Мудрый Экономист

Кому давать ответ на запрос о заработной плате?

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 4

В организации (учреждения) нередко обращаются с запросами о предоставлении сведений о заработной плате конкретного работника сами работники, их родственники, органы, осуществляющие государственные функции (прокуратура, суд, правоохранительные органы). В статье проанализируем, кому и в каком порядке могут предоставляться ответы на соответствующие запросы.

Характер сведений о заработной плате

Сведения о заработной плате работника относятся к его персональным данным. В соответствии со ст. 2, 3, 5 и 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных) персональные данные причислены к информации, доступ к которой ограничен.

Согласно п. 1 ст. 3 названного нормативного акта любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу, признается персональными данными.

Персональными данными считаются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и другая информация о конкретном человеке.

Персональные данные предоставляют третьим лицам, когда необходимо предотвратить угрозу жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, установленных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона о персональных данных).

Кроме этого, персональные данные могут предоставляться с письменного согласия субъекта персональных данных (ст. 88 ТК РФ, ст. 9 Закона о персональных данных).

Нельзя передавать данные о работнике:

За разглашение персональных данных в законодательстве установлены различные виды ответственности. Так, в соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение предусмотренного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

Обратите внимание! Благодаря Федеральному закону от 07.02.2017 N 13-ФЗ с 1 июля 2017 года в ст. 13.11 КоАП РФ вступят в силу изменения и дополнения, согласно которым значительно расширяется перечень правонарушений в указанной сфере и ужесточается наказание за них.

На основании п. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ в учреждении должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников, - положение о персональных данных работников.

В нем необходимо прописать, в частности, порядок передачи персональных данных работников третьим лицам.

В положении о персональных данных целесообразно установить, что рассмотрению подлежат только письменные запросы о предоставлении персональных данных, поскольку при устном обращении сложно идентифицировать лицо, которое обращается с запросом о предоставлении персональных данных работника.

В отдельном пункте положения следует указать, что информация может быть предоставлена родственникам или членам семьи только с письменного согласия самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).

В положении о персональных данных также стоит описать порядок действий, если в силу нормы закона на запрос не может быть дан положительный ответ. В этом случае обратившемуся лицу бухгалтер выдает письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных работника. В уведомлении можно будет сослаться на ст. 88 ТК РФ и соответствующий пункт внутреннего положения о персональных данных работников.

Таким образом, сведения о заработной плате являются информацией с ограниченным доступом и прежде чем дать ответ на запрос о заработной плате того или иного работника, необходимо установить, имеет ли право на ее получение тот, кто запросил соответствующую информацию.

Выдача справки о заработной плате работнику

Рассмотрим, как следует действовать, если с запросом о предоставлении справки о заработной плате обратился сам работник.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др. работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника.

Кроме этого, при увольнении работник может затребовать справку о заработной плате для службы занятости и для другого работодателя справку о заработной плате за два предшествующих года и текущий год по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (далее - Приказ N 182н).

Справка в службу занятости. Справку о среднем заработке за последние три месяца работы для выплаты пособия по безработице необходимо выдать увольняемому или бывшему работнику. Это надо сделать в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче справки (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

Справка заполняется по форме, рекомендованной в Письме Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421.

Кроме того, форма справки может быть утверждена региональными органами власти. Узнать о том, есть ли в субъекте РФ утвержденная форма справки, можно в региональном департаменте (комитете) по труду и занятости.

Справку можно оформить и в произвольной форме. Главное, чтобы в ней были указаны все сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице. Такое разъяснение дано в вышеназванном Письме Минтруда.

Справка для расчета пособий. Справка по форме, утвержденной Приказом N 182н, выдается в день прекращения работы (службы, иной деятельности) у страхователя. При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

После прекращения работы справка выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Заявление может подаваться застрахованным лицом лично либо через законного представителя (доверенное лицо) или направляться по почте. При обращении с заявлением доверенного лица представляются документы, удостоверяющие его личность и полномочия (п. 3, 4 Порядка выдачи справки, утвержденного Приказом N 182н).

Справка по форме 2-НДФЛ. Еще одной справкой, которую может затребовать работник, является справка по форме 2-НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.

Таким образом, данная справка тоже выдается по заявлению работника. Вместе с тем в Письме Минфина России от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 указано, что НК РФ не предусмотрена ответственность налогового агента за невыдачу названной справки. Но здесь же чиновники отметили, что обязанность предоставления документов, связанных с работой (в том числе справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ), установлена в ст. 62 ТК РФ.

Увольняющемуся работнику справку 2-НДФЛ нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).

Предоставление сведений о заработной плате родственникам работника

Бывают случаи, когда сведения о заработной плате работника запрашивают его родственники. Как мы уже сказали, такие сведения являются персональными данными работника и они не могут разглашаться (это запрещено законом). Если сотрудник не дал согласие на передачу персональных сведений никому из родственников, работодатель или его представитель не вправе передавать персональные данные работника. На это также указано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681. Таким образом, справка о зарплате работника его родственнику может быть выдана только с письменного согласия работника.

Запросы уполномоченных органов

Запросы прокуратуры. В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" требования прокурора, вытекающие из его полномочий, перечисленных в ст. 9.1, 22, 27, 30 и 33 указанного Закона, подлежат безусловному исполнению в установленный срок.

Статистическая и иная информация, справки, документы и их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, предоставляются по требованию прокурора безвозмездно.

Неисполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, а также уклонение от явки по его вызову влечет установленную законом ответственность.

Запросы правоохранительных органов. Для выполнения возложенных на полицию обязанностей ей согласно п. 3, 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 N 3-ФЗ "О полиции" предоставляется право запрашивать и получать на безвозмездной основе по мотивированному запросу уполномоченных должностных лиц от организаций, граждан и должностных лиц необходимые объяснения, сведения, справки, документы и копии с них.

Органы ФСБ также имеют право получать безвозмездно от государственных органов, предприятий, учреждений и организаций (независимо от форм собственности) информацию, необходимую для выполнения возложенных на них обязанностей, за исключением случаев, когда федеральными законами установлен специальный порядок получения информации (п. "м" ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 03.04.1995 N 40-ФЗ "О Федеральной службе безопасности").

Запрос трудовой инспекции. В соответствии с пп. "б" п. 13 Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 N 875, запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и иных организаций и безвозмездно получать от них документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, имеют право государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора в сфере труда. На это также указывают ст. 356 и 357 ТК РФ.

Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора) по проведению проверок или уклонение от таких проверок, повлекшее невозможность проведения или завершения проверки, образует состав административных правонарушений.

Судебные органы также наделены полномочиями по направлению запросов в адрес юридических и физических лиц и получению соответствующих ответов.

Таким образом, при получении в рамках установленных полномочий мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством РФ, для подготовки и представления ответа согласия работника не требуется.

Мотивированный запрос должен включать в себя цель запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.

* * *

Подведем итоги. Информация о заработной плате того или иного работника относится к персональным данным и охраняется законом. Право на ее получение имеет сам работник и органы, наделенные соответствующими полномочиями при выполнении своих функций. Другим третьим лицам, в том числе родственникам работников, информация о заработной плате может быть предоставлена только при наличии письменного согласия самого работника.

О. Марова

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"