Мудрый Экономист

Административный отпуск: когда, кому и сколько?

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 1

Всем работникам гарантировано право на отдых, в том числе на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но бывают ситуации, когда работнику необходимо взять свободные дни, если он уже использовал ежегодный отпуск или взять его нет возможности. Законодатель предусмотрел для таких случаев отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск, отпуск за свой счет). Правда, в Трудовом кодексе о нем сказано совсем немного, в связи с чем у работодателей возникают определенные вопросы. В статье напомним, кому и для чего работодатель должен или может предоставить административный отпуск, какова его продолжительность и как он оформляется, а также рассмотрим некоторые нюансы, связанные с предоставлением данного отпуска.

Кому и в каких случаях предоставляется административный отпуск?

Сразу отметим, что отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться работнику с согласия работодателя или в обязательном порядке в случаях, установленных законодательством.

Так, в ст. 128 ТК РФ перечислены основные категории работников, которым работодатель обязан предоставить данный отпуск:

Кроме того, лица, которым полагается отпуск без сохранения заработной платы, установлены другими статьями Трудового кодекса:

К сведению. Коллективным договором, соглашением или локальными актами организации могут устанавливаться другие категории работников, которые имеют право на отпуск без сохранения заработной платы. А в ст. 263 ТК РФ, в частности, предусмотрено, что это могут быть работники, имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокие матери или отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет.

Федеральными законами отпуск без сохранения заработной платы предоставляется, например, супругам военнослужащих, ветеранам боевых действий, доверенным лицам политических партий на период осуществления ими своих полномочий и др.

Таким образом, работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы работникам, категории которых установлены Трудовым кодексом, другими федеральными законами, а также коллективными договорами, соглашениями или локальными актами организации. Всем остальным работникам такие отпуска предоставляются на усмотрение работодателя при наличии у них семейных обстоятельств или по другим уважительным причинам.

Какова продолжительность административного отпуска?

Для тех работников, кому отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в обязательном порядке, продолжительность отпуска установлена нормами закона. Так, для работников-инвалидов она составляет 60 календарных дней, для работающих пенсионеров - 14 календарных дней и т.д. Итак, работодатель не может отказать в использовании меньшего числа календарных дней в год указанным в законе работникам. Отпуск свыше установленной продолжительности может предоставляться по решению работодателя.

Что касается продолжительности отпуска, предоставляемого с согласия работодателя, она предусматривается по соглашению между работником и работодателем и не ограничивается ни максимальным, ни минимальным сроком.

Обратите внимание! Для гражданских служащих отпуск без сохранения денежного содержания может длиться до одного года, что прямо установлено ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Отпуск без сохранения заработной платы может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску. Если же установленная продолжительность отпуска довольно велика, он может быть использован по частям.

В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, в период отпуска без сохранения заработной платы включаются не только выходные, но и нерабочие праздничные дни. Поэтому если нерабочие праздничные дни приходятся на административный отпуск, то они входят в число дней такого отпуска, не продлевая его.

-

Примечание. Если отпуск без сохранения заработной платы не был использован работником в текущем рабочем году, на будущий год он не переносится.

Суммируются ли административные отпуска, если у работника есть два основания для предоставления такого отпуска?

Действительно, возможна ситуация, когда работник одновременно является, например, работающим пенсионером и инвалидом (или ветераном боевых действий). В Трудовом кодексе подобный случай не рассматривается. Здесь можно обратиться к нормам, регулирующим порядок предоставления дополнительного отпуска за работу во вредных и опасных условиях труда. Так, согласно Постановлению Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20 "Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день", если работник имеет право на получение дополнительного отпуска в связи с вредными условиями труда по нескольким основаниям, отпуск предоставляется ему по одному из этих оснований.

Аналогичным образом отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по одному основанию, то есть отпуска не суммируются и если работнику положены отпуск продолжительностью 14 дней как работающему пенсионеру и отпуск продолжительностью 60 дней как инвалиду, то он может рассчитывать только на один отпуск наибольшей продолжительности - 60 дней.

Однако считаем, что под данное правило не подпадает отпуск, предоставляемый в связи с рождением ребенка, регистрацией брака и смертью близких родственников. Он должен предоставляться независимо от отпусков, предоставляемых по другим основаниям.

На что влияет продолжительность отпуска?

Несмотря на то что продолжительность административного отпуска не ограничена, она все же имеет значение. В частности, от нее зависит расчет "отпускного" стажа.

Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающей право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, помимо времени фактической работы, времени, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, и других периодов включается время предоставляемого по просьбе работника отпуска без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Таким образом, если сотрудник использовал отпуск за свой счет продолжительностью свыше 14 календарных дней, его рабочий год сдвигается на количество дней превышения.

Например, работник был принят на работу 10.03.2016. Ему как ветерану боевых действий положен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 35 календарных дней. Работник использовал его с 01.10.2016 по 04.11.2016. Таким образом, начало следующего рабочего года сдвинется у него на 21 календарный день (35 - 14) и рабочий год будет начинаться не с 10.03.2017, а с 01.04.2017.

Как оформляется административный отпуск?

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется на основании письменного заявления работника, в котором указываются причины (основания) предоставления отпуска, его начало, продолжительность и окончание.

Если работник относится к льготной категории или работодатель сочтет причины предоставления отпуска уважительными, он ставит на заявлении согласительную визу.

К сведению. К уважительным причинам можно отнести семейные обстоятельства, тяжелое состояние здоровья близкого родственника (отца, матери, жены, мужа, сына, дочери, родного брата или сестры) или опекуна, проводы в армию, пожар или другое бедствие, постигшее семью или близкого родственника сотрудника, каникулы ребенка, карантин в детском учреждении, проводы ребенка в летний лагерь, сдачу экзаменов при получении второго высшего образования и т.д.

Несмотря на отсутствие такого требования, работник, имеющий право на отпуск за свой счет, должен приложить к заявлению подтверждающие документы: справку-вызов из образовательного учреждения, свидетельство о смерти, свидетельство о браке (его получится представить только после отпуска) и т.п. Также работнику придется отдельно представить в отдел кадров документ, подтверждающий его статус инвалида, ветерана боевых действий и др. (копию).

На основании завизированного заявления работодатель издает приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы по унифицированной форме Т-6 или Т-6а (утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1)).

В приказе указываются номер и дата его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. В разд. Б формы Т-6 необходимо сделать отметку: "Отпуск без сохранения заработной платы", а также отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись.

Запись о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, основания для его предоставления и количество дней отпуска заносятся в разд. VIII личной карточки работника, оформляемой по форме Т-2, утвержденной Постановлением N 1.

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1) в зависимости от основания для предоставления отпуска могут приводиться следующие обозначения:

Как оформляется отпуск на несколько часов?

Поскольку минимальная продолжительность отпуска за свой счет не установлена, представляется возможным использовать такой отпуск не только в днях, но и в часах. А таких ситуаций, когда работнику нужно отлучиться с работы всего на несколько часов, предостаточно, начиная с визита к врачу, в налоговую инспекцию, суд и т.д. и заканчивая потекшей дома трубой. В некоторых случаях работодатель просто отпускает работника для решения его проблемы. Но чаще с работника все же требуют заявление. Поскольку законодательством не предусмотрен запрет на предоставление отпуска без сохранения заработной платы в часах, такая практика довольно распространена.

Отпуск на несколько часов также предоставляется на основании заявления работника и приказа работодателя.

Кроме того, следует отразить часы предоставляемого отпуска в табеле учета рабочего времени. Если, например, отпуск работника составил три часа при восьмичасовом рабочем дне, указанные три часа отражаются в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 буквенным кодом "ДО" (цифровым кодом "16") или иным кодом, а оставшиеся пять часов, когда работник находился на рабочем месте, - буквенным кодом "Я" (цифровым кодом "01").

При этом согласно п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ. Следовательно, оплате будут подлежать только пять часов, отраженные по коду "Я" ("01").

Можно ли предоставить работнику отпуск за свой счет с последующим увольнением?

В соответствии со ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). По смыслу данной статьи и положений других вышестоящих статей гл. 19 "Отпуска" ТК РФ речь идет именно об оплачиваемых отпусках (основном и дополнительных).

Предоставление работнику с последующим увольнением отпусков без сохранения заработной платы законодательством не установлено.

Но бывает именно так, что работник, имеющий право на такой отпуск, но не использовавший его, решил уволиться. Отказать ему ни в том, ни в другом работодатель не может, поэтому практика, когда работнику предоставляется административный отпуск с последующим увольнением, имеет место.

Обратите внимание! При предоставлении отпуска с последующим увольнением днем увольнения считается последний день отпуска, который и должен быть указан в трудовой книжке. При этом последним днем, когда необходимо выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет, будет последний день выхода сотрудника на работу (ст. 127 ТК РФ).

Тем не менее, поскольку никаких разъяснений по этому вопросу нет, лучше поступить по-другому и взять с работника два заявления: об отпуске без сохранения зарплаты и увольнении по собственному желанию, соответственно, нужно издать два приказа и уволить работника по общим правилам.

Можно ли отозвать работника из административного отпуска?

В связи с изменением производственных обстоятельств у работодателя может возникнуть необходимость отозвать работника из отпуска.

В соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ отзыв работника из ежегодного оплачиваемого отпуска возможен только с его согласия и при условии последующего предоставления ему неиспользованной части отпуска.

Несмотря на то что в данной статье говорится о ежегодном оплачиваемом отпуске, можно применить ее нормы и к административному отпуску, поскольку основное условие вызова из отпуска - это получение согласия работника в письменном виде.

Если работник согласен, следует оформить приказ о досрочном завершении отпуска без сохранения заработной платы. С этим приказом работника нужно ознакомить под подпись.

В одностороннем порядке вызвать работника из отпуска без сохранения заработной платы работодатель не может.

Если работник самовольно ушел в административный отпуск

Часто работники, не дождавшись приказа работодателя о предоставлении им отпуска без сохранения заработной платы, уходят в отпуск самовольно. Если работодатель не давал согласия на такой отпуск, работник может быть уволен за прогул. При этом следует соблюдать процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, установленную ст. 192 и 193 ТК РФ.

К сведению. В силу п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" увольнение работника за прогул, в частности, может быть произведено за самовольное использование работником дней отгулов, а также за самовольный уход в отпуск (основной, дополнительный).

Судебная практика по искам о признании таких увольнений незаконными складывается, как правило, не в пользу работника.

Например, работник не только написал заявление на предоставление ему отпуска за свой счет, но и согласовал его с непосредственным руководителем, но приказ о предоставлении отпуска, подписанный руководителем организации, не получил и на работу не вышел, вследствие чего был уволен за прогул. Суд признал такое увольнение законным (Апелляционное определение Московского городского суда от 04.05.2016 N 33-17394/2016).

Законным даже было признано увольнение за прогул пенсионерки, которая имела право на отпуск без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 128 ТК РФ. Она, также не дождавшись решения руководителя, самовольно ушла в отпуск. При этом, как следовало из ее письменного заявления, она просила предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам, но работодатель отказал ей в этом. Сведений о том, что она желает воспользоваться своим правом на предоставление данного вида отпуска как работающий пенсионер, заявление не содержало. Это не было указано и в ее дальнейших письменных объяснениях по поводу допущенного дисциплинарного взыскания (Апелляционное определение Астраханского областного суда от 11.11.2015 N 33-3869/2015).

Однако если работник докажет, что причина его отсутствия на рабочем месте была уважительной, то суд признает увольнение за прогул в связи с самовольным использованием отпуска без сохранения заработной платы незаконным, как и случилось при рассмотрении Воронежским областным судом дела N 33-2982/2016.

Суд, в частности, пришел к выводу, что есть уважительная причина отсутствия сотрудницы на рабочем месте, поскольку она в первую очередь подала заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, а также было установлено, что ее отсутствие на работе было связано с ухудшением здоровья. В связи с этим применение к работнице дисциплинарного взыскания в виде увольнения за совершенный прогул не нашло объективного обоснования, а увольнение по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ было признано незаконным (Апелляционное определение от 05.05.2016).

* * *

Подводя итог, еще раз напомним, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по семейным обстоятельствам и с согласия работодателя, а в случаях, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, коллективным договором (локальными актами), - в обязательном порядке независимо от мнения работодателя. Основаниями для предоставления такого отпуска во всех случаях являются заявление работника и приказ работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Если работник использует отпуск самовольно без наличия уважительных причин, его можно уволить за прогул.

Не забывайте, что отказ в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы работникам, имеющим на него право, даже в случае производственной необходимости, может повлечь административную ответственность и судебные издержки.

Л.В. Куревина

Эксперт журнала

"Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"