Мудрый Экономист

Исключаем ошибки при расчете отпускных

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 6

Вот и началась отпускная пора. Летом количество отпускников вырастает в разы. Помимо оформления кадровой документации, при предоставлении работнику отпуска нужно начислить и выплатить отпускные. Казалось бы, ничего сложного в этом нет, однако многие бухгалтеры допускают ошибки. Какие? Узнаете, прочитав статью.

Общие положения законодательства о предоставлении отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск гарантирован каждому работающему. Согласно ст. 115 ТК РФ минимум, на что может рассчитывать работник, - 28 календарных дней. Некоторые работники вправе отдыхать больше - это зависит от вида трудовой деятельности или категории работника. Например, педагогам полагается ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью от 42 до 56 дней <1> в зависимости от должности и типа образовательной организации, а несовершеннолетние работники должны отдыхать не менее 31 календарного дня (ст. 267 ТК РФ).

<1> Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466 "О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках".

Кроме основного оплачиваемого отпуска, некоторые работники вправе рассчитывать на дополнительный оплачиваемый отпуск. Он предоставляется:

Основной и дополнительный отпуска могут суммироваться, и максимальное количество дней отдыха не ограничивается.

На время предоставления отпуска в силу ст. 114 ТК РФ за работником сохраняются место работы и средний заработок. Исчисление средней заработной платы урегулировано ст. 139 ТК РФ: для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет среднего заработка работника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Более подробно правила расчета средней заработной платы определены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).

Определение расчетного периода

Чаще всего встречаются такие ошибки, допускаемые при определении периода для расчета среднего заработка.

В организации установлен период для расчета отпускных менее 12 месяцев, и это занижает сумму отпускных. В силу п. 4 Положения расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средний заработок. Вместе с тем работодатель может самостоятельно установить иной период для расчета средней зарплаты. Для этого нужно соблюдение двух условий:

  1. Соответствующие положения должны быть закреплены в коллективном договоре, локальном нормативном акте.
  2. Правила расчета, разработанные работодателем, не должны ухудшать положение работников.

При установлении "своего" периода есть один минус: бухгалтеру придется два раза рассчитать отпускные - по общим правилам и по своим. Если отпускные, рассчитанные исходя из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.

Из расчета исключаются периоды, которые должны быть в него включены. Отметим, что вне зависимости от того, какой период используется для расчета, нужно правильно его определить. Ошибка кроется в неверном прочтении п. 5 Положения. (Здесь указано время, которое следует исключать из расчета.) В частности, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки лица на работу, причины которых не выяснены, то, соответственно, исключать данное время также неправомерно.

Следовательно, не нужно исключать из периода для расчета перерывы для кормления ребенка, время простоя по вине работника, время, когда работник участвовал в забастовке, неявки по невыясненным причинам, прогулы.

Приведем пример расчета отпускных, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения.

Пример 1. Работнику предоставлен отпуск с 15.05.2017 по 04.06.2017 (21 календарный день). Расчетный период (с 01.05.2016 по 30.04.2017) отработан не полностью: с 15.11.2016 по 18.11.2016 сотрудник был на больничном. Его заработная плата составляет 25 000 руб.

Согласно п. 10 Положения если из расчетного периода исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

  1. Определяем количество дней в не полностью отработанном месяце - 25,39 кал. дн. (29,3 / 30 x (30 - 4)), где 30 - количество календарных дней в ноябре 2016 года, а 4 - период временной нетрудоспособности.
  2. Посчитаем зарплату за неполный отработанный месяц - 20 238,1 руб. (25 000 руб. / 21 раб. дн. x 17 раб. дн.), где 21 - это количество рабочих дней в ноябре 2016 года согласно производственному календарю, а 17 - количество дней, отработанных сотрудником без учета больничного.
  3. Определяем зарплату за расчетный период - 295 238,1 руб. (25 000 руб. x 11 мес. + 20 238,1 руб.). Суммы, выплаченные за период временной нетрудоспособности, не включаются в расчет.
  4. Рассчитаем средний дневной заработок для оплаты отпуска - 849,14 руб. (295 238,1 руб. / (11 мес. x 29,3 кал. дн. + 25,39 кал. дн.)).
  5. Сумма отпускных будет равна 17 831,94 руб. (849,14 руб. x 21 кал. дн.).

Какие суммы включаются в расчет?

Повторимся, что для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (заработная плата, надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда, и пр.).

Однако п. 3 Положения определено, что для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Получается, ошибкой будет включение в расчет среднего заработка выплат, которые произведены не за труд. Например, поощрительная выплата к юбилею работника не является зарплатой, и включение ее в расчет отпускных законодательно не обосновано.

К сведению. Согласно ст. 129 ТК РФ зарплатой являются вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Ошибкой будет считаться и включение в расчет всех без исключения премий, начисленных работнику в расчетный период. Как учитываются премии и вознаграждения при определении среднего заработка, сказано в п. 15 Положения:

------------------------------------¬  ------------------------------------¬
¦Ежемесячные премии и вознаграждения¦ ¦Фактически начисленные в расчетном ¦
¦ +->¦периоде, но не более одной выплаты ¦
¦ ¦ ¦за каждый показатель за каждый ¦
¦ ¦ ¦месяц расчетного периода ¦
L------------------------------------ L------------------------------------
------------------------------------¬ ------------------------------------¬
¦Премии и вознаграждения за период ¦ ¦Фактически начисленные в расчетном ¦
¦работы, превышающий один месяц ¦ ¦периоде за каждый показатель, если ¦
¦ ¦ ¦продолжительность периода, за ¦
¦ ¦ ¦который они начислены, не превышает¦
¦ ¦ ¦продолжительности расчетного ¦
¦ +->¦периода, и в размере месячной части¦
¦ ¦ ¦за каждый месяц расчетного периода,¦
¦ ¦ ¦если продолжительность периода, за ¦
¦ ¦ ¦который они начислены, превышает ¦
¦ ¦ ¦продолжительность расчетного ¦
¦ ¦ ¦периода ¦
L------------------------------------ L------------------------------------
------------------------------------¬ ------------------------------------¬
¦Вознаграждение по итогам работы за ¦ ¦Независимо от времени начисления ¦
¦год, единовременное вознаграждение ¦ ¦вознаграждения ¦
¦за выслугу лет (стаж работы), иные +->¦ ¦
¦вознаграждения по итогам работы за ¦ ¦ ¦
¦год, начисленные за предшествующий ¦ ¦ ¦
¦событию календарный год ¦ ¦ ¦
L------------------------------------ L------------------------------------

Для наглядности приведем пример допущения ошибок. Ситуация такова. Работник уходит в отпуск в марте 2017 года. В расчетном периоде начислено две годовых премии: в марте 2016 года за 2015 год и в январе 2017 года - за 2016 год. Бухгалтер включил в расчет лишь одну премию - за 2015 год, потому что она оказалась больше. Однако нужно было включить обе годовых премии, поскольку вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения). Ошибкой будет и включение, например, пяти квартальных премий с мотивом, что все они были начислены в расчетном периоде. Согласно п. 15 Положения включить можно не более четырех ежеквартальных премий.

Итак, в расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или если из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячных, ежеквартальных и др.).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном п. 15 Положения.

Пример 2. Работник уходит в отпуск с 06.03.2017 по 26.03.2017 на 20 кал. дн. (8 марта не включается в число календарных дней отпуска в силу ст. 120 ТК РФ). Расчетный период с 01.03.2016 по 28.02.2017 отработан полностью. За это время ему были выплачены премии:

За расчетный период ему была выплачена заработная плата в размере 300 000 руб.

В расчет среднего заработка мы включим все премии, так как они начислены за расчетный период и продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного. Отметим, что премия за I квартал 2016 года, выплаченная в апреле 2016 года, будет учитываться не в полном размере, поскольку в расчетный период попадает только март. Значит, в расчет среднего заработка необходимо включить премию за I квартал 2015 года пропорционально включаемому периоду: она будет учитываться в размере 2 666,66 руб. (8 000 руб. / 3 мес.). Общая сумма премий за расчетный период составит 26 666,66 руб. (8 000 руб. x 3 кварт. + 2 666,66 руб.).

Средний дневной заработок будет равен 929,09 руб. ((300 000 + 26 666,66) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.), а сумма отпускных составит 18 581,8 руб. (929,09 руб. x 20 кал. дн.).

Как быть, если в организации было повышение тарифных ставок или окладов?

Согласно п. 16 Положения при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается. Однако при расчете повышения нужно учитывать, что оно должно коснуться всех работников организации. Только в этом случае нужно учитывать коэффициент повышения.

Порядок расчета повышения среднего заработка зависит от того, в какой момент произошло повышение:

--------------------¬ -----------------------------------------------------¬
¦Повышение произошло¦ ¦Выплаты, учитываемые при определении среднего ¦
¦в расчетный период ¦ ¦заработка и начисленные в расчетном периоде за ¦
¦ ¦ ¦предшествующий повышению период времени, повышаются ¦
¦ ¦ ¦на коэффициенты, которые рассчитываются путем ¦
¦ +>¦деления тарифной ставки, оклада (должностного ¦
¦ ¦ ¦оклада), установленных в месяце последнего повышения¦
¦ ¦ ¦тарифных ставок, окладов (должностных окладов), на ¦
¦ ¦ ¦тарифные ставки, оклады (должностные оклады), ¦
¦ ¦ ¦установленные в каждом из месяцев расчетного периода¦
L-------------------- L-----------------------------------------------------
--------------------¬ -----------------------------------------------------¬
¦Повышение произошло¦ ¦Повышается средний заработок, исчисленный за ¦
¦после расчетного +>¦расчетный период ¦
¦периода ¦ ¦ ¦
L-------------------- L-----------------------------------------------------
--------------------¬ -----------------------------------------------------¬
¦Повышение произошло¦ ¦Часть среднего заработка повышается с даты повышения¦
¦в период сохранения+>¦тарифной ставки, оклада (должностного оклада), ¦
¦среднего заработка ¦ ¦денежного вознаграждения до окончания указанного ¦
¦ ¦ ¦периода ¦
L-------------------- L-----------------------------------------------------

В случае если при повышении тарифных ставок, окладов (должностных окладов) изменяются перечень ежемесячных выплат или их размеры, средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются следующим образом:

    Коэффициент =    Новые тарифные   / Ранее установленные тарифные ставки
повышения ставки (оклады) и (оклады) и ежемесячные выплаты
ежемесячные выплаты

Пример 3. Работник уходит в отпуск с 29.05.2017 по 11.06.2017 (14 кал. дн.). С 01.01.2017 произошло повышение окладов с 18 000 до 22 000 руб.

Рассчитаем отпускные.

  1. Определяем коэффициент повышения. Он составит 1,22 (22 000 руб. / 18 000 руб.).
  2. Индексируем выплаты до повышения оклада. Зарплата за период с 01.05.2016 по 31.12.2016 (8 мес.) будет равна 175 680 руб. (18 000 руб. x 8 мес. x 1,22). Сумма за расчетный период составит 263 680 руб. (175 680 руб. + 4 мес. x 22 000 руб.).
  3. Определяем средний дневной заработок - 749,94 руб. (263 680 руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.).
  4. Сумма отпускных составит 10 499,16 руб. (749,94 руб. x 14 кал. дн.).

Подведем итог

Пару слов скажем и об исправлении ошибок. Если бухгалтер выявил таковые, необходимо разобраться, завышены отпускные или занижены. Если занижены, то нужно доначислить и выплатить причитающиеся работнику суммы. Если же завышены, не торопитесь удерживать из зарплаты лишние суммы. Для этого потребуется заручиться письменным согласием на удержание.

Хотелось бы обратить внимание на сроки выплаты отпускных. Напомним, что согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Вопросов о том, какие это дни - рабочие или календарные, - уже ни у кого не возникает. Однозначно - календарные, что следует из ст. 14 ТК РФ. Например, если сотрудник уходит в отпуск 07.06.2017, отпускные должны быть ему выплачены не позднее 03.06.2017.

Нарушение сроков выплат отпускных может выйти боком. Во-первых, ст. 124 ТК РФ установлено: если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. А во-вторых, нарушение сроков выплаты грозит административными штрафами. В частности, ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ определено, что невыплата в установленный срок отпускных влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

Если же нарушение сроков выплаты повторится, то ранее наказанное за это лицо могут вновь привлечь к ответственности, но уже по ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ, согласно которой должностным лицам грозят штраф до 30 000 руб. или дисквалификация до трех лет, а организацию могут оштрафовать до 100 000 руб.

Поэтому соблюдайте не только правила расчета отпускных, но и сроки выплат.

Т. Комиссарова

Эксперт журнала

"Учреждение физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"