.

Расчет по форме 6-НДФЛ

Соотношение

Справка по форме 2-НДФЛ

Строка 020 "Сумма начисленного дохода" (по соответствующей ставке, отраженной по строке 010)

=

Сумма строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных налоговым агентом по всем налогоплательщикам

Строка 040 "Сумма исчисленного налога" (по соответствующей ставке, отраженной по строке 010)

=

Сумма строк "Сумма налога исчисленная" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных налоговым агентом по всем налогоплательщикам

Строка 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом"

=

Сумма строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных налоговым агентом по всем налогоплательщикам

Строка 060 "Количество физических лиц, получивших доход"

=

Общее количество справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных налоговым агентом по всем налогоплательщикам

При обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет.

В соответствии с разд. II Порядка N ММВ-7-11/450@ при представлении уточненного расчета на титульном листе указывается номер корректировки ("001", "002" и т.д.).

Таким образом, налоговому агенту в случае осуществления перерасчета налога на доходы физических лиц в 2017 году за отчетный период 2016 года следует представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий налоговый период (см. Письмо ФНС России от 21.09.2016 N БС-4-11/17756@).

* * *

Сформулируем основные выводы:

  1. Не позднее 1 апреля 2017 года налоговые агенты обязаны подать отчетность по НДФЛ по итогам года как в целом по всем физическим лицам (по форме 6-НДФЛ), так и отдельно по каждому физическому лицу (по форме 2-НДФЛ). Информацию о невозможности удержать налог за 2016 год (ф. 2-НДФЛ) налоговый агент обязан сообщить не позднее 1 марта 2017 года.
  2. Перед заполнением сведений по форме 2-НДФЛ налоговым агентам необходимо провести мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц - получателей доходов в целях представления достоверных справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год, кроме того, учесть изменения, внесенные Приказом ФНС России N ММВ-7-11/633@.

Если ФНС обнаружит, что в справке по форме 2-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, то на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую представленную с ошибками форму. Недостоверными сведениями применительно к форме 2-НДФЛ могут быть признаны любые ошибки, допущенные налоговым агентом при заполнении соответствующих реквизитов (в персональных данных налогоплательщика, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях и т.п.).

Основанием для привлечения к ответственности будет являться недостоверность информации, допущенная в результате арифметической ошибки, искажения суммовых показателей, иных ошибок, влекущих неблагоприятные последствия для бюджета, нарушения прав физических лиц (например, прав на налоговые вычеты).

  1. При заполнении расчета по форме 6-НДФЛ следует руководствоваться Письмом N БС-4-11/3852@, которым доведены Контрольные соотношения показателей форм налоговой отчетности. Отметим, что дополнительно к Контрольным соотношениям налоговики выпустили многочисленные разъяснения, которые мы также советуем использовать при заполнении отчетной формы.
  2. Если налоговый агент не представил расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета в установленный срок, к нему применяются штрафные санкции в размере 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц начиная со дня, предусмотренного для его представления.

Моментом обнаружения налогового правонарушения в случае непредставления в установленный срок расчета по форме 6-НДФЛ будет являться дата фактической подачи такого расчета (лично или через представителя), дата его отправки почтовым отправлением либо дата отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Следовательно, при обнаружении факта совершения правонарушения налоговые органы в течение десяти дней со дня выявления указанного нарушения составят акт в порядке, предусмотренном ст. 101.4 НК РФ, вне зависимости от сроков завершения камеральной налоговой проверки по представленному расчету (см. Письмо ФНС России N ГД-4-11/14515).

С. Валова

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"