Мудрый Экономист

Расчеты с подотчетными лицами: проверим себя

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2017, N 6

В соответствии с положениями ст. 19 Закона о бухгалтерском учете <1> и п. 6 Инструкции N 157н <2> государственные (муниципальные) учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы, на которые следует обратить внимание при осуществлении мероприятий внутреннего контроля в части проверки расчетов с подотчетными лицами. Отметим, что в ходе проверки устанавливаются полнота, достоверность и точность отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Что необходимо проверить?

При проверке расчетов с подотчетными лицами целесообразно обратить внимание на следующие вопросы:

Проверку данных вопросов необходимо осуществлять в ходе изучения следующих документов:

Далее рассмотрим более подробно этапы проверки данного вопроса.

На что смотрим при проверке правильности оформления авансовых отчетов?

Проверку следует начинать с изучения непосредственно авансового отчета и приложенных к нему документов. Нужно убедиться, что авансовый отчет составлен по действующей в настоящее время форме. Напомним: сегодня авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Также необходимо убедиться в заполнении всех строк авансового отчета и наличии на нем подписей подотчетного лица, работников бухгалтерии. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем учреждения - убедитесь в наличии его подписи на лицевой стороне авансового отчета.

Напомним, что подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и заполняет графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции N 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, ко всем авансовым отчетам необходимо приложить документы, служащие основанием для произведенных расходов. К названным документам можно отнести кассовые чеки, товарные чеки, проездные документы. Таким образом, в ходе проверки необходимо убедиться в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Указанные документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В соответствии с п. 12 Положения N 749 <3> расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих.

<3> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Отметим, что документами, подтверждающими проживание работника в служебной командировке, могут являться:

Нельзя оставлять без внимания и вопрос своевременности представления авансового отчета. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

Следующее, на что нужно обратить внимание при проверке, - отсутствие у подотчетного лица задолженностей по ранее выданным авансам. Согласно п. 214 Инструкции N 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.

Кроме того, необходимо обратить внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет заработной платы и лицам, не работающим в учреждении.

Также нужно убедиться в наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Положениями п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций <4> установлено, что выдаваться работнику под отчет наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должны на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции N 157н, в силу которого денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

<4> Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Как проверить правильность расходования средств на служебные командировки?

Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Так, федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (далее - Указ N 813). Лицам, не являющимся федеральными государственными служащими (например, относящимся к категории "работники"), расходы на служебные командировки возмещаются в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (далее - Постановление N 729).

При проверке следует обратить внимание как на соблюдение установленных норм, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. Необходимо отметить, что в силу п. 3 Постановления N 729 расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного документа, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Аналогичные нормы установлены для федеральных государственных служащих.

Примерами возмещения расходов, не предусмотренных нормативными документами, являются случаи оплаты питания госслужащих и работников учреждений в служебной командировке. Однако и здесь могут быть исключения. Так, нередки случаи, когда по возвращении из служебной командировки работники представляют авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно которым они осуществляли проезд в вагоне повышенной комфортности, что подразумевает различные сервисные услуги, в том числе питание. В данной ситуации с учетом того, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда не имеется (Письмо Минтруда России от 08.10.2015 N 18-4/ООГ-1670). Аналогичным примером могут являться факты возмещения работникам стоимости полисов добровольного страхования.

Кроме того, надо учитывать, что возмещения расходов, связанных с проездом работника различными видами общественного транспорта в месте командирования, не предусмотрено. Вместе с тем, по мнению Минтруда России, высказанному в Письме от 11.03.2016 N 18-4/ООГ-396, расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены по решению руководителя учреждения.

При проверке правильности возмещения суточных следует убедиться в правильности определение дней, за которые работнику положена выплата суточных, а также в соблюдении установленных размеров.

В случае направления работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации необходимо помнить, что согласно п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

При оплате проезда следует опираться на Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений". Отметим, что учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, руководствуются порядком и размерами, определенными нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Заметим, что указанные расходы возмещаются исключительно при наличии документов, подтверждающих произведенные расходы. Если проживание спортсменов и тренеров осуществляется за счет принимающей стороны, указанные расходы учреждением спорта не производятся.

Проверяем соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета

В ходе проверки необходимо устанавливать взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами. С этой целью проверяется соответствие:

Что еще надо учесть?

Помимо вышеперечисленных вопросов, при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание:

Нельзя оставить без внимания и соблюдение порядка внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятия к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью "Исправленному верить" ("Исправлено") и датой внесения исправлений.

* * *

В заключение приведем наиболее распространенные нарушения расчетов с подотчетными лицами:

А. Репин

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"