Мудрый Экономист

Путевой лист - новое в 2017 году

"Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения", 2017, N 4

При использовании служебных автомобилей в учреждении обязательным является оформление путевого листа. Он должен быть у водителя в процессе поездки, и впоследствии на его основании подтверждается расходование горюче-смазочных материалов (ГСМ). В 2017 году в порядок оформления путевых листов были внесены изменения.

Применение путевого листа

Примечание. С 26 февраля 2017 года проставлять печать или штамп в путевом листе больше не требуется. Зато введена обязанность проставлять дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния ТС.

Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ) путевой лист служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Обязательные реквизиты и порядок их заполнения утверждаются Минтрансом России (ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ). При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (далее - ТС).

Согласно пункту 2.1.1 Правил дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, водитель механического ТС обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки путевой лист.

Путевой лист при перевозке грузов водитель транспортного средства должен предъявить грузоотправителю (ч. 1 ст. 10 Закона N 259-ФЗ), который так же, как и грузополучатель, обязан отмечать в нем время подачи ТС, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (ч. 5 ст. 11 Закона N 259-ФЗ).

Отметки в путевом листе о времени прибытия и убытия ТС служат основанием для предъявления штрафов за их задержку и простой, а также подтверждением обстоятельств, являющихся основанием для возникновения ответственности перевозчиков (ч. 6 ст. 35, ч. 1 ст. 38 Закона N 259-ФЗ).

Путевой лист является первичным учетным документом, который подтверждает факт расходования топлива материально ответственным лицом: на его основании осуществляется списание топлива.

Кроме того, путевым листом автомобиля подтверждается фактический срок пребывания работника в командировке в случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).

Формы и реквизиты путевого листа

В настоящее время формы первичных учетных документов, обязательных к применению в государственных (муниципальных) учреждениях, утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Данный Приказ не содержит формы путевого листа, поэтому обязательной для всех учреждений и видов транспортных средств формы в настоящее время нет.

Учреждения могут самостоятельно разработать соответствующую форму и утвердить ее в рамках формирования учетной политики. При этом необходимо иметь в виду, что Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые применяют все юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 Приказа N 152).

Для разработки собственных форм можно воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78):

Постановлением N 78 также утверждена форма Журнала учета движения путевых листов (ф. 8).

Данные формы нужно дополнить обязательными реквизитами согласно Приказу N 152, можно по желанию учреждения дополнить их иными сведениями.

Необходимо также помнить, что первичные учетные документы неунифицированных форм должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н):

В формах, утвержденных Постановлением N 78, все эти реквизиты содержатся, их необходимо "не потерять" при разработке своих форм.

Согласно пункту 3 Приказа N 152 путевой лист должен содержать следующие разделы:

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой он может быть использован, а в случае если он оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого его можно использовать (п. 4 Приказа N 152).

Как правило, путевой лист оформляется на один день (смену), а на более длительный срок он выдается в случае командировки.

Сведения о собственнике (владельце) ТС для учреждения включают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона (п. 5 Приказа N 152).

Сведения о транспортном средстве включают:

  1. его тип (легковой, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель, а в случае если грузовой автомобиль используется с прицепом, полуприцепом, то и их модель;
  2. государственный регистрационный знак легкового (грузового) автомобиля, грузового прицепа (полуприцепа), автобуса, троллейбуса;
  3. показания одометра (полные км пробега) при выезде ТС из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  4. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с места его постоянной стоянки и заезда на нее.

Согласно пункту 7 Приказа N 152 сведения о водителе включают:

  1. фамилию, имя, отчество;
  2. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 8 Приказа N 152).

В 2017 году состав обязательных реквизитов путевого листа остался прежним, однако произошли некоторые изменения в порядке их заполнения.

Порядок заполнения путевого листа

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое учреждением для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п. 9 Приказа N 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа N 152).

Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п. 11 Приказа N 152).

Таким образом, учреждения вправе самостоятельно выбирать срок, на который оно выдает путевые листы водителям.

В наименовании путевого листа указывается тип ТС, на которое он оформляется (легкового автомобиля, трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой учреждением системой нумерации (п. 12 Приказа N 152).

Ранее в путевом листе обязательно должны были проставляться печать или штамп учреждения - владельца ТС. Однако Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17 (далее - Приказ N 17) внесены изменения в Приказ N 152: с 26 февраля 2017 года проставлять печать или штамп в путевом листе больше не требуется.

Решением руководителя в учреждении должны быть назначены ответственные лица, которые заполняют в путевом листе дату, время и показания одометра при выезде ТС с постоянной стоянки и заезде на нее. Эти данные заверяются штампами или подписями данных лиц с указанием инициалов и фамилий (п. 13 Приказа N 152).

В случае оформления на одно ТС нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра проставляются в путевом листе того из них, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде на нее - в путевом листе водителя, который последним заезжает на стоянку.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, проводивших их, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 Приказа N 152).

Согласно изменениям, внесенным Приказом N 17, в путевом листе проставляются дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния ТС. Они проставляются контролерами технического состояния автотранспортных средств, а также городского наземного электрического транспорта, проводивших соответствующий контроль, и заверяются их подписью с указанием фамилий и инициалов (п. 16.1 Приказа N 152).

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" юридические лица, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния ТС в порядке, установленном Минтрансом России. Теперь информация об этом должна быть в каждом путевом листе.

Оформленные путевые листы учреждение должно регистрировать в журнале их регистрации (п. 17 Приказа N 152). Можно воспользоваться унифицированной формой Журнала учета движения путевых листов (ф. 8) или разработать собственную. И в том и в другом случае форму необходимо утвердить в рамках формирования учетной политики учреждения.

Оформленные путевые листы хранятся в учреждении не менее пяти лет (п. 18 Приказа N 152).

Пример заполнения формы

Приведем пример заполнения путевого листа, разработанного на основании путевого листа легкового автомобиля (ф. 3).

                                                  93
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ N -- от "03" марта 2017 г.
путевой лист действителен с "03" марта 2017 г. по "03" марта 2017 г.
---------¬
¦ Коды ¦
+--------+
МОУ СОШ N 65, г. Самара, ул. Вольская, ¦ ¦
д. 6, тел. 465-76-87 +--------+
Учреждение -------------------------------------- по ОКПО¦ ¦
наименование, адрес, номер телефона L---------
Киа Рио ---------¬
Марка автомобиля -------------------------------- ¦ ¦
м467рн +--------+
Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер ¦ ¦
Васильев Сергей Петрович +--------+
Водитель ------------------------------- Табельный номер ¦ 63 ¦
фамилия, имя, отчество L---------
63 МА 530085 B
Удостоверение N ------------------- Категория -----------
Сведения о медицинских осмотрах:
Предрейсовый осмотр проведен, к рейсу допущен /-не допущен-
--------------------------------------------¬
¦ПРОШЕЛ ПРЕДРЕЙСОВЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ ОСМОТР, ¦
¦К ИСПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ ДОПУЩЕН ¦
¦ "03" марта 2017 г. 8.45 ¦
¦Дата: ------------------ Время: ---- ¦
¦Максакова Максакова Е.В. ¦
¦--------- ---------------------------------¦
¦(Подпись) (Ф.И.О. медицинского специалиста)¦
L--------------------------------------------
Послерейсовый осмотр проведен
--------------------------------------------¬
¦ПРОШЕЛ ПОСЛЕРЕЙСОВЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ ОСМОТР ¦
¦ "03" марта 2017 г. 16 55 ¦
¦-------------------------- -- час./-- мин.¦
¦Максакова Максакова Е.В. ¦
¦--------- ---------------------------------¦
¦(Подпись) (Ф.И.О. медицинского специалиста)¦
L--------------------------------------------
Предрейсовый контроль технического состояния пройден, автомобиль технически
исправен
"03" марта 2017 года 8:55
Кудинов Кудинов С.Ю.
Механик ---------------------
Задание водителю ¦ ---------¬
Светловой С.А. ¦ Показание спидометра, км ¦ 35 890 ¦
В распоряжение ----------------------- ¦ L---------
наименование ¦ Кудинов Кудинов С.Ю.
----------¬ ¦Механик ----------------------------
__________________________ L---------- ¦ подпись расшифровка подписи
организация ¦ ____________________________
ул. Вольская, д. 6 ¦Автомобиль в технически исправном
Адрес подачи ------------------------- ¦состоянии принял
______________________________________ ¦ Васильев Васильев С.П.
______________________________________ ¦Водитель ---------------------------
¦ подпись расшифровка подписи
-------------¬ ¦ -----------T-------¬
Время выезда из ¦ 9:00 ¦ ¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦
гаража, ч, мин. L------------- ¦ +----------+-------+
¦ ¦ АИ95 ¦ ¦
Диспетчер- Беланов Беланов А.С. ¦ L----------+--------
нарядчик --------------------------- ¦ Движение горючего
подпись расшифровка подписи ¦ --------------¬
¦ ¦количество, л¦
-------------¬ ¦Выдано по +-------------+
Время возвращения в ¦ 16:40 ¦ ¦заправочному листу ¦ 20 л ¦
гараж, ч, мин. L------------- ¦N 84 +-------------+
¦Остаток: +-------------+
Диспетчер- Беланов Беланов А.С. ¦при выезде ¦ 8 л ¦
нарядчик --------------------------- ¦ +-------------+
подпись расшифровка подписи ¦при возвращении ¦ 12 л ¦
¦ +-------------+
Опоздания, ожидания, простои в пути, ¦Расход: по норме ¦ 16 л ¦
заезды в гараж и прочие отметки ¦ +-------------+
¦фактический ¦ 16 л ¦
13:00 - 14:00 обед ¦ +-------------+
-------------------------------------- ¦Экономия +-------------+
______________________________________ ¦Перерасход L--------------
¦
______________________________________ ¦Автомобиль принял ---------¬
¦Показание спидометра при ¦ 36 050 ¦
Автомобиль ¦возвращении в гараж, км L---------
сдал Васильев Васильев С.П. ¦ Кудинов Кудинов С.Ю.
водитель --------------------------- ¦Механик ----------------------------
подпись расшифровка подписи ¦ подпись расшифровка подписи

Номер по порядку

Код заказчика

Место

Время

Пройдено, км

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем

отправления

назначения

выезда

возвращения

мин.

мин.

МОУ СОШ 65, ул. Вольская, д. 6

Департамент образования, пр. Кирова, 20

00

13

00

20

Светлова

МОУ СОШ 65, ул. Вольская, д. 6

МБУ "Лагерь "Березка"

14

00

16

40

140

Байкова

Результат работы автомобиля за смену:
всего в наряде, ч 7
пройдено, км 160
начальник гаража Лобанов / Лобанов О.М.
Расчет произвел -------------------------------------------------
должность подпись расшифровка подписи

Списание ГСМ на основании путевого листа

ГСМ списываются на основании путевого листа по утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р нормам в методических рекомендациях "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Рекомендации N АМ-23-р). Рекомендации N АМ-23-р действуют для всех автомобилей без исключения.

Указанные нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлив по месту потребления. При нормировании расхода топлив различают базовое значение расхода топлив, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлив, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля:

автобуса, где учитываются снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;

самосвала, где учитываются снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);

Базовая норма расхода зависит от типа автомобиля (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), его конструкции и других параметров, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации.

Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза.

Эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации ТС на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в Рекомендациях N АМ-23-р.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), расходы на приобретение ГСМ относятся к КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд", на подстатью 340 КОСГУ "Увеличение стоимости материальных запасов". Все виды топлива учитываются учреждениями на счете 10533 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения" (п. 118 Инструкции N 157н).

В бухгалтерском учете приобретение топлива отражается так:

Дебет счета 0 10533 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 30234 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов"

Дебет счета 0 30234 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств с лицевого счета учреждения" (для бюджетных, автономных учреждений),

Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств в кредитной организации" (для автономных учреждений),

Кредит счета 1 30405 340 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов" (для казенных учреждений).

Одновременно:

Увеличение забалансового счета 18 "Выбытия со счетов учреждения" (для бюджетных и автономных учреждений)

При приобретении бензина через подотчетных лиц делается запись:

Дебет счета 0 10533 340 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 20834 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов"

Списание топлива осуществляется по факту его расходования, подтвержденного первичным учетным документом, составленным материально ответственным лицом (путевым листом). Если при этом фактический расход меньше нормы, то списание осуществляется по фактическому расходу. А если фактический расход больше нормы, то бензин списывается по норме.

В бухгалтерском учете это отражается записью:

Дебет счета 0 10960 000 "Себестоимость готовой продукции, работ, услуг"

или Дебет счета 0 40120 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 0 10533 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

ГСМ, кроме того, могут приобретаться водителями учреждения по топливным картам.

При использовании топливных карт перечисляемая на них сумма является авансом поставщику, а сами карты, выданные водителям, - бланками строгой отчетности.

При использовании расчетов с применением топливных карт делаются записи:

Увеличение забалансового счета 03 "Бланки строгой отчетности"

Дебет счета 0 20634 000 "Расчеты по авансам по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 0 20111 610 "Выбытия денежных средств с лицевого счета учреждения" (для бюджетных, автономных учреждений),

Кредит счета 0 20121 610 "Выбытия денежных средств в кредитной организации" (для автономных учреждений),

Кредит счета 1 30405 340 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов" (для казенных учреждений).

Одновременно - увеличение забалансового счета 18 "Выбытия со счетов учреждения" (для бюджетных и автономных учреждений)

Дебет счета 0 10533 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счета 0 30234 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов"

Дебет счета 0 30234 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 0 20634 000 "Расчеты по авансам по приобретению материальных запасов"

С.А. Ратовская



Консультант-эксперт

Издательского Дома

"Советник бухгалтера"