Мудрый Экономист

Ведение книги покупок и книги продаж

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 4

В силу п. 3 ст. 169 НК РФ бюджетные учреждения обязаны составлять счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж:

Порядок ведения книги покупок и книги продаж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Правила ведения книги покупок, Правила ведения книги продаж). Книги покупок и продаж могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Книга покупок

Согласно п. 2 Правил ведения книги покупок в книге покупок регистрируются:

Помимо счетов-фактур (в том числе корректировочных), в книге покупок необходимо регистрировать:

Не подлежат регистрации в книге покупок счета-фактуры (в том числе корректировочные), не соответствующие требованиям, установленным ст. 169 НК РФ и Приложениями 1 и 2 к Постановлению Правительства РФ N 1137.

Кроме того, в книге покупок не регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные:

Книга покупок заполняется с учетом следующих особенностей:

  1. в графе 2 указывается код вида операции по Перечню, утвержденному Приказом ФНС России от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136@. Отметим, что если в счете-фактуре одновременно отражено несколько операций, то в данной графе указывается несколько соответствующих им кодов через точку с запятой;
  2. в графе 7 отражаются номер и дата документа, подтверждающего уплату налога, в случаях, установленных законодательством РФ, то есть реквизиты документов, подтверждающих уплату сумм НДС, принимаемых к вычету после их фактической уплаты, в случаях, предусмотренных ст. 172 НК РФ. С учетом изложенного в графе 7 книги покупок отражаются, в частности, реквизиты документов, подтверждающих:
  1. в графе 8 проставляется дата принятия на учет товаров (выполнения работ, оказания услуг), имущественных прав;
  2. в графе 15 указывается стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, указанная в графе 9 по строке "Всего к оплате" счета-фактуры, а в случае перечисления суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав - перечисленная сумма оплаты, частичной оплаты по счету-фактуре, включая НДС. Отметим, что, по мнению Минфина России, высказанному в Письме от 08.02.2016 N 03-07-08/6235, по названной графе может быть отражена в том числе таможенная стоимость ввозимых товаров, увеличенная на сумму таможенных пошлин, акцизов по подакцизным товарам и сумму НДС.

При отражении в книге покупок данных по корректировочному счету-фактуре в случае уменьшения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в графе 15 прописываются данные из графы 9 по строке "Всего уменьшение (сумма строк Г)" корректировочного счета-фактуры. В свою очередь, в случае увеличения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в графе 15 указываются сведения из графы 9 по строке "Всего увеличение (сумма строк В)" корректировочного счета-фактуры.

При приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав за иностранную валюту в графе 15 проставляется стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, указанная в графе 9 по строке "Всего к оплате" счета-фактуры, выраженная в иностранной валюте, а в случае перечисления суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав - перечисленная сумма оплаты, частичной оплаты по счету-фактуре, выраженная в иностранной валюте, включая налог на добавленную стоимость;

  1. в графе 16 прописывается сумма НДС по счету-фактуре, принимаемая к вычету в текущем налоговом периоде, исчисленная исходя из применяемых ставок, а в случае, если сумма налога определяется расчетным методом, в том числе с суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, - по соответствующей ставке, определяемой согласно п. 4 ст. 164 НК РФ.

При отражении в книге покупок данных по корректировочному счету-фактуре в случае уменьшения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в графе 16 проставляются сведения из графы 8 по строке "Всего уменьшение (сумма строк Г)" корректировочного счета-фактуры. В свою очередь, при отражении данных по корректировочному счету-фактуре в случае увеличения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в графе 16 указываются данные из графы 8 по строке "Всего увеличение (сумма строк В)" корректировочного счета-фактуры.

При регистрации счета-фактуры, полученного от продавца на перечисленную сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, графы 8 и 13 не заполняются. При отсутствии данных для их отражения в иных графах книги покупок названные графы также не заполняются.

За каждый налоговый период (квартал) в книге покупок подводятся итоги по графе 16, которые используются при составлении декларации по налогу на добавленную стоимость.

При регистрации в книге покупок счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур показатели в графах 15 - 16 книги покупок указываются с положительным значением, за исключением случаев аннулирования записи в книге покупок (до окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре, в том числе в связи с внесением в них исправлений. При аннулировании указанных записей из книги покупок показатели в этих графах указываются с отрицательным значением.

При аннулировании записи из книги покупок (после окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре в связи с внесением в них исправлений используются дополнительные листы книги покупок за тот налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений.

Исправленные счета-фактуры, исправленные корректировочные счета-фактуры в указанных случаях регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты с указанием в графах 15 - 16 книги покупок положительных значений.

В соответствии с п. 18 Правил ведения книги покупок при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Счета-фактуры, полученные учреждением в отношении приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) для выполнения строительно-монтажных работ для собственного потребления, регистрируются в книге покупок в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету в порядке, установленном п. 5 ст. 172 НК РФ.

Счета-фактуры, составленные учреждением по выполненным строительно-монтажным работам для собственного потребления и зарегистрированные в книге продаж, регистрируются в книге покупок в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету в порядке, установленном п. 5 ст. 172 НК РФ.

Счета-фактуры, предъявленные покупателю подрядными организациями (заказчиками-застройщиками) при проведении ими капитального строительства (ликвидации основных средств), сборке (разборке), монтаже (демонтаже) основных средств, регистрируются в книге покупок в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету на основании абз. 1 п. 6 ст. 171 НК РФ, в порядке, установленном п. 5 ст. 172 НК РФ.

При необходимости внесения изменений в книгу покупок (после окончания текущего налогового периода) аннулирование записи по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений. Дополнительные листы книги покупок являются ее неотъемлемой частью.

Книга продаж

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Согласно п. 3 Правил ведения книги продаж регистрации в ней подлежат составленные и (или) выставленные счета-фактуры (в том числе корректировочные) во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС в соответствии с требованиями НК РФ, в том числе:

При заполнении книги продаж нужно учесть следующие особенности.

В графе 2 отражается код вида операции по Перечню, утвержденному Приказом ФНС России N ММВ-7-3/136@. Отметим, что если в счете-фактуре одновременно отражено несколько операций, то в данной графе прописывается несколько соответствующих им кодов через точку с запятой.

В графе 11 указываются номер и дата документа, подтверждающего оплату счета-фактуры, в случаях, установленных законодательством РФ, в частности (Письмо Минфина России от 06.03.2015 N 03-07-14/11921):

При регистрации счета-фактуры, выставленного покупателю на полученную сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, графы 14 - 16 и 19 не заполняются. При отсутствии данных для их отражения в иных графах книги продаж данные графы также не заполняются.

За каждый налоговый период (квартал) в книге продаж подводятся итоги по графам 14 - 19, которые используются при составлении декларации по налогу на добавленную стоимость.

Согласно п. 9 Правил ведения книги продаж стоимостные показатели книги продаж указываются в рублях и копейках, за исключением показателя, отражаемого в графе 13а, в случаях реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав за иностранную валюту.

При регистрации в книге продаж счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур показатели в графах 13а - 19 книги продаж указываются с положительным значением, за исключением случаев аннулирования записи в книге продаж. При аннулировании таких записей (до окончания текущего налогового периода) в книге продаж показатели в этих графах указываются с отрицательным значением.

При аннулировании записи в книге продаж (после окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре (в том числе корректировочному) в связи с внесением в него исправлений используются дополнительные листы книги продаж за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений.

Исправленные счета-фактуры (исправленные корректировочные счета-фактуры) в обозначенных случаях регистрируются в книге продаж или дополнительном листе книги продаж по мере возникновения обязанности по уплате налога с указанием в соответствующих графах книги продаж, дополнительного листа книги продаж положительных значений.

При аренде государственного или муниципального имущества учреждения регистрируют в книге продаж счета-фактуры, составленные при исчислении налога (при осуществлении оплаты или частичной оплаты, в том числе с применением безденежных форм расчетов, в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг или при приобретении товаров, работ, услуг).

При получении денежных средств в виде оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав продавцы регистрируют в книге продаж счета-фактуры, выставленные покупателю на полученную сумму оплаты, частичной оплаты.

При необходимости внесения изменений в книгу продаж (после окончания текущего налогового периода) регистрация счета-фактуры (в том числе корректировочного) производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений. Дополнительные листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью.

Контроль за правильностью ведения книги покупок, книги продаж

По истечении налогового периода до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок (книга продаж), составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом. При этом страницы книги покупок, составленной на бумажном носителе, скрепляются печатью. Дополнительные листы книги покупок (книги продаж), составленные на бумажном носителе, также подписываются руководителем учреждения или уполномоченным им лицом, прилагаются к книге покупок (книге продаж) за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок (книге продаж) за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Книга покупок (книга продаж), составленная в электронном виде учреждением за налоговый период, и дополнительные ее листы, составленные в электронном виде за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответственно руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя при ее (их) передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.

Контроль за правильностью ведения книги покупок, книги продаж и их дополнительных листов, составленных на бумажном носителе или в электронном виде, осуществляется руководителем учреждения (уполномоченным им лицом).

Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

Технические особенности заполнения отдельных граф книги покупок и дополнительных листов книги покупок определяются ФНС.

* * *

В заключение еще раз отметим, что в случаях, оговоренных в п. 3 ст. 169 НК РФ, бюджетные учреждения обязаны вести книгу покупок и книгу продаж. Указанные книги могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ N 1137. При заполнении книги покупок и книги продаж учреждение может воспользоваться примерами отражения записей по счетам-фактурам в книге покупок и книге продаж с указанием кодов видов операций, приведенных в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ "О направлении информации для использования в работе".

А. Репин

Эксперт журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"