Мудрый Экономист

Контроль за использованием автотранспорта

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2017, N 4

Большинство государственных (муниципальных) учреждений используют при осуществлении своей деятельности тот или иной автомобильный транспорт. Содержание транспорта влечет затраты на приобретение запасных частей и ГСМ, а также необходимость проведения работ по его техническому обслуживанию и ремонту. Указанные затраты бывают довольно-таки значительными и не остаются без внимания со стороны органов, осуществляющих контроль и надзор в финансово-бюджетной сфере. В статье мы поговорим о порядке осуществления контроля за использованием государственными (муниципальными) учреждениями автомобильного транспорта.

Предмет проверки

В ходе проверки использования автотранспорта необходимо обратить внимание на следующие моменты:

Перед тем как непосредственно переходить к проверке, ревизору следует затребовать в бухгалтерии проверяемого учреждения необходимые для проверки документы и сведения. При проверке учета и расходования ГСМ ревизору могут понадобиться:

При проверке использования автотранспорта перед контролером ставится задача проанализировать следующие основные вопросы, относящиеся к объекту проверки.

Правильность списания и расходования ГСМ

При определении норм расходования горюче-смазочных материалов государственные (муниципальные) учреждения должны руководствоваться Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации). В силу п. 1 данных Рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, и других организаций независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ.

Исходя из п. 4 Методических рекомендаций нормы расхода топлива устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и устанавливается отдельно.

В данном документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

Базовая норма расхода топлива устанавливается в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Установленные значения базовых норм расхода топлива могут быть увеличены (например, при работе автотранспорта в зимнее время года, в городской густонаселенной местности, в горной местности, на дорогах со сложным планом; при обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта; при использовании кондиционера либо установки системы "климат-контроль" при движении автомобиля) или уменьшены (в случае работы автомобиля на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности и т.п.).

Если на имеющееся в учреждении транспортное средство отсутствуют утвержденные нормы расхода топлива, следует руководствоваться положениями п. 6 Методических рекомендаций. Согласно названному пункту для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлив, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своими приказами нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку данных норм по специальной программе-методике.

Таким образом, если Минтрансом не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, руководитель медицинского учреждения вправе ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, которые разрабатывают обозначенные нормы по специальной программе-методике. До принятия приказа учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

В ходе мероприятия контроля следует выборочно проверить правильность применения норм расхода ГСМ. Кроме того, целесообразно осуществить сверку показаний спидометров автомобилей с последними путевыми листами (у не используемых длительное время автомобилей - сверку остатка топлива в баке с остатком по путевому листу).

Нужно обратить внимание и на соблюдение норм расхода смазочных материалов. Указанные нормы приведены в Приложении 1 к Методическим рекомендациям.

Использование средств на ремонт автотранспорта

В соответствии с п. 2.12 Положения о техническом обслуживании и ремонте подвижного состава автомобильного транспорта, утвержденного Минавтотрансом РСФСР 20.09.1984 (далее - Положение о ремонте), в зависимости от назначения, характера и объема выполняемых работ ремонт делится на капитальный и текущий. Кроме того, в виде исключения допускается еще и средний ремонт автомобилей - в случае их эксплуатации в тяжелых дорожных условиях.

Капитальный ремонт подвижного состава, агрегатов и узлов предназначен для восстановления их исправности и близкого к полному (не менее 80%) восстановления ресурса и производится на специализированных ремонтных предприятиях, как правило, обезличенным методом, предусматривающим полную разборку объекта ремонта, дефектацию, восстановление или замену составных частей, сборку, регулировку, испытание. Автобусы и легковые автомобили направляются на капитальный ремонт при необходимости капремонта кузова.

Средний ремонт автомобиля предусматривает:

Средний ремонт проводится с периодичностью свыше одного года. Нормативы и рекомендации по проведению среднего ремонта автомобиля и его агрегатов разрабатываются с учетом достигнутого уровня надежности конкретного вида автотранспортных средств и приводятся в ч. 2 Положения о ремонте.

Текущий ремонт предназначен для обеспечения работоспособного состояния подвижного состава с восстановлением или заменой отдельных его агрегатов, узлов и деталей (кроме базовых), достигших предельно допустимого состояния (п. 2.18 Положения о ремонте). Для обеспечения исправного состояния подвижного состава с периодичностью 0,5 - 0,6 от пробега до капитального ремонта проводится текущий ремонт, включающий:

В умеренно холодном, холодном и очень холодном климатических районах указанные работы выполняются перед наступлением холодного времени года.

Работы по техническому обслуживанию и ремонту автомобильного транспорта могут проводиться как силами самого учреждения, так и силами различных специализированных станций технического обслуживания.

Особое внимание нужно обратить на обоснованность проведения ремонтных работ. Основанием для проведения ремонтных работ должны служить акты осмотра имущества и дефектные ведомости (дефектные акты) (Письмо Минфина России от 04.12.2008 N 03-03-06/4/94). С целью проведения осмотров в учреждении необходимо сформировать комиссию или назначить ответственных лиц. В дефектной ведомости целесообразно отразить следующие сведения:

Форма указанных документов ничем не утверждена, а значит, они могут быть составлены в произвольной форме. Вместе с тем, по нашему мнению, их целесообразно утвердить в учетной политике учреждения. При разработке данного документа можно ориентироваться на акт о выявленных дефектах оборудования, который составляется по форме ОС-16, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Ремонтные работы могут осуществляться как силами работников учреждения (в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей), так и с привлечением сил сторонних организаций. Напомним, что сторонняя организация должна привлекаться в соответствии с процедурами, предусмотренными Федеральными законами от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".

Проверка документального оформления операций с использованием автотранспорта

Для начала необходимо убедиться в наличии у проверяемого учреждения документов, подтверждающих произведенные расходы, связанные с эксплуатацией автомобильного транспорта. Напомним, что в соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> и п. 7 Инструкции N 157н <2> все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Такими документами являются кассовые чеки, товарные чеки, счета-фактуры и т.д. Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции N 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В ходе проверки необходимо обратить внимание на правильность заполнения всех реквизитов первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Нельзя оставить без внимания и вопросы внесения исправлений в первичные документы и регистры бухгалтерского учета. Напомним, что в силу п. 10 Инструкции N 157н принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина России N 52н <3>. Среди форм, содержащихся в данном документе, путевых листов нет. Основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) - объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина России N 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230). В действующей редакции Инструкций N 157н, 162н <4>, 174н <5> и 183н <6> нет ссылки на обязанность применения учреждениями при списании топлива путевых листов. Отметим, что путевые листы должны применяться и использоваться государственными (муниципальными) учреждениями исключительно в случаях, прямо предусмотренных законодательством. К таким случаям, например, относятся случаи перевозки детей. При проверке путевых листов следует обратить внимание на правильность оформления и заполнения всех реквизитов путевых листов. Напомним, что перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

<3> Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".
<4> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<5> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<6> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета

В соответствии с п. 118 Инструкции N 157н к горюче-смазочным материалам относятся все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д. В целях бухгалтерского учета поступающие в учреждение горюче-смазочные материалы относятся к материальным запасам. Согласно п. 117, 118 Инструкции N 157н для учета ГСМ предназначен счет 0 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы" с детализацией по соответствующим аналитическим счетам:

Горюче-смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. При этом определение фактической стоимости материальных запасов зависит от условия их получения.

Также следует проверить отражение на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных. Перечень материальных ценностей, учитываемых на данном забалансовом счете (двигателей, аккумуляторов, шин и покрышек и т.п.), устанавливается учетной политикой учреждения.

В ходе проверки отражения в учете работ по ремонту автотранспорта нужно помнить, что затраты на проведение ремонта объектов нефинансовых активов могут отражаться на одном из следующих счетов:

Если же ремонт имущества будет осуществляться за счет бюджетных средств и за счет субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания (и имущество не используется в приносящей доход деятельности), то такие расходы отражаются по дебету счета 0 401 20 225 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества".

Напомним, что ремонтные работы могут осуществляться как силами работников учреждения (в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей), так и с привлечением сил сторонних организаций.

Исходя из п. 27 Инструкции N 157н результат работ по ремонту объекта основных средств, не изменяющих его стоимость (включая замену элементов в сложном объекте основных средств (в комплексе конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое)), подлежит отражению в регистре бухгалтерского учета - инвентарной карточке соответствующего объекта основного средства путем внесения записей о произведенных изменениях, без отражения на счетах бухгалтерского учета.

При осуществлении ремонтных работ штатными работниками учреждения в соответствии с их должностными обязанностями затраты оформляются унифицированными формами первичной документации:

Также следует проверить полноту оприходования запасных частей, приобретенных работниками учреждения за наличный расчет.

В соответствии с разъяснениями Минфина России, приведенными в Письме от 09.11.2016 N 02-06-10/65577, нефинансовые активы, в том числе отработанные смазочные материалы, бывшие в употреблении запасные части к транспортным средствам, аккумуляторные батареи к машинам и оборудованию, учитываются согласно порядку, предусмотренному инструкциями по бухгалтерскому учету для конкретного типа учреждения. Следовательно, при проведении проверки нужно проконтролировать соблюдение проверяемым учреждением указанных требований.

Нельзя оставлять без внимания вопросы обеспечения учреждением сохранности имущества и соблюдения порядка проведения инвентаризации. Напомним, порядок и сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливаются в рамках сформированной с учетом положений законодательства РФ учетной политики учреждения (п. 6, 20 Инструкции N 157н). При наличии в проверяемом периоде фактов недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей необходимо проанализировать обоснованность отражения их в учете, меры, принятые к их возмещению.

Кроме того, проверяется наличие письменных договоров с материально ответственными лицами о полной материальной ответственности. В обязательном порядке требуется провести выборочную инвентаризацию имеющегося в учреждении автотранспорта и запасных частей к нему. Инвентаризация должна быть проведена комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения (организации), с участием представителя ревизионной группы.

Проверка прочих вопросов

В силу ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" учреждения, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить в соответствии с требованиями обозначенного Закона и Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" обязательные медицинские осмотры и мероприятия по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

Государственные (муниципальные) учреждения должны проводить следующие обязательные медицинские осмотры:

Кроме всего вышеперечисленного, в ходе проверки обращается внимание на следующие вопросы:

Н. Воронков

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"